Les caractéristiques essentielles de cette solution logicielle
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- Martin Lajoie
- il y a 8 ans
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1 ActaLibra Scan & Document Center Un nouveau module ActaLibra qui vous permet d éditer, traiter et classer vos documents scannés dans ActaLibra. L ActaLibra Scan & Document Center fonctionne avec un grand nombre de solutions logicielles de scan, liées à des imprimantes Multifonctions de plusieurs marques. Malheureusement, la plupart de ces solutions ne s intègrent pas à 100 % à ActaLibra. Le module ActaLibra Scan & Document Center comble cette lacune à perfection. Les caractéristiques essentielles de cette solution logicielle Peut compléter un nouveau système de scan ou un système existant. - Vous êtes libre dans votre choix de marque et de modèle de scanner ou de Multifonction pour autant que celui-ci produise des fichiers PDF. C est très probablement déjà le cas pour votre scanner (ou Multifonction) actuel [Kyocera, Konica Minolta, Ricoh, Xerox, etc.]. Nous prévoyons une liste d éléments requis pour votre fournisseur. - Si vous disposez déjà d un flux de travail pour documents et d une solution OCR (reconnaissance optique de caractères) par exemple : AutoStore, DigiDocFlow, OmniPage Pro, etc.), notre nouveau module Scan & Document Center y adhère parfaitement [ 1 ]. - Vous pouvez opter pour une solution simple sans manipulation intégrée depuis l écran de votre scanner et alors choisir OmniPage Ultimate comme solution professionnelle pour une reconnaissance de texte (OCR) de vos documents scannés. Traitement, classement et distribution via l ActaLibra Scan & Document Center - Le module intégré Scan & Document Center est accessible pour tous les utilisateurs depuis le contexte familier d ActaLibra. - Le module est - à l aide d un clic - à disposition des collaborateurs qui scannent les documents, mais également à disposition des collaborateurs auxquels ces documents scannés sont destinés. - Chaque document scanné est affiché directement dans ActaLibra (à l aide d une visionneuse pour PDF intégrée) avec toutes les options de navigation, zoom, possibilités de copier du texte, recherche de mots clé etc. - Avant de classer les documents individuels, le collaborateur qui a scanné les documents, peut très facilement faire les manipulations nécessaires: suppression, déplacement ou rotation d une page, scinder un document ou convertir des actes scannés ou minutes de format A3 vers A4. - Grâce à l intégration avec ActaLibra et une myriade d astuces, le classement de vos documents scannés devient un jeu d enfants. Vous disposez ici des instruments connus et de l interface familière d ActaLibra. Chaque document est rangé dans le dossier conforme (avec un nom adéquat et directement sous la bonne catégorie) où tout le monde peut le retrouver et l ouvrir. 1 Il suffit d envoyer les documents scannés vers un répertoire Windows fixe T:\ActaScan\...\ p. 1
2 Avertissement pour le gestionnaire et suivi - Dès qu un document est scanné et classé, le gestionnaire (ou un autre collaborateur indiqué pour cette tâche) est averti à l aide d une indication en bas de de l écran ActaLibra. D un simple clic, le Scan & Document Center s ouvre affichant une vue d ensemble de tous les documents qui lui sont destinés. Il n a plus qu à les cocher pour indiquer qu il les a lus. Bien plus pratique que de recevoir un par document scanné. - Via le Scan & Document Center le gestionnaire dispose des mêmes possibilités pour éditer, traiter ou classer un document. En plus, à partir de n importe quel document il peut faire le lien vers une tâche ou un suivi dans le livre des expéditions à fin de faire un suivi complet pour son dossier à bases des documents scannés et reçus. Grosses et expéditions - Autre fonction comprise dans le Scan & Document Center est la possibilité de produire à partir d ActaLibra une expédition ou une grosse en partant de votre acte (en version MS Word ou le scan de la minute) complété par des annexes scannées avec une numérotation adéquate de l ensemble. p. 2
3 Le processus du scanning ActaLibra Scan & Document Center SDP 2011 Le nouveau module ActaLibra Scan & Document Center a été développé de telle façon qu il peut adhérer à plusieurs solutions de scan différentes. Il peut s agir d une solution de scan existante de fournisseurs ou constructeurs divers allant d une solution simple - votre Multifonction permet d envoyer à partir de l écran de la machine, un fichier PDF vers le serveur à une solution plus sophistiquée qui vous offre une intégration poussée de votre scanner ou Multifonction avec ActaLibra. Les documents scannés sont d abord envoyés vers un logiciel pour faire les nettoyages et corrections nécessaires, y compris une reconnaissance de texte, pour ensuite déposer le document dans un répertoire Windows sur le serveur (scanbox ou boîte à scans) où ils sont repêchés par l ActaLibra Scan & Document Center pour un traitement et classement dans vos dossiers ActaLibra. Nous vous illustrons ci-dessous quelques solutions scans. Ensuite nous passons en revue comment le nouveau module Scan & Document Center complète ces systèmes et quelles sont les fonctionnalités offertes. Un processus de scanning simple Par simple nous entendons un processus de scanning qui offre les fonctionnalités basiques fournies par votre scanner: les documents scannés sont déposés dans un répertoire Windows sur votre serveur. Cette possibilité est probablement une fonctionnalité standard de votre machine et déjà configurée par votre fournisseur. L ActaLibra Scan & Document Center utilise un ou plusieurs répertoires Windows sur votre serveur comme scanbox pour les utilisateurs ActaLibra [ 2 ]. Dans ce scénario de configuration de scanning simple, il suffit donc que le scanner dépose les documents scannés dans un répertoire Windows. Cette configuration est extrêmement facile à faire par votre fournisseur de scanner/multifonction. La configuration d une imprimante multifonction, permet souvent d indiquer un répertoire Windows par utilisateur comme destination pour les scans. Reconnaissance de texte ou OCR En plus de ce simple scanning de documents, on peut prévoir un logiciel qui permet de faire de la reconnaissance optique de caractères (OCR), c est-à-dire, transformer l image du scan en texte exploitable. Un logiciel souvent utilisé pour faire ce genre de travail est OmniPage Pro. Ce logiciel se charge d une conversion rapide et précise du document scanné en PDF dont on peut extraire du texte et dans lequel on peut faire une recherche de texte. A l aide d une configuration adéquate, ces documents transformés peuvent être déposés dans un scanbox exploitable par l ActaLibra Scan & Document Center pour un traitement et classement poussé. 2 Chaque utilisateur possède son propre scanbox sous T:\ActaScan\<nom utilisateur>\ p. 3
4 Le Scan & Document Center en action ActaLibra Scan & Document Center SDP 2011 Le module intégré Scan & Document Center est accessible pour tous les utilisateurs. Les collaborateurs qui font le scanning ainsi que les gestionnaires de dossiers à qui ces scans sont destinés, peuvent ouvrir le Scan & Document Center en un seul clic.. Voici un aperçu : Sélection d un contexte Liste des documents scannés Naviguer dans le document scanné et le traiter La visionneuse PDF intégrée vous affiche le document scanné à l écran. Vous pouvez utiliser un zoom avant ou arrière, rechercher et sélectionner du texte à copier Boutons pour scinder un document, suppression, rotation ou déplacement de pages. Conversion d A3 en A4 etc Par document, vous pouvez indiquer ici le type de document, vous le classez dans le bon dossier et vous indiquez le gestionnaire qui fera le suivi. Même une tâche ou un suivi d expédition peuvent être liés... p. 4
5 Sélection et liste de documents Le panneau en haut à gauche affiche une liste des documents scannés. Ici vous sélectionnez quels documents vous voulez voir: ScanBox Public ou Mon ScanBox vous affiche tous les documents qui ont été déposés par le scanner dans la boîte à scans publique ou votre boîte à scans personnelle. Cette sélection est utile pour la personne qui a scanné les documents et qui veut d abord les traiter: par exemple scinder en plusieurs documents, convertir une minute scannée en A3 vers un document A4 pour ensuite les classer dans le dossier conforme. Plus de détails à ce sujet plus loin dans ce document. La sélection Par moi donne à l utilisateur un aperçu de tous les documents classés par ses soins jusqu à présent. Un historique en quelque sorte. La sélection Pour moi est à utiliser par les collaborateurs auxquels les scans et documents classés sont destinés, en l occurrence, les gestionnaires de dossier mais cela peut également être un autre collaborateur. Plus de détails à ce sujet plus loin dans ce document. Visionneuse PDF intégrée Dans la partie de gauche de la fenêtre du Scan & Document Center se trouve la visionneuse PDF intégrée. Elle ouvre automatiquement le document que vous sélectionnez à gauche et l affiche. En coulisses, c est le logiciel Acrobat Reader [ 3 ] qui est utilisé. Par défaut, chaque document est affiché en largeur de page. Vous pouvez faire un zoom arrière ou avant avec les boutons ou la molette de votre souris (Touche Ctrl+défilement de la molette) Les boutons de Navigation/ Traitement dans le panneau à gauche, vous permettent de naviguer dans le document scanné. Vous pouvez également accéder directement à une page en tapant le numéro de la page. Si votre document a été traité par un logiciel de reconnaissance de texte, il est possible de rechercher du texte dans ce PDF et également de sélectionner du texte pour le copier et coller ailleurs. Par exemple, vous pouvez copier une référence (un code de dossier ActaLibra par exemple) et la coller dans le 3 Comptabilité avec Acrobat Reader version 7 à 10 p. 5
6 panneau à gauche destiné à saisir les caractéristiques d un document. Cela facilite le classement rapide. (Plus de détails à ce sujet plus loin dans ce document). p. 6
7 Traiter les documents Les documents déposés par le scanner ne sont pas toujours de qualité optimale. On a mis le document à scanner dans le mauvais sens ou de travers ou les pages se trouvent dans le mauvais ordre. Notre module Scan & Document Center se charge de résoudre ces petits problèmes. Nous passons ici en revue les possibilités : Rotation de page La page affichée est tournée vers la gauche ou vers la droite à l aide de ces deux boutons. Le panneau de commande à gauche vous affiche les options de rotation aves la possibilité supplémentaire de faire tourner TOUTES les pages dans le même sens. Modification de l ordre des pages Un clic sur ce bouton vous affiche le panneau de commande qui vous permet de faire glisser une page vers le bas ou vers le haut. Même si vous avez effectué votre scan dans le sens inverse parce que vous avez déposé la pile de pages à l envers sur la machine vous pouvez ici, d un clic, remettre les pages dans l ordre exact. p. 7
8 Suppression de page Ce bouton vous permet après confirmation de supprimer la page actuelle. Conversion A3 vers A4 Les documents scannés en livret A3 peuvent être convertis en document A4 Le panneau de commande tient compte de la manière dont votre Multifonction produit des scans recto verso A3. La conversion en A4 est très rapide et le résultat en A4 est affiché. p. 8
9 Scinder un document Peu importe le processus de scanning, vous voulez pouvoir scanner une pile de feuilles (plusieurs documents) en une seule fois et scinder le résultat scanné en plusieurs documents séparés dans notre Scan & Document Center, pour ensuite classer ces documents séparés. Exemple: Scanner tout le courrier de la journée en un seul document PDF et ensuite scinder ce document dans notre Scan & Document Center par lettre. Ceci est fait en quelques clics puisque le document est affiché à l écran. Les options dans le panneau de commandes nous permettent de supprimer ou de sauvegarder les pages des parties scindées. Affichage dans l aperçu documents Après avoir scindé, converti ou déplacé des pages, une nouvelle branche apparaît dans l arborescence sous le nom du document dans l aperçu à gauche. L icône indique quel type de manipulation a été effectué sur le document. Dans l exemple à droite, le document A3 a été converti en A4 et ensuite scindé en deux documents. Chaque document ainsi généré peut être classé et attribué. Après la classification, cettre arborescence, disparait. p. 9
10 Restaurer un document modifié Chaque document manipulé peut être restauré vers sa forme originale (tant que la fenêtre du scanbox contenant le document reste ouverte!) La fonction de restauration est disponible dès que vous sélectionnez la branche au-dessus (l état précédent) du document. De cette façon, vous retournez à cet état du document. p. 10
11 Classement à l aide du Scan & Document Center Classement manuel vs Classement automatique Dans un processus de scanning simple, les documents sont scannés, éventuellement traités par une reconnaissance de texte, pour ensuite être déposés dans un répertoire Windows où ils sont trouvés par le Scan & Document Center. Pour classer ces documents, il faut saisir les caractéristiques de classement à la main. Le Scan & Document Center est une aide très précieuse pour cette tâche. C est d ailleurs plus facile à faire à partir du Scan & Document Center que sur l écran d une Multifonction. Si vous utilisez l écran de votre Multifonction - dans le cadre d une solution de scan intégrée - pour y saisir les caractéristiques de classement, ces caractéristiques sont reprises automatiquement dans le Scan & Document Center. Il s agit en particulier du type de document, du nom de fichier qui en résulte, du dossier et du gestionnaire du dossier. Le panneau de classement Grace à l intégration avec ActaLibra et une multitude d astuces disponibles, le classement de documents scannés dans notre module Scan & Document Center devient très aisé. Dans le panneau Classement en ActaLibra, vous disposez d une interface familière ActaLibra qui vous permet de classer un document rapidement dans le bon dossier avec un nom adéquat et une catégorie de document appropriée. Ce document est alors facilement retrouvable et consultable par chaque collaborateur. p. 11
12 En détail : Catégorie de scan: Pour un classement rapide et aisé des documents scannés, nous travaillons dans ActaLibra avec une liste de types de documents à scanner. Cette liste est structurée à l aide de catégories de scan. Elle est entièrement gérable par vous-même à l étude. Cette liste peut être établie à l avance à l aide d un fichier Excel[ 4 ] qui est pris en charge par le Scan & Document Center. Dès que cette liste est chargée dans le Scan & Document Center, vous pouvez sélectionner ces catégories de scan pour chaque document scanné sous Scanné : Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste ou bien taper votre choix. 4 Contactez le HelpDesk d ActaLibra pour créer cette liste p. 12
13 Dossier Quelques fonctions de recherches intelligentes vous font retrouver rapidement le dossier concerné. Souvent, vous trouvez dans le texte du document scanné affiché à droite, une référence au dossier: un code, un numéro de répertoire ou le nom d un collaborateur. Vous pouvez taper cette référence dans la case Dossier. Pour une recherche rapide, vous pouvez indiquer le dossier à l aide du code dossier, ou bien une partie de la description ( précédé par D ), le numéro d archives (précédé par A ) ou le numéro de répertoire (précédé par R ). Bien sûr, le bouton familier est disponible pour ouvrir une fenêtre de recherche pour dossiers. Dès que vous avez indiqué le dossier, un bouton s affiche à gauche du code vous permettant d accéder directement à la fiche dossier en question. Dans la case suivante Suivi par c est le gestionnaire du dossier qui est indiqué par défaut comme personne à qui le document scanné est destiné. Libre à vous d éventuellement sélectionner un autre collaborateur dans la liste. Si vous liez ce document à une tâche ou une ligne d expédition (voir plus loin) c est l exécutant de cette tâche qui est indiqué comme personne à qui est destiné le document scanné. La case Suivi par peut contenir du texte libre, destinée à la personne qui fera le suivi du document. Document p. 13
14 Dans cette case vous indiquez sous quel nom (et en même temps quel nom de fichier) le document scanné doit être sauvegardé dans ActaLibra. C est ici aussi, que vous pouvez indiquer sous quelle catégorie ce document sera rangé dans l Aperçu des Documents. Si vous avez déjà indiqué une catégorie de scan ci-dessus, le nom de fichier et la catégorie de document sont encodés automatiquement. Date est la date original du scan mais peut-être modifiée ici. La case Réf (référence) accepte du texte libre et peut servir à saisir une référence externe. Vous pouvez également indiquer si vous le souhaitez l expéditeur du document scanné. Vous avez le choix entre une liste des parties du dossier ou un correspondent libre. p. 14
15 Tâche/ Expédition Dans cette case, chaque document scanné peut être lié à une tâche et éventuellement une ligne d expédition liée à cette tâche. Par exemple, quand vous recevez vos états hypothécaires, la tâche correspondante peut être cochée comme étant terminée. Si vous faites le suivi par le livre des expéditions, le bouton Réception vous fait accéder au livre d expéditions pour y saisir les données. Vous pouvez, par exemple, copier la référence du bureau des hypothèques (du document affiché à droite) pour le coller directement dans la case conforme dans la fenêtre d expédition. Il est bien possible que dans votre étude, la personne qui effectue les scans, n est pas la même qui fait le suivi des tâches ou des pièces qui rentrent via le Livre des expéditions. (voir plus loin Alerte et Suivi par le gestionnaire). p. 15
16 Vous pouvez copiez la référence du bureau des hypothèques du document scanné pour la coller dans la fenêtre du livre des expéditions. Avertissement et suivi par le gestionnaire Dès qu un document est scanné et classé, le gestionnaire du dossier en est averti à l aide d une indication en bas de la fenêtre ActaLibra sur son écran. Un simple clic ouvre le Scan & Document Center affichant un aperçu de tous les documents qui lui sont destinés. Il peut alors tout simplement cocher les documents qu il a lus. Ce qui est beaucoup plus pratique que de recevoir un pour chaque scan. p. 16
17 Un filtrage est disponible : Dans le Scan & Document Center le gestionnaire dispose des mêmes possibilités pour le traitement et classement de documents. Il peut faire un lien vers une tâche ou une ligne d expédition à partir de chaque document et faire ainsi un suivi des pièces à base des documents scannés qu il a reçu pour ses dossiers. Grosses et expéditions Autre fonction comprise dans le Scan & Document Center est la possibilité de produire à partir d ActaLibra une expédition ou une grosse en partant de votre acte (en version MS Word ou le scan de la minute) complété par des annexes scannées avec une numérotation adéquate de l ensemble et cachets avec mentions. p. 17
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