Politique Utilisation des actifs informationnels

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1 Politique Utilisation des actifs informationnels Direction des technologies de l information Adopté le 15 octobre 2007 Révisé le 2 juillet 2013

2 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJECTIFS DÉFINITIONS Actifs informationnels Utilisateur CHAMP D APPLICATION ÉNONCÉS GÉNÉRAUX RÈGLES D UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS Usage approprié et falsification Usage exclusif Utilisation autorisée Gestion des accès Gestion des codes d accès et des mots de passe Code d utilisation des postes de travail Code d utilisation de l Internet et du courrier Électronique Code d utilisation des médias sociaux Respect des lois et règlements DROITS ET OBLIGATIONS DE LA VILLE Mesures de contrôle actifs informationnels Utilisation illégale et contravention SANCTIONS DISCIPLINAIRES ET ADMINISTRATIVES APPLICATION ENTRÉE EN VIGUEUR ANNEXE Politique DTI VILLE DE BROSSARD Page 2

3 1. OBJECTIFS La Ville de Brossard consacre des ressources considérables à l acquisition, au développement et à la mise en place de technologies permettant la saisie, la conservation et l échange d informations. Ayant comme préoccupation l utilisation appropriée et optimale de ses actifs informationnels, la Ville de Brossard désire encadrer cette utilisation en établissant les règles et conditions applicables ainsi que les limites et responsabilités qui en découlent. La présente politique vise à préciser les règles et les modalités régissant l utilisation des actifs informationnels, laquelle permet d atteindre les objectifs suivants : 1.1 Informer les utilisateurs des règles et des modalités régissant l utilisation des actifs informationnels; 1.2 Définir les droits, les obligations et les responsabilités des utilisateurs dans l utilisation des actifs informationnels; 1.3 Aviser les utilisateurs de l existence de certaines mesures de contrôle de l utilisation qui en est faite; 1.4 Informer les utilisateurs des conséquences découlant d une utilisation inappropriée et/ou illégale des actifs informationnels. 2. DÉFINITIONS 2.1 Actifs informationnels : Tout système ou équipement permettant le traitement, le transport et l entreposage de toute forme de communication ou d information. Notamment, les équipements informatiques (poste de travail, ordinateur portatif, imprimante, etc.), les réseaux de communication (Internet, réseau local, réseau sans fil, réseau étendu, etc.), les systèmes de téléphonie et de télécommunication, le courrier électronique, les bases de données, les applications informatiques et les progiciels ainsi que la documentation nécessaire à leur bon fonctionnement. Inclus aussi toutes les informations inscrites sur support papier, électronique ou autre produites ou reçues dans le cadre des opérations. 2.2 Utilisateur : Désigne l ensemble des personnes ayant accès aux actifs informationnels VILLE DE BROSSARD Page 3

4 3. CHAMP D APPLICATION La présente politique s applique à toute personne autorisée à utiliser les actifs informationnels, qu elle soit un employé ou qu elle soit appelée à utiliser ces mêmes actifs dans le cadre d une prestation de travail ou de services effectuée pour la Ville de Brossard. Elle s applique à toute utilisation des actifs informationnels, que ce soit dans les locaux mêmes de la Ville ou à tout autre endroit à l extérieur de ses locaux. 4. ÉNONCÉS GÉNÉRAUX 4.1 La Ville fournit un accès à ses actifs informationnels dans un souci d améliorer la productivité et la qualité du travail ainsi que pour faciliter la communication reliée au travail et avec les tiers et encourage l apprentissage et l utilisation des actifs informationnels à ces fins. 4.2 Les actifs informationnels doivent être utilisés dans le cadre de l exécution des fonctions ou à des fins professionnelles en relation avec la fonction exercée. Ils peuvent en ce sens être utilisés à des fins de formation. 4.3 Les données et les informations enregistrées, recueillies ou conservées sur les actifs informationnels appartiennent à la Ville, ont un caractère professionnel et sont mis à la disposition de celle-ci par son auteur, quel qu en soit la provenance ou le destinataire. Elles ne peuvent être utilisées à d autres fins. Toute demande d une tierce personne en rapport à l obtention de ces données et informations doit être référée aux responsables de l accès à l information de la Ville. 5. RÈGLES D UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS 5.1 Usage approprié et falsification : Chaque utilisateur doit faire usage des actifs informationnels de façon appropriée soit de manière diligente, raisonnable et responsable. Pour ce faire, il doit, entre autres, respecter les présentes règles d utilisation des actifs informationnels ainsi que les lois et règlements applicables. Il est aussi formellement interdit de falsifier toute communication électronique visant à masquer l auteur du message, même à des fins d humour. 5.2 Usage exclusif : Les actifs informationnels sont à l usage exclusif des utilisateurs autorisés à cette fin et ceux-ci ne peuvent permettre à toute autre personne non autorisée de les utiliser. 5.3 Utilisation autorisée : Chaque utilisateur doit faire usage des actifs informationnels mis à sa disposition aux fins de l exécution de ses fonctions ou à des fins professionnelles en relation avec la fonction exercée. VILLE DE BROSSARD Page 4

5 5.4 Gestion des accès Dans le but d assurer la sécurité et la protection des actifs informationnels, les accès aux systèmes informatiques de la Ville sont limités aux personnes autorisées par les directeurs responsables de l'exploitation des systèmes concernés. Ces accès doivent être restreints aux systèmes et aux fonctions nécessaires à la réalisation de la tâche de chaque utilisateur concerné. Les accès attribués à un nouvel utilisateur, ou la modification des accès d'un utilisateur existant, sont déterminés et autorisés par les directeurs responsables de l'exploitation des systèmes concernés L utilisation de comptes «génériques», ou comptes utilisés par plusieurs utilisateurs, n est pas autorisée. 5.3 Gestion des codes d accès et des mots de passe Chaque utilisateur utilise les codes d accès et les mots de passe qui lui sont attribués et doit en assurer la confidentialité. Le mot de passe : - est strictement personnel et ne doit en aucun temps être confié à quelqu un d autre; - ne doit pas provenir d un programme vous permettant de vous rappeler vos mots de passe; - des progiciels doit être modifié à une fréquence déterminée par le directeur de la direction qui est propriétaire de l application; - est confidentiel et personne ne doit tenter de connaître ou de voler le mot de passe d une autre personne; - qui donne accès au réseau administratif est géré par un logiciel de sécurité informatique qui avertit automatiquement les utilisateurs de la nécessité de modifier leur mot de passe selon la fréquence prédéterminée. 5.4 Code d utilisation des postes de travail L'utilisation des postes de travail est réservée à la réalisation des activités de la Ville et chaque utilisateur doit agir de façon à assurer la sécurité et l intégrité des actifs informationnels. Il doit donc les utiliser de façon prudente, diligente et responsable afin de prévenir notamment les bris d équipements, l introduction de virus informatiques ou l engorgement des serveurs. À cet effet, notamment : - aucun logiciel, autre que ceux supportés par le service des Technologies de l information, ne doit être présent sur les postes de travail; - tous les logiciels utilisés dans les services de la Ville doivent être installés exclusivement par les employés du service des Technologies de l information; - il est formellement interdit de charger et / ou d utiliser des jeux ou autres logiciels similaires sur les postes de travail ou sur tout autre équipement informatique. VILLE DE BROSSARD Page 5

6 Afin d assurer la protection contre les virus informatiques et autres risques similaires, les employés doivent accéder aux services informatiques uniquement par les voies officielles, soit par le biais des équipements et logiciels installés et supportés par le service des Technologies de l information. Les utilisateurs doivent faire preuve de vigilance en tout temps et protéger les renseignements et les équipements en leur possession et ce, peu importe où ils se trouvent. Les utilisateurs sont tenus de signaler immédiatement toute perte, vol ou destruction d équipements informatiques. 5.5 Code d utilisation de l Internet et du courrier Électronique L'utilisation du réseau Internet et du courrier électronique doit être réservée avant tout à la réalisation des activités reliées à l emploi de chaque employé. Il peut arriver qu un employé s en serve pour des fins personnelles. Une telle utilisation doit cependant être de nature appropriée et ne pas empêcher l employé d exécuter son travail en totalité ou en partie, ni réduire sa productivité ou son efficacité au travail. La Ville possède un système de gestion de l utilisation de l Internet faite par tous les employés et peut aviser un employé que son utilisation de l Internet est inappropriée. L utilisation du réseau Internet est aussi gérée à l aide d un logiciel qui permet ou non l accès à des sites spécifiques. À moins d une autorisation faite par le directeur Technologies et information ou le directeur général de la Ville : - L utilisation de produits de réception et de diffusion massive d information (Peer to Peer) ainsi que des services de diffusion de matériel audio et vidéo n est pas permise. Dans le cas où cette utilisation est permise : o il est interdit d enfreindre les droits de propriété intellectuelle appartenant à des tiers, notamment par l usage ou la reproduction non autorisée de logiciels ou de fichiers électroniques incluant, entre autres, les fichiers audio et vidéo. - Les sites traitant de violence, drogue, pornographie, discours haineux, habiletés criminelles, jeux et paris sont bloqués. Tous les employés sont tenus d utiliser le courrier électronique et l Internet d une façon professionnelle et légale. La Ville ne défendra ni n indemnisera un employé poursuivi pour utilisation illégale, non éthique, interdite ou irresponsable de ses privilèges d accès. 5.6 Code d utilisation des médias sociaux Le terme médias sociaux inclut notamment : les sites sociaux de réseautage (Facebook, MySpace, Digg, Ning, Friendster, Linkedln, etc.); les sites de partage de vidéos ou de photographies (Facebook, Flickr, YouTube, itunes, etc.); les sites de microblogage (Twitter, etc.); les blogues personnels ou corporatifs et les zones de commentaires dans les médias Web; VILLE DE BROSSARD Page 6

7 les forums de discussion (Yahoo! Groups, Google Groups, Wave, MSN Messenger, etc.); les encyclopédies en ligne (Wikipédia, etc.); tout autre site Internet qui permet à des personnes morales ou physiques d utiliser des outils de publication en ligne. Seules les personnes mandatées par la Ville dans la gestion des médias sociaux ont le droit de parler au nom de la Ville. Cette utilisation est permise dans le cadre de leurs fonctions et dans le but de fournir des informations vérifiées, exactes et factuelles ainsi que des réponses aux commentaires publiés sur les sites de la Ville. Tout autre employé qui souhaiterait publier une information au nom de la Ville doit d abord obtenir les autorisations nécessaires. L'utilisation des médias sociaux doit être réservée avant tout à la réalisation des activités reliées à l emploi de chaque employé. Il peut arriver qu un employé s en serve pour des fins personnelles. Une telle utilisation doit cependant être de nature appropriée et ne pas empêcher l employé d exécuter son travail en totalité ou en partie, ni réduire sa productivité ou son efficacité au travail. Tant dans l exécution ou à l occasion de ses fonctions que dans sa sphère personnelle, l employé doit faire usage des médias sociaux conformément aux lois et règlements applicables, en se conformant à ses obligations de loyauté et de confidentialité à l égard de son employeur ainsi que dans le respect d autrui et de manière à contribuer au maintien d un milieu de travail sain, exempt de discrimination, de diffamation ou de harcèlement. Notamment : - l employé doit s abstenir, à moins d une autorisation expresse de la Ville ou de toute personne concernée (collègue de travail, supérieur, cadre, élus, etc.), de produire sur les médias sociaux toute photographie, image, logo ou document les concernant ; - l employé doit s abstenir de formuler quelques commentaires, opinions, textes ou messages de quelque forme que ce soit, en lien ou à l égard de la Ville, sur un autre employé ou faisant référence à son milieu de travail comportant : o des commentaires négatifs, irrespectueux ou constituants du dénigrement ; o de fausses informations ou propos diffamatoires ; o de l intimidation ou du harcèlement ; o une atteinte à la réputation, à l image ou à la vie privée ; o de la diffusion d information privilégiée ou confidentielle obtenue dans l exécution ou à l occasion du travail. Les médias sociaux constituant une plate-forme où les interventions sont publiques, à moins d autorisation à l effet contraire, l employé ne doit en aucun cas parler au nom de la Ville ou l impliquer directement ou indirectement. L employé qui s engage dans toute discussion concernant la Ville est responsable des commentaires et opinions formulées, s exposant ainsi à toute conséquence pouvant en découler. 5.7 Respect des lois et règlements : Chaque utilisateur doit faire usage des actifs informationnels mis à sa disposition conformément aux lois et règlements applicables, dans le respect d autrui et de manière à contribuer au maintien d un milieu de travail sain, exempt de discrimination, de diffamation ou de harcèlement. VILLE DE BROSSARD Page 7

8 Notamment, il n est pas permis : - de véhiculer des messages à caractère inapproprié ou illégal; - d utiliser les services de manière à porter atteinte à la vie privée d une personne; - d utiliser les services de manière à harceler, sous quelque forme que ce soit, une personne qu elle soit ou non employée de la Ville; - de transmettre ou distribuer, de quelque façon que ce soit, des informations à caractère confidentiel ou qui pourraient porter un préjudice quelconque à la Ville. Finalement, il n est pas permis d utiliser les équipements informatiques ou les réseaux électroniques afin d avoir accès illégalement à des informations ou, encore, afin de poser tout acte en violation à la Loi sur le droit d auteur (production ou reproduction de documents), à la Charte des droits et libertés de la personne, au Code civil du Québec ou au Code criminel. 6. DROITS ET OBLIGATIONS DE LA VILLE 6.1 Mesures de contrôle actifs informationnels : Puisque les actifs informationnels mis à la disposition des utilisateurs le sont pour des motifs strictement professionnels, et bien que la Ville soit soucieuse de respecter la vie privée des utilisateurs, ceux-ci ne doivent pas s attendre à ce que les informations tenues sur les actifs informationnels de la Ville soient privées. La Ville tient, par la présente politique, à vous en aviser. La Ville se réserve le droit de prendre les mesures raisonnables et appropriées dans le but de superviser et contrôler l utilisation qui est faite des actifs informationnels mis à la disposition des utilisateurs et de déterminer si ces actifs sont utilisés conformément à la présente politique et de manière optimale. Les représentants autorisés de la Ville peuvent, sur autorisation formelle du directeur général ou du directeur des Ressources humaines, procéder à des contrôles périodiques ou spontanés, par des moyens électroniques ou autres, du matériel électronique ou de téléphonie, des imprimés, du contenu des supports mobiles de données, fichiers, enregistrements et autres technologies de l information, des informations téléchargées, des sites Internet visités et, dans certaines circonstances, du courrier électronique. Lorsque la Ville a des motifs raisonnables de croire qu un utilisateur transgresse les dispositions de la présente politique, elle peut, par ses représentants autorisés, et sur autorisation formelle du directeur général, procéder ou ordonner une enquête approfondie concernant les gestes posés par cet utilisateur, et ce, suivant les moyens qu elle juge nécessaires, y inclus ceux mentionnés au paragraphe qui précède. 6.2 Utilisation illégale et contravention : En cas d utilisation des actifs informationnels en violation avec le Code criminel, la Ville prendra les mesures qui s imposent, notamment en dénonçant la situation aux autorités policières. La Ville conserve ses recours civils contre tout utilisateur, et ce, afin d obtenir réparation pour tout préjudice subi découlant d une faute civile dans l utilisation de ses actifs informationnels. VILLE DE BROSSARD Page 8

9 De plus, en présence de toute contravention aux présentes règles d utilisation des actifs informationnels, les autorités compétentes de la Ville en évaluent les circonstances et des sanctions raisonnables et appropriées peuvent être imposées à tout utilisateur fautif ou en défaut. La présente politique ne vise pas à sanctionner l usage des actifs informationnels pouvant survenir pendant l exécution du travail lorsqu il est raisonnable de croire que l utilisateur ne pouvait vraisemblablement faire autrement (urgences familiales, avis de retard à la maison, appels ou courriels reçus de l extérieur, etc.) dans la mesure où le tout n est pas abusif et ne représente pas une perte de temps de travail. VILLE DE BROSSARD Page 9

10 7. SANCTIONS DISCIPLINAIRES ET ADMINISTRATIVES Toute violation aux règles d utilisation des actifs informationnels pourra entraîner non seulement la suspension, modification ou révocation du privilège d accès à ces actifs, mais, également, l imposition de mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller, selon le cas, jusqu au congédiement. 8. APPLICATION Le directeur général et les cadres de direction sont responsables de l application et du respect de la présente politique. Toute exception, pour des motifs raisonnables à l application de cette politique, doit être préalablement autorisée par le directeur général de la Ville. Il appartient à ce dernier de juger si une exception doit être accordée ou non. 9. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil municipal. VILLE DE BROSSARD Page 10

11 ANNEXE 1 Politique DTI-01 UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS En tant qu utilisateur d actifs informationnels, je confirme avoir reçu copie de la politique relative à l utilisation des actifs informationnels et en avoir pris connaissance. PRÉNOM ET NOM DE L UTILISATEUR SIGNATURE DE L UTILISATEUR DATE Ce document est conservé au dossier de chaque employé à la Direction des ressources humaines. Il est complété, à l embauche, par tout nouvel employé, qu il soit temporaire ou régulier. VILLE DE BROSSARD Page 11