APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE MÉDECINE FAMILIALE/ MÉDECINE D URGENCE DE 2016 PROGRAMMES

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1 APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE MÉDECINE FAMILIALE/ MÉDECINE D URGENCE DE 2016 PROGRAMMES

2 TABLE DES MATIÈRES L année du jumelage de médecine familiale/médecine d urgence aperçu général...1 L algorithme de jumelage...6 Alerte au CaRMS...8 Ressources d aide pour les utilisateurs de programme...9 Ce document a pour but de vous offrir une vue d ensemble générale du processus du jumelage de médecine familiale/médecine d urgence. Pour de plus amples renseignements, visitez le site CaRMS.ca. 2

3 L ANNÉE DE JUMELAGE DU JUMELAGE DE MÉDECINE FAMILIALE/MÉDECINE D URGENCE APERÇU GÉNÉRAL PROGRAMMES La planification pour le jumelage de médecine familiale/médecine d urgence (jumelage MF/ MU) commence à l automne. À ce moment, les programmes commencent la révision de leurs plans pour l année qui vient. Ceci peut inclure trouver des ressources nécessaires pour l examen des dossiers, l établissement des dates d entrevues et plus encore. Si votre programme n a pas un plan de jumelage, nous vous encourageons d en développer un au nom de votre programme. Une des premières phases de votre plan devrait inclure l examen et la mise à jour de vos descriptions de programmes affichées sur CaRMS.ca. REMARQUE : le jumelage MF/MU de 2016 sera exécuté à partir de la plateforme CaRMS en ligne. Cette plateforme remplace la plateforme interactive des programmes (PIP) utilisée pour les jumelages MF/MU antérieurs. PHASE 1 : METTRE À JOUR VOS DESCRIPTIONS DE PROGRAMMES Le 15 juillet 2015, les administrateurs et les directeurs de programmes recevront un courriel de la part de CaRMS contenant des directives concernant la connexion à la plateforme CaRMS en ligne, notre système de candidature en ligne. À ce moment, les administrateurs et directeurs de programmes pourront se connecter à CaRMS en ligne et commencer la mise à jour de leurs descriptions de programmes. Une description de programme est un élément essentiel du processus de candidature pour les candidats et les programmes. C est le moyen grâce auquel les programmes transmettent leurs exigences de candidature, les critères de sélection et le contenu du programme aux candidats potentiels. S il y a de l information que vous désirez transmettre aux candidats, quelle qu en soit l importance (ou apparemment intuitive), elle devrait être incluse dans votre description de programme. Mettre à jour les descriptions de programmes d ici le 11 août assure que les candidats aient entre les mains l information nécessaire au début du jumelage et lorsque les descriptions de programmes sont disponibles aux candidats. Une description de programme comprend habituellement l information suivante : Le nom du directeur et de l administrateur de programme (ou le point de contact choisi). Parfois, les candidats peuvent avoir des questions en ce qui concerne votre programme et ils devraient pouvoir trouver les réponses à leurs questions liées à l ad- 1

4 missibilité en lisant la description du programme ou en communiquant avec vous au numéro de téléphone ou à l adresse électronique indiquée dans la description. Les adresses URL et les coordonnées du programme. Veuillez noter que seul votre bureau des études médicales postdoctorales possède la fonction d entrer et de mettre à jour le quota dans le système. Les sections individuelles de votre description de programme incluent : Documents de soutien Dans cette section, veuillez indiquer les documents exigés par votre programme. Assurez-vous d inclure tous les documents sur votre liste, y compris ceux qu utilise le bureau des études médicales postdoctorales afin d établir les critères d admissibilité provinciaux, afin d assurer que les candidats incluent tous les documents requis dans leur dossier. Instructions spéciales Toutes instructions spéciales ou tous renseignements importants peuvent être inclus dans cette section. Il peut s agir, par exemple, des aspects essentiels de la candidature, des mises à jour importantes ou des changements apportés aux critères d admissibilité de votre programme. Renseignements généraux Des renseignements généraux pertinents pour votre programme (p. ex. des horaires, des sites de formation, etc.) peuvent être inclus dans cette section. Processus d examen des dossiers Dans cette section, vous pouvez aviser les candidats si votre programme accepte des candidatures soumises après le début de la période d examen des dossiers. Processus d examen des dossiers Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant les qualités que vous recherchez chez les candidats. Nous vous recommandons d être aussi précis que possible en remplissant cette section. Entrevues Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant le processus d entrevue. La période pour les entrevues est du 30 octobre au 27 novembre. Les entrevues des candidats sont organisées entre les candidats et le personnel du bureau du programme. CaRMS ne participe pas au processus d entrevue. 2

5 Critères de sélection Dans cette section, veuillez inclure l information concernant les qualifications que doit posséder chaque candidat afin d être pris en considération pour ce programme. Faits saillants du programme Dans cette section, vous pouvez indiquer tous les points que vous désirez souligner au sujet de votre programme, votre université ou votre emplacement. Fournir des faits saillants universitaires et non universitaires donne aux candidats une meilleure idée à laquelle ils doivent s attendre s ils sont jumelés à votre programme. Curriculum du programme Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant une formation spécifique que recevront les candidats. Veuillez inclure des descriptions détaillées pour chaque année de formation postdoctorale, y compris tous les stages, la durée de ces stages, les sites de formation et le temps de vacances alloué. Si la formation comprend des aspects uniques, nous vous suggérons de fournir de brèves descriptions de stages. Sites de formation Dans cette section, vous pouvez inclure de l information générale concernant le lieu où les résidents feront leur formation. Renseignements supplémentaires Dans cette section, vous pouvez inclure toute information supplémentaire qui n est pas incluse dans les autres sections. PHASE 2 : ACCÈS POUR LES EXAMINATEURS DES DOSSIERS La période de candidature pour les candidats a lieu du 19 août au 29 septembre. Pendant cette période, il est possible que les candidats communiquent avec vous s ils ont des questions. Afin de vous préparer pour la phase d examen des dossiers, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne le 23 septembre à 12 h (HE) afin d ajouter vos examinateurs de dossiers désignés. Un examinateur de dossier est une personne désignée par le directeur ou l administrateur de programme pour réviser les dossiers de candidature à votre programme. Lorsque vous créez un accès pour un examinateur de dossiers, vous pouvez déterminer le type d accès de chaque examinateur. Les utilisateurs avec un accès complet peuvent visionner et imprimer les candidatures. L accès «en lecture seulement» permet uniquement aux examinateurs de visionner la candidature. 3

6 Le nombre d examinateurs de dossiers individuels requis pour votre programme et les processus d examen sont généralement une prérogative du directeur de programme. Nous vous recommandons d inscrire tous les plans concernant l examen des dossiers dans votre plan de jumelage pour utilisation future. PHASE 3 : EXAMEN DES DOSSIERS Le 29 septembre à 12 h (HE), tous les programmes et les examinateurs de dossiers auront accès aux candidatures soumises via CaRMS en ligne. Généralement, les programmes examinent les candidatures jusqu à ce qu ils soient prêts à inviter les candidats à une entrevue, mais vous pouvez également examiner les dossiers jusqu au début de la période de classement. Vous pouvez également décider d accepter et d examiner des candidatures pendant le processus d entrevue. PHASE 4 : ENTREVUES La période désignée pour les entrevues est du 30 octobre au 27 novembre. Chaque programme individuel prend la décision en ce qui concerne les candidats qu il désire interviewer et le temps de l entrevue. Les entrevues des candidats sont organisées entre les candidats et le personnel du bureau du programme. CaRMS ne participe pas au processus d entrevue. Il appartient aux programmes de décider qui ils désirent inviter à une entrevue. Si possible, les invitations devraient être envoyées au moins trois semaines avant la date prévue. PHASE 5 : CLASSEMENT Le 17 novembre à 12 h (HE), les candidats et les programmes peuvent commencer à créer leur liste de classement. Le classement détermine l ordre de préférence du plus préféré au mois préféré. Les programmes classent les candidats par ordre de préférence, excluant les candidats qu ils ne désirent pas former. Les candidats classent également leurs programmes désirés, excluant les programmes auxquels ils ont postulé, mais où ils ne souhaitent plus suivre leur formation. Vous n êtes pas obligé de classer tous les candidats qui ont postulé à votre programme. Les listes de classement sont confidentielles. Les candidats ne sauront pas leur position de classement ou même s ils ont été classés par un programme. De même, les programmes ne sauront pas si un candidat les a classés. 4

7 Une fois que vous avez soumis votre liste de classement, vous ne pouvez la modifier que par l entremise de votre bureau des études médicales postdoctorales. Le classement d un candidat sur votre liste de classement soumise constitue un engagement contraignant à les former en cas de jumelage. Les résultats de jumelage sont contraignants. La date de soumission des listes de classement pour les programmes est le 2 décembre à 14 h (HE). Votre bureau des études médicales postdoctorales doit approuver les listes de classement pour qu elles soient considérées comme définitives. PHASE 6 : RÉSULTATS DE JUMELAGE Tous les résultats de jumelage seront disponibles le Jour de jumelage, le 17 décembre à 12 h (HE). Ce jour-là, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne afin d accéder aux résultats de jumelage de votre programme. 5

8 L ALGORITHME DE JUMELAGE CaRMS utilise un algorithme reconnu mondialement et primé pour jumeler des étudiants à des programmes de formation postdoctoraux en médecine partout au Canada. L algorithme de jumelage fait l objet d un accord de licence avec le National Matching Service Inc. (NMS), basé au Canada et est utilisé depuis plus de 50 ans afin d effectuer des jumelages de résidence en Amérique du Nord. CaRMS a utilisé un processus informatisé utilisant l algorithme de jumelage pour la première fois lors du jumelage principal R-1 (jumelage R-1) de Depuis ce temps, l algorithme de jumelage a été utilisé afin d exécuter le jumelage R-1, ainsi que nos trois jumelages de sous-spécialités : le jumelage de médecine familiale/médecine d urgence, le jumelage des spécialités médicales et le jumelage des spécialités pédiatriques. L algorithme de jumelage, connu sous le nom de l algorithme Roth-Peranson, a été conçu par Alvin Roth et Elliott Peranson, président du NMS et a été un des facteurs importants qui ont permis à monsieur Roth de remporter le Prix Nobel en économie en COMMENT FONCTIONNE L ALGORITHME DE JUMELAGE? L algorithme du jumelage de CaRMS compare les listes de classement soumises par les candidats et les programmes et effectue un jumelage entre les candidats et les programmes selon les préférences indiquées par les deux parties. Les listes de classement soumises par les candidats indiquent, par ordre de préférence, les programmes auxquels le candidat aimerait être formé. Les listes de classement soumises par les programmes indiquent, par ordre de préférence, les candidats que le programme désire former. Les préférences finales des candidats et des programmes, comme indiquées par leurs listes de classement, déterminent le résultat du jumelage. 6

9 L algorithme propose aux candidats d abord : il tente de placer le candidat dans le programme qu il ou elle préfère. Ainsi, l algorithme fournit au candidat le meilleur résultat possible selon la liste de classement soumise. À la fin du processus de jumelage, soit que chaque candidat ait été jumelé au meilleur choix préféré possible selon la liste de classement ou bien tous les choix soumis ont été épuisés et le candidat n a pas été jumelé. L ALGORITHME DE JUMELAGE EN ACTION : UN SCÉNARIO TYPE Le jumelage de candidats à des postes de formation postdoctorale en médecine au Canada est un processus complexe impliquant des centaines de programmes et des milliers de candidats. Le scénario type ci-dessous explique comment l algorithme fonctionnerait sur une plus petite échelle s il n y avait que quatre candidats avec des intérêts de carrière divers et quatre programmes de résidence au pays avec seulement un poste disponible. UN SCÉNARIO TYPE DU JUMELAGE LISTES DE CLASSEMENT DES CANDIDATS Priya Sharma 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale 3. Memorial Neurologie 4. Sherbrooke Anesthésie Stéphanie Fortin 1. Sherbrooke Anesthésie 2. Memorial Neurologie 3. Alberta Pédiatrie 4. Western Médecine familiale Claudia Neilson 1. Memorial Neurologie 2. Alberta Pédiatrie Pierre Chang 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale LISTES DE CLASSEMENT DES PROGRAMMES Western Médecine familiale 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang 3. Stéphanie Fortin 4. Claudia Neilson Alberta Pédiatrie 1. Priya Sharma 2. Stéphanie Fortin Memorial Neurologie 1. Claudia Neilson 2. Stéphanie Fortin 3. Priya Sharma Sherbrooke Anesthésie 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang RÉSULTATS Western Médecine familiale Pierre Chang Alberta Pédiatrie Priya Sharma Memorial Neurologie Claudia Neilson Sherbrooke Anesthésie Vacant Si vous avez des questions concernant le jumelage ou l algorithme de jumelage, veuillez communiquer avec le service à la clientèle à l adresse aide@carms.ca ou au

10 ALERTE AU CaRMS Le site Web alerteaucarms.ca a été lancé en 2013 et fournit aux utilisateurs des mises à jour précises et en temps réel concernant tout problème technique systématique qui pourrait surgir avec les systèmes en ligne de CaRMS. Alerteaucarms.ca aide à garder tous les utilisateurs des systèmes en ligne de CaRMS mieux informés et nous permet de cibler plus efficacement les efforts de nos agents du service à la clientèle et de nos spécialistes des technologies de l information. Vérifiez d abord le site alerteaucarms.ca si vous rencontrez des problèmes avec nos systèmes en ligne afin de voir si le problème a déjà été identifié. Tous les problèmes systématiques globaux seront énumérés, ainsi que toutes solutions de contournement, les utilisateurs affectés, le statut des problèmes et les temps de résolution prévus. Les problèmes particuliers rencontrés par des utilisateurs individuels ne seront pas indiqués. 8

11 CaRMS possède une variété de ressources à la disposition des programmes afin de faciliter l année de jumelage. ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE POUR LES FACULTÉS Un numéro de téléphone spécial est communiqué à tous les programmes inscrits avec CaRMS. Notre équipe de représentants bilingues à temps plein des relations avec la clientèle est disponible afin de répondre aux questions tout au long de l année du jumelage. MÉDIAS SOCIAUX RESSOURCES D AIDE POUR LES UTILISATEURS DE PROGRAMME Facebook et Twitter Nous avons une page Facebook dédiée et un fil Twitter conçu pour fournir de l information et des mises à jour concernant nos jumelages et de l information générale concernant l organisation. Visitez-nous sur Facebook à l adresse facebook.com/carms.ca et suivez-nous sur Twitter à l YouTube La chaîne YouTube de CaRMS contient plusieurs vidéos d instruction afin de guider les programmes lors du processus du jumelage. Vous pouvez accéder aux vidéos sur notre chaîne YouTube au lien suivant : youtube.com/user/carmsvideo. SITE WEB DE CARMS CaRMS.ca Pages des utilisateurs des facultés Nos pages d utilisateurs des facultés offrent des renseignements détaillés spécifiquement pour les utilisateurs des facultés. Chaque section contient des foires aux questions (FAQ) détaillées et des conseils de jumelage conçus afin de fournir aux utilisateurs des facultés tous les renseignements nécessaires pour le jumelage de CaRMS. Pages de jumelage Les pages de jumelage de CaRMS offrent des renseignements généraux à propos de chacun de nos jumelages, y compris les critères d admissibilité, de l information concernant l inscription, de l information concernant les universités et les frais. Calendriers de jumelage Les calendriers de jumelage pour les facultés sont une ressource importante tout au long de l année de jumelage. 9

12 Statistiques CaRMS publie des rapports annuels détaillés sur chacun de ses jumelages et conserve des statistiques nationales regroupées sur l enseignement médical au Canada depuis Webinaires de CaRMS CaRMS offre une série de webinaires interactifs tout au long de l année de jumelage. Chaque webinaire est conçu afin de fournir aux utilisateurs une introduction solide à la plateforme CaRMS en ligne et à son fonctionnement. COMMUNIQUÉS Les communiqués envoyés par courriel sont les principaux outils de communication utilisés par CaRMS et contiennent de l information et des instructions importantes pour les utilisateurs enregistrés. 10

13 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42

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