Audit initial - Phase 1 / Stage 1 Assessment INFOMA

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1 Audit initial - Phase 1 / Stage 1 Assessment Rapport / Report for: INFOMA Référence LRQA/LRQA reference:fqa /1001 Date(s) de l audit/assessment dates:jeudi 30 Avril 2009 Site(s) audité(s)/assessment location:corbas Standard(s)/Assessment criteria:iso 9001:2008 Equipe/Assessment team:pierre-yves ALTABER Bureau LRQA/LRQA office:lyon

2 Sommaire/Contents 1. Compte-rendu pour la Direction/Executive report Synthèse de l audit/assessment summary Constats / Assessment Findings Log - ISO 9001: Programme de surveillance/assessment schedule Programme d Audit / Assessment plan Annexes/Attachments Aux termes de la présente clause Lloyd's Register Quality Assurance Limited, ses affiliés et filiales et leurs employés, agents et mandataires respectifs sont individuellement et collectivement désignés "LRQA". LRQA n'assume aucune responsabilité et n'est responsable envers quiconque de toute perte, dommage ou dépense causés par toute information ou conseil fourni dans ce document ou d'une toute autre façon, à moins que le destinataire de l'information ou du conseil n'ait signé un contrat avec l'entité de LRQA concernée en vue de la fourniture de cette information ou de ce conseil et, dans ce cas, toute responsabilité est exclusivement limitée par les termes et conditions dudit contrat. Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Ce rapport a été présenté à et validé par : Form: MSBSF Rapport/Report: FQA /1001 This report was - lyqpya presented to and accepted by: Page 2 / 12 Nom/Name: Fonction/Job title: Mme Marie-Agnès AMOS RAQ

3 1. Compte-rendu pour la Direction/Executive report Conclusion/Assessment outcome: Cet audit phase 1 a confirmé que le système de management de la qualité répondait aux exigences du référentiel ISO sur la partie documentaire. Cependant, ce système reste encore un peu jeune et perfectible sur le pilotage des performances des processus. En points forts, il a été relevé : une bonne culture Qualité du personnel, une bonne prise en compte de la notion de client que ce soit en externe ou en interne. Dans tous les cas, l audit phase 2 peut tout à fait être conduit aux dates prévues : le 12 Mai 2009 à Nancy et du 19 au 20 Mai 2009 à Corbas. Efficacité du système et amélioration continue/system effectiveness and continual improvement: Le système de management de la qualité étant encore jeune, la dynamique d amélioration continue a encore besoin d être soutenue par la Responsable Assurance Qualité. Domaines requérant l attention de la Direction/Areas for management attention: Par rapport au point précédent, il faudra veiller à la bonne transition au poste de RAQ

4 2. Synthèse de l audit/assessment summary DECLARATION DE L AUDITEUR : Je certifie que tous les paragraphes applicables de la norme ont été audités lors de cette visite. Je confirme que l audit a été réalisé conformément au planning établi et validé avec le client. Je confirme également que : Les codes d'activités sont corrects pour le champ d'application : OUI NON Tous les codes d'activités sont couverts par l'équipe d'audit : OUI NON LRQA est accrédité pour tous les certificats demandés : OUI NON DEFINITION DES CONSTATS D AUDIT : Major NC (Non-conformité majeure) : Définition : Absence ou encore défaut de mise en œuvre ou de maintien d une ou plusieurs exigences du système de management, ou situation qui sur la base de preuves objectives soulèverait des doutes significatifs sur l aptitude du système à respecter : - la politique, les objectifs ou les engagements publics de l organisme - la conformité aux exigences réglementaires applicables - la conformité aux exigences du référentiel de l audit. Conséquence sur la certification : Diffère la recommandation jusqu à ce que la non-conformité soit corrigée et que l efficacité des actions correctives ait été vérifiée par LRQA. Suivi : Vérification systématique, par LRQA, des actions correctives mises en œuvre, à l occasion d une visite spécifique. Minor NC (Non-conformité mineure) : Définition : Situation indicative d une faiblesse du système de management, qui n a pas eu d impact significatif sur le fonctionnement du système ou sur la qualité des produits/prestations mais qui nécessite des actions correctives pour assurer la pérennité et l aptitude future du système. Conséquence sur la certification : - Dans le cadre des visites avec recommandation (Audits initiaux, triennaux, visite de changement d approbation, ), les actions pour répondre aux non conformités mineures devront être formalisées et soumises au Responsable d Audit avant la fin de l intervention pour que la recommandation puisse être prononcée. Dans le cas contraire, une visite complémentaire devra être réalisée. - Dans le cadre des visites de surveillance, l émission de non conformités mineures n a pas d impact immédiat sur la certification en cours. Suivi : Vérification systématique, par LRQA, des actions correctives dans les 6 mois qui suivent l émission de la non-conformité mineure. RC (Action curative demandée) : Définition : Situation nécessitant une correction sans pour autant traduire une défaillance ou une faiblesse du système de management, et dont la nature ne justifie pas l engagement d une recherche des causes et d actions correctives. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Vérification par échantillonnage, par LRQA, des corrections apportées, lors des visites suivantes. SFI (Opportunité d amélioration) : Définition : Le système est conforme aux critères de l audit. Le constat constitue une opportunité d amélioration pour le système ou l organisation. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Pas de vérification spécifique, par LRQA. XLRQA (Information et alerte client) : Définition : Piste à suivre pour le prochain auditeur. Alerte pour le client. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Prise en compte systématique, par LRQA, pour orienter la visite suivante.

5 Normes et réglementations applicables : DECLARATION DE L AUDITEUR : Je certifie que tous les paragraphes applicables de la norme ont été audités lors de cette visite. Je confirme que l audit a été réalisé conformément au planning établi et validé avec le client. Je confirme également que : Les codes d'activités sont corrects pour le champ d'application : OUI NON Tous les codes d'activités sont couverts par l'équipe d'audit : OUI NON LRQA est accrédité pour tous les certificats demandés : OUI NON DEFINITION DES CONSTATS D AUDIT : Major NC (Non-conformité majeure) : Définition : Absence ou encore défaut de mise en œuvre ou de maintien d une ou plusieurs exigences du système de management, ou situation qui sur la base de preuves objectives soulèverait des doutes significatifs sur l aptitude du système à respecter : - la politique, les objectifs ou les engagements publics de l organisme - la conformité aux exigences réglementaires applicables - la conformité aux exigences du référentiel de l audit. Conséquence sur la certification : Diffère la recommandation jusqu à ce que la non-conformité soit corrigée et que l efficacité des actions correctives ait été vérifiée par LRQA. Suivi : Vérification systématique, par LRQA, des actions correctives mises en œuvre, à l occasion d une visite spécifique. Minor NC (Non-conformité mineure) : Définition : Situation indicative d une faiblesse du système de management, qui n a pas eu d impact significatif sur le fonctionnement du système ou sur la qualité des produits/prestations mais qui nécessite des actions correctives pour assurer la pérennité et l aptitude future du système. Conséquence sur la certification : - Dans le cadre des visites avec recommandation (Audits initiaux, triennaux, visite de changement d approbation, ), les actions pour répondre aux non conformités mineures devront être formalisées et soumises au Responsable d Audit avant la fin de l intervention pour que la recommandation puisse être prononcée. Dans le cas contraire, une visite complémentaire devra être réalisée. - Dans le cadre des visites de surveillance, l émission de non conformités mineures n a pas d impact immédiat sur la certification en cours. Suivi : Vérification systématique, par LRQA, des actions correctives dans les 6 mois qui suivent l émission de la non-conformité mineure. RC (Action curative demandée) : Définition : Situation nécessitant une correction sans pour autant traduire une défaillance ou une faiblesse du système de management, et dont la nature ne justifie pas l engagement d une recherche des causes et d actions correctives. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Vérification par échantillonnage, par LRQA, des corrections apportées, lors des visites suivantes. SFI (Opportunité d amélioration) : Définition : Le système est conforme aux critères de l audit. Le constat constitue une opportunité d amélioration pour le système ou l organisation. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Pas de vérification spécifique, par LRQA. XLRQA (Information et alerte client) : Définition : Piste à suivre pour le prochain auditeur. Alerte pour le client. Conséquence sur la certification : Pas de conséquence. Suivi : Prise en compte systématique, par LRQA, pour orienter la visite suivante. Référentiel documentaire : Le système de management de la qualité documenté qui a servi de référence à cet audit se décline au travers : - du manuel qualité du 28/04/2009, - des procédures applicables ce jour. Evolutions d organisation et programme de la visite : MA. Amos va quitter ses fonctions au cours de l année à venir. Elle sera encore présente et «moteur» pour réussir la Phase 2 de certification. Utilisation des logos : Non applicable.

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7 Auditeur/Assessor: Pierre-Yves Altaber le Jeudi 30 Avril 2009 Audit de (du) Assessment of: Processus Management général Audité(es)/Auditee(s): R. Renoult MA. Amos Données analysées / Audit trails and sources of evidence: Management : Politique Qualité de l Infoma, déclinaison des objectifs Revue de direction du 24/03/2009 Ecoute client, communication Evaluation et conclusions / Evaluation and conclusions: L INFOMA a été présenté par le directeur général. Un tour du site a été également effectué. La Politique Qualité est cohérente avec les enjeux de l INFOMA qui sont essentiellement de «coller aux besoins des clients». L écoute client est bien développée (les clients étant les stagiaires, mais aussi les employeurs). La revue de direction présentée est conforme aux exigences. Les objectifs et les indicateurs ont été définis. Néanmoins, il faudra veiller d avoir quelques mois de données à analyser pour reboucler sur le fonctionnement des processus. Il a été noté, que quelques indicateurs n ont pas tournés, comme celui du processus Ressources Matérielles qui n est pas alimenté de fait du manque de données du service informatique. Ce point sera particulièrement audité lors de la Phase 2, mais constitue déjà une Non-conformité potentielle. Audit de (du) Assessment of: Revue Documentaire Audité(es)/Auditee(s): MA Amos Données analysées/audit trails and sources of evidence: Manuel Qualité du 28/04/09 Revue de documentation du Système de Management : Manuel Qualité, engagement de la direction, politique qualité, objectifs qualité Revues des procédures du Manuel Qualité Evaluation et conclusions/evaluation and conclusions: Le Manuel Qualité présenté est complet et conforme aux exigences. Globalement, la documentation du Système de Management est complète, hormis pour les procédures : voir 0904PYA01 et 0904PYA03. Le périmètre de certification a été validé : «Formation initiale et continue..» sur les sites de Corbas et Nancy, lors de cette Phase 1. Suite à l analyse des précédents éléments, la durée de la Phase 2 a été validée et les dates sont maintenues.

8 Audit de (du) Assessment of: Processus SMQ & Amélioration Audité(es)/Auditee(s): MA Amos Données analysées/audit trails and sources of evidence: SMQ & Amélioration : Planning d audits internes 2009, et rapports d audits internes des processus Actions correctives et préventives Evaluation et conclusions/evaluation and conclusions: Le planning d audits internes est correctement suivi. Tous les processus ont été audités au moins une fois. Les dispositions de qualification d auditeur interne sont clairement définies. Des actions sont déployées. Un écart 0904PYA02 a été soulevé sur les actions d amélioration : cet écart concerne tous les processus. Le SMQ étant encore jeune, la dynamique d amélioration continue a encore besoin d être soutenue par la RAQ.

9 3. Constats / Assessment Findings Log - ISO 9001:2008 Grade 1 Statut 2 Constat Finding 3 Minor NC New Les tableaux listant les enregistrements et les documents par processus, ne sont pas systématiquement complétés. Par exemple, au processus formation continue de Corbas, les durées de conservation ne sont pas renseignées. Revue des actions correctives par LRQA Corrective action review 4 Processus/Activités Process/Aspect 5 Date 6 Ref. 7 Clause 8 Processus SMQ & Amélioration 30 Apr PYA et Minor NC New 1) Le tableau d actions d amélioration du processus SMQ & Amélioration n est pas à jour, puisque que certaines actions achevées apparaissent encore ouvertes sur le tableau. 2) D une manière générale à tous les processus, les tableaux d actions font apparaître une colonne «Réalisé OUI/NON», ce qui ne permet pas d apprécier l efficacité du suivi des actions. Pour juger de l'efficacité globale des processus et du SMQ, il est nécessaire de suivre les délais de réalisation des actions en aisant figurer la date effective de réalisation en face de la date prévue. Minor NC New A ce jour, les procédures consultées sur le site Intranet ne sont pas complètes, car elles ne sont pas encore toutes validées. Ces procédures doivent être accessibles à tous et le site Intranet est un outil très efficace dans ce sens. Processus SMQ & Amélioration 30 Apr PYA Processus SMQ & Amélioration 30 Apr PYA Nature des écarts* 2. New, Open, Closed 3. Description du constat 4. Revue par LRQA 5. Processus, activité, département ou thème 6. Date d émission du constat 7. YYMM<Initials>seq.# 8. Clause du standard * Major NC = Non-conformité majeure Minor NC = Non-conformité mineure RC = Action curative demandée SFI = Opportunité d amélioration xlrqa = Information et alerte client Form: MSBSF43000/ Report / Rapport: FQA / lyqpya Page 9 / 12

10 4. Programme de surveillance/assessment schedule Eléments analysés à chaque visite Eléments analysés annuellement We assess the following management system elements at Management system elements to be assessed annually: each visit: Gestion des changements / Management of change Ecoute client et réclamations/customer feedback and complaints Eléments spécifiques Scheme specific elements: Exigences légales/legal compliance Amélioration continue/continual Improvement Revue de Direction/Management review Communications Utilisation des logos/use of LRQA logo and other marks Actions correctives et préventives/corrective & Preventive actions Audits internes/ Internal audit Analyse des risques/risk analysis Audit Trienn Audit Phase Phase 2 VS n 1 VS n 2 al Prélim 1 Certificat e renewal Type de visite/visit type > Date due (mm/yy)/due date > Mai 2009 Mai 2010 Mai 2011 Avril 2012 Date réelle démarrage/start date > Date réelle de fin/end date > 30/01 & 03/02/09 30 Avril /05 & 19-20/05/09 Durée/Assessor days > Effectif/Effective workforce > Processus / Activités La sélection sera définitivement validée à l issue de la revue des éléments du système de management et en fonction de sa performance Process / Aspect Final selection will be determined after review of management elements and actual performance Management général X X X X X SMQ & Amélioration X X X X X Ressources humaines X X Ressources matérielles X X Ressources financières X X CORBAS Formation Initiale X X Formation Continue X X NANCY Formation Initiale X X Formation Continue X X Champ d application : Formation initiale et continue Exclusion : 7.6 Remarques : Form: MSBSF43000/ Report / Rapport: FQA / lyqpya Page 10 / 12

11 Détail de la prochaine visite/next visit details Type de visite/visit type PHASE 2 Durée/Assessor days 3 Date due Due date Date de début et fin validées/actual start/end dates Sites/Locations CORBAS NANCY Codes 8040 Equipe d audit/team Pierre-Yves Altaber (resp audit) + Stephen Chaufer (sous réserve) Standards/Criteria ISO 9001:2008 Remarques et instructions/remarks and instructions Nancy 12/05/09 Corbas 19-20/05/09 5. Programme d Audit / Assessment plan Type d audit / Assessment type Standard / Assessment criteria Phase 2 ISO 9001:2008 Equipe d audit / Assessment team Pierre-Yves ALTABER (Responsable d audit) Corbas Stephen CHAUFER (auditeur 2) Nancy Dates d audit Assessment dates Mai Mai 2009 Date d édition Issue date 28 Avril 2009 Le 12 Mai 2009 à Nancy 8h15 16h30 Réunion d ouverture avec la Direction de Nancy, présentation des méthodes d audit et de «reporting» et revue du programme d audit (environ 30 mn) Stephen CHAUFER Management SMQ et Amélioration R. Renoult MA. Amos C. Sanders Formation Initiale GR A. Lercher 2 Formation Initiale TF D. Girault 2 Pause déjeuner / Lunch Formation Continue D. Girault 3 Ressources Matérielles et Financières Ressources Humaines Rédaction du rapport Réunion de clôture avec la Direction de Nancy Le 19 Mai 2009 à Corbas 8h C. Simonin S. Haas H. Lercher Guide : MA. Amos Directeur Général INFOMA Form: MSBSF43000/ Report / Rapport: FQA / lyqpya Page 11 / 12 RAQ Correspondant Qualité Nancy Réunion d ouverture avec la Direction, présentation des méthodes d audit et de «reporting» et revue du programme d audit (environ 30 mn) Pierre-Yves ALTABER Guide : MA. Amos 8h30 Ressources Matérielles (Logistique) E. Picq 3

12 Ressources Financières E. Picq 5 (1) Formation Continue R. Miège 3 (2) Pause déjeuner / Lunch 13h30 Formation Initiale TV P. Roose 8 (3) Formation Initiale TA F. Bonnet 1 17h Rédaction du rapport Le 20 Mai 2009 à Corbas 9h Revue des constats du jour précédent et du programme d audit de la journée Pierre-Yves ALTABER Guide : MA. Amos Ressources Humaines E. Picq 2 Ressources Matérielles (SI Repro Doc) E. Picq 2 SMQ & Amélioration MA. Amos Pause déjeuner / Lunch 13h30 Management Général R. Renoult Préparation du rapport final 16h00 Réunion de clôture avec la Direction