CAHIER DES CHARGES PORTANT ARRANGEMENTS POUR L ORGANISATION DES SESSIONS DE LA CONFERENCE AFRICAINE DES MINISTRES DE LA DECENTRALISATION ET DU

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1 CAHIER DES CHARGES PORTANT ARRANGEMENTS POUR L ORGANISATION DES SESSIONS DE LA CONFERENCE AFRICAINE DES MINISTRES DE LA DECENTRALISATION ET DU DEVELOPPEMENT LOCAL (CADDEL) 1

2 Ce Cahier des Charges définit les conditions à remplir pour l accueil des sessions de la CADDEL. Il établit les principes, les tâches et les responsabilités y relatifs. 1. Historique Lors du Sommet Africités tenu à Windhoek en Namibie en 2000, les ministres africains en charge de la décentralisation ont décidé de créer la CADDEL pour promouvoir la décentralisation et le développement local en Afrique. Trois ans plus tard, cette idée a été confirmée pendant le Sommet Africités de Yaoundé en 2003, et le Cameroun a été désigné pour présider aux destinées de la CADDEL. Deux années après, une réunion extraordinaire s est tenue à l issue de laquelle la Déclaration de Yaoundé a été signée. Dans cette dernière, les ministres se sont engagés au nom de leurs gouvernements à promouvoir la décentralisation et le développement local. En Janvier 2007, la Conférence des Chefs d Etat et de Gouvernement de l Union africaine réunie à Addis- Abeba a adopté la décision n Assembly/AU/Dec.158 (VIII) demandant la transformation de la CADDEL en structure de l Union africaine, dans le cadre de la restructuration des Comités Techniques Spécialisés. L objectif de la CADDEL est de promouvoir la décentralisation, la gouvernance locale et le développement local en Afrique, en vue d améliorer les conditions de vie des populations et de contribuer à l intégration régionale. La Session Ordinaire de la CADDEL se tient une fois tous les trois ans dans un pays membre de l Union africaine ayant manifesté l intérêt de l accueillir. 2. Processus de choix du pays hôte d une session de la CADDEL Les pays candidats à l organisation sont invités à présenter leur candidature au moins six mois avant la tenue de la session ordinaire qui décide. A cet effet, Ils adressent une demande formelle au Secrétariat Exécutif Permanent (SEP) accompagnée d un dossier contenant toutes les informations requises. Après réception du dossier, le SEP l introduit auprès du Comité des directeurs pour avis avant soumission au Bureau de la CADDEL qui propose à la Conférence des Ministres le meilleur candidat. Si un pays candidat envisage de sous traiter l organisation à un prestataire de service, le dossier doit contenir des informations sur ce sous - traitant ainsi que les services qu il va offrir. Pour une Session Extraordinaire, le Bureau de la CADDEL décide du choix du pays hôte. 3. Critères de sélection à remplir Les propositions de candidature soumises sont évaluées à partir des critères suivants: les propositions de date pour la Session; les conditions pour les réunions : 2

3 o Une salle pour les plénières avec une capacité minimale de 500 places assises et un dispositif de traduction et d interprétariat ; o Un espace suffisant pour faire l enregistrement de 500 participants ; Le lieu où se tient la rencontre dans la ville hôte doit être d accès facile pour les participants ; Des dispositions adéquates pour l information et la communication dont une salle de presse équipée du des ordinateurs, un accès libre à internet et des téléviseurs ; Un minimum de cinq bureaux à utiliser par le Président, les membres de son Bureau, le Secrétariat etc. garanti ; Une salle de secrétariat technique équipée des ordinateurs disposant des logiciels des différentes langues officielles de la CADDEL ; Une salle de reprographie équipée de photocopieurs ; Une salle d honneur CADDEL avec un minimum de 20 places assises et au moins 4 ordinateurs et un accès libre à internet ; Des facilités de restauration pour satisfaire l ensemble des participants. des capacités d hébergement selon les catégories d hôtels suivantes: o 4 et 5 étoiles chambres ; o 2 et 3 étoiles chambres ; La négociation avec les hôtels sur accord écrit pour garantir la disponibilité des chambres à des prix négocié pour les dates de la Session. Cet accord doit être signé avant l annonce officielle du choix du lieu de tenue de la Session ; Un espace d exposition suffisant garanti à tous les exposants ; Une carte qui localise le lieu de la session avec indication précise des salles et autres facilités utiles pour la conférence à mettre la disposition des participants ; Une équipe médicale disposant des équipements médicaux à installer au lieu de la conférence et dans les hôtels où vont loger les délégations et participants ; 4. Les parties Les parties responsables de l organisation d une session CADDEL sont : o le Bureau ; o le SEP ; o le Comité National d Organisation du Pays hôte (CNO PH) ; Ces parties doivent collaborer pour organiser avec succès la session CADDEL. Le Bureau de la CADDEL est l organisateur principal de la session assisté du Comité National d Organisation du Pays hôte (CNO PH). Le CNO PH doit être interministériel avec des sous comités relatifs aux différents domaines essentiels pour la réussite de la conférence (accueil, hébergement, sécurité, transport, santé,.etc.). Le CNO assume dans le pays toutes les responsabilités organisationnelles et financières liées aux différents aspects de la session. 3

4 Le Bureau de la CADDEL se réserve le droit de changer de pays hôte même après signature de l accord avec le CNO PH, dans le cas où un changement important est intervenu sur les critères de sélection ou alors ce cahier de charges n est pas rempli. 4.1 Rôle général de la CADDEL Le Bureau de la CADDEL est le principal le responsable et organisateur officiel des sessions de la CADDEL. Avec le SEP, ils sont membres es qualité du CNO PH et participent à toutes les décisions administratives à prendre par ce comité. Le Président de la CADDEL et le SEP travaillent conjointement avec le CNO PH pour l invitation des intervenants et l élaboration du programme des travaux. Le Président de la CADDEL approuve la liste finale des intervenants ainsi que le programme du CNO PH. Pour la présidence de la Session. Le Président de la CADDEL a la responsabilité générale de la Session et en est le porte parole. Il est assisté dans cette tâche par les membres de son Bureau, le Président du Comité des Directeurs et le Secrétaire Permanent (SP). Le Président de la Session et ceux qui l assistent rendent compte à la Conférence des Ministres. 4.2 Rôle et responsabilités du CNO PH Le CNO PH travaille en étroite collaboration avec le Bureau de la CADDEL et le SEP pour organiser avec succès les Sessions de la CADDEL. Les responsabilités du CNO PH sont les suivantes : o préparer l accueil dans la ville et le pays hôtes ; o Co-organiser la cérémonie d ouverture ; o Co-organiser la cérémonie de clôture ; o Co-élaborer le programme des travaux ; o Coordonner au niveau du pays les relations avec les médias ; o Assurer le protocole et prendre les dispositions diplomatiques pour les personnalités qui participent à la Session ; o Assurer la sécurité des participants ; o Organiser le transport local ; o Mobiliser les financements et autres appuis au niveau national ; o Assurer toutes les autres facilités pour permettre la réussite des travaux ; o co - préparer et distribuer tous les documents imprimés et en version électronique ; o organiser les expositions ; o inscrire les participants ; o Recruter les prestataires de services au niveau national ; o Prendre toutes les participants pour que tous les participants obtiennent les visas à l avance pour les pays qui n ont pas de représentation diplomatique du pays hôte ; o le CNO PH peut sélectionner et signer un contrat avec un PPO. Ce contrat doit inclure toutes les informations contenues dans ce cahier de charges ; o Apporter son assistance pour le marketing et le sponsoring de la Session. 4

5 5. Financement Le CNO PH assure la responsabilité financière de la Session. 6. Responsabilités administratives Les activités de RP seront mises en œuvre conjointement par le SEP et le CNO PH. Le Bureau de le CADDEL et le CNO PH sont responsables de la recherche du financement pour la Session sur la base d un guide à élaborer par le SEP pour orienter toutes les activités de sponsoring. Les pays membres participent en payant les frais de transports de leurs participants de leur pays d origine jusqu au pays hôte de la rencontre. Le CNO PH prend en charge deux personnes de chaque délégation officielle des pays membres, le Ministre et 1 Directeur ou Haut Responsable. Au cas où un pays envoie plus de deux personnes, il prend lui-même en charge les dépenses de séjour des autres membres de sa délégation. Le Bureau de la CADDEL et le CNO PH travaillent en étroite collaboration pour développer le tous les supports de la Session. Le logo de la CADDEL doit figurer sur tous les documents et autres supports de la Session ainsi que tous les partenaires ayant apporté un appui financier et/ou technique à la réussite de la session. le SEP est responsable de gérer le site Web de la Session qui n est autre que celui de la CADDEL. Toutes les activités seront réalisées en parfaite harmonie et dans le strict respect des lois et règlements du pays hôte. Les soussignés agissant à travers leurs représentants dûment mandatés, ont au nom des différentes parties signé le présent accord en ce jour du.20 Pour le pays hôte Pour la CADDEL Nom : Nom: Fonction Fonction 5

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