CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE LA FIVA 2015 À : Tous les membres de la FIVA, Membres d'honneur et Membres bienfaiteurs

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1 CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE LA FIVA 2015 À : Tous les membres de la FIVA, Membres d'honneur et Membres bienfaiteurs Du : Président Patrick Rollet Le Président convoque par les présentes tous les Membres, Membres d'honneur et Membres bienfaiteurs à l'assemblée générale annuelle 2015 de la FIVA, conformément à l'article 11.3 des Statuts. L'Assemblée générale aura lieu À à 14h30 (heure locale) le 22 octobre 2015 L'hôtel SHERATON KRAKOW HOTEL Powisle 7 Krakow POLOGNE Téléphone : Fax : adriana.gawina@sheraton.com Si le nombre de Pays membres présents est inférieur au quorum requis par l'article des Statuts, le Président convoque par les présentes une Session de remplacement de l'assemblée générale à 15h00 (heure locale) au même endroit. Avis est donné par les présentes que ladite Session de remplacement atteindra un quorum, quel que soit le nombre de participants présents et qu elle sera habilitée à prendre des décisions valables concernant toutes les questions inscrites à l'ordre du jour de la première session. ORDRE DU JOUR : 1. Rapport du Président et du Comité général 2. Acceptation des Résultats financiers pour Admission des nouveaux membres La deuxième partie de l'agenda sera traitée le Samedi, 24 Octobre de 09:00-12: Présentation du plan de développement des affaires de la FIVA 5. Approbation du budget Propositions des membres 7. Élections 1

2 CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE Conformément à la décision du Comité général, le président convoque par les présentes tous les Membres, Membres d'honneur et Membres bienfaiteurs à l'assemblée générale annuelle 2015 de la FIVA, conformément à l'article 11.5 des Statuts. L'Assemblée générale aura lieu à 9h (heure locale) le 23 octobre 2015 À L'hôtel SHERATON KRAKOW HOTEL Powisle 7 Krakow POLOGNE Téléphone : Fax : adriana.gawina@sheraton.com Si le nombre de Pays membres présents est inférieur au quorum requis par l'article des Statuts, le Président convoque par les présentes une Session de remplacement de l'assemblée générale à 9h30 (heure locale) au même endroit. Avis est donné par les présentes que ladite Session de remplacement atteindra un quorum, quel que soit le nombre de participants présents et qu elle sera habilitée à prendre des décisions valables concernant toutes les questions inscrites à l'ordre du jour de la première session. ORDRE DU JOUR : 1. Modification des Statuts actuels, comme proposé par le Comité général conformément au brouillon envoyé par les Membres pour commentaires le 20 juillet Modification des frais d'adhésion et du système d'élections actuels, comme proposé par le Comité général conformément au brouillon envoyé par les Membres pour commentaires le 20 juillet Présentation du nouveau Règlement intérieur et de la structure de fonctionnement, comme proposé par le Comité général conformément au brouillon envoyé par les Membres pour commentaires le 20 juillet EN CE QUI CONCERNE LES SESSIONS ANNUELLE ET EXTRAORDINAIRE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Propositions pour l'ordre du jour Tout point que vous souhaitez voir ajouté à l'ordre du jour devra être envoyé par écrit 6 semaines avant l Assemblée et au plus tard le mercredi 9 septembre 2015, conformément au point 2.8 du Règlement intérieur (cf. document en annexe). 2

3 Délégués votants Les noms des délégués de votre organisation ainsi que le nom d'un délégué votant et d'un délégué votant adjoint doivent être communiqués de préférence sur le formulaire d'inscription ci-joint et au plus tard 7 jours avant l'assemblée, c'est-à-dire le 14 octobre Tout manquement à ces instructions pourrait compromettre le droit de vote de votre organisation conformément au point 2.1 du Règlement intérieur (cf. document en annexe). Procuration Si votre organisation a un droit de vote à l'assemblée générale, mais ne peut envoyer de délégués à l Assemblée, vous avez le droit de donner à un autre Membre de la FIVA le droit de vote par procuration conformément au point 2.4 du Règlement intérieur. La FIVA devra être informée en détail et par écrit de cette situation au plus tard le 14 octobre Gardez à l'esprit qu'un Membre votant ne peut avoir procuration que pour un autre membre votant. (cf. document en annexe). Paris, le 20 août 2015 Patrick Rollet Président 3

4 ÉLECTIONS DU COMITÉ GÉNÉRAL Pour votre information Pour votre information, les mandats suivants expirent à l'assemblée générale : - David Whale - Vice-président principal - George Ioannides - Vice-président chargé des événements - Peeter Henning - Directeur chargé de la communication - Zoltan Gardos - Directeur chargé des adhésions - Carlos Scoseria - Directeur chargé de l'amérique du Sud Le Comité général propose de nouveaux Statuts, un nouveau Règlement intérieur et une nouvelle structure organisationnelle, qui, selon lui, conviendront mieux au renforcement et au développement de la FIVA au sein d'un environnement en pleine mutation. L'Assemblée générale sera chargée de voter les Statuts proposés au cours de sa session extraordinaire. Personne ne peut anticiper les résultats de ce vote avant qu'il n'ait eu lieu. C'est pourquoi le Comité général vous demande de préparer des candidatures pour les deux scénarios suivants : Scénario A : la structure organisationnelle proposée est acceptée Scénario B : la structure organisationnelle proposée est refusée Scénario A (la structure organisationnelle proposée est acceptée) Conformément à ce scénario, les postes suivants requièrent une candidature : - Vice-président principal - Vice-président chargé des événements - Vice-président chargé du commerce et des compétences/de la jeunesse - Vice-président chargé des relations extérieures - Directeur chargé des adhésions Conformément à la décision du comité général, - le poste de directeur chargé de l'amérique du Sud devra être occupé par un Ambassadeur régional nommé par le Comité général. Par conséquent, le CG n'organisera pas d'élections pour ce poste. - La communication doit se concentrer sur les relations extérieures. C'est la raison pour laquelle les candidats devront être prêts à prouver leurs compétences dans ce domaine. Vu qu'il s'agit d'un nouveau poste, un brouillon de la description du poste est joint en Annexe 1 du présent document. La communication interne sera organisée par le CG le cas échéant. - Des postes pour le commerce et les compétences/la jeunesse sont ouverts, mais des élections n'ont pas encore été convoquées. Vu qu'il s'agit d'une partie importante des responsabilités de la FIVA, il est nécessaire d'élire un vice-président. Toutes les candidatures pour les postes susmentionnés doivent être envoyées au plus tard 6 semaines avant l'assemblée et au plus tard le mercredi 9 septembre 2015 conformément au point 2.8 du règlement intérieur (cf. documents en annexe). 4

5 Scénario B (l'organisation structurelle proposée est refusée) Conformément à ce scénario, les postes suivants requièrent une candidature : - Vice-président principal - Vice-président chargé des événements - Vice-président chargé du commerce et des compétences/de la jeunesse - Directeur chargé de la communication - Directeur chargé des adhésions - Directeur chargé de l'amérique du Sud - Membre du conseil des auditeurs Toutes les candidatures pour les postes susmentionnés doivent être envoyées au plus tard 6 semaines avant l'assemblée et au plus tard le mercredi 9 septembre 2015 conformément au point 2.8 du règlement intérieur (cf. documents en annexe). COMMISSIONS - MEMBRES Les Sessions plénières des commissions doivent avoir lieu conformément au programme ci-dessus. Tous les Membres de la FIVA ont le droit de nommer un délégué votant à chaque Session plénière des commissions, auxquelles chaque délégué votant aura une voix (articles 15.2 et 15.4 des Statuts). Les délégués nommés pour une Commission doivent être inscrits au moins 7 jours avant l'assemblée générale annuelle et au plus tard le mercredi 14 octobre Les délégués nommés pour les Commissions doivent être choisis en fonction de leurs compétences personnelles (cf. point 4.1 du Règlement intérieur). Une candidature est obligatoire pour les Membres des Groupes de travail des diverses commissions (mais pas pour le délégué votant à la Session plénière de la commission) et les candidatures pour ces postes doivent être envoyées au plus tard 6 semaines avant l'assemblée et au plus tard le mercredi 9 septembre 2015 conformément au point 2.8 du Règlement intérieur. Attention : le renouvellement de la candidature est obligatoire pour toutes les personnes qui ont travaillé pour les commissions pendant la période AUDITEURS Le Comité général a reçu un conseil juridique qui lui a indiqué que la FIVA devrait employer des comptables agréés et que son bilan comptable devrait être vérifié par des auditeurs indépendants agréés. La crédibilité de la FIVA vis-à-vis des acteurs extérieurs en dépend! Afin de suivre ce conseil et d'être plus professionnel, le CG a engagé le cabinet Deloitte pour préparer ses comptes. Leurs comptables recommandent la désignation par l'ag d'un spécialiste qui serait auditeur indépendant. Par conséquent, le conseil des auditeurs ne sera plus nécessaire. Un appel à candidatures n'est lancé que pour le cas où l'assemblée générale n'autoriserait pas la participation d'acteurs extérieurs. 5

6 PROGRAMME PROVISOIRE MARDI 20 octobre Arrivée de certains participants et des Membres du Comité général 14 h 18 h : Réunion du Comité général À partir de 19 h : Dîner du Comité général MERCREDI 21 octobre Matin : Arrivée des participants 8 h - 9 h : Petit-déjeuner des Membres du Comité général 9 h - 12 h 30 : Réunion du Comité général 12 h h 30 : Déjeuner à l'hôtel 14 h h : Réunion de la Commission technique 16 h - 16 h 30 : Pause 16 h h : Réunion de la Commission culture 18 h - 18 h 30 : Réunion de la Commission motocyclettes 18 h h : Réunion de la Commission utilitaires À partir de 19 h : Soirée libre JEUDI 22 octobre 8 h - 9 h : Petit-déjeuner des participants 9 h - 10 h 30 : Réunion du Comité législation 10 h h : Pause 11 h - 12 h 30 : Réunion de la Commission événements 12 h h 30 : Déjeuner à l'hôtel 14 h h 30 : Assemblée générale extraordinaire Rapport du Président et du Comité général Acceptation des résultats financiers pour Vote pour accepter les nouveaux membres Propositions des membres 20 h : Dîner à l'hôtel de ville offert par le maire de la ville. VENDREDI 23 octobre 8 h - 9 h : Petit-déjeuner 9 h - 12 h 30 : Assemblée générale extraordinaire : présentation et votes des Statuts. 12 h h : Déjeuner - participants 14 h - 18 h : Assemblée générale extraordinaire : présentation et votes des Statuts. 19 h : Départ pour le dîner au château de Niepolomice. 6

7 SAMEDI 24 octobre 8 h - 9 h : Petit-déjeuner 9 h - 12 h 30 (avec pause) : Assemblée générale extraordinaire Présentation du plan de développement des affaires de la FIVA Budget Élections 12 h h : Déjeuner 14 h - 15 h : Réunion du Comité général (réunion de synthèse) 18 h : Départ pour le dîner de gala aux mines de sel de Wieliczka. Dîner offert par notre hôte, PZM. DIMANCHE 25 octobre 8 h - 9 h : Petit-déjeuner >>>>>>> Départ du Comité général et des participants FORMULAIRE D'INSCRIPTION Le formulaire d'inscription ci-joint doit être renvoyé au bureau au plus tard le lundi 28 septembre 2015 (cf. formulaire en annexe). LIEN DE L'HÔTEL POUR LES RÉSERVATIONS Pour toute question, n'hésitez pas à contacter Dora Cabergs. Adresse pour toute correspondance FIVA ASBL - Bureau, À l'attention de Dora Cabergs, Rue de la Loi, Bruxelles, Belgium. Tél. : Fax : office@fiva.org 7

8 ANNEXE 1 - Brouillon de description du poste Vice-président chargé des relations extérieures Mission, raison d'être du poste Garder la FIVA ouverte sur le monde, renforcer sa visibilité et améliorer son statut. Contribuer à la conservation d'une image dynamique et positive de la FIVA. Objectifs principaux - Créer un réseau de contacts avec les médias spécialisés. - Créer un réseau professionnel avec plusieurs universités et entretenir une relation de confiance avec ce réseau, grâce à des adhésions et du sponsoring. Activités principales - Proposer un plan et un budget de communication externe annuel, pour les médias et les relations publiques au Comité général. - Organiser et avoir des contacts réguliers avec les médias et les professionnels. - Organiser des conférences de presse, publier des communiqués de presse, participer à la conception et à la mise en place des forums de la FIVA. - Concevoir et mettre en place un plan annuel pour multiplier les adhésions et le sponsoring professionnels. - Participer à la newsletter périodique et à la publication annuelle de la FIVA. - Participer aux Comités généraux et aux Assemblées générales. - Participer aux événements importants et organiser la participation de la FIVA à ces événements. Rattachement hiérarchique Rattaché aux : Vice-présidents principaux et au Président Responsable de : Personne ne dépend de lui. Peut déléguer certaines activités au secrétariat et utiliser des ressources externes. Liens fonctionnels principaux : Président et vice-présidents principaux (problèmes stratégiques). Secrétaire-directeur général (problèmes organisationnels et opérationnels). Directeur chargé des adhésions Tous les membres du Comité général Charge de travail estimée Environ un jour par semaine. Certaines périodes sont plus chargées. Commentaires Excellente maîtrise de l'anglais. Une maîtrise des autres langues importantes est un avantage. Être créatif et ouvert, dynamique et capable de travailler avec d'autres dirigeants de la FIVA. 8