Instructions de facturation

Transcription

1 Instructions de facturation sur le Web : Un bon de travail est prêt à être facturé lorsqu un technicien a utilisé l IVR pour le contrôle de l entrée et du départ (ce qui indique que la tâche est terminée). Après le départ, certains clients exigent que le gérant du magasin laisse des commentaires dans les cinq (5) jours suivants avant de facturer le bon de travail. Ces bons de commande afficheront l état Completed/Pending Confirmation (Achevé/En attente de confirmation). Si des commentaires non satisfaisants sont laissés, le problème doit être corrigé avant de pouvoir soumettre la facture. Si les commentaires sont excellents ou satisfaisants, ou si les cinq (5) jours se sont écoulés, la facture peut être soumise. Les questions concernant les commentaires peuvent être référées au directeur de compte compétent de ServiceChannel. Lorsque l écran Create Invoice (Créer une facture) apparaît, saisissez les renseignements requis. B. Invoice # (No de facture) est un champ requis. C. Tax (la taxe )peut être saisie en tant que pourcentage (%) ou un paiement forfaitaire. D. Invoice Total (Total de la facture) sera calculé automatiquement en fonction des données saisies. E. Vous pouvez joindre votre bon de travail ou votre facture en tout temps. Pour joindre un document pendant la facturation, cliquez sur le lien Attach Your Document (Joindre votre document). 1. Pour créer manuellement une facture sur Ouvrez une session sur ServiceChannel en utilisant vos nom d utilisateur et mot de passe. Recherchez le bon de travail en utilisant le lien Track WO/PO (Suivi BT/BC) ou le lien Reports (Rapports) dans le menu principal. F. Lorsque la fenêtre de pièces jointes s ouvre, cliquez sur Browse (Naviguer) pour sélectionner un fichier, ajoutez une Description, puis cliquez sur Upload File (Téléverser le fichier) et sur Close (Fermer). G. Cliquez sur Refresh (Actualiser) dans votre navigateur pour afficher la pièce jointe. H. Après avoir passé en revue les renseignements, cliquez sur Submit (Soumettre). 2. Les factures OPEN (Ouvertes) (c.-à-d. non approuvées) contiendront le bouton VOID (Annuler). L entrepreneur peut utiliser cette option si une facture doit être soumise de nouveau. Par exemple, si une facture a été soumise sans les taxes, elle doit être annulée et soumise de nouveau avec le montant exact et en utilisant un autre numéro de facture. Lorsque l état de la facture n est plus OPEN (Ouvert), ce bouton disparaît. A. Lorsque vous trouvez le bon de travail qui convient, cliquez sur Create Invoice (Créer une facture). REMARQUE : L état du bon de travail doit être Completed (Achevé) ou Completed/Confirmed (Achevé/Confirmé) pour que ce lien apparaisse.

2 3. Lorsqu une facture a été soumise, vous pouvez passer en revue son état en tout temps en ouvrant une session dans ServiceChannel, en cliquant sur Invoices (Factures) dans le menu principal. Un nouvel écran de rapport apparaîtra. Sélectionnez Review Invoices (Passer en revue les factures). 4. Un écran Invoices Search Report (Rapport sur la recherche de factures) apparaît pour vous permettre d exécuter une recherche à partir de plusieurs paramètres. Pour exécuter une recherche de toutes les factures de l an dernier dans MS Excel : A. Vérifiez que All (Tout) est sélectionné pour Category (Catégorie) et Priority (Priorité) B. Changez l état de la facture à ALL (Tout) C. Sélectionnez Past Year (Année dernière) pour toutes les factures de cette période D. Sélectionnez MS Excel pour obtenir un rapport dans Microsoft Excel E. Sélectionnez Trade (Métier) pour passer en revue ou laissez «All Trades» (Tous les métiers) F. Sélectionnez Retrieve Report (Récupérer le rapport) G. La légende affiche les différents états des factures : OPEN (Ouvert) La facture a été entrée, mais pas encore approuvée par le client; certaines factures exigent une pièce jointe avant leur approbation. ON HOLD (En attente) La facture a été mise en attente pour plusieurs motifs, comme la garantie/un rappel; un courriel ou une télécopie est envoyé à l entrepreneur pour chaque facture en attente. La question doit être résolue avec le client avant de pouvoir approuver la facture. APPROVED (Approuvé) La facture a été approuvée par le client et soumise pour le paiement. REJECTED (Rejeté) La facture a été rejetée par le client; passez en revue les remarques et/ou communiquez avec la personne ressource pour résoudre tout problème. PAID (Payé) La facture a été payée par le client; les renseignements sur le numéro et la date de paiement peuvent être affichés sur le site Web ou téléchargés dans un fichier MS Excel. Voici les explications des différentes dates de facturation : Invoice Date (Date de facturation) : la date affichée sur la facture soumise par l entrepreneur. Posted Date (Date affichée) : la date à laquelle la facture a été affichée sur le site Web (remarque : «Posted By» [Affiché par] affiche l ID utilisateur de l entrepreneur ou du soumissionnaire de la facture). Status Date (Date de l état) : la date d état de la facture a été modifiée (c est-à-dire Open à Approved ou Approved à Paid [Ouvert à Approuvé ou d Approuvé à Payé]). Cette section affichera également les types de changement d état et la personne qui l a modifié. REMARQUES : La facture ne peut pas être modifiée après avoir été soumise; toutefois, vous pouvez VOID (l annuler) si son état n a pas été modifié. Il doit y avoir UNE seule facture par numéro de suivi/bon de travail. Si la facture est VOIDED (Annulée) ou REJECTED (Rejetée), vous pouvez seulement soumettre de nouveau la facture corrigée en utilisant le lien «Create Invoice» (Créer une facture) sur le site Web. En plus, le numéro de facture doit être légèrement modifié (c est-à-dire à 123A plutôt que 123). Chaque fois que l état d une facture est modifié, un courriel ou une télécopie doit être envoyé à l entrepreneur pour l en aviser. Si les factures sont envoyées en lots, il n y aura pas de courriel ou de télécopie pour le lot.

3 Instructions pour le modèle de facture : Le modèle de facture été conçu pour faciliter l utilisation et l entrée d une ou plusieurs factures. Vous pouvez remplir les renseignements requis dans MS Excel et soumettre une ou plusieurs factures en même temps et en une seule étape. Un seul fichier peut être joint à chaque courriel. 1. Les renseignements dans les colonnes suivantes sont requis et seront TOUJOURS les mêmes; une fois les données saisies, elles peuvent être copiées et collées dans d autres lignes : A. Template Version (Version du modèle) l.6 (lettre, pas de chiffre) B. User ID (ID utilisateur) l ID utilisateur saisi pour ouvrir une session sur ServiceChannel (ouverture de session de l entrepreneur) C. Password (Mot de passe) saisissez le mot de passe pour ouvrir une session sur ServiceChannel (mot de passe de l entrepreneur) REMARQUE : Les renseignements ci-dessus DOIVENT être copiés dans CHAQUE ligne qui contient des renseignements de facture : il doit y avoir une ligne dans le modèle pour chaque facture, et aucune ligne ne doit être laissée vide entre elles D. Saisissez le invoice # (no de facture) REMARQUE : Chaque entrepreneur peut utiliser une seule fois un numéro de facture. Ceci est un champ requis E. Saisissez Enter Invoice Date (date de la facture) dans le format mm/jj/aaa (c.-à-d. 04/20/08) F. Saisissez Tracking Number (numéro de suivi) ceci est un champ requis. Le numéro de suivi est composé de huit chiffres assignés par ServiceChannel G. Saisissez Labor Total (total de la main-d œuvre) (montant en dollars), si nécessaire H. Saisissez Trip Charge (montant du déplacement) (montant en dollars), si nécessaire I. Saisissez Material Total (total du matériel) (montant en dollars), si nécessaire J. Saisissez Freight Charge (frais de transport) (montant en dollars), si nécessaire K. Saisissez Other Charges Description (description des autres frais), si nécessaire (champ de test); ce champ est fréquemment utilisé pour les frais généraux ou les profits L. Saisissez Other Charges amount (montant des autres frais), si nécessaire (c.-à-d. les frais généraux et les profits) M. Saisissez Invoice Tax (taxe de la facture) (montant en dollars), si nécessaire N. Saisissez Invoice Total (total de la facture) (montant en dollars); ceci est un champ requis O. Remplissez Invoice Text (texte de la facture) ceci est une description détaillée du travail/des observations qui devraient se trouver sur votre propre formulaire de facturation

4 Instructions pour le modèle de facture : 2. La facture terminée doit être enregistrée avec la date actuelle (c.-à-d., «facture_3_31_08»). Voici comment vous pouvez enregistrer la date de soumission pour les factures et comment ServiceChannel identifie le fichier dans le système. 3. Lorsque vous aurez terminé, envoyez le fichier par courriel à invoices@servicechannel.net 4. Vous recevrez un courrier de confirmation de ServiceChannel. Chaque ligne du dossier de confirmation contiendra le résultat «OK» avec un ID de dossier si la facture a été affichée correctement. Si la facture n a pas été affichée, un message d erreur expliquera ce qui doit être corrigé. Seules les corrections doivent être soumises de nouveau.

5 Remarques importantes : Si une ligne comporte une erreur, TOUTES les factures SAUF la ou les rangées contenant la ou les erreurs seront téléversées sur le site Web Le modèle ne doit contenir aucune macro ni aucune formule Le modèle ne peut être modifié en aucune façon, y compris les en-têtes/pieds de page, l ajout/suppression de colonnes, le masquage de colonnes Ne répondez PAS à l adresse de courriel de ServiceChannel Aucune ligne vide n est autorisée entre les factures sur le modèle Il doit y avoir UNE seule facture par numéro de suivi/bon de travail Utilisez un nouveau modèle chaque fois que vous saisissez des renseignements de facture Ne soumettez PAS de nouveau le même numéro de facture ou les mêmes renseignements de facture à moins qu il y ait une erreur Conseils de dépannage : Vérifiez toujours chaque facture affichée, peu importe le ou les messages d erreur Le client doit approuver toute modification du montant maximum de l échange (not to exceed (NTE)) ServiceChannel n a pas l autorité de modifier le NTE et ne peut vous aider sans l approbation explicite par écrit du client (idéalement l approbation figurera dans les remarques); si une offre de service est approuvée, le NTE sera mis à jour automatiquement dans le grand total de l offre de service Vérifiez que le ou les bons de commande sont affichés comme Completed (Achevé). Si l état n est pas «Completed» (Achevé) ou «Completed/Confirmed», (Achevé/Confirmé), il sera rejeté. Vérifiez les numéros de suivi Vérifiez qu une facture n a pas déjà été affichée pour ce bon de travail Assurez-vous que le bon de travail n a pas été réattribué à un autre fournisseur Si vous avez des questions, n hésitez pas à communiquer avec le service d assistance aux entrepreneurs de ServiceChannel au : help_me@servicechannel.com ou au