LA DÉLÉGATION DE LA VÉRIFICATION DES PILULIERS

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1 LA DÉLÉGATION DE LA VÉRIFICATION DES PILULIERS Formation théorique sur la DVCC Auditoire : les ATP délégataires pressentis ou déjà sélectionnés UN PROGRAMME DÉVELOPPÉ ET OFFERT PAR :

2 PLAN DE LA PRÉSENTATION Objectifs Formation théorique : la vérification contenant-contenu Comment doit-elle être effectuée? Les exclusions Les erreurs les plus communes et leur degré de gravité Comment les prévenir et les gérer Prochaines étapes Évaluation écrite Formations pratiques Éléments importants et outils Période de questions

3 OBJECTIFS DE LA PRÉSENTATION À la fin de la journée de formation, les participants seront en mesure de : Mieux comprendre le concept de la délégation Connaître leur rôle au sein de l'équipe du laboratoire Être à l'aise dans l'utilisation des outils fournis selon l'acte à déléguer Travailler plus efficacement et de façon systématique afin d assurer la réussite de la DVCC et la sécurité des patients

4 PLAN DE LA PRÉSENTATION Objectifs Formation théorique : la vérification contenant-contenu Comment doit-elle être effectuée? Les exclusions Les erreurs les plus communes et leur degré de gravité Comment les prévenir et les gérer Prochaines étapes Évaluation écrite Formations pratiques Éléments importants et outils Période de questions

5 QU'EST-CE QUE LA VCC? De façon simplifiée, il s'agit de s'assurer que.le bon médicament à la bonne dose et au bon moment est servi au bon patient de la bonne façon

6 COMMENT LA VÉRIFICATION DOIT-ELLE ÊTRE EFFECTUÉE? UN EXEMPLE : Prenons le cas où les ordonnances sont déjà inscrites dans le dossier du patient et où aucun changement ne sera requis après la préparation du pilulier

7 VÉRIFICATION DES MÉDICAMENTS DANS UN PILULIER Vérification de l'impression de la fiche du pilulier (versus cartable): Le pilulier est attribué au bon usager Les bonnes dates figurent sur la fiche du pilulier (dates de début et de fin) Le bon nombre de piluliers est préparé (1 versus 4) Tous les médicaments au dossier y figurent Tous les médicaments ainsi que leur localisation doivent être identiques

8 Vérification du contenu du pilulier Chaque alvéole contient le bon nombre de médicaments et l'horaire de prise des médicaments est respecté Les bons produits ont été utilisés : Le DIN (si logistiquement possible) Le nom du fabricant La forme (capsule/comprimé) et la formulation (XL/SR) La teneur du produit La photo du produit à l'aide du logiciel ou du contenant original (si nécessaire et/ou possible) Les dates de péremption des médicaments utilisés

9 PRÉPARATION DU PILULIER A) Si aucune erreur n'est détectée par l'atpd, celui-ci appose ses initiales et la date de vérification sur le registre de préparation/vérification B) Si une erreur est détectée par l'atpd, celui-ci demande à l'atpp d'effectuer les corrections nécessaires (L ATPd inscrit l erreur dans le registre de préparation/vérification et l ATPp signe. L'ATPd revérifie le pilulier Si aucune erreur n'est détectée, il remplit alors le registre de préparation/vérification C) Une fois que tout est complété, le pilulier est prêt à être livré ou mis en «passera»

10 LE DÉROULEMENT DE L'IMPLANTATION DE LA DVCC Période d'implantation ATPp: prépare le médicament ATPd: vérifie selon limites accordées Pharmacien: vérifie 100 % de la production préalablement vérifiée par l'atpd Période de contrôle de la qualité ATPp: prépare le médicament ATPd: vérifie selon limites accordées Pharmacien: vérifie 10 à 30 % de la production préalablement vérifiée par l'atpd Tolérance d'erreur = 0!

11 PÉRIODE D IMPLANTATION : 12 SEMAINES Tous les piluliers doivent être soumis au pharmacien en service avant d'être scellés Le pharmacien effectue une vérification complète du contenant-contenu du piluliers Si aucune erreur n'est détectée par l'atpd, le pharmacien remplit le registre de préparation/vérification Une fois que tout est complété, le pilulier est prêt à être livré ou mis en «passera»

12 PÉRIODE D IMPLANTATION 12 SEMAINES Si une erreur est détectée par le pharmacien, il remplit le registre des erreurs et s'assure que les corrections requises sont apportées Le pilulier doit refaire le cycle complet : préparation par l'atpp, vérification par l'atpd et finalement, vérification complète par le pharmacien Une fois la vérification par le pharmacien terminée, celui-ci scelle le pilulier et remplit le registre de préparation/vérification. Le pilulier est prêt à être livré ou mis en «passera» Une rencontre devra être planifiée pour un entretien de mise au point

13 DVCC APRÈS LA PÉRIODE DE 12 SEMAINES Le pharmacien ne vérifie que 10 à 30% de la production Les mêmes étapes s appliquent Remplir le registre de préparation vérification Remplir le registre d erreur au besoin Planifier une rencontre Le pharmacien vérifie toutes les exclusions et les hors piluliers

14 MÉDICAMENTS POSSIBLEMENT EXCLUS DE LA DÉLÉGATION Les piluliers auxquels on a apporté des changements Les médicaments hors piluliers (ex. : pompes, gouttes, injectables, crèmes ) Les médicaments administrés selon un calendrier (ex.: Coumadin MD, prednisone, Synthroid MD, Toloxin MD ) Les piluliers contenant plus de X* médicaments narcotiques Autres**

15 ATTENTION Une erreur commise dans les médicaments d'exclusion ne doit pas être attribuée à une faute de vérification de la part de l'atpd car cette tâche n'est pas déléguée! Une erreur commise dans les médicaments hors pilulier n'est pas causée par une mauvaise vérification de la part de l'atpd, car celui-ci ne les vérifie pas!

16 ET S'IL Y AVAIT UN CHANGEMENT OU NOUVEAU PATIENT? Gardez en tête que : Le changement peut survenir à n'importe quel moment La majorité des fois où cette situation se produira, vous aurez déjà préparé le pilulier. Parfois, le patient pourra même l'avoir déjà reçu à la maison à l'avance et vous devrez aller le récupérer La première étape consiste à faire valider le changement par le pharmacien en service avant de faire quoi que ce soit. Il s'agit d'une activité demandant son jugement clinique

17 PLAN DE LA PRÉSENTATION Objectifs Formation théorique : la vérification contenant-contenu Comment doit-elle être effectuée? Les exclusions Les erreurs les plus communes et leur degré de gravité Comment les prévenir et les gérer Prochaines étapes Évaluation écrite Formations pratiques Éléments importants et outils Période de questions

18 LES ERREURS Le but de la délégation est de diminuer le nombre d'erreurs et d'assurer une vérification minutieuse Les erreurs les plus communes vous sont présentées dans les prochaines diapositives afin de les prévenir!

19 LE CLASSEMENT DES ERREURS Les erreurs peuvent être classées de différentes façons : Selon le coût des dommages Selon le type de dommage Selon la nature de l'erreur Selon la cause de l'erreur Etc.

20 LES ERREURS SELON LA GRAVITÉ Les répercussions d une erreur ne sont pas les mêmes selon le médicament en cause Glyburide Nitrazépam (benzo) Coumadin Versus Tylenol Calcium Mauvais générique Mais garder en tête qu une erreur est TOUJOURS une erreur!

21 LES ERREURS LES PLUS COMMUNES CLASSÉES SELON LA NATURE DE L'ERREUR Source : Études annuelles des sinistres Dale-Parizeau L.M. inc.

22 LES ERREURS DUES À UNE MAUVAISE LISIBILITÉ DE LA PRESCRIPTION

23 LES ERREURS CLASSÉES SELON LA CAUSE

24 LES FAUX JUMEAUX Beaucoup de médicaments présents sur le marché ont une apparence similaire Donc, si la vérification ne se fait pas de façon minutieuse, certaines erreurs peuvent facilement nous échapper Sur les diapositives suivantes, nous allons parcourir quelques exemples de médicaments qui se ressemblent en ce qui a trait à leur apparence

25 LES FAUX JUMEAUX Glyburide 5 mg

26 LES FAUX JUMEAUX Asaphen EC 80 mg D tabs UI Synthroid 50 mcg Prednisone 5 mg

27 LES FAUX JUMEAUX Apo Allopurinol 100 mg Apo furosémide 20mg Aricept 5 mg

28 LES FAUX JUMEAUX Lyrica 75mg Altace 5 mg

29 LES FAUX JUMEAUX Lyrica 50 mg Gabapentin 100 mg

30 LES FAUX JUMEAUX Renagel 800mg Neurontin 800mg

31 LES DIFFÉRENTES FORMULATIONS Un autre type d'erreur serait attribué au nombre de différentes formulations disponibles sur le marché pour un même médicament Cette erreur est très commune. Pourquoi? Parce qu'on ne prend pas le temps de lire le nom du médicament au complet!

32 LES DIFFÉRENTES FORMULATIONS : LES EXEMPLES LES PLUS COMMUNS Tegretol MD chewtabs/cr/ libération immédiate Lopresor MD SR/ Lopresor libération immédiate Tiazac MD XC/ Cardizem MD Diltiazem T/CD/HCL ER Prevacid MD / Prevacid MD Fast Tab Biaxin MD XL/ libération immédiate

33 DES ERREURS FRÉQUEMMENT RENCONTRÉES Pourquoi? Parce qu'on ne prend pas le temps de lire le nom du médicament au complet! Calcium Les non croquables Les croquables Asaphen MD

34 ERREURS MINEURES ET MAJEURES Une erreur est une erreur! Sauf que nous pouvons la classer de la façon suivante : Erreurs majeures : Mauvais médicament (produit dont la dénomination commune est différente) Mauvaise concentration (teneur) Mauvaise identification du patient (étiquette) Médicament manquant (omission) Mauvaise heure d'administration Nombre incorrect d'unités servies (mauvaises quantités) Erreurs mineures : Mauvais médicament (compagnie différente) Médicament périmé

35 ERREURS MINEURES ET MAJEURES Sachez qu'une erreur majeure dans une situation spécifique ne l'est peut-être pas nécessairement dans une autre. Par exemple, dans un pilulier, l'omission d'un comprimé de calcium ne constitue pas une erreur de la même gravité que l'omission d'un comprimé de Coumadin MD

36 ERREURS MINEURES ET MAJEURES Dans un monde parfait, l'erreur, qu'elle soit mineure ou majeure, n'atteint pas le patient Dans ce cas-là, il faut trouver la source de l'erreur, qui n'est pas nécessairement une personne, mais peut-être une méthode de travail, un problème dans le circuit de travail, etc.

37 ERREURS MINEURES ET MAJEURES Puis il faut procéder aux modifications nécessaires. Par exemple, des formations pour le personnel du laboratoire, le réaménagement du laboratoire et/ou de la technique de travail

38 ERREURS MINEURES ET MAJEURES Malheureusement, dans certains cas, l'erreur atteint le patient. Que faut-il faire alors? Il faut poser les bons gestes, prendre les mesures appropriées et éviter que l'erreur ne dégénère en une catastrophe! Référez au pharmacien! Sauf que vous l'aidez quand: Vous gardez votre calme et vous ne perturbez pas le déroulement du travail Vous ne faites pas de reproche à la personne impliquée dans l'erreur (autre ATP, caissière, pharmacien).

39 COMMENT PRÉVENIR LES ERREURS Lisez l'étiquette/le nom du médicament AU COMPLET avant de chercher le produit Demandez quand vous n'êtes pas certain. Nous sommes une équipe! Validez la photo du produit sur le logiciel de prescription Ne jamais remplir un pot original avec des comprimés restants Ne jamais transvider les contenants (restants d'un pot dans un pot plein)

40 COMMENT PRÉVENIR LES ERREURS Travailler dans une ambiance calme Avoir établi un ordre logique et efficace dans la chaîne de travail et le respecter Effectuer des rotations après 2 heures de travail Une chaîne est aussi solide que son maillon le plus faible!

41 GARDEZ EN TÊTE QUE Vous êtes en période d'essai Des erreurs peuvent se glisser, surtout au début de l'implantation Le registre des erreurs est un outil permettant de déterminer les causes des erreurs et d'améliorer le système en conséquence On vous a choisi car vous avez manifesté votre intérêt pour le poste et que vous correspondez bien au profil de l'emploi Mais pour réussir Vous devrez être vigilant!

42 PLAN DE LA PRÉSENTATION Objectifs Formation théorique : la vérification contenant-contenu Comment doit-elle être effectuée? Les exclusions Les erreurs les plus communes et leur degré de gravité Comment les prévenir et les gérer Prochaines étapes Évaluation écrite Formations pratiques Éléments importants et outils Période de questions

43 PROCHAINES ÉTAPES Évaluation écrite Test de connaissances pour les ATPd suite à la formation spécifique sur la DVCC Une note supérieure à 80 % est requise Formations pratiques Test de qualification basé sur l'identification des médicaments. Taux de réussite attendu : 95 % Test pratique de détection d'erreurs. Taux de réussite attendu : 100 % Contrôles périodiques de la qualité des interventions (grille d observation)

44 PLAN DE LA PRÉSENTATION Objectifs Formation théorique : la vérification contenant-contenu Comment doit-elle être effectuée? Les exclusions Les erreurs les plus communes et leur degré de gravité Comment les prévenir et les gérer Prochaines étapes Évaluation écrite Formations pratiques Éléments importants et outils Période de questions

45 QUELQUES ÉLÉMENTS IMPORTANTS ET OUTILS

46 ATTENTION La possibilité qu'une tâche soit déléguée ne signifie pas qu'elle doive l'être en tout temps ou dans toutes les conditions ATP délégataire malade/absent/fatigué Donc dans l'impossibilité d'assurer une bonne vérification contenant-contenu C'est pourquoi il est recommandé de former au moins 2 ATP pour être délégataires, ce qui permettra d'éviter cette situation, dans la plupart des cas

47 ATTENTION Le fait de changer fréquemment le système (chaîne de travail) fait en sorte que le risque d'erreur augmente Exemples de perturbations de la chaîne de travail : Déléguer 1 jour sur 2 Cesser la délégation, car présence d'un pharmacien remplaçant Etc.

48 Date de début du pilulier Date de fin du pilulier Date d impression Initiales ATPp Date de vérification Initiales ATPd Date de remplissage Initiales ATPp Date vérification ATPd Initiales ATPd Date vérification pharmacien Initiales pharmacien Date de renouvellement Médicaments hors piluliers périodiques renouvelés Initiales ATPp Date de vérification ATPd Initiales ATPd Date de vérification pharmacien Initiales pharmacien Date d envoi ou de rangement dans les «passera» Envoi REGISTRE DE PRÉPARATION / VÉRIFICATION DES MÉDICAMENTS PILULIERS La fiche pilulier Le remplissage du pilulier Le renouvellement Impression Vérification Remplissage Vérification Renouvellement Vérification

49 AIDE-MÉMOIRE DE PILULIER Fiche pilulier Le pilulier est attribué au bon usager OUI NON Les bonnes dates figurent sur la fiche du pilulier OUI NON Le bon nombre de piluliers est préparé (1 versus 4) OUI NON Tous les médicaments correspondent à ce qui est dans la fiche du cartable? OUI NON Le contenu du pilulier Chaque alvéole contient le bon nombre de médicament et l'horaire de prise des médicaments est respecté OUI NON

50 REGISTRE DES ERREURS EN PÉRIODE D'IMPLANTATION Dat e (J- M) Initia le ATP N o ord. Médicament I/A /O* * Code erreur (voir liste) Description P h Correction apportée D at e (J- M ) Date entretien de mise au point J-M (obligatoir e)

51 LE REGISTRE DE CHANGEMENT Modification du Dispill MD Date : Heure : Ordonnance verbale : Ordonnance écrite : N o licence médecin : J ai récupéré les piluliers Oui Non Semaine : Semaine : Semaine : Semaine : J ai fait les changements des piluliers déjà préparés Oui Non J ai fait les changements à l ordinateur Oui Non J ai cessé les anciennes Rx au dossier Oui Non J ai envoyé 2 copies du nouveau profil aux infirmières Oui Non J ai changé le profil dans le cartable Oui Non J ai changé les fiches Dispill MD Oui Non J ai refacturé Oui Non Changements en vigueur à compter du : Date de livraison : Changements effectués par : Signature : Pharmacien(n

52 Le pharmacien L ATP délégataire LA GRILLE D'OBSERVATION POUR PILULIER Personne qui procède à la vérification L élément observé OUI NON L ATPp sélectionne les bons médicaments au dossier patient qui doivent être contenus dans le pilulier. Il se réfère à la fiche classée dans le cartable*. L ATPp inscrit dans le registre de préparation/vérification la date d impression de la fiche des médicaments contenus dans le pilulier, la date de début d utilisation du pilulier ainsi que ses initiales. L ATPp remplit le pilulier et vérifie son travail. L ATPp inscrit la date de remplissage du pilulier et appose ses initiales sur le registre de préparation/vérification ainsi que sur le pilulier préparé. L ATPd effectue la vérification contenant-contenu du pilulier, selon les limites accordées (respecte les critères d exclusion). Bon patient Vérification de la fiche du pilulier Vérification du contenu du pilulier Bonnes dates Bon nombre de piluliers préparés Bonne sélection de médicaments au dossier S assure que dans chaque alvéole le bon nombre de médicaments est présent et que les médicaments se trouvent dans la bonne alvéole horaire Vérifie pour chaque pilule ajoutée au pilulier DIN (si logistiquement possible) Compagnie Forme (comprimé vs capsule) Formulation (XL, SR, etc.) Teneur Image du produit au besoin Date de péremption si requise Lorsqu aucune erreur n est détectée, l ATPd remplit le registre de préparation/vérification, appose ses initiales ainsi que la date où a eu lieu la vérification et le remet au pharmacien. Lorsque l ATPd repère des erreurs faites par l ATPp, il s assure que les corrections nécessaires sont apportées par l ATPp. Il ne corrige pas lui-même les erreurs. Ensuite, il vérifie le pilulier à nouveau, remplit le registre de préparation/vérification et le remet au pharmacien.

53 LA RÉUSSITE APPARTIENT À TOUT LE MONDE C'EST AU TRAVAIL D'ÉQUIPE QU'EN REVIENT LE MÉRITE ATP ATP ATP délégataire Pharmacien ATP ATP

54 PÉRIODE DE QUESTIONS