RURALVET POCKET MATÉRIEL REQUIS

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1 RURALVET POCKET Ruralvet Pocket (ou PPC) est la version de Ruralvet destinée à une utilisation sur Pocket PC. Ce logiciel permet la saisie d ordonnances et de chiffrages qui seront ensuite exportés dans votre logiciel Vétocom. Vos fichiers clients, médicaments, actes, dictionnaires sont disponibles depuis Ruralvet Pocket. Une synchronisation permet d exporter vos saisies dans la liste des chiffrages Vétocom (en «relevé») et met à jour l historique médical des exploitations ou animaux concernés. Les fichiers ainsi mis à jour sont ensuite réimportés sur le Pocket pour disposer des informations les plus récentes. L utilisation de Ruralvet Pocket nécessite l installation du logiciel Ruralvet PC pour permettre les échanges entre le logiciel Vétocom et le Pocket PC. MATÉRIEL REQUIS Processeur 400 MHz Système d exploitation (*) Windows Mobile 2003 Mémoire (**) 64 Mo Stockage intégré (ou carte mémoire) (64)-128Mo Écran Résolution 320*240 en mode portrait (vertical) (*) Pour consulter la version du système d exploitation d un Pocket, aller dans «Démarrer -> Paramètres», puis choisir l onglet «Système» et cliquer sur l icône «A propos de». La première ligne de l écran donne en principe la version du système d exploitation installé. (**) La mémoire «vive» de votre Pocket peut se consulter en cliquant sur l icône «Mémoire» de l écran «paramètres système» (le même que pour vérifier le système d exploitation, cf. ci-dessus). 1/16

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3 INSTALLATION Avant d installer Ruralvet Pocket vous devez : Avoir installé correctement votre Pocket PC sur votre PC (consulter la documentation de votre Pocket PC concernant Activesync). Installer le logiciel Ruralvet version PC. Consultez la notice correspondante pour l installation et le paramétrage de Ruralvet PC. Connecter votre Pocket PC à votre ordinateur (PC)! Le programme d installation de Ruralvet Pocket Vous disposez d une connexion internet Une fois le logiciel Ruralvet PC installé vous pourrez télécharger et installer Ruralvet Pocket depuis ce logiciel. Téléchargement Depuis le menu de Ruralvet, cliquer sur le bouton «Utilitaires» (bouton jaune), puis cliquer sur le bouton «Pocket PC» (cf. Figure 1 et Figure 2). La fenêtre de paramétrages dédiés à Figure 2 Accès aux paramètres Pocket (Ruralvet PC) Figure 1 Utilitaires Ruralvet PC l utilisation d un Pocket PC s ouvre alors. Depuis cette fenêtre (cf. Figure 3) vous pourrez télécharger et installer le logiciel Ruralvet Pocket. Cette fenêtre permettra aussi de créer le «partenariat» entre Ruralvet PC et Ruralvet Pocket. Elle vous permettra aussi de choisir certaines options et préférences. 3/16

4 Figure 3 Fenêtre de paramétrage d un Pocket PC (dans Ruralvet PC) Lors de la première utilisation (= pas encore de fichier d installation pour Ruralvet Pocket), un bouton «Télécharger» est disponible (il s appellera ensuite «Mise à jour»). Un clic sur ce bouton permet d ouvrir la fenêtre de téléchargement du programme Ruralvet Pocket. Il faut cliquer sur le bouton «Télécharger». Le programme est alors téléchargé (le temps de téléchargement peut varier en fonction de votre connexion internet). Une fois le programme téléchargé, il est automatiquement exécuté (votre Pocket PC doit donc être connecté à votre ordinateur!). Sans connexion internet Vous devez utiliser le programme fournit sur le CD d installation Vétocom. Installation du programme sur le Pocket Suivez les instructions du programme d installation «Windows Installer» (voir la notice «Installation d un programme Pocket PC»). Le programme Ruralvet Pocket est maintenant installé sur le Pocket. Il reste à créer un partenariat avec le logiciel Ruralvet PC. Création du partenariat Ruralvet Sur le PC Sur la fenêtre de paramétrage de Ruralvet PC (cf. Figure 3), cliquer sur le bouton «Créer» de la section «Partenariats». 4/16

5 Ruralvet PC va alors déterminer le dossier d installation de Ruralvet Pocket sur votre PDA, exécuter Ruralvet Pocket et se placer en «attente» de la réponse de Ruralvet Pocket (cf. Figure 4). Figure 4 Création d un partenariat lors de la première utilisation de Ruralvet Pocket Sur le Pocket Vous devez regarder l écran de votre Pocket qui doit être celui de la Figure 5. Cliquer sur le bouton «Choisir» pour choisir le dossier de stockage pour vos données. La fenêtre de choix d un dossier s ouvre (Figure 6), choisir le dossier puis cliquer sur «ok». Il est fortement recommandé de choisir le stockage intégré de votre Pocket (s il est suffisant en taille >32Mo) ou une carte de stockage, afin d éviter de risquer une perte de données en cas de panne batterie du Pocket! Sur le PC Une fois ce dossier choisi, Ruralvet (sur le PC) continue les opérations nécessaires à l export des fichiers sur le Pocket. Au bout de quelques instants, Ruralvet PC vous indique «Les fichiers sont en cours d installation sur votre Pocket PC. Vous pouvez le déconnecter de votre PC si besoin.». Sur le Pocket Sur votre Pocket PC, une fenêtre avec 2 jauges de décompactage de vos fichiers doit être affichée (cf. Figure 7). Dès le décompactage terminé, la fenêtre de paramétrage du préfixe d ordonnance apparaît (cf. Figure 8). 5/16

6 Vous devez ici bien faire attention à choisir un préfixe UNIQUE. C est à dire différent sur CHAQUE poste de saisie Ruralvet (Pocket ou PC). Faire attention par exemple avec les initiales de votre nom (si vous faites des saisies tantôt sur un Pocket, tantôt sur un PC, et utilisez vos initiales comme préfixe cela va créer des doublons dans la numérotation de vos ordonnances!!). Le compteur d ordonnance s initialise sur le numéro 1, vous pouvez laisser cette valeur. Validez la fenêtre en cliquant sur «ok» (en haut à droite de la fenêtre). Le menu de Ruralvet Pocket apparaît (cf.figure 9). Figure 5 Figure 6 Choix du dossier de stockage Figure 7 Décompactage des fichiers Vétocom Figure 8 Paramètres ordonnances Figure 9 Menu 6/16

7 PARAMÈTRES RURALVET Vous pouvez modifier les paramètres dans la fenêtre «paramètres» (cf. Figure 10) en cliquant sur le bouton «paramètres». Figure 10 Paramètres Figure 11 Gestion serveurs Modifier le dossier de stockage de vos données Dans la fenêtre paramètres, vous pouvez modifier le dossier de stockage en cliquant sur le bouton «choisir» (à côté du chemin actuel de vos données). Vos données seront alors déplacées dans le nouveau dossier. Information sur le vétérinaire par défaut Il est possible de modifier le vétérinaire par défaut pour les saisies effectuées sur le Pocket. Vous pouvez (devez) indiquer aussi votre numéro ordinal. Si ce numéro est indiqué dans Vétocom, il sera repris ici. Ce numéro figurera sur les ordonnances. Serveur partenaire Dans le cas d une installation multi-serveur (plusieurs fichiers clients distincts), vous pouvez alterner la saisie sur les fichiers d un serveur ou sur ceux d un autre serveur (clinique A et B par exemple). Un clic sur le bouton «Gérer» de cette section permet d ouvrir la fenêtre de «gestion serveur» (cf. Figure 11). Dans cette fenêtre vous pourrez modifier le nom donné au serveur (informations propre à chaque Pocket). Ceci ne sert qu à vous permettre d identifier facilement sur quels fichiers vous travaillez. Vous pouvez aussi changer de fichier client en choisissant la ligne du serveur sur lequel vous souhaitez travailler puis en validant par «ok» la fenêtre «gestion serveur». Il est possible aussi d obtenir cette fenêtre «gestion serveur», en cliquant depuis la fenêtre Menu (cf. Figure 9), sur la ligne donnant le nom du serveur en cours. 7/16

8 Logiciels SNGTV Vous pouvez indiquer ici, que vous utilisez le logiciel Vétélevage. Cela permet d afficher les options Vétélevage dans Ruralvet. Vous pourrez alors bénéficier de la saisie unique Vétélevage- Vétocom permettant d éditer l ordonnance, de mettre à jour le registre éleveur et de saisir les informations financières dans Vétocom. Numérotation ordonnances Le bouton «Num. Ordo.» permet d ouvrir la fenêtre de paramétrage des ordonnances (cf. Figure 8). 8/16

9 UTILISATION DE RURALVET POCKET Ruralvet Pocket vous permet d effectuer la saisie d une visite selon deux modes, selon que vous utilisez ou non le logiciel Vétélevage. Cela comprend la saisie «médicale» (commémoratifs, clinique, diagnostic etc.), la saisie de l ordonnance (et son impression) ainsi que la saisie de la facturation (impression d un «bon de livraison»). Pour effectuer une saisie, vous devez cliquer depuis le menu (Figure 9 Menu) de Ruralvet Pocket, sur le bouton «Saisir». La fenêtre de gestion d un client s affiche alors (Figure 12). Lors de la première utilisation de Ruralvet Pocket, Figure 12 Gestion clients cette fenêtre se présente comme sur la Figure 12 avec les boutons de choix du client (parmi le fichier Vétocom, le fichier Vétélevage, le cas échéant, ou parmi les clients utilisés fréquemment sur votre Pocket). Choix d un client Fichier client Vétocom Vous pouvez cliquer sur le bouton «Vétocom» depuis la zone «Sélection d un client» afin d ouvrir la fenêtre de sélection client (Figure 13). Dans cette fenêtre, vous pouvez chercher le client par son nom ou pas son code client. Pour des raisons de performances liées au Pocket, tout le fichier n est pas listé dès l affichage. La liste des premiers clients (par ordre alphabétique) de votre fichier est affichée. Pour afficher d autres clients, vous devez saisir les premiers caractères du nom du client dans la zone «Nom». Exemple : en saisissant «b» dans la zone nom, les 20 premiers clients dont le nom commence par «b» sont affichés. Au fur et à mesure de la saisie, la sélection s affine. Il est malgré tout possible selon les performances de votre Pocket PC, d afficher la liste complète de votre fichier client en utilisant le caractère «*». La saisie de ce caractère seul, listera TOUT votre fichier client (le traitement peut être TRES long). Il est possible de l utiliser aussi pour rechercher tous les clients dont le nom commence par «bo», en saisissant «bo*» dans la zone «Nom». Figure 13 Sélection client La sélection d un client à l aide du «stylet» de votre Pocket PC permet de lister dans le second tableau (celui du dessous), la liste des exploitations et/ou animaux de ce client. Par défaut, la liste des exploitations apparaît et lorsque le client possède un 9/16

10 cheval, le menu «Équine» apparaît. En cliquant sur ce menu, vous obtenez la liste des fiches équines liées au client en cours de sélection. Une fois votre choix fait, cliquez sur «ok» (en haut à droite de la fenêtre). Un clic sur le menu «Quitter» (en bas à gauche) de la fenêtre, ferme la fenêtre sans choisir de client. Fichier client Vétélevage Lorsque vous êtes utilisateur de Vétélevage, vous pouvez choisir un client dans votre fichier Vétélevage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Vétélevage» de la fenêtre de gestion client. Cette fenêtre (Figure 14) fonctionne sur le même principe que la fenêtre de sélection client «Vétocom». En revanche, il n y pas de tableau listant les exploitations, puisqu un client Vétélevage correspond à une seule exploitation! Cependant, comme pour Ruralvet PC (voir la notice correspondante), il est nécessaire d établir des liens entre votre fichier Vétélevage et votre fichier Vétocom. Ainsi, lorsque vous choisissez un client depuis cette fenêtre et que le lien n est pas encore fait, Ruralvet Pocket va vous demander d établir ce lien (Figure 15). Un clic sur «Oui» affiche la fenêtre de sélection d un client Vétocom. Choisissez alors le client et l exploitation correspondants, puis cliquez sur «ok». Une fenêtre de confirmation s affiche, cliquez sur «Oui» si le lien est correct (Figure 16). Figure 14 Sélection client Vétélevage Figure 15 Liaison client Vétélevage Figure 16 Confirmation de la liaison La liaison est maintenant créée et le client Vétélevage sélectionné, la fenêtre de gestion client affiche alors les informations clients correspondantes. Son fond passe en couleur violette afin de différencier nettement une saisie en mode Vétélevage et une saisie en mode Vétocom. Vous pouvez cependant alterner ces modes de saisie en cochant/décochant la case «Mode vétocom». Voir les Figure 17 et Figure 18 de cette fenêtre selon qu on affiche le mode Vétocom ou le mode Vétélevage. 10/16

11 Figure 17 Gestion client Vétélevage Figure 18 Gestion client Vétocom Saisir une visite Depuis la fenêtre de gestion client, vous pouvez saisir une visite en cliquant sur le bouton «Nouvelle saisie» (cf. Figure 17 et Figure 18). Saisie Vétocom Ce mode de saisie est utilisé pour les clients non liés à Vétélevage ou pour effectuer une saisie qu on ne souhaite pas inscrire dans le registre Vétélevage (simple vente de matériel par exemple). Le tableau s affichant dans le mode Vétocom liste toutes les exploitations ou animaux du client choisi. Sélectionnez une ligne correspondant à votre visite puis cliquez sur «nouvelle saisie». Dans le cas où l exploitation ou l animal n existerait pas encore dans votre fichier client, vous pouvez l ajouter en cochant la case «Nv animal/expl.» puis en choisissant le type de fiche à créer dans Vétocom. Le fonctionnement de cet ajout d exploitation/animal est le même que dans Ruralvet PC (voir la notice correspondante). Cette fenêtre de saisie d une visite comprend 4 volets : choix des animaux, informations cliniques, médicaments prescrits, facturation. 11/16

12 Choix des animaux Depuis cette fenêtre vous pouvez saisir les informations correspondant à l identification des animaux visités (numéro de travail, nom du cheval ou autre identification ). Saisir les informations dans le champ «N /Nom» puis, à l aide du stylet, cliquez sur la flèche bleue de validation. Vous pouvez aussi adapter la formulation qui sera utilisée sur l ordonnance imprimée. Figure 19 Visite Vétocom, choix des animaux Lorsque vous avez ajouté les animaux concernés, vous pouvez passer à la saisie des informations cliniques en cliquant sur le bouton «Visite», la fenêtre de saisie correspondante s ouvre (cf. Figure 20). Saisie des informations médicales Plusieurs possibilités s offrent à vous : la saisie assistée ou la saisie libre. Saisie assistée : Vous pouvez saisir dans ce mode une ou plusieurs pathologies OU un ou plusieurs actes de prévention. Sélectionnez le type d information à saisir en cliquant sur le sélecteur «pathologie/prévention», une série de listes déroulantes apparaît. Sélectionnez dans ces listes déroulantes l information à enregistrer. Une fois la sélection faite, une autre liste déroulante apparaît, vous permettant de sélectionner la gravité (pour les pathologies). Quelques fois (lorsque la pathologie peut être latéralisée), une Figure 20 Saisie pathologie assistée série de petites cases à cocher apparaît (Gauche/Droite ou Avant Gauche/Avant Droit/Arrière Gauche/Arrière Droit). 12/16

13 Saisie libre : Il est possible d effectuer une saisie totalement libre en cliquant sur le bouton «Saisie libre». L écran de saisie libre apparaît (cf. Figure 21). Dans cet écran vous pouvez saisir l intitulé de l événement ainsi que le détail. Vous pouvez utiliser les différents modes de saisies de votre Pocket PC (clavier virtuel, reconnaissance des blocs, reconnaissance des lettres, transcriber ou clavier externe). Une fois la saisie terminée, cliquez sur «ok» (en haut à droite de l écran). Figure 21 Saisie pathologie libre Saisie de l ordonnance Figure 22 Saisie de l ordonnance Pour obtenir cette fenêtre cliquez sur le bouton «Médic.» de la fenêtre «choix des animaux» (Figure 19). Depuis cette fenêtre vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer des médicaments de l ordonnance. Pour ajouter un médicament, cliquez sur le bouton «Ajouter», sélectionnez le médicament dans la fenêtre suivante et validez par «ok» votre choix de médicament. Selon que vous avez déjà utilisé ou pas ce médicament une information peut s afficher vous indiquant que les informations extraites du DMV ont été trouvées ou non. Dans la fenêtre suivante (Figure 23), vous pourrez saisir les informations concernant votre prescription. Pour une première utilisation du médicament, certains champs devront être obligatoirement remplis : le conditionnement et la voie d administration. M.à j. dic. : Cocher cette case permet de mémoriser les informations que vous allez renseigner dans cette fenêtre. Lors d une première utilisation du médicament, elle est automatiquement cochée. Conditionnement : Cette information permet de calculer automatiquement le nombre d unités à vendre en fonction de votre prescription (quantité, durée de prescription). Vous devez adapter l unité de Figure 23 Posologie, prescription 13/16

14 conditionnement en fonction de l unité de vente. Par exemple, pour un flacon de 50mL, si vous vendez «par millilitres», vous devez indiquer «50» dans le champ conditionnement. Ainsi une prescription de 10mL par jour pendant 6 jours, conduira à délivrer 2 flacons ou à administrer 1,2 flacon. Autre exemple, pour une boîte de 2 injecteurs, si vous vendez «par injecteur», il faut saisir «2» dans conditionnement. En revanche, si vous vendez par «boîte de 2», saisissez «1» dans conditionnement. Il reste bien sûr possible de saisir la valeur de son choix pour la quantité délivrée ou administrée. Type d ordonnance : Cette liste déroulante vous permet de choisir le type de prescription : délivré, administré, à délivrer, sans posologie ou «autre». Délivré concerne la délivrance d unité de vente (1 flacon, 1 boîte, 1 injecteur etc.) ; Administré concerne des médicaments administrés directement lors de la visite (10 ml, 1 applicateur, 3 sachets etc.) ; A délivrer concerne des médicaments prescrits qui n ont pas été délivrés lors de la visite ; Sans posologie : ceci vous permet de faire apparaître sur l ordonnance des «produits» dont la prescription ou les indications ne répondent pas au mode «classique» assisté. Vous pourrez alors choisir d indiquer un texte libre (qui peut être des conseils ou indications que vous souhaitez faire apparaître sur l ordonnance). Autre : ce choix permet de reprendre sur votre ordonnance une prescription faite sur une autre ordonnance. Vous pourrez alors indiquer le numéro de l ordonnance. Quantité, posologie : La quantité est calculée automatiquement : arrondie à un entier lorsque le type de prescription est délivré ou à délivrer, non arrondie pour un type «administré» ou «autre». La ligne «posologie» concerne la quantité, l unité et la voie d administration du médicament. Fréquence d administration La première liste déroulante concerne la fréquence quotidienne d administration (matin, matin et soir etc.), la seconde le rythme d administration (quotidien, tous les x jours). Durée et début de traitement Vous pourrez saisir ici la durée du traitement, la date de début de traitement (si différente de la date de la visite), le moment de la journée où le traitement débute (matin, soir, avant/après la traite). Sur le bas de la fenêtre, 2 lignes vous indiquent la période de traitement choisie. 14/16

15 Figure 24 Posologie, délais Délais d attente et remise en vente Pour obtenir cette deuxième partie de la prescription, cliquez sur le menu «Délais» (tout en bas de la fenêtre). La fenêtre de la Figure 24 s affiche alors. Lorsque le DMV a été installé avec Vétocom, les délais sont extraits automatiquement de ce dernier. Vous pouvez néanmoins les modifier, bien sûr. La date indiquée est la date de remise en vente. Elle est calculée en fonction des informations données sur l écran précédent et sur celui-ci. Inclure ce texte Dans le cas où le DMV a été installé avec Vétocom, ce champ contient par défaut le texte du DMV. Vous pouvez l adapter ou le modifier complètement pour y faire figurer les indications de votre choix. Lorsque la case «inclure ce texte» est cochée, le texte sera imprimé sur l ordonnance, dans le cas contraire seules les indications données dans les autres champ de la fenêtre y figureront. Vous pouvez revoir et modifier la partie «prescription» en cliquant sur le menu «Prescription». Pour valider votre prescription, cliquez sur «ok». «Quitter» pour annuler. Répétez l opération pour les médicaments suivants puis cliquez sur le bouton «Fact.» (en haut à droite) pour passer à l ajout des actes et l enregistrement des informations saisies. Facturation Figure 25 Visite : financier Depuis cette fenêtre, vous pouvez ajouter/supprimer des actes et/ou un texte libre à faire apparaître sur la facture. Il est possible de supprimer un médicament de la facture tout en le laissant sur l ordonnance. Pour ajouter un acte, cliquez sur le bouton «Acte», choisissez l acte, cliquez sur «ok», l acte est ajouté. Pour ajouter un texte, cliquez sur le bouton «Texte». Les actes avec prestations associées sont gérés, ainsi que les informations de remises client. Cliquez sur «Enreg.» pour enregistrer votre visite. Vous pouvez alors simplement enregistrer (sans impression) ou en choisissant «Imprimer», imprimer l ordonnance (si vous avez une imprimante en liaison avec 15/16

16 votre Pocket PC). L ordonnance au format PDF sera générée lors de la synchronisation sur le PC. Fiche client Depuis la fiche client (Figure 18), vous pouvez consulter l historique médical de l exploitation ou de l animal en cours de sélection. Vous pouvez aussi consulter les «Bons de livraison» en attente pour le client en cours de sélection (c est à dire les BL non encore synchronisés via le PC). Historique médical Pour consulter l historique médical, cliquez sur le menu «Voir», puis sur «Historique» depuis la fiche client. La fenêtre d historique médical de l animal ou exploitation sélectionné s ouvre. Vous pouvez afficher plus de détails en cliquant sur le menu «Détails» ou en maintenant le stylet appuyé quelques secondes sur la ligne dont vous souhaitez voir plus de détails. Pour quitter cette fenêtre, cliquez sur le bouton de fermeture («croix» en haut à droite). Figure 26 Historique médical Bons de livraisons en attente Pour ouvrir la fenêtre de consultation des BL en attente, cliquez sur le menu «Voir» puis sur «BL en attente». Sur la fenêtre qui s ouvre vous pouvez consulter les différents BL en attente ainsi que le détails de ceux-ci en cliquant sur le BL à consulter. Vous pouvez imprimer le BL correspondant en cliquant sur le bouton «Imprimer». 16/16