Guide d utilisation de Cisco Unity

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1 Version décembre 2002 Siège social Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA États-Unis Tél : NETS (6387) Télécopie : Numéro de référence : Ce manuel est destiné à être utilisé avec Cisco Unity et Microsoft Exchange.

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3 TABLE DES MATIÈ RES Préface vii CHAPITRE 1 Introduction 1-1 Inscription à Cisco Unity 1-2 CHAPITRE 2 Les outils à utiliser 2-1 Utilisation de Cisco Unity par téléphone 2-2 Gestion des messages à partir de la boîte de réception Outlook 2-3 Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant 2-4 Utilisation de l Assistant Cisco Unity 2-6 Utilisation de la Boîte de réception Cisco Unity 2-7 Utilisation de la barre de contrôles Media Master 2-9 CHAPITRE 3 Consultation de messages 3-1 Consultation de la messagerie par téléphone 3-2 Consultation des messages à partir de la boîte de réception Outlook 3-5 Consultation des messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity 3-7 CHAPITRE 4 Suppression de messages 4-1 Suppression de messages par téléphone 4-1 Suppression de messages à partir de la boîte de réception Outlook 4-3 Suppression de messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity 4-3 iii

4 Table des matières CHAPITRE 5 Envoi de messages et réponse aux messages 5-1 Envoi d un message vocal par téléphone 5-2 Envoi d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook 5-4 Envoi d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity 5-6 Réponse à un message par téléphone 5-7 Réponse à un message à partir de la boîte de réception Outlook 5-9 Réponse à un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity 5-11 Transmission d un message par téléphone 5-13 Transmission d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook 5-14 Transmission d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity 5-16 CHAPITRE 6 Modification des paramètres personnels 6-1 Modification de votre nom enregistré 6-1 Modification de votre numéro de téléphone de transmission de télécopie 6-3 Modification de votre inscription dans l annuaire 6-4 Modification de votre mot de passe 6-5 CHAPITRE 7 Modification des préférences du menu téléphonique 7-1 Modification de la langue de conversation de Cisco Unity 7-2 Modification du style de menu de la conversation de Cisco Unity 7-3 Modification du format horaire utilisé pour l horodatage des messages 7-4 Modification des paramètres d émission de message 7-5 Modification de la conversation de connexion 7-6 CHAPITRE 8 Modification des paramètres d enregistrement et d écoute 8-1 Sélection des équipements d enregistrement et d écoute 8-2 iv

5 Table des matières Modification du volume d écoute 8-5 Modification de la vitesse de lecture 8-6 CHAPITRE 9 Modification des options de ViewMail 9-1 Modification du signal sonore vous notifiant de l arrivée de nouveaux messages vocaux dans ViewMail 9-2 Configuration de l écoute automatique des messages vocaux 9-3 Définition d une préférence pour l enregistrement des messages vocaux envoyés 9-4 Personnalisation de ViewMail pour une largeur de bande peu importante 9-4 CHAPITRE 10 Modification des paramètres de messages d accueil 10-1 Enregistrement et activation d un message d accueil 10-2 CHAPITRE 11 Modification des options de transfert et de filtrage des appels 11-1 Modification des options de transfert d appels 11-2 Modification des options de message des appelants 11-4 Modification de vos options de filtrage d appels 11-5 CHAPITRE 12 Modification des paramètres d écoute de messages 12-1 Activation du menu Type de message 12-2 Modification de l ordre d écoute des messages 12-3 Modification des éléments diffusés par Cisco Unity avant et après un message 12-5 CHAPITRE 13 Modification des paramètres de notification des messages 13-1 Utilisation de l Assistant Cisco Unity pour configurer un équipement de notification 13-2 Activation et désactivation d un équipement de notification par téléphone 13-8 v

6 Table des matières Modification d un numéro de téléphone de notification par téléphone 13-9 CHAPITRE 14 Modification des paramètres de liste privée 14-1 Modification du nom d une liste privée 14-2 Modification des membres d une liste privée 14-3 CHAPITRE 15 Informations de référence 15-1 I NDEX vi

7 Préface Le s adresse à l utilisateur de Cisco Unity et explique comment gérer les messages vocaux et les télécopies, et modifier les paramètres d utilisation de Cisco Unity. (Pour plus d informations sur la gestion des courriers électroniques, consultez la documentation de votre logiciel de messagerie). Le présente les procédures pour un système Cisco Unity disposant de toutes les fonctionnalités. Les informations du Guide d utilisation de Cisco Unity sont classées par tâches. Chaque tâche comprend les procédures de mise en œuvre. Certaines procédures peuvent produire un résultat différent selon la configuration de Cisco Unity dans votre société. vii

8 Préface Certaines procédures sont accompagnées de figures, où une flèche relie le numéro d une étape (le numéro encerclé) à l élément de l écran auquel correspond l étape. Par exemple, la figure suivante indique que l Étape 4 s applique au bouton OK Le comprend une page où vous pouvez noter vos informations de référence, page 15-1, notamment : Les numéros de téléphone de Cisco Unity pour appeler de l intérieur ou de l extérieur de votre société Votre identificateur (votre numéro de poste) L adresse du site Web de Cisco Personal Communications Assistant (PCA) Le nom du serveur Cisco Unity Le nom et le numéro de téléphone de l administrateur système Cisco Unity Pour consulter la carte de référence de conversation téléphonique Cisco Unity, reportez-vous à la Carte Menus téléphoniques de Cisco Unity, disponible sur le site products_user_guide_list.html viii

9 CHAPITRE 1 Introduction Bienvenue dans Cisco Unity. Dans Cisco Unity, les utilisateurs de votre société sont appelés des abonnés. En tant qu'abonné, vous pouvez envoyer et gérer des messages vocaux, des télécopies et des courriers électroniques à partir d'un téléphone à touches, de votre ordinateur ou via Internet. Un système Cisco Unity doté de toutes les fonctionnalités offre les options suivantes : Messagerie unifiée Télécopie Synthèse vocale ViewMail pour Microsoft Outlook vous permet de gérer les messages vocaux, les télécopies et les courriers électroniques à partir de votre boîte de réception Outlook. L'option de télécopie vous permet d'écouter les nouvelles télécopies en même temps que les autres messages. Elle vous permet aussi d'être notifié de la réception de nouvelles télécopies et d'autres types de message, par téléphone ou par pager. Si vous recevez une télécopie, Cisco Unity diffuse uniquement les propriétés du message (par exemple, l'expéditeur, la date et l'heure). Cette option vous permet d'écouter vos courriers électroniques par téléphone. Elle vous permet également d'envoyer vos télécopies et vos courriers électroniques sur un télécopieur, par téléphone. 1-1

10 Inscription à Cisco Unity Chapitre 1 Introduction Assistant Cisco Unity Boîte de réception Cisco Unity Cette option, accessible à partir du Web, vous permet de personnaliser les paramètres téléphoniques de Cisco Unity. (Notez que dans les versions antérieures de Cisco Unity, l'assistant Cisco Unity s'appelait ActiveAssistant ou AA et la Boîte de réception Cisco Unity s'intitulait Visual Messaging Interface ou VMI.) Cette option, accessible à partir du Web, vous permet de gérer les messages vocaux à partir d'une boîte de réception «virtuelle». Contactez votre administrateur système Cisco Unity pour savoir si vous pouvez accéder à ces options. Inscription à Cisco Unity Pour utiliser Cisco Unity, vous devez d'abord vous inscrire par téléphone en tant qu'abonné. Lors de l'inscription, vous devrez enregistrer et entrer des informations vous concernant. Vous pouvez appeler Cisco Unity de l'intérieur ou de l'extérieur de votre société pour vous inscrire. Après l'inscription, vous pourrez : Vous connecter à Cisco Unity par téléphone pour consulter et envoyer des messages, et pour modifier plusieurs de vos paramètres Cisco Unity. Vous pouvez vous connecter à Cisco Unity de l'intérieur ou de l'extérieur de votre société. Utiliser l'assistant Cisco Unity pour modifier vos paramètres Cisco Unity. Votre administrateur système Cisco Unity vous fournira un identificateur et un mot de passe temporaire, si nécessaire. Selon la configuration de Cisco Unity dans votre société, la procédure suivante n'est peut-être pas obligatoire. 1-2

11 Chapitre 1 Introduction Inscription à Cisco Unity Pour vous inscrire à Cisco Unity Étape 1 Composez le numéro de Cisco Unity : Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Si vous appelez Cisco Unity de l'intérieur de votre société, composez le numéro de téléphone interne. Si vous appelez Cisco Unity de l'extérieur de votre société, composez le numéro de téléphone externe. Si vous avez composé le numéro externe, appuyez sur * lorsque Cisco Unity répond. Entrez votre identificateur (il est souvent identique à votre numéro de poste) si nécessaire, puis appuyez sur #. Entrez un mot de passe, si nécessaire. Selon la configuration de Cisco Unity dans votre société, vous serez peut-être invité à : Enregistrer votre nom. Définir un nouveau mot de passe. Indiquer si vous souhaitez ou non figurer dans l'annuaire. 1-3

12 Inscription à Cisco Unity Chapitre 1 Introduction 1-4

13 CHAPITRE 2 Les outils à utiliser En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez envoyer et gérer des messages vocaux, des télécopies et des courriers électroniques à partir d un téléphone à touches en utilisant ViewMail pour Microsoft Outlook ou en utilisant la Boîte de réception Cisco Unity. En outre, l Assistant Cisco Unity vous aide à personnaliser les paramètres Cisco Unity qui contrôlent la manière dont vos appelants et vous-même utilisez Cisco Unity par téléphone. Pour plus d informations sur les outils Cisco Unity, reportez-vous aux rubriques suivantes : rubrique «Utilisation de Cisco Unity par téléphone», page 2-2 rubrique «Gestion des messages à partir de la boîte de réception Outlook», page 2-3 rubrique «Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant», page 2-4 rubrique «Utilisation de la barre de contrôles Media Master», page

14 Utilisation de Cisco Unity par téléphone Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisation de Cisco Unity par téléphone En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez envoyer et gérer des messages vocaux, des télécopies et des courriers électroniques à partir d un téléphone à touches. Vous pouvez aussi gérer les paramètres qui contrôlent la manière dont vos appelants et vous-même utilisez Cisco Unity par téléphone, tels que vos paramètres de messages d accueil, de transfert d appel et de notification de message. Lorsque vous vous connectez à Cisco Unity par téléphone, vous entendez la conversation de Cisco Unity. Les instructions enregistrées de la conversation vous guident lorsque vous écoutez, envoyez et gérez des messages, et lorsque vous modifiez vos paramètres Cisco Unity. (Deux types de menu sont disponibles dans la conversation de Cisco Unity. Pour choisir le style de menu à utiliser, reportez-vous au chapitre «Modification des préférences du menu téléphonique».) Une carte de référence de la conversation téléphonique Cisco Unity est disponible sur le site products_user_guide_list.html. Pour vous connecter à Cisco Unity Étape 1 Composez le numéro de Cisco Unity : Si vous appelez Cisco Unity de l intérieur de votre société, composez le numéro de téléphone interne. Si vous appelez Cisco Unity de l extérieur de votre société, composez le numéro de téléphone externe. Étape 2 Étape 3 Si vous avez composé le numéro externe, appuyez sur * lorsque Cisco Unity répond. Entrez votre identificateur (il est souvent identique à votre numéro de poste), puis appuyez sur #. Étape 4 Si nécessaire, entrez votre mot de passe Cisco Unity, puis appuyez sur #. 2-2

15 Chapitre 2 Les outils à utiliser Gestion des messages à partir de la boîte de réception Outlook Gestion des messages à partir de la boîte de réception Outlook Les tâches de messagerie vocale pouvant être accomplies à partir de la boîte de réception Outlook varient en fonction de la configuration de Outlook pour l utilisation de ViewMail : Avec ViewMail Sans ViewMail Vous pouvez écouter et enregistrer des messages vocaux à partir de la boîte de réception Outlook en utilisant la barre de contrôles Media Master. (Consultez la Figure 2-1 et la rubrique «Utilisation de la barre de contrôles Media Master», page 2-9.) Vous pouvez envoyer des messages vocaux à d autres abonnés Cisco Unity ou à des abonnés utilisant d autres systèmes, ainsi qu à des listes de diffusion publiques. Vous pouvez écouter des messages à partir de la boîte de réception Outlook en utilisant un lecteur multimédia. L enregistrement et l émission de messages vocaux doivent être effectués par téléphone. Figure 2-1 ViewMail pour Microsoft Outlook Barre d'outils de message Barre de contrôles Media Master

16 Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Chapitre 2 Les outils à utiliser Des informations et procédures supplémentaires concernant la gestion de vos messages à l aide de ViewMail sont fournies dans ce guide ainsi que dans l aide en ligne. Pour savoir comment personnaliser ViewMail afin de modifier le signal sonore notifiant de l arrivée de nouveaux messages vocaux, définir une préférence pour les messages vocaux envoyés, améliorer les performances et la qualité du son lorsque vous utilisez une faible largeur de bande, ou économiser de l espace disque, reportez-vous au chapitre «Modification des options de ViewMail». Pour accéder à l aide en ligne de ViewMail Étape 1 Étape 2 Dans la boîte de réception Outlook, cliquez sur Aide > Rubriques d aide de ViewMail. Cliquez sur un lien de rubrique dans le volet de gauche ou sur le lien Index situé en haut du volet de droite pour trouver une rubrique particulière. Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Cisco Personal Communications Assistant (PCA) est un site Web accessible à l aide de l Assistant Cisco Unity. L Assistant Cisco Unity est un outil qui vous permet de personnaliser les paramètres de Cisco Unity, notamment les messages d accueil enregistrés ou les options de transmission de messages, sur votre ordinateur. En fonction de la manière dont Cisco Unity est configuré dans votre entreprise, il se peut que vous puissiez également utiliser Cisco PCA pour accéder à la Boîte de réception Cisco Unity. Vous pouvez utiliser la Boîte de réception Cisco Unity pour écouter, composer, transférer, supprimer des messages vocaux et y répondre. 2-4

17 Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Cisco PCA est disponible à l adresse Cisco Unity>/ciscopca. (Notez que la casse de l URL est prise en compte.) Même si votre administrateur système Cisco Unity a probablement déjà configuré l ordinateur de votre bureau, notez que, pour accéder à Cisco PCA, votre navigateur doit être configuré pour : Activer Active Scripting. Télécharger et exécuter les contrôles ActiveX. Activer les scripts Java. Accepter tous les cookies. Il est utile de se souvenir de ces options si votre société fournit l accès à distance à Cisco PCA et que vous souhaitez configurer votre ordinateur personnel pour yaccéder. Pour vous connecter à Cisco PCA, vous devez entrer les informations appropriées concernant l utilisateur : Nom d utilisateur Mot de passe Domaine Entrez l alias de votre compte de domaine Windows. (Par exemple, entrez plegrand ou plegrand@<nom de domaine>.) Si vous entrez le chemin d accès complet de votre alias (avec le domaine), vous n avez pas besoin de remplir le champ Domaine. Entrez le mot de passe de votre compte de domaine Windows. Entrez le nom du domaine dans lequel se trouve votre compte de domaine Windows. Si vous avez entré le chemin d accès complet de votre alias dans le champ Nom d utilisateur, vous n avez pas besoin de remplir ce champ. Notez que vous ne pouvez pas modifier votre mot de passe Cisco PCA par téléphone ni à l aide de l Assistant Cisco Unity. Si vous oubliez votre mot de passe Cisco PCA ou que vous rencontrez des problèmes lors de la connexion, contactez votre administrateur système Cisco Unity pour plus d informations. 2-5

18 Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisation de l Assistant Cisco Unity En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez utiliser l Assistant Cisco Unity pour personnaliser les paramètres téléphoniques de Cisco Unity qui contrôlent la manière dont vos appelants et vous-même utilisez Cisco Unity par téléphone. Par exemple, vous pouvez utiliser l Assistant Cisco Unity pour gérer vos paramètres de messages d accueil, de transfert d appel et de notification de message. La barre de contrôles Media Master s affiche sur chaque page de l Assistant Cisco Unity, et vous pouvez l utiliser pour enregistrer un nom ou un message d accueil. (Consultez la rubrique «Utilisation de la barre de contrôles Media Master», page 2-9.) Utilisez la procédure suivante pour accéder à l Assistant Cisco Unity. Pour accéder à l Assistant Cisco Unity Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Accédez à Cisco PCA à l adresse Cisco Unity>/ciscopca. (Notez que la casse de l URL est prise en compte.) Si vous ignorez le nom du serveur Cisco Unity, contactez votre administrateur système Cisco Unity. Vous pouvez ajouter l URL de Cisco PCA dans vos signets pour éviter d avoir à entrer l adresse Internet chaque fois que vous souhaitez accéder à l Assistant Cisco Unity. À l invite, connectez-vous à Cisco PCA. Sur la page d accueil de Cisco PCA, cliquez sur le lien Assistant Cisco Unity. Pour afficher une autre page de l Assistant Cisco Unity, cliquez sur un lien dans les menus de la barre d outils. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Se déconnecter dans le coin supérieur droit de la barre de navigation. 2-6

19 Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Des informations et procédures supplémentaires concernant l utilisation de l Assistant Cisco Unity sont fournies dans ce guide ainsi que dans l aide en ligne. Pour accéder à l aide en ligne de l Assistant Cisco Unity : Étape 1 Étape 2 Sur n importe quelle page de l Assistant Cisco Unity, cliquez sur Aide. Cliquez sur un lien de rubrique dans le menu. Utilisation de la Boîte de réception Cisco Unity Les messages vocaux sont stockés dans la Boîte de réception Cisco Unity, avec les accusés de réception et les avis de non-remise. Par défaut, cinq messages s affichent en même temps. Vous pouvez modifier cette option en cliquant sur une autre valeur dans la liste Messages par page. Lorsque le nombre de messages contenus dans la Boîte de réception Cisco Unity dépasse la valeur spécifiée dans la liste Messages par page, cliquez sur les flèches ou sur le numéro de page en bas de la page pour afficher d autres pages de la Boîte de réception Cisco Unity. En cliquant sur l icône correspondante de chaque page de la Boîte de réception Cisco Unity, vous pouvez actualiser la Boîte de réception Cisco Unity, trier et supprimer les messages de la page, composer et écouter un message vocal. Utilisez la barre de contrôles Media Master pour enregistrer et écouter des messages vocaux. (Consultez la rubrique «Utilisation de la barre de contrôles Media Master», page 2-9.) 2-7

20 Utilisation de Cisco Personal Communications Assistant Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisez la procédure suivante pour accéder à la Boîte de réception Cisco Unity. Pour accéder à la Boîte de réception Cisco Unity Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Accédez à Cisco PCA à l adresse Cisco Unity>/ciscopca (Notez que la casse de l URL est prise en compte). Si vous ignorez le nom du serveur Cisco Unity, contactez votre administrateur système Cisco Unity. Vous pouvez ajouter l URL de Cisco PCA dans vos signets pour éviter d avoir à entrer l adresse Internet chaque fois que vous souhaitez accéder à la Boîte de réception Cisco Unity. À l invite, connectez-vous à Cisco PCA. Sur la page d accueil de Cisco PCA, cliquez sur le lien Boîte de réception Cisco Unity. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Se déconnecter dans le coin supérieur droit de la barre de navigation. Des informations et procédures supplémentaires concernant l utilisation de la Boîte de réception Cisco Unity sont fournies dans ce guide ainsi que dans l aide en ligne. Pour accéder à l aide en ligne de la Boîte de réception Cisco Unity Pour obtenir de l aide sur une icône, positionnez le pointeur sur l icône jusqu à ce qu une info-bulle apparaisse. Pour plus d informations sur une page ou sur les procédures d utilisation d une fonctionnalité, cliquez sur Aide à partir de toute page de la Boîte de réception Cisco Unity, puis sur une rubrique du menu. 2-8

21 Chapitre 2 Les outils à utiliser Utilisation de la barre de contrôles Media Master Utilisation de la barre de contrôles Media Master En cliquant sur les contrôles similaires à ceux d un magnétoscope, vous pouvez utiliser la barre de contrôles Media Master pour effectuer ou écouter des enregistrements à partir de votre téléphone ou du micro et des haut-parleurs de votre ordinateur. Par défaut, la barre Media Master de ViewMail, l Assistant Cisco Unity et la Boîte de réception Cisco Unity utilisent le téléphone comme équipement d enregistrement et d écoute. (Pour changer d équipement d enregistrement et d écoute pour la barre de contrôles Media Master, consultez le chapitre «Modification des paramètres d enregistrement et d écoute».) La barre de contrôles Media Master ne peut pas traverser de pare-feu. De plus, votre navigateur doit pouvoir télécharger et exécuter des contrôles Active X. Enregistrement Arrêt Lecture Menu d'options Durée de l'enregistrement Contrôle du volume Contrôle de la vitesse* Options de fichier son *Disponible seulement dans ViewMail. La glissière de contrôle de la vitesse n apparaît pas dans la barre de contrôles des pages de l Assistant Cisco Unity. 2-9

22 Utilisation de la barre de contrôles Media Master Chapitre 2 Les outils à utiliser Le menu d options de la barre de contrôles Media Master permet d intégrer d autres fichiers son (WAV) dans vos enregistrements. Les options de fichier son suivantes sont disponibles : Nouveau Coller Coller à partir du fichier Copier Copier dans fichier Efface un enregistrement pour réenregistrer. Colle un enregistrement audio de la même façon que vous collez du texte dans un fichier texte. Colle un autre fichier son dans un enregistrement. Copie un enregistrement audio de la même façon que vous copiez du texte dans un fichier texte. Copie l enregistrement dans un fichier son que vous nommez. 2-10

23 CHAPITRE 3 Consultation de messages Vous pouvez consulter vos messages par téléphone, à partir de la boîte de réception Outlook ou de la Boîte de réception Cisco Unity. Une fois un message vocal écouté ou ouvert, il est conservé jusqu à ce que vous le supprimiez. Lorsqu un message vocal provient du «Système de messagerie Unity», il a été laissé par un appelant non identifié. Un appelant non identifié est une personne qui n est pas un abonné Cisco Unity ou un abonné qui ne s est pas connecté à Cisco Unity avant de laisser le message. Pour plus d informations sur la consultation des messages, reportez-vous aux rubriques suivantes : rubrique «Consultation de la messagerie par téléphone», page 3-2 rubrique «Consultation des messages à partir de la boîte de réception Outlook», page 3-5 rubrique «Consultation des messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity», page

24 Consultation de la messagerie par téléphone Chapitre 3 Consultation de messages Consultation de la messagerie par téléphone Lorsque vous consultez votre messagerie par téléphone, Cisco Unity diffuse vos messages vocaux, accusés de réception, courriers électroniques (avec l option de synthèse vocale) et télécopies (avec l option de télécopie). Si vous recevez une télécopie, Cisco Unity diffuse uniquement les propriétés du message, telles que l expéditeur, la date et l heure. Lorsque cette option est activée, Cisco Unity présente le menu Type de message avant de diffuser vos messages pour vous permettre de choisir le type de message que vous souhaitez écouter. Sinon, Cisco Unity présente vos messages selon l ordre d écoute des messages que vous avez spécifié. Vous pouvez utiliser l Assistant Cisco Unity pour activer le menu Type de message et spécifier les préférences d écoute des messages (consultez le chapitre «Modification des paramètres d écoute de messages»). Par défaut, Cisco Unity diffuse des informations relatives au message (un sous-ensemble des propriétés du message) avant et après la diffusion du message lui-même. Par exemple, avant la diffusion de chaque message, Cisco Unity diffuse le nom de l expéditeur et le numéro du message puis, après la diffusion du message, indique l heure à laquelle le message a été envoyé. Pour plus de détails concernant la personnalisation des éléments diffusés avant et après le message par Cisco Unity, consultez la rubrique «Modification des éléments diffusés par Cisco Unity avant et après un message», page Utilisez la procédure suivante pour consulter les nouveaux messages et les messages conservés. Les étapes suivantes sont aussi décrites au dos de la Carte Menus téléphoniques de Cisco Unity à titre d aide-mémoire. Cette carte est disponible à l adresse products_user_guide_list.html. Pour consulter les messages Étape 1 Étape 2 Connectez-vous à Cisco Unity. Appuyez sur la touche 1 pour écouter les nouveaux messages. Ou Appuyez sur la touche 3 pour écouter les anciens messages. Appuyez ensuite sur la touche 1 pour écouter les messages conservés. 3-2

25 Chapitre 3 Consultation de messages Consultation de la messagerie par téléphone Étape 3 Utilisez les touches suivantes pour sélectionner le type de message à écouter. Si le menu Type de message est désactivé dans l Assistant Cisco Unity, vous ne pouvez pas l entendre. Touche Tâche Touche Tâche 1 Messages vocaux 4 Accusés de réception 2 Courriers électroniques * # Tous les messages 3 Télécopies * *Bien que les touches correspondant aux courriers électroniques et aux télécopies soient disponibles dans le menu Type de message, Cisco Unity ne diffuse les courriers électroniques que si l option de synthèse vocale est activée et les télécopies, que si l option de télécopie est activée. Étape 4 Utilisez les touches suivantes pour contrôler la lecture lors de la diffusion d un message. Touche Tâche Touche Tâche 1 Réécouter le message 7 Revenir en arrière 2 Conserver 8 Pause ou reprise 3 Supprimer 9 Avance rapide 4 Lecture ralentie # Avance rapide jusqu à la fin 5 Régler le volume * ## Conserver tel quel 6 Lecture rapide *Disponible sur certains systèmes. 3-3

26 Consultation de la messagerie par téléphone Chapitre 3 Consultation de messages Étape 5 Utilisez les touches suivantes pour gérer le message une fois que vous l avez écouté. Touche Tâche Touche Tâche 1 Réécouter le message 5 Transmettre le message 2 Conserver 6 Conserver comme nouveau 3 Supprimer 7 Revenir en arrière 4 Répondre (renvoyer pour les avis de non-remise) 8 Transmettre un courrier électronique ou une télécopie à un télécopieur * 4-2 Répondre à tous 9 Écouter les propriétés du message 4-4 Appeler l abonné * # Conserver tel quel *Disponible sur certains systèmes. Tableau 3-1 Utilisez ces touches à tout moment. Touche Tâche Touche Tâche * Annuler ou revenir à l étape 0 Aide précédente 3-4

27 Chapitre 3 Consultation de messages Consultation des messages à partir de la boîte de réception Outlook Consultation des messages à partir de la boîte de réception Outlook En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez consulter des messages vocaux, des télécopies (avec l option de télécopie) et des courriers électroniques à partir de la boîte de réception Outlook. Lorsque vous consultez les messages de la boîte de réception, vous pouvez identifier les messages vocaux et les télécopies en cliquant sur les icônes suivantes : Icône Description Message vocal Télécopie Le champ De identifie l expéditeur. Ce champ contient le nom d un abonné Cisco Unity ou «Système de messagerie Unity». La mention «Système de messagerie Unity» apparaît lorsque le message a été laissé par une personne qui n est pas un abonné Cisco Unity ou par un abonné qui ne s est pas connecté à Cisco Unity avant de laisser le message. Le numéro de téléphone de l appelant peut figurer dans le champ Objet si cette information est disponible. Pour plus de détails sur la modification du signal sonore notifiant de l arrivée de nouveaux messages vocaux ou sur la personnalisation de ViewMail en cas d utilisation d une faible bande passante, consultez le chapitre «Modification des options de ViewMail». 3-5

28 Consultation des messages à partir de la boîte de réception Outlook Chapitre 3 Consultation de messages Pour consulter les messages vocaux Étape 1 Étape 2 Étape 3 Ouvrez la boîte de réception Outlook. Double-cliquez sur un message vocal ou sur un message de télécopie pour l ouvrir. Dans le message vocal ouvert, cliquez sur Lecture dans la barre de contrôles Media Master pour écouter le message ou, dans le message de télécopie ouvert, double-cliquez sur le fichier joint pour démarrer le logiciel de visualisation installé sur votre ordinateur Étape 4 Dans le message vocal ou le message de télécopie, utilisez les boutons de la barre d outils du message pour traiter le message comme s il s agissait d un courrier électronique. 3-6

29 Chapitre 3 Consultation de messages Consultation des messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Consultation des messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Vous pouvez lire vos messages vocaux et vos télécopies à partir de la Boîte de réception Cisco Unity (les courriers électroniques ne figurent pas dans la Boîte de réception Cisco Unity). Lorsque vous consultez un message vocal de la Boîte de réception Cisco Unity, vous pouvez utiliser les informations du champ De pour identifier l expéditeur. Ce champ contient le nom d un abonné Cisco Unity ou «Système de messagerie Unity». La mention «Système de messagerie Unity» apparaît lorsque le message a été laissé par une personne qui n est pas un abonné Cisco Unity ou par un abonné qui ne s est pas connecté à Cisco Unity avant de laisser le message. Le numéro de téléphone de l appelant peut figurer dans le champ Objet si cette information est disponible. Pour consulter rapidement vos messages, vous pouvez les écouter directement à partir de la Boîte de réception Cisco Unity sans les ouvrir. Pour répondre à un message, le transférer ou le conserver, vous devez l ouvrir. Après avoir écouté un nouveau message, vous pouvez actualiser votre Boîte de réception Cisco Unity en cliquant sur le lien Consulter les messages de la barre de navigation afin de faire disparaître l icône signalant un nouveau message. Pour écouter un message directement à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Pour écouter un message directement à partir de la Boîte de réception Cisco Unity, cliquez sur l icône du haut-parleur à côté du message (cliquez à nouveau sur l icône pour arrêter la lecture). 3-7

30 Consultation des messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Chapitre 3 Consultation de messages Pour ouvrir un message et l écouter Étape 1 Étape 2 Étape 3 Dans la Boîte de réception Cisco Unity, cliquez sur le nom de l expéditeur pour ouvrir le message dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur Lecture dans la barre de contrôles Media Master. (Cliquez sur Arrêter pour arrêter la lecture. Pour plus d informations sur l utilisation de la barre de contrôles Media Master, reportez-vous à la rubrique «Utilisation de la barre de contrôles Media Master», page 2-9.) Utilisez les icônes suivantes et les options du menu Message pour gérer le message : Option Action Message précédent Ouvre le message qui précède dans la Boîte de réception Cisco Unity. Message suivant Ouvre le message qui suit dans la Boîte de réception Cisco Unity. Répondre Renvoie un message vocal à l expéditeur (option disponible uniquement pour les messages émis par des abonnés). Répondre à tous Renvoie un message vocal à tous les abonnés ayant reçu le message. Transmettre Envoie le message à un autre abonné et/ou à une liste de diffusion. Supprimer Supprime le message. Conserver Conserve le message et ses modifications (conservation du message comme nouveau ou modification de l objet, par exemple) et affiche de nouveau la Boîte de réception Cisco Unity. Marquer le message comme non écouté Annuler Activez cette case à cocher pour conserver le message en tant que nouveau message. Ferme le message sans enregistrer les modifications et affiche de nouveau la Boîte de réception Cisco Unity. 3-8

31 CHAPITRE 4 Suppression de messages En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez supprimer des messages par téléphone, à partir de la boîte de réception Outlook ou de la Boîte de réception Cisco Unity. Pour plus d'informations, reportez-vous aux rubriques suivantes : rubrique «Suppression de messages par téléphone», page 4-1 rubrique «Suppression de messages à partir de la boîte de réception Outlook», page 4-3 rubrique «Suppression de messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity», page 4-3 Suppression de messages par téléphone Selon la configuration de Cisco Unity, les messages que vous supprimez par téléphone sont placés dans le dossier Éléments supprimés de la boîte de réception Outlook ou ne sont plus accessibles. Lorsque Cisco Unity place les messages supprimés dans le dossier Éléments supprimés, il vous invite à supprimer uniquement les messages vocaux supprimés ou tous les messages supprimés, y compris les courriers électroniques et les télécopies. 4-1

32 Suppression de messages par téléphone Chapitre 4 Suppression de messages Pour supprimer un message Étape 1 Connectez-vous à Cisco Unity. Étape 2 Appuyez sur la touche 1 pour écouter les nouveaux messages ou sur la touche 3 pour consulter les anciens messages. Étape 3 Pendant ou après l écoute d un message, appuyez sur la touche 3 pour supprimer le message. Tableau 4-1 Utilisez ces touches à tout moment. Touche Tâche Touche Tâche * Annuler ou revenir à l étape 0 Aide précédente Pour supprimer des messages du dossier Éléments supprimés Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Connectez-vous à Cisco Unity. Appuyez sur la touche 3 pour consulter les anciens messages. Appuyez sur la touche 2 pour supprimer des messages du dossier Éléments supprimés. Appuyez sur la touche 1 pour confirmer la suppression des messages. Étape 5 À l invite, vous pouvez effectuer l une des actions suivantes : Appuyer sur la touche 1 pour supprimer uniquement les messages vocaux du dossier Éléments supprimés. Appuyer sur la touche 2 pour supprimer tous les messages du dossier Éléments supprimés, y compris les courriers électroniques, les télécopies et les messages vocaux. Tableau 4-2 Utilisez ces touches à tout moment. Touche Tâche Touche Tâche * Annuler ou revenir à l étape 0 Aide précédente 4-2

33 Chapitre 4 Suppression de messages Suppression de messages à partir de la boîte de réception Outlook Suppression de messages à partir de la boîte de réception Outlook Vous pouvez supprimer ou récupérer des messages vocaux et des télécopies dans votre boîte de réception Outlook de la même manière qu avec les courriers électroniques. Les messages de votre dossier Éléments supprimés peuvent être récupérés à partir de votre boîte de réception Outlook. Selon la configuration de Cisco Unity dans votre société, vous pouvez aussi supprimer ou récupérer des messages de votre dossier Éléments supprimés par téléphone. Suppression de messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Lorsque vous supprimez des messages de la Boîte de réception Cisco Unity, vous ne pouvez plus les récupérer dans la Boîte de réception Cisco Unity ni par téléphone. Vous pouvez toutefois les récupérer dans le dossier Éléments supprimés de la boîte de réception Outlook. Vous pouvez supprimer un message ou un groupe de messages directement dans la Boîte de réception Cisco Unity ou supprimer un message après l avoir ouvert. Pour supprimer des messages Pour supprimer un message, effectuez les actions suivantes : a. Dans la Boîte de réception Cisco Unity, cochez les cases situées à gauche du ou des messages à supprimer de la Boîte de réception Cisco Unity (ou cliquez sur Sélectionner tout pour indiquer que tous les messages de la page doivent être supprimés). b. Cliquez sur Supprimer. À l invite, cliquez sur Oui. Ou, dans la Boîte de réception Cisco Unity, cliquez sur le nom de l expéditeur pour ouvrir le message, puis sur Supprimer. À l invite, cliquez sur Oui. 4-3

34 Suppression de messages à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Chapitre 4 Suppression de messages 4-4

35 CHAPITRE 5 Envoi de messages et réponse aux messages En tant qu abonné Cisco Unity, vous pouvez envoyer des messages et répondre à des messages par téléphone, à partir de la boîte de réception Outlook ou de la Boîte de réception Cisco Unity. Vous pouvez envoyer, transférer des messages ou répondre à des abonnés ainsi qu à des listes de diffusion publiques. (Les listes de diffusion publiques sont des listes de destinataires regroupés sous un seul nom. Un message envoyé à une liste de diffusion parvient à tous les destinataires qu elle contient.) Par téléphone ou en utilisant la Boîte de réception Cisco Unity, vous pouvez également envoyer des messages à des listes de diffusion privées que vous avez créées et que vous gérez. (Notez que vous ne pouvez pas accéder à vos listes de diffusion privées Cisco Unity à partir de votre boîte de réception Outlook.) Grâce à ViewMail et à la Boîte de réception Cisco Unity, vous pouvez répondre aux messages vocaux ainsi qu envoyer et transmettre des messages vocaux à une adresse électronique. Le message est envoyé sous forme de fichier son (WAV) joint au courrier électronique. Si votre société est implantée sur plusieurs sites, vous pouvez également envoyer des messages aux abonnés des autres sites et leur répondre. Consultez votre administrateur système Cisco Unity pour plus de détails. 5-1

36 Envoi d un message vocal par téléphone Chapitre 5 Envoi de messages et réponse aux messages Reportez-vous aux rubriques suivantes pour plus d informations : Envoyer des messages vocaux rubrique «Envoi d un message vocal par téléphone», page 5-2 rubrique «Envoi d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook», page 5-4 rubrique «Envoi d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity», page 5-6 Répondre aux messages rubrique «Réponse à un message par téléphone», page 5-7 rubrique «Réponse à un message à partir de la boîte de réception Outlook», page 5-9 rubrique «Réponse à un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity», page 5-11 Transmettre des messages rubrique «Transmission d un message par téléphone», page 5-13 rubrique «Transmission d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook», page 5-14 rubrique «Transmission d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity», page 5-16 Envoi d un message vocal par téléphone Lorsque vous envoyez un message, Cisco Unity envoie le message aux destinataires que vous avez sélectionnés sans appeler leur poste. Vous pouvez envoyer des messages vocaux à des abonnés Cisco Unity et des listes de diffusion privées ou publiques. Vous pouvez adresser un message à plusieurs destinataires ou types de destinataires. Selon la configuration de Cisco Unity dans votre société, vous adressez le message à envoyer en tapant le nom du destinataire ou en composant son numéro de poste sur le clavier du téléphone. Chaque fois que vous envoyez un message par téléphone, vous pouvez choisir entre le mode numérique et le mode alphabétique en tapant ## à l invite. Vous pouvez adresser les messages destinés aux listes privées uniquement en mode numérique. 5-2

37 Chapitre 5 Envoi de messages et réponse aux messages Envoi d un message vocal par téléphone Vous pouvez choisir l option d émission de messages - numérique ou alphabétique - dans l Assistant Cisco Unity. (Consultez la rubrique «Modification des paramètres d émission de message», page 7-5.) Avant d envoyer un message, vous devez effectuer un choix parmi les options suivantes : Urgent Accusé de réception Confidentiel Transmission différée Définit un message comme urgent afin que Cisco Unity l envoie avant les messages normaux. Demande un accusé de réception afin que Cisco Unity vous prévienne lorsque le destinataire ouvre le message. Définit un message comme personnel afin que le destinataire soit prévenu de son caractère confidentiel. Marque le message pour une transmission ultérieure, afin que Cisco Unity envoie le message au jour et à l heure que vous indiquez. Utilisez la procédure suivante pour envoyer un message vocal. Pour envoyer un message vocal Étape 1 Connectez-vous à Cisco Unity. Étape 2 Appuyez sur 2. Étape 3 Étape 4 Suivez les instructions de la conversation de Cisco Unity pour adresser votre message. Pour adresser un message à une liste privée, appuyez sur # pour passer en mode numérique si nécessaire. Appuyez sur 1 pour ajouter un autre nom ou une autre liste. ou Appuyez sur # pour enregistrer le message. Utilisez les touches suivantes pour l enregistrement : Touche Option Touche Option 8 Pause ou reprise # Mettre fin à l enregistrement 5-3

38 Chapitre 5 Envoi d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook Envoi de messages et réponse aux messages Étape 5 Appuyez sur # pour envoyer le message. ou Appuyez sur 1 pour les options de message. Utilisez les touches suivantes pour sélectionner les options et suivez les instructions de la conversation Cisco Unity pour envoyer votre message. Touche Option Touche Option 1 Modifier l adresse # Envoyer le message tel quel 2 Modifier l enregistrement * Annuler ou revenir à l étape précédente 3 Spécifier une transmission 0 Aide particulière 4 Consulter le message Envoi d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook Suivez la procédure ci-après pour envoyer des messages vocaux aux abonnés Cisco Unity, à des adresses électroniques ainsi qu à des listes de diffusion publiques. Pour envoyer un message vocal Étape 1 Étape 2 Étape 3 Ouvrez votre boîte de réception Outlook. Dans la barre d outils de Outlook, cliquez sur l icône Nouveau message vocal ou cliquez sur Nouveau message vocal dans le menu Actions. Entrez les noms des destinataires ou les adresses électroniques et l objet du message. 5-4

39 Chapitre 5 Envoi de messages et réponse aux messages Envoi d un message vocal à partir de la boîte de réception Outlook Étape 4 Dans la barre de contrôles Media Master, cliquez sur Enregistrer et enregistrez le message à l aide de l équipement d enregistrement que vous avez sélectionné : Téléphone Microphone multimédia Décrochez le combiné après la sonnerie, attendez la tonalité, puis parlez. Attendez la tonalité, puis parlez dans le microphone. Étape 5 Étape 6 Étape 7 (Pour configurer votre équipement d enregistrement, reportez-vous au chapitre «Modification des paramètres d enregistrement et d écoute».) Lorsque vous avez terminé l enregistrement, cliquez sur Arrêter. Ajoutez du texte et des fichiers joints, le cas échéant. Cliquez sur Envoyer

40 Chapitre 5 Envoi d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Envoi de messages et réponse aux messages Envoi d un message vocal à partir de la Boîte de réception Cisco Unity Vous pouvez envoyer des messages vocaux à des abonnés Cisco Unity, à des adresses électroniques et à des listes de diffusion privées ou publiques. Lorsque vous envoyez un message depuis la Boîte de réception Cisco Unity, vous devez effectuer un choix parmi les options de transmission suivantes : Marquer comme urgent Marquer comme privé Demander un accusé de réception «message écouté» pour ce message Choisissez cette option si vous voulez que le message soit envoyé avant les messages normaux. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le destinataire soit averti de son caractère confidentiel. Sélectionnez cette option si vous souhaitez être prévenu lorsque le destinataire ouvre le message. Utilisez la procédure suivante pour envoyer un message vocal. Pour plus de détails sur la définition d une préférence pour la sauvegarde des messages vocaux envoyés, consultez le chapitre «Modification des options de ViewMail». Pour envoyer un message vocal Étape 1 Cliquez sur l icône Nouveau message. Étape 2 Effectuez l une des opérations suivantes pour adresser le message : Entrez le(s) nom(s) du destinataire dans les champs À, Cc et Cci. Séparez les noms des différents destinataires par des points-virgules (;). Si vous envoyez le message à une adresse électronique, entrez l adresse complète du destinataire (par exemple, tapez nom@domaine.fr) Vous pouvez aussi cliquer sur À, Cc ou Cci pour sélectionner les destinataires dans le Carnet d adresses. 5-6

41 Chapitre 5 Envoi de messages et réponse aux messages Réponse à un message par téléphone Étape 3 Étape 4 Étape 5 Si votre message est adressé à un abonné Cisco Unity et que vous n avez pas utilisé le Carnet d adresses pour adresser ce message, cliquez sur l icône de droite Résolution de noms pour rechercher et sélectionner l abonné. Une fois les noms trouvés, ils apparaissent sous forme de liens au-dessus des champs À, Cc ou Cci. (Vous pouvez cliquer sur un lien si vous souhaitez retirer une adresse.) Dans le champ Objet, entrez l objet du message et, si nécessaire, sélectionnez une ou plusieurs options de transmission. Dans la barre de contrôles Media Master, cliquez sur Enregistrer et enregistrez le message à l aide de l équipement d enregistrement que vous avez sélectionné : Téléphone Microphone multimédia Décrochez le combiné après la sonnerie, attendez la tonalité, puis parlez. Attendez la tonalité, puis parlez dans le microphone. Étape 6 Étape 7 (Pour configurer votre équipement d enregistrement, reportez-vous au chapitre «Modification des paramètres d enregistrement et d écoute».) Lorsque vous avez terminé l enregistrement, cliquez sur Arrêter. Pour consulter votre message avant de l envoyer, cliquez sur Lecture dans la barre de contrôles Media Master pour écouter le message ou sur Enregistrer pour réenregistrer le message. Cliquez sur Envoyer. Réponse à un message par téléphone Suivez la procédure ci-après pour répondre aux messages des autres abonnés. Vous pouvez aussi répondre aux avis de non-remise en renvoyant le message original. Si le message provient du «Système de messagerie Unity», l appelant n est pas un abonné Cisco Unity ou ne s est pas connecté en tant qu abonné avant de laisser le message. Vous ne pouvez pas répondre aux messages provenant de ce type d appelants. 5-7