La publication numérique des dossiers réglementaires chez EDF

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1 Mémoire de stage / juin 2012 Diplôme national de master Domaine - sciences humaines et sociales Mention information et communication Spécialité sciences de l information et des bibliothèques La publication numérique des dossiers réglementaires chez EDF Pauline PICARD Sous la direction de Michel DECARSIN Chef du groupe documentation EDF CIDEN et de Marie-Françoise DEFOSSE Maître de conférences ENSSIB

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3 Remerciements En préambule de ce mémoire, je souhaite adresser mes remerciements à Michel DECARSIN, chef du groupe documentation, qui m a permis d intégrer le CIDEN pour ce stage, ainsi qu à toute son équipe pour son accueil et sa disponibilité. Merci également à Florence JUGI, chef du service SIAL, et à Jean-Michel RIVOIRE, chargé de mission, pour leur écoute et leur confiance. Je remercie par ailleurs Christine CHARDON, documentaliste et archiviste, avec qui j ai rédigé le billet de blog, et qui m a fourni de précieux conseils. Je tiens à remercier Marie-Françoise DEFOSSE qui m a guidé et apporté son soutien tout au long de ma période de stage. PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

4 Résumé : Le Centre d Ingénierie Déconstruction et ENvironnement souhaite moderniser la diffusion de ses dossiers réglementaires sous forme numérique. Ce projet nécessite une étude préalable en amont de sa réalisation afin de déterminer la solution de publication la plus adaptée aux contraintes de diffusion et de protection du patrimoine d EDF. Descripteurs : document électronique / document structuré / édition électronique / protection du patrimoine / sécurité informatique / solution numérique / sûreté nucléaire Abstract : The Engineering Centre of Deconstruction and Environment wants to modernize the distribution of its regulatory filings in digital form. This project requires a prior upstream of its implementation to determine the best publishing solution suited to the constraints of diffusion and heritage protection of EDF. Keywords : electronic document / structured document / electronic publishing / heritage protection / computer security / digital solution / nuclear safety Droits d auteurs Cette création est mise à disposition selon le Contrat : «Paternité-Pas d'utilisation Commerciale-Pas de Modification 2.0 France» disponible en ligne ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

5 Sommaire SIGLES ET ABREVIATIONS... 7 INTRODUCTION... 9 PARTIE 1 : LA STRUCTURE ET SON ORGANISATION Le démantèlement nucléaire à l EDF La Division Ingenierie Nucléaire Le Centre d Ingénierie Déconstruction et Environnement - CIDEN Le service Systèmes d Information Approvisionnements Logistique Le groupe documentation Équipe Fonds documentaire Documents produits Documents reçus Archives Outils de travail PARTIE 2 : LES DOSSIERS REGLEMENTAIRES La mission Contexte Commande initiale Réorientation de la mission Méthodologie L analyse de l existant Définition des dossiers réglementaires Destinataires Contraintes organisationnelles et réglementaires Constitution des dossiers réglementaires Structure et forme Organisation informatique Méthodes et pratiques de réalisation Acteurs du processus Méthologie En pratique Supports de diffusion actuels Classeur papier CD-ROM CD-ROM «interactif» PARTIE 3 : LE PROJET DE PUBLICATION NUMERIQUE Les spécificités du format numérique Différences par rapport au papier Traitement documentaire L analyse des besoins Besoins globaux Expression des besoins pour la publication Contraintes et impératifs à prendre en compte Le benchmarking CD-ROM interactif Expériences d autres entités EDF PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

6 Introduction 3.3 Domaines ou produits similaires Documentation structurée L évaluation des solutions Formats de diffusion Comparatif des formats par rapport aux besoins Les préconisations Échéances de mise en œuvre Choix d une solution PARTIE 4 : LE CAHIER DES CHARGES Côté lecteur Fonctionnalités requises Navigation et ergonomie Interface Modes de diffusion Côté administrateur Aspects techniques Sécurité Règles d accessibilité Archivage électronique BILAN PROFESSIONNEL Les perspectives et axes d amélioration Les difficultés rencontrées Les points positifs CONCLUSION SOURCES BIBLIOGRAPHIE TABLE DES ANNEXES GLOSSAIRE INDEX TABLE DES ILLUSTRATIONS PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

7 Sigles et abréviations ASN : Autorité de Sûreté Nucléaire BPE : Bon Pour Exécution CEA : Commissariat à l Énergie Atomique CEIDRE : Centre d Expertise et d Inspection dans les Domaines de la Réalisation et de l Exploitation CIDEN : Centre d Ingénierie Déconstruction et ENvironnement CIPN : Centre d Ingénierie du Parc Nucléaire en exploitation CNEN : Centre National d Équipement Nucléaire CNEPE : Centre National d Équipement et de Production d Électricité CNPE : Centre Nucléaire de Production d Électricité DIN : Division Ingénierie Nucléaire EDF : Électricité De France EPR : European Pressurized Reactor EXCALIBUR : EXploitation CentrALISée des archives intermédiaires à BURe FDU : Fonds Documentaire de l Unité FID : Fiche d Identification du Document GED : Gestion Électronique des Documents IRSN : Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire MAD DEM : Mise à l Arrêt Définitif DEMantèlement MOA IT : Maîtrise d Ouvrage Informatique et Télécoms SDIN : Système D Information du Nucléaire SEPTEN : Service Études et Projets Thermiques Et Nucléaires SIAL : Service Système d Information, Approvisionnements et Logistique SM : Système de Management TSN : Transparence et Sûreté Nucléaire PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

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9 Introduction Dans le cadre de l activité énergie nucléaire d EDF, le Centre d Ingénierie Déconstruction et ENvironnement (CIDEN) consacre une partie de son activité à la réalisation de dossiers réglementaires. Ces livrables sont destinés à différentes instances administratives qui procurent des autorisations de création, de modification ou de démantèlement des centrales nucléaires. Actuellement, la mise en forme et l édition des dossiers réglementaires sont gérées par le groupe documentation qui les diffuse sous forme de classeurs volumineux. Dans un objectif de modernisation et d économie de papier, la direction souhaite développer une publication numérique de ces documents. Le présent rapport est consacré à la réalisation de l étude de faisabilité de ce projet. Après avoir effectué l analyse de l existant pour situer le contexte, j ai analysé les besoins relatifs à la réalisation des dossiers réglementaires pour en cadrer les objectifs. J ai ensuite identifié des expériences similaires de publications numériques et exploité leur retour d expérience afin d évaluer les différentes solutions utilisées. Par la suite, j ai établi des préconisations à court, moyen et long terme avec leurs avantages et inconvénients par rapport aux contraintes internes. Pour finir, j ai déterminé les éléments à prendre en compte pour la réalisation d un cahier des charges de publication des dossiers. PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

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11 Partie 1 : La structure et son organisation 1. LE DEMANTELEMENT NUCLEAIRE A L EDF En France, l industrie nucléaire civile a pris son essor dans les années Plusieurs installations construites durant cette période sont arrivées en fin de vie et leur exploitation a cessé. Elles doivent faire l objet d une série d opérations d assainissement et de démontage que l on regroupe sous le terme de «démantèlement». EDF est propriétaire des installations nucléaires exploitées et pour cette raison, l entreprise assure la maîtrise d ouvrage de leur déconstruction. 2. LA DIVISION INGENIERIE NUCLEAIRE Au sein de la Direction Production et Ingénierie d EDF, la Division Ingénierie Nucléaire (DIN) 1 est impliquée dans l activité des cinquante-huit réacteurs nucléaires en exploitation, pilote la déconstruction des neuf réacteurs à l arrêt, ainsi que la conception et la construction de réacteurs de nouvelle génération. Figure 1 : Implantation des centrales nucléaires en France 1 Annexe 1 : Organigramme général PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

12 Ses activités sont réparties dans six centres d ingénierie : Le Centre d Ingénierie du Parc Nucléaire en exploitation (CIPN), implanté à Marseille, est responsable de l ingénierie de la partie nucléaire des centrales en exploitation ; il assure la conception des modifications et la réalisation des travaux de maintenance lourde sur les gros composants pour contribuer au maintien de la sûreté et à la disponibilité du patrimoine nucléaire d EDF. Le Centre National d Équipement Nucléaire (CNEN), situé à Montrouge, participe aux projets de construction des centrales en France et à l international. Il est responsable de la conception et de la réalisation de l European Pressurized Reactor (EPR). Le Centre National d Équipement et de Production d Électricité (CNEPE) à Tours, conçoit et pilote les modifications techniques des installations pour contribuer à l allongement de leur durée de fonctionnement. Le Centre d Expertise et d Inspection dans les Domaines de la Réalisation et de l Exploitation (CEIDRE), situé à Saint-Denis, veille au respect des exigences techniques et réglementaires, de la fabrication à l exploitation des ouvrages de production. Le Service Études et Projets Thermiques Et Nucléaires (SEPTEN), situé à Villeurbanne, établit la doctrine, les méthodes et les outils de conception des installations et des matériels nucléaires. Le Centre d Ingénierie Déconstruction et ENvironnement (CIDEN), à Lyon, est en charge de l ingénierie de la déconstruction et de l environnement des centrales nucléaires. 3. LE CENTRE D INGENIERIE DECONSTRUCTION ET ENVIRONNEMENT - CIDEN La politique d EDF en matière de démantèlement était de réaliser, pour les centrales mises à l arrêt, le démantèlement partiel et de différer le démantèlement complet à trente ou quarante ans. La stratégie adoptée en 2001, uniquement pour les centrales de première génération et le réacteur de Creys-Malville, prévoit l enchaînement sans délai des étapes de déconstruction pour mener à bien une déconstruction complète d ici A l occasion de la mise en place de cette nouvelle stratégie, EDF a créé une Unité dédiée. Le Centre d Ingénierie Déconstruction et ENvironnement (CIDEN), unité composée d environ 550 personnes dont 450 au siège : organise et planifie la déconstruction des centrales nucléaires propose la stratégie de traitement des déchets provenant des centrales en démantèlement, et conçoit et réalise les installations spécifiques de traitement des déchets réalise les études d impact et dossiers réglementaires en matière d environnement pour toutes les centrales nucléaires d EDF en construction, en exploitation ou en déconstruction. PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

13 Partie 1 : La structure et son organisation Depuis le siège de Lyon, le CIDEN étudie et pilote plusieurs projets de démantèlement sur les sites suivants : Brennilis (Finistère, à 70 km de Brest) Chooz A (Ardennes, à 120 km de Bruxelles) Creys-Malville (Isère, à 75 km de Lyon) Bugey 1 (Ain, à 50 km de Lyon) Chinon A (Indre-et-Loire, à 45 km de Tours) St Laurent A (Loir-et-Cher, à 31 km d Orléans) Le CIDEN siège est organisé en trois entités : Le Département Ingénierie Études (DIE) Le Département Travaux Environnement (DTE) L État-major qui réunit les missions transverses (ressources humaines, gestion financière, prévention des risques, communication, systèmes d information ) 4. LE SERVICE SYSTEMES D INFORMATION APPROVISIONNEMENTS LOGISTIQUE Le service Systèmes d Information Approvisionnements Logistique (SIAL), service transverse, a pour mission pour l ensemble de l Unité d assurer l administration des systèmes d information, l approvisionnement, la logistique et la gestion de la documentation. Il est réparti sur trois groupes : Maîtrise d Ouvrage Informatique et Télécoms (MOA IT) aide à l expression des besoins, puis à la réalisation et au déploiement des systèmes d information mise à disposition et maintien des outils informatiques et applications locales Approvisionnements et Logistique (AL) maîtrise d ouvrage logistique gestion des véhicules nécessaires aux déplacements du personnel des sites achats techniques et tertiaires Documentation (DOC) support à l Unité pour les méthodes d ingénierie documentaire et leur mise en œuvre gestion de la documentation du siège de l Unité et des structures en déconstruction sur site contrôle et maintien de la qualité du fonds documentaire du CIDEN portage des règles d'archivage de la DIN et mise en œuvre au CIDEN appui et conseil aux utilisateurs du système de Gestion Électronique des Documents pour l'élaboration, l'enregistrement, l'édition de documents et pour les recherches documentaires, préparation des évolutions vers le nouveau Système D Information du Nucléaire 2 (SDIN) 2 Partie 1 : 5.3 Outils de travail PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

14 5. LE GROUPE DOCUMENTATION 5.1 Équipe Chef de groupe Cadre appui gestion documentaire Cadre méthodes et développements Chargées de documentation Gestionnaires de documentation Entreprises prestataires Figure 2 : Organigramme du groupe documentation Le groupe documentation est composé d une quinzaine de personnes (agents CIDEN et personnels des entreprises prestataires) : Les chargés de documentation viennent en appui au traitement des documents produits par le CIDEN en procédant au contrôle qualité du fonds documentaire, et à celui des documents externes avec la surveillance des documents fournisseurs et des dossiers de réalisation et de travaux. Ils ont également en charge la gestion des processus et de la salle d archivage. Ils assument aussi la maîtrise d ouvrage des prestataires internes et externes, la reprographie et le traitement des documents. Ils gèrent par ailleurs l organisation documentaire dans le logiciel Serapis 3 et préparent le déploiement du SDIN en réalisant l analyse des besoins et en participant aux choix pour la transposition de chaque processus documentaire. Les gestionnaires de documentation, gèrent les documents des affaires techniques, l enregistrement des dossiers réglementaires et l archivage des documents confidentiels. Ils effectuent des recherches de documents suite aux demandes des agents EDF et des prestataires du CIDEN, et ils suivent l enregistrement du courrier. Un cadre d appui à la gestion documentaire organise et effectue le suivi des activités techniques du groupe en régulant les activités courantes et en effectuant des contrôles internes. Par ailleurs, il coordonne l édition des dossiers réglementaires 4 en organisant les interventions. Un cadre méthodes et développements pilote l édition des dossiers réglementaires en contractualisant avec les pilotes et les prestataires. Il optimise les processus et organisations documentaires et procède à l accompagnement au changement. Un chef de groupe assure le management du groupe documentation, pilote le lot documentaire du projet local unité SDIN et tient le rôle de correspondant archives et de correspondant qualité du service SIAL. Le groupe fait appel à des entreprises prestataires pour l enregistrement du courrier en arrivée et sa diffusion, pour le traitement des documents produits et reçus (indexation, contrôle qualité, gestion des fiches de suivi, archivage), ainsi que pour la préparation de l édition des dossiers réglementaires 5 (reprise de forme, mise en cohérence et concaténation, création de sommaires et glossaire). 3 Partie 1 : 5.3 Outils de travail 4 Partie 2 : 2.5 Méthodes et pratiques de réalisation 5 Partie 2 : 2.5 Méthodes et pratiques de réalisation PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

15 Partie 1 : La structure et son organisation 5.2 Fonds documentaire Le groupe documentation s occupe de la gestion du fonds documentaire du CIDEN Documents produits Ce sont les documents créés et émis par l Unité CIDEN, au siège de Lyon ou sur les sites. Ils sont destinés à une activité et doivent être conservés dans le Fonds Documentaire de l Unité (FDU), enregistrés et référencés dans le logiciel de gestion électronique des documents Serapis. Les dossiers réglementaires qui nous concernent sont gérés selon ce processus, décrit dans la note ELDSI Documents reçus Les exigences relatives aux documents reçus sont décrites dans une note communiquée aux prestataires et fournisseurs externes qui doivent fournir des documents techniques au CIDEN Archives Le Centre des archives de Bure (en Haute-Marne) est destiné à recevoir l'ensemble des archives de la DPI pour un archivage de longue durée (jusqu'à 100 ans). Il est opérationnel depuis février 2011 et plus de boîtes d'archives du CIDEN siège y sont déjà stockées. Dans le cadre des documents du CIDEN, les archives reçoivent une image des documents Serapis qu elles transfèrent sur microfilms et conservent la version papier originale. Il s agit d originaux à valeur probante, d où l intérêt de leur conservation pour des raisons légales et réglementaires. 5.3 Outils de travail Divers outils sont utilisés quotidiennement par le CIDEN, et plus spécifiquement par le groupe documentation, pour : La communication o Lotus Notes V7 est utilisé pour la gestion des agendas, la messagerie et l archivage des mails, ainsi que pour l administration de bases Notes. La gestion documentaire est un élément de la chaine de production documentaire spécifique au CIDEN. Cette application permet d attribuer une référence unique à un document, de sélectionner et d activer le modèle Word souhaité (note ou compterendu), de renseigner les attributs documentaires à la Fiche d Identification du Document (FID) - rédacteurs, domaine métier, circuit de validation - et d intégrer le document achevé et approuvé dans Serapis. 6 Annexe 2 : Cycle de vie d un document PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

16 o Serapis est l outil de Gestion Électronique des Documents (GED) commun à toutes les unités de la DIN. Tous les documents à caractère technique ou liés aux activités techniques du CIDEN doivent être enregistrés dans Serapis, avec les informations nécessaires à leur gestion. Cette application, qui fonctionne avec Documentum, permet de mettre les documents du CIDEN à disposition de tous sous la forme de fichier PDF. Il offre des fonctionnalités de recherche directe dans la base documentaire grâce au moteur de recherche Verity K2 qui permet des recherches plus intuitives sur le contenu des documents (par mot clef ou expression). o SDIN est le nouveau Système D Information du Nucléaire. Il intègre les activités du parc en exploitation et l ingénierie en portant la standardisation des pratiques des métiers du nucléaire. Il est constitué de plusieurs types de fonctionnalités et de briques applicatives 7 nécessaires pour la gestion des activités techniques et de la documentation. Il remplacera progressivement une très grande partie d applications actuelles telle que Serapis. Il est basé sur des progiciels du marché, éprouvés par d'autres exploitants nucléaires dans le monde. Son déploiement devrait être effectif au CIDEN en La conversion de formats o Adobe Acrobat 9 version professionnelle est utilisé pour convertir les documents Word en documents PDF. La technologie Acrobat permet d élaborer des fichiers au format PDF, mais aussi de les assembler et de les enrichir (interactivité et multimédia, commentaires, protection, signature, champs de formulaire). Elle peut créer, quelle que soit la source, différents types de fichiers PDF pour la transmission par messagerie électronique, la diffusion en ligne consultable à l écran, l archivage, la protection contre les modifications, la publication imprimée en offset. Les paramètres seront définis selon son utilisation. Le travail collaboratif o Atrium est une base Notes qui permet de créer des espaces de travail partagés entre les utilisateurs Lotus EDF, les autres unités ou sites, et qui servent de base de travail comportant les référentiels des activités et projets des unités. Elle est utilisée pour gérer les documents de référence du groupe documentation. Sur un plan pratique, une base Atrium est constituée de : un espace Forum, dans lequel il est possible d apporter ou de consulter des contributions qui peuvent prendre diverses formes (documents, commentaires, questions, versions modifiées) un espace Gestion de projets comprenant : un module Bibliothèque qui sert à stocker tout type de documents un module Tâches dans lequel on peut gérer les différentes tâches d un projet ou d une équipe un module Calendrier pour suivre et organiser les réunions ou événements liés à un projet un navigateur personnalisé, évolutif en fonction de la gestion des vues 7 Annexe 3 : Les fonctions métiers et progiciels du SDIN PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

17 Partie 1 : La structure et son organisation o Quickr est un outil collaboratif accessible depuis Internet aux salariés du groupe EDF et au personnel extérieur à l entreprise disposant d un compte. Il est utilisé pour échanger des documents avec des partenaires externes. Cet outil repose sur la notion d espaces de partage de contenus et d échange d informations. Il peut comprendre : une ou plusieurs bibliothèques de contenu, pour centraliser les documents de travail, permettre le partage de fichiers Word, Excel et Powerpoint et classer l information selon une arborescence de dossier définie des outils de collaboration - du type blogs, wiki, forums de discussion, listes de tâches de projet, contact d équipe, calendriers - afin d animer des groupes de travail. PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

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19 Partie 2 : Les dossiers réglementaires 1. LA MISSION 1.1 Contexte Dans le cadre du démantèlement des centrales nucléaires, le CIDEN produit des livrables sous forme de dossiers papier qui présentent le résultat des études d impact sur l environnement et de dossiers de demande d autorisation pour les réalisations de sa responsabilité. Ces dossiers, appelés «dossiers réglementaires», sont soumis aux instances externes compétentes qui délivrent les autorisations administratives attendues. 8 Chaque site de démantèlement fonctionne sur le mode projet et s appuie sur des services supports tels que le SIAL 9. Les activités documentaires sont centralisées au niveau du groupe documentation via le logiciel de GED pour le traitement des documents reçus et produits, et la constitution des dossiers de réalisation. Depuis trois ans, le groupe documentation vient en appui au département des études pour l élaboration des dossiers réglementaires qui sont ensuite transmis à l externe. Les dossiers sont réalisés par les experts du département des études et assemblés sous forme papier au service documentation, puis envoyés aux administrations pour instruire les autorisations nécessaires. 1.2 Commande initiale Afin de moderniser les dossiers réglementaires et de réduire la consommation de papier, la direction du groupe documentation projette une publication sous forme numérique. Il est envisagé de mettre à disposition, via un espace sécurisé accessible en ligne, les dossiers réglementaires produits par le CIDEN. Le sujet initial de mon stage au sein du groupe documentation 10 prévoyait la conception de la publication sécurisée par Internet, ainsi que la mise à disposition des dossiers réglementaires dématérialisés, en permettant une navigation rapide dans la structure des dossiers et une lecture facile des contenus. La réalisation d un prototype de migration vers l Intranet ou Internet à partir d un dossier existant ou en cours était demandée, tout comme la rédaction d un cahier des charges applicable à la conception de tout type de dossier en vue d une publication en ligne. Néanmoins, lors de l entretien avec le responsable du groupe, il est apparu que ce projet n en était qu à ses débuts. L idée d une publication des dossiers réglementaires sous forme numérique est née d une volonté de proposer une nouvelle forme de lecture, mais n a pas fait l objet d une demande officielle, ni d expression de besoins des destinataires. D autre part, le souhait de rendre également possible le travail de rédaction en amont est apparu. 8 Partie 2 : 2.1 Définition des dossiers réglementaires 9 Partie 1 : 4. Le service Systèmes d Information Approvisionnements Logistique 10 Partie 1 : 5. Le groupe documentation PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

20 1.3 Réorientation de la mission Dès le début du stage, devant l imprécision de la demande et la complexité de réalisation des dossiers réglementaires, il a été décidé de redéfinir la mission, afin de procéder à un travail de qualité. Lors des premières semaines de stage, j ai donc organisé un comité de pilotage afin de clarifier les objectifs et de cadrer mon périmètre d intervention. Pour des raisons de priorité, il a été décidé de travailler sur la consultation des dossiers sous forme numérique, et ensuite sur leur élaboration. Il s agit donc de permettre tout d abord la consultation en ligne de documents finalisés, puis de réfléchir à l élaboration d un nouveau dossier via un outil ad hoc. Dans cette optique, la mission consiste donc à réaliser une étude portant sur l accessibilité des dossiers réglementaires. Celle-ci doit cadrer les contraintes, les pratiques et les besoins des acteurs du processus pour la conception d un système de publication qui permette la consultation par les destinataires et la rédaction par les rédacteurs, tout en respectant les contraintes internes. Il est souhaitable, dans un premier temps, de trouver des solutions simples, et en priorité en interne, pour une mise en place rapide, puis d étudier d autres possibilités, en évaluant et comparant des solutions externes. 1.4 Méthodologie De façon globale, mon plan d action s organise selon différentes phases de mise en œuvre 11 : Phase 1 : Maîtriser le contexte 12 Identifier les besoins 13 et cadrer les objectifs du projet Phase 2 : Identifier des expériences similaires 14 Procéder à un état des lieux et à une évaluation de différentes solutions de publication Établir des préconisations avec leurs avantages et inconvénients 15 Phase 3 : Lister les éléments à prendre en compte pour la réalisation du cahier des charges en veillant à respecter les contraintes organisationnelles, réglementaires et techniques 16 Afin de valider mes orientations et pour être efficace dans l avancement de ce projet, j ai réuni un comité de pilotage 17 à chaque fin de phase. Celui-ci était composé du responsable du service SIAL, du chef du groupe documentation et de l ingénieur auparavant missionné sur le projet de gestion des dossiers réglementaires Annexe 4 : Plan d action 12 Partie 2 : Les dossiers réglementaires 13 Annexe 5 : Fiche méthodologique pour la compréhension des dossiers réglementaires 14 Partie 3 : 3. Le benchmarking 15 Partie 3 : 5. Les préconisations 16 Partie 4 : Le cahier des charges 17 Annexe 6 : Diaporamas de présentation des comités de pilotage 18 Partie 1 : Méthodologie PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin

21 Partie 2 : Les dossiers réglementaires Dans un but de partage d expériences, j ai par ailleurs rédigé un billet de blog 19 sur l Intranet Vivre EDF. Celui-ci m a permis de communiquer sur ce projet et de recueillir des retours d expériences sur des travaux similaires réalisés en interne. J ai également visité le salon Documation 20 marché en matière de publication numérique. afin de cerner les différentes offres du 2. L ANALYSE DE L EXISTANT 2.1 Définition des dossiers réglementaires Les dossiers réglementaires sont des livrables produits par le CIDEN et destinés à obtenir des autorisations administratives auprès d instances externes, telles que l Autorité de Sûreté Nucléaire (ASN), la Commission européenne, le Ministère de l économie, des finances et de l industrie, et le Ministère de l économie, du développement durable, des transports et du logement. La loi les impose pour obtenir des autorisations de création de centrales nucléaires, de mise en service, de modification, de mise à l arrêt ou de démantèlement. Il existe plusieurs types de dossiers : MAD DEM : correspond à une demande d autorisation de déconstruction Article 26 : en référence à l article de la loi Transparence et Sûreté Nucléaire (TSN) - est une étude d impacts environnementaux pour obtenir l autorisation de fonctionnement des centrales en exploitation, délivrée sous forme de décret Rapport de sûreté : établit des règles de fonctionnement 2.2 Destinataires Les destinataires extérieurs sont des autorités administratives et des organismes officiels qui sont différents selon le type de dossier et le domaine d étude. Les dossiers sont également distribués en interne en version papier et CD-ROM pour information, notamment auprès des personnes qui ont contribué à la rédaction ou qui ont été consultées pour leur élaboration. Les dossiers peuvent être accessibles au public dans certains cas, notamment dans le cadre de l article 26. Plusieurs phases d instruction sont nécessaires pour les activités nucléaires. Le dossier est envoyé au Ministère de l Environnement pour faire une étude de recevabilité. Généralement, il est recevable avec des remarques et des modifications mineures à effectuer. Dans ce cas, une deuxième version indicée est transmise à nouveau et le Ministère se prononce : Soit il donne directement son autorisation et le dossier est valable pour un temps déterminé (de 3 à 5 ans) Soit il faut passer par une enquête publique. Le dossier est donc réédité avec le même contenu mais plus solide physiquement pour éviter qu il ne s abime lors du feuilletage. Il est mis à disposition dans les mairies et préfectures aux alentours du site en un nombre d exemplaires plus important (100 à 120 exemplaires). Le public a la possibilité de faire des commentaires ou de poser des questions. Sur cette base, le Ministère donne son autorisation si l enquête ne contient pas d éléments qui remettent en cause le projet. 19 Annexe 7 : Billet de blog 20 PICARD Pauline Master SIB Mémoire de stage Juin