Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 1 sur 8

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1 Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Nous avons le plaisir de vous adresser ci-après une liste des principales modifications, améliorations et ajouts que nous avons jugé utiles à vous précisez. Comme vous le savez déjà, de nouvelles fonctionnalités viennent régulièrement compléter le logiciel ESCentiel, et nous avons rédigé ci-après une liste non-exhaustive. (Modification entre juin 2012 et mars 2013) N hésitez pas à nous contacter pour tout complément d informations. Nous sommes à votre écoute et à votre disposition pour vous assister, vous conseiller. Nous espérons que vous serez ravis de constater que le logiciel ESCentiel évolue et grandit en performance et en fonctionnalités. Nous vous souhaitons une bonne lecture et surtout une bonne utilisation. Jeanne TERRIER & Alain POIGNAND Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 1 sur 8

2 Mise à jour automatique de ESCentiel : Si un utilisateur tente d exécuter une mise à jour du logiciel ESCentiel et qu elle n en a pas les droits, il lui est indiqué le nom des personnes autorisées à le faire Module optionnel «Multi-écran» : Il est désormais possible d exécuter plusieurs fois le logiciel ESCentiel sur un même poste de travail. Ceci autorise un utilisateur à lancer plusieurs fois l application ESCenteil et d y travailler en simultanée, ce qui permet notamment de travailler en multi-écrans. Classeur par défaut Ajout d un paramètre permettant de proposer un classeur par défaut lors de la création de document (en alternative à l assistance classeurs) Etat des devis en préparation automatique / manuel Ajout d un paramètre pour gérer manuellement l état «en préparation» sur le devis client Combo avec sélection des données actives et actives/inactives Procédure pour charger dans les combos des données actives, et si nécessaire de charger des données inactives pour anciennes données affichées. Concerne ; classeur, abréviation, tva, personne, type heure, département, etc Récapitulatif détaillé des acomptes avec ligne de cumul sur l impression des factures -Changement des lignes des factures acomptes déjà émises avec ajout du champ facture TTC et retenue de garantie -Ajout d une ligne cumul des factures acomptes (avec cumul possible du TTC et des Retenues de garantie) Analyse fiche de travail liées à d autres fiches de travail Si une fiche de travail est liée à une autre fiche de travail, les données sont traitées dans l analyse de la fiche de travail selon l arborescence. Statistiques / ventilation des achats et des ventes Prise en compte de l arborescence des fiches de travail dans les résultats obtenus pour la ventilation des articles dans les fiches de travail Statistiques / ventilation matériel valorisé au prix d achat ou prix de vente La ventilation des livraisons de vente et des fiches de travail (matériel) des articles ne traitait que les prix de vente, maintenant il est possible de choisir dans cette fenêtre si la valorisation doit se faire sur le prix d achat ou sur le prix de vente. Mention Offert Ajout d un champ d impression Offert si remise linéaire est 100% Décompte négatif autorisé Autorisation de décompte en négatif dans la gestion des factures d acompte Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 2 sur 8

3 Impression du métré -Possibilité d imprimer le métré par lieux, avec possibilité de choisir un titre pour la page des lieux non définis -Possibilité d imprimer de la position x à la position y Paramètre calcul % réalisé lors de l impression du métré Possibilité d imprimer oui/non le % réalisé calculé sur la quantité prévue et la quantité exécutées lors de l impression du métré Etat d avancement d un devis selon les métrés existants Création d un nouvel état permettant d afficher un état d avancement du devis selon les métrés existants ; chaque métré est associé à une colonne qui contient la quantité exécutée, ce qui permet d avoir un récapitulatif des quantités des métrés pour chaque position présenté sous forme de tableau avec possibilité d exporter vers Excel Insertion d un métré dans une facture Ajout d une nouvelle fonctionnalité case à cocher pour intégrer uniquement les lignes avec métré Blocage pointage /fiche de travail Blocage dans le réseau afin d interdire la saisie simultanée du pointage Optimisation de la saisie du pointage Ajout d une rangée de cases à cocher pour chaque colonne affichée dans la table de pointage permettant de choisir d accéder oui/non à la colonne en mode de saisie pendant la saisie de pointage. Ceci permet d éviter des erreurs et accélère en outre la saisie de pointage. Mémorisation fenêtre de pointage Enregistrement automatique de la configuration des colonnes du pointage dans la fenêtre de saisie du pointage (largeur et position des colonnes) Double clic sur le nom du client / nom du fournisseur Si double clic sur le nom du client ou le nom du fournisseur, accès direct à la fiche du client/fournisseur en mode modification dans l ensemble des fenêtres de saisie. Recherche sur le nom contient pour les clients et les fournisseurs Ajout d un champ de recherche facilement accessible par l utilisateur dans les fenêtres de sélection et de présélection des clients et des fournisseurs sur le «nom contient» dans la rubrique ABC Fiche de travail et fiche de chantier Impression des n téléphone/gsm liés à l adresse supplémentaire/intermédiaire. Envoi via ESCentiel -Ajout d une fonction pour ajouter ou remplacer un destinataire -Ajout d une fonction permettant d envoyer le mail avec des adresses destinataire en copie, et en copie cachée Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 3 sur 8

4 Lettre type envoi Création automatique d une lettre type par utilisateur afin de personnaliser les envois avec une signature et insertion d image Image Insertion d images dans l Article composé : Calcul des articles composé avec une sous-arborescence d articles composés en illimité Gestion de l escompte : -Choix de calculer oui/non les escomptes sur la déclaration de TVA à 3 % destinée à l administration de l enregistrement -Ajout d une case à cocher oui/non pour gérer les escomptes sur les facturiers clients et fournisseurs et sur les statistiques TVA Devis client / Article composé : -Insertion d un article composé dans un article composé dans le devis (imbrication) -Possibilité d ouvrir un article composé dans une position de devis même si cette position n est pas un article composé ( souplesse d utilisation notamment concernant un devis/ bordereau importé). Code ISO Identification et contrôle du code ISO dans les pays et les devises Contrôle code IBAN et BIC Contrôle de l intégrité du code IBAN et ou du BIC saisi dans le champ correspondant dans la totalité du logiciel Blocage des champs en saisie Blocage des champs de liaison et type pour définir les coefficients, salaire, prix main d ouvre, prix déplacements et prix équipement, ceci pour plus facilité d utilisation et limiter les risques d erreur. Copier/Coller Mise en forme Ajout d une fonction Copier/Coller la mise en forme dans la barre RTF (outil pinceau) Insertion d un fichier Excel dans le devis client -Possibilité lors de l insertion d opter oui/non pour une mise en page avec gestion des sous-totaux -Gestion de mise en forme du texte intégré selon police par défaut Impression rapport Multiline Possibilité d imprimer un rapport paiement même pour un paiement unique, (accessible par le bouton imprimer dans la fenêtre saisie des paiements fournisseur) Contrat sur fiche client Si plusieurs contrats existent pour le même client, on informe que le client a plusieurs contrats, et si un seul contrat est actif on note son groupe. Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 4 sur 8

5 Traitement du bouton Visualiser pour les contrats Dans les listes/historiques, possibilité d accéder à la fiche du contrat. Saisie paiement client Lors de la saisie des factures clients, possibilité d intégrer oui/non dans le solde restant dû, le montant de la retenue de garantie pou accéder aux factures ouvertes. Analyse du devis, de la facture Possibilité de gérer dans l analyse des articles composés imbriqués dans des articles composés Liaison par défaut sur tâche et sur type d heure Ajout d une liaison et d une tâche par défaut pour chaque type d heure Ajout d une liaison et d un type d heure par défaut pour chaque tâche Ceci dans le but de faciliter la saisie du pointage et d assister l utilisateur (gain de temps et risque d erreur réduit) Marqueurs de début et de fin Pour plus d homogénéisation, les marqueurs avec les mots début et fin ne sont plus traités, et doivent être utilisés en prenant les mêmes marqueurs de début et de fin que ceux utilisés pour les fonctions copier et déplacer. A savoir les marqueurs sont : < > [ ] ( ) { } Fonction Supprimer Ajout d une fonctionnalité pour supprimer un bloc de lignes sélectionnées. Les lignes à supprimer doivent être délimitées par des marqueurs à introduire dans la colonne des chapitres. Il s agit des mêmes marqueurs que ceux utilisés pour la fonction copier/déplacer, Une fois que les lignes sont délimitées, il est possible de cliquer sur le bouton Supprimer. Fonction Déplacer Ajout d un bouton «déplacer», venant compléter le bouton «copier», dans toutes les fenêtres de saisie de document permettant de déplacer un bloc de lignes dans le document actif. Fonction Langue Allemande Concerne uniquement les utilisateurs ayant l option langue allemande. Lors de la copie d un document dans un document, si la langue du client n est pas la même, une fonctionnalité permet d aller rechercher le libellé des articles dans la langue pour les remplacer automatiquement dans le document. Cette fonction a été améliorée en y intégrant les marqueurs de début et de fin à utiliser dans la colonne des chapitres ( les mêmes marqueurs que ceux utilisés pour les fonctions copier/déplacer ) Insertion modèle d articles Si insertion d un modèle d articles dans un document sur une ligne dans laquelle une position existe déjà, alors les lignes articles du modèle d articler viennent maintenant s insérer, sans écraser l article sur lequel on se trouvait au moment de la manipulation. Accès au document en mode visualisation Possibilité de visualiser un document à partir de la liste des contrats, des projets, etc Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 5 sur 8

6 Eviter la double-saisie d une facture d un fournisseur Contrôle afin d éviter un double encodage d une facture d un fournisseur en vérifiant la référence de la facture du fournisseur dans le facturier achat et dans le facturier frais. Type fournisseur Si le fournisseur est créé à partir de la fenêtre de saisie des factures de frais, alors par défaut le type Frais est proposé dans la combo dans la fiche de saisie du fournisseur. Accès facilité pour traitement des données spéciales attachées à des liaisons 1- Affichage de toutes les données quelque soit la liaison (avant restriction sur la société, d où difficulté de retrouver des données sans connaitre les liaisons concernées) pour : -Prix de vente de la main d œuvre -Prix des déplacements -Prix Salaires horaires -Coefficient sur les salaires bruts -Prix des équipements 2- Traitement des boutons de sélection rendus inaccessibles sur les saisies des prix de main d oeuvre, équipements, coef. Analyse du projet (liste des personnes et état des devis) Ajout du choix de la personne dans l onglet réalisé pour visualiser directement aux heures prestées sur un projet par personne dans la table récapitulative des heures. Prise en compte uniquement des devis commandé et facturé dans les analyses. Paramètre des unités dans cadre fin de document Ajout d un paramètre permettant d imprimer le cadre de fin de document mais d ôter la légende des unités sur la partie de droite Utilitaires changement TVA Création d une fonctionnalité permettant de modifier en série le taux de TVA des articles suite à la mise en place d un nouveau de TVA (fonction accessible dans la fenêtre de mise à jour des articles) Affichage des sous-totaux à l écran sur les documents Les lignes de sous-total apparaissaient à l écran dans un fond de couleur verte, et les calculs des sous-totaux étaient traités lors de l impression. Les Codes spéciaux liés à la gestion des totaux, des sous-taux, totaux des chapitres, etc ont été amélioré : maintenant, la gestion des sous-totaux est traitée également à l écran, ainsi l utilisateur peut contrôler et visualiser les chiffres dès que la fonction est active. Gestion des sous-totaux (Mise en forme par défaut) Il est possible de définir une mise en forme par défaut pour les lignes de totaux, sous-totaux, total chapitre, etc (Cette fenêtre de paramétrage est accessible seulement par Accolade) Récapitulatif des chapitres Reprise du numéro du chapitre lors de l impression Récapitulatif des chapitres Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 6 sur 8

7 Sous-total d un chapitre de Variantes Lors de l'impression des totaux de chapitre variante calculée ( STCV), l'impression du cumul se fait entre parenthèse et dans la couleur variante prédéfinie. Couleur des groupes projet Il est possible de définir une couleur associée à un groupe de projets et de ce fait les projets associés un groupe apparaissent dans la liste de présélection et la liste de sélection des projets dans la couleur choisie. Fiche personnel Ajout d un nouveau choix «Séparé(e)» dans la rubrique de l état civil Modification du champ salaire brut mensuel - Impression fiche personnel (augmentation champ cp) Fiche Client information contrat Si un client possède un contrat, alors le groupe de ce contrat est précisé dans la fiche client. Si un client possède plusieurs contrats alors pour plus d exactitude, nous renseignons la fiche client en affichant dans ce titre : «Plusieurs contrats différents» Liste complète des informations (clients/fournisseurs/personnel/articles) Ajout de toutes les colonnes des bases de données. Suppression d un l historique d envoi /fax Possibilité de supprimer une ligne d historique, ainsi que le PDF associé à l envoi Texte de fin optimisation du nombre de lignes à l impression du devis Si le texte de fin du devis peut être imprimé dans l espace inoccupé à gauche du cadre total document alors il sera inséré à cet endroit afin d optimiser le nombre de lignes à l impression. Article multi-fournisseur Dans le menu de la gestion du stock et dans la liste des articles, il est possible d obtenir la liste des articles d un fournisseur en traitant les articles qui sont en «multi fournisseur» et qui sont associés au fournisseur sélectionné. Insertion de devis dans une facture avec des coûts main d œuvre différents Si les coûts sont différents, une question est posée pour savoir si on copie les coûts du devis copié dans la facture, si la réponse est non alors une nouvelle question est demandée pour savoir si on souhaite conserver le prix de vente, ce qui permet de copier des devis dans une facture en maintenant les prix de vente comme ceux du devis. Analyse des contrats Ajout d un onglet Analyse dans la fenêtre liste des contrats permettant d obtenir différentes liste des contrats sur des périodes selon de nombreux filtres. De nombreuses listes sont accessibles et sélectionnables dans une liste combo et peuvent être également exportables ou paramétrables. Pointage équipement Ajout d un paramètre permettant de bloquer le temps de travail de la personne sur la durée de l équipement associé au pointage (quantité de l équipement = la durée du pointage) Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 7 sur 8

8 Projets / sous-éléments Dans l onglet Déroulement du projet, il a été ajouté une table permettant d insérer des éléments associés au projet. Ces sous-éléments peuvent être un autre projet (qui lui-même peut être composé de sous-éléments), une fiche de travail si module activé, un client, etc Cette fonction permet de relier des éléments entre eux, ce qui va vous permettre d avoir des coûts, des montants facturés, des résultats et historiques regroupés ou scindés selon vos besoins. En résumé, ceci est utile notamment pour analyser des projets séparément et obtenir des résultats automatiquement dans des sur-projets qui intègrent des sous-éléments. Liste des actions Possibilité d accéder à la gestion en visualisant en multi-lignes. Et ajout d un tri par «date». Module Fidélité Système caisse Développement d un nouveau module permettant de mémoriser le nombre de passage et le montant acheté par client afin de lui attribuer une remise de fidélité lors d un achat futur. Corrections /Amélioration diverses -Droits d accès Analyse du projet -Saisie paiement simple sur une facture (fenêtre grisée corrigée) -Optimisation des espaces à l impression du devis client -Couleur sur ligne complète -Liste des paiements non liée à une référence de document -Champ classeur, mémorisation de la dernière valeur dans les fenêtres de filtre -Reconduction des contrats (champ date si reconduction autre qu une génération de facture) -Rafraichissement des données dans l onglet devis dans la fenêtre du projet -Numérotation automatique des documents : contrôle la cohérence sur le premier identifiant de la numérotation -Bouton quitter mode abandon avec sauvegarde nécessaire Et plein d autres choses que nous vous laissons le plaisir de découvrir. Mise à jour disponible à l adresse suivante : Mise à jour ESCentiel - Mars 2013 Page 8 sur 8