Handy Patients Enterprise

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1 Handy Patients Enterprise Dossier patient informatisé Médecine générale Gynécologie Chirurgie Pédiatrie Dermatologie Rhumatologie Phlébologie ORL Ophtalmologie Psychiatrie Gastroentérologie Pneumologie Simple et adaptable. Le logiciel de dernière génération pour votre cabinet. Handylife Rue du Grand-Chêne Lausanne Tél : / Fax :

2 Informations générales Présentation générale Handy Patients Enterprise est un dossier patient informatisé d une nouvelle génération. Il est destiné à un usage professionnel au sein d un cabinet médical ou d une clinique. Il offre toutes les fonctionnalités demandées par les médecins que cela soit dans le domaine médical ou administratif. Ce logiciel est une solution complète et clé en main pour les médecins. Il permet de gérer les données médicales, les données administratives, la facturation et la comptabilité. Il offre des outils d'aide à la saisie des données, des fonctions produisant des rapports automatisés et bien plus. Points forts: Gestion médicale Gestion administrative Simplicité Adaptabilité Entreprise Handylife a été fondée en 2008, dans le but de produire un dossier patient informatisé performant et adaptable immédiatement aux demandes des médecins ainsi que du personnel médical. Notre équipe regroupe des Ingénieurs Informatiques EPFL et EPFZ, des médecins de diverses spécialités et des assistantes médicales. Nos clients sont plus de 2'000 sur le plan international et notre entrée sur le marché Suisse en 2010 rencontre un vif succès. La devise de notre société est "simplicité" et "adaptabilité". Nous sommes à l'écoute de nos utilisateurs et à la recherche d'améliorations. Alors dites-nous ce que vous désirez et nous vous le fournirons immédiatement grâce au puissant éditeur intégré au logiciel permettant de tout transformer sans avoir à reprogrammer. Page 2

3 Ordinateurs Ordinateurs Windows XP Windows Seven Windows 8 TabletPC MacOS (VMWare) Handylife vous offre un matériel informatique professionnel, performant, discret, silencieux, consommant peu d'énergie et fiable dans la durée. Il garantit le meilleur confort de travail et tient compte des besoins spécifiques aux cabinets médicaux et cliniques. Mobilité iphone ipad Smartphone Connexion internet Accès depuis le domicile Où que vous soyez, restez connecté! Lors de vos déplacements, vous adorerez pouvoir consulter l'agenda ou le dossier d'un patient depuis votre iphone, ipad ou n'importe quel appareil connecté à internet. Page 3

4 Flux de travail Le logiciel est optimisé pour les cabinets médicaux, les cabinets de groupe ou les cliniques afin d augmenter le rendement des médecins. Voici un exemple d utilisation : Agenda Admission Consultation Rapports Facturation Scénario d utilisation 1 Lors de l'appel d'un patient, l assistante fixe le rendez-vous à l aide de l agenda. 2 3 A l'arrivée du patient au cabinet, l assistante saisit les données administratives. La consultation est remplie grâce à nos outils d'assistance au médecin. L'orthographe est contrôlée. La saisie des codes de facturation est accélérée par les chaînages personnalisables et le validateur TARMED live. 4 5 Une fois la consultation terminée, les ordonnances et rapports de consultation automatisés sont directement prêts à être imprimés. Automatisation de la facturation et des rappels. L assistante se chargera de cliquer 1-2x/sem sur un bouton pour créer les factures (bulletin BVR) ou les envoyer par voie électronique (XML). Page 4

5 Modules La structure modulaire de l application et le caractère indépendant de chaque module offre au médecin la possibilité de sélectionner uniquement les fonctionnalités qui l intéressent. Toute la conception est axée autour du dossier patient, les autres modules viennent s y greffer. Cidessous, les flèches représentent le flux des données. Agenda -Multiutilisateurs -Personnalisable -Lié au dossier patient -Accès à distance, téléphone mobile, Statistiques -Données médicales -Facturation -Utilisation TARMED -Trust center -Evolution du cabinet Admission -Assurances, nom des villes, CP, préconfigurés -Carte assuré -Lien avec la famille -Recherche ultra rapide Optimisation -Correcteur orthographique -Listes de raccourcis -Chainages -Tout est personnalisable -Alertes mauvais payeurs, Connectivité -Connexion à distance -Smartphone, ipad, -SMS ou rappelant les RV ou les dates de vacances -Standard XML Dossier patient -Standard SOAP -Résumés structurés, éditables et avec images -Ordonnances, compendium -Tâches à faire, plan ttt, Laboratoire -Lien avec les appareils -Lien avec les laboratoires et compatible HL7 -Rapports très soignés et personnalisables Documents -Documents scannés, Word, images, radios, IRM, vidéos -Rapports automatisés -Dessins, notes graphiques -Bons radio, physio, certificat Facturation -Validateur TARMED live -Aide à la facturation -Vérification si oublis -Factures papiers ou XML -Rappels + contentieux Comptabilité -Grand livre des comptes -Fiches de salaires -Récapitulatifs mensuels -Récapitulatif annuel -Exportation pour fiduciaire Médical Administratif Page 5

6 Spécialités Handy Patients Enterprise a été spécialement conçu pour être flexible et adaptable grâce à son éditeur permettant la personnalisation de tout l environnement en quelques clics. Expliquez-nous ce que vous voulez et nous vous le fournirons immédiatement devant vous. Handy Patients Enterprise s adapte à votre spécialité : Médecin générale Chirurgie Gynécologie et obstétrique Pédiatrie Cardiologie Ophtalmologie Dermatologie Rhumatologie Orthopédie Infectiologie Neurologie ORL Psychiatrie Urologie Néphrologie Autres Page 6

7 Dossier patient Handy Patients Enterprise gère les informations du dossier médical de manière complète et structurée. L accès aux données du patient est intuitif et les informations affichées sont optimisées pour les besoins de chaque médecin. Organisation selon le standard SOAP Facturation intégrée Résumé Interactions médicamenteuses Correcteur orthographique Résumé indexé clair et directement modifiable Saisie simplifiée Utilisez notre système de «raccourcis» pour accélérer la saisie en accédant en un clic aux textes prédéfinis. Définissez vos abréviations qui seront automatiquement remplacées. Accès rapide et simple aux données Retrouvez facilement vos informations grâce à l interface simple et intuitive du logiciel. Création automatique de résumés Obtenez une vue d ensemble à l aide des différents résumés regroupant les informations concernant le patient. Leur structure et leur lisibilité vous feront gagner temps et précision. Page 7

8 Facturation Le module de facturation est directement intégré à la consultation. Ainsi, vous n aurez qu à choisir les codes de facturation et votre facture sera prête à être imprimée. Facture au format PDF Mise en attente des factures non valides Détail des codes de facturation Validateur TARMED Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED live (montant, alerte, temps TARMED, vérification assurance, vérification coordonnées patient). Chaînage de codes de facturation Gagnez du temps en utilisant des chaînages de codes de facturation personnalisables. Le temps total pour facturer et imprimer le bulletin BVR se résume à deux clics! Impression au cabinet ou facturation électronique (XML) Imprimez directement les factures au cabinet ou envoyez-les à un organisme de facturation sous forme de fichiers électroniques XML. Lien avec un centre de confiance automatisé. Gestion du contentieux Les rappels sont automatiquement générés après les délais de paiement que vous aurez fixé. Page 8

9 Agenda L agenda est l outil indispensable pour la gestion des rendez-vous. Il permet de trier les rendezvous par catégories et de gérer plusieurs médecins ou salles de consultation en même temps. La liaison entre le rendez-vous et le patient offre la possibilité d atteindre les informations médicales ou l historique des rendez-vous en un clic. Il est basé sur les mêmes composants que Microsoft Outlook et est compatible avec celui-ci. Agenda attribué à un médecin Catégories de rendez-vous personnalisables Module de recherche intégré Agenda multiple Gérez les rendez-vous de plusieurs médecins. Lien au patient Accédez en un clic aux informations médicales à l aide de la liaison automatique entre le rendez-vous et le dossier du patient. En ligne Consultez votre agenda sur votre Smartphone grâce à l outil de synchronisation de Handy Patients Enterprise. Page 9

10 Agenda consultable en ligne Visualisez l agenda du cabinet médical en tout temps sur votre Smartphone, grâce à l outil de synchronisation d Handy Patients Enterprise. Il y a également un agenda sur internet qui est accessible aux patients pour leur permettre de prendre eux-mêmes leurs rendez-vous sur les plages prédéfinies par vous-même. SMS/ Une autre fonction vous permet de rappeler les rendez-vous au patient par SMS ou dans un délai personnalisable avant le rendez-vous. Page 10

11 Admission Gérez les données administratives de vos patients de manière simple et intuitive. La gestion des assurances vous guide dans le choix des modes de paiement des patients et le programme vous informe des données manquantes. Sélection automatique de la ville en fonction du NPA Les assurances suisses sont intégrées Photo du patient Gestion des assurances Toutes les assurances suisses sont intégrées et préconfigurées. Vous n aurez qu à choisir l assurance de votre patient dans la liste. Type de paiement Le mode de paiement du patient peut être spécifié : tiers payant, tiers garant ou tiers soldant. Les cas particuliers comme les patients AI, EMS, FARMED, GARDE et autres sont aussi intégrés. Page 11

12 Documents automatisés L outil de rapports vous offre la possibilité d insérer vos propres rapports types, qu ils soient médicaux ou administratifs. Ils sont automatiquement complétés en fonction des informations du patient et de la consultation puis adressés au bon médecin. Document éditable Barre d outils de traitement de texte standard Zone permettant la modification des données Rapidité Les documents automatisés sont générés en fonction des données présentes dans le dossier patient. Documents personnalisables Personnalisez votre environnement en incorporant des nouveaux documents de manière très simple et rapide: Certificat médical, bon physiothérapie, bon radiologie, Correcteur orthographique Evitez les erreurs d orthographe grâce au correcteur intégré. Page 12

13 Comptabilité L outil de comptabilité permet de saisir les écritures comptables et de visualiser l état des comptes en temps réel. En fin d année, toutes les informations nécessaires peuvent être transmises à votre fiduciaire en quelques clics. Liste des comptes Récapitulatif des écritures Evolution du compte Importation des données bancaires Importez directement vos données bancaires via un fichier BVR/V 11 dans le logiciel. Gain de temps Visualisez directement l état de vos comptes. Imprimez en tout temps le journal des écritures pour votre fiduciaire. Vous pouvez également le transmettre sous format électronique. Page 13

14 En plus! Laboratoire Un module de laboratoire est présent. Il est compatible avec tous les laboratoires suisses. Les résultats sont entièrement personnalisables. Les machines médicales du cabinet peuvent aussi être intégrées. Saisie rapide Handy Patients Enterprise offre différents possibilités de connectivité : - Envoi de mails groupés (information de vacances du cabinet,...) - Envoi de SMS groupés (rappel de rendez-vous,...) - Visualisation du dossier patient sur Smartphone et ipad Page 14

15 Personnalisation Grâce à sa conception dynamique, Handy Patients Enterprise est entièrement personnalisable. Ainsi votre logiciel pourra être adapté aux besoins de votre spécialité, mais aussi répondre à des demandes plus personnelles selon les spécificités de chacun. Matériel et logiciels informatiques Handylife fourni le matériel informatique et les logiciels professionnels adaptés aux besoins des médecins. Matériel: Logiciels: Ordinateurs Routeur Imprimantes Scanner professionnel Disques dures réseau (RAID) Ecrans full HD Claviers sans fils Souris ergonomiques CPL Antivirus Firewall Logiciel de scannage Microsoft Office Professional MS SQL server Backup local Backup banque distante Sécurisation du réseau Visionneuse radio/scan Page 15

16 Options de facturation Handy Patients Enterprise offre de nombreuses possibilités concernant la facturation électronique. En effet, notre logiciel est compatible avec Medidata, Curabill et la Caisse des Médecins. La facturation peut également se faire au cabinet avec impression sur place et mise des factures dans des enveloppes fenêtrées. De plus, un module spécifique à la facturation non TARMED est aussi disponible. Cela est particulièrement pratique en cas de facturation de prestations non soumises à la LAMal. Le modèle des factures est entièrement personnalisable par les médecins. Carte d assuré Notre dossier patient informatisé permet la récupération des données administratives via la carte d assuré (CoverCard et HIN). Vous n aurez donc plus à les saisir manuellement. Récupérez directement les données en passant la carte de votre patient dans un lecteur magnétique. Page 16

17 Récupération des données Handylife propose à ses clients de récupérer les données administratives et médicales stockées sur l ancien logiciel utilisé. Notre grande expérience dans ce domaine nous a permis d'établir une liste de logiciels compatibles. Alors contactez-nous pour discuter de la migration de vos données informatiques. Statistiques Handy Patients Enterprise dispose d un outil de statistiques puissant et adaptable offrant, en un coup d œil le bilan complet des activités du cabinet. L'outil de personnalisation permet de créer sur mesure les statistiques de n'importe quelles données saisies par le médecin. Page 17

18 Synthèse Interface intuitive Retrouvez rapidement toutes les informations que vous recherchez grâce à une navigation aisée dans le logiciel. Le menu est toujours accessible en un clic. De plus, son organisation thématique est simple et efficace. Saisie rapide Handy Patients Enterprise offre la possibilité de prédéfinir des textes auxquels vous pourrez accéder en un clic pour remplir la consultation de votre patient. Contrôle des données Evitez les erreurs dans vos factures grâce au validateur TARMED intégré. Sécurité Handy Patients Enterprise offre plusieurs niveaux de sauvegardes sécurisés que ce soit en local ou vers une banque de données distante cryptée. En cas de catastrophe naturelle, reprenez vos consultations comme si rien n'avait eu lieu quelques heures plus tard dans d'autres locaux. Gain de temps Ne perdez pas de temps en travail administratif. A la fin de la consultation, tous les documents usuels sont prêts à être imprimés (ordonnance, certificat maladie, cession de créance, bon physio, facture, ). Personnalisable Personnalisez votre environnement avec l éditeur intégré et notre support technique individualisé. Complet Handy Patients Enterprise, tout en restant simple à utiliser, est un puissant outil professionnel répondant de manière complète à tous les besoins d'un cabinet médical ou une clinique. Il comporte notamment un module de comptabilité, de facturation et de laboratoire. Evolutif Les mises à jour sont régulières dans le but d ajouter de nouvelles fonctionnalités et de suivre au plus près l évolution de la médecine. C'est aussi vous et les autres médecins clients de Handylife qui faites évoluer Handy patients en exprimant vos demandes et préférences. Multi-utilisateur Seul ou en cabinet de groupe, le logiciel s adapte spécifiquement à chaque utilisateur. Page 18

19 Exemples de situations médicales Comment s'appelle le patient brésilien qui a eu une tuberculose? Le puissant outil de recherche vous donnera instantanément la réponse avec les mots clés brésil + tuber. Comment m'assurer que je n'ai pas oublié de remplir ou facturer une consultation? Le logiciel veille à cela et affiche un récapitulatif des consultations incomplètes. Cela vous évitera d'oublier des données et de perdre de l'argent. Est-ce que je sous-facture? Le module de statistiques vous renseigne sur le temps effectif de consultation et le temps TARMED de facturation avec la différence entre ces deux valeurs. Il calcul automatiquement le montant sous-facturé ou surfacturé. Le chiffre d'affaire quotidien est disponible ainsi que son évolution dans le temps. Comment m'assurer de faire signer une cession de créance au patient avant le prochain contrôle? Il suffit de mettre un message d'alerte pour le patient. Ainsi quand il arrivera au cabinet, un message d'alerte s'affichera à l'écran lors de la sélection de son dossier. Faut-il réserver une journée par semaine à ma secrétaire pour la facturation? Non. Seul un clic par semaine est nécessaire pour imprimer les factures. Il suffit ensuite de les glisser dans des enveloppes fenêtrées et la facturation est faite (1h pour 180 factures). Le logiciel gère tout automatiquement selon les préférences choisies par le médecin. Cela prévient également les erreurs. En cas de facturation XML, la durée est réduite à 1 seconde par semaine. Comment se déroule le support technique? Appelez la hotline de Handylife. Un ingénieur en informatique prendra le contrôle de votre ordinateur en 10 secondes sans que vous n'ayez rien à faire. Il vous expliquera directement sur votre écran les informations demandées. Page 19

20 Fonctionnalités de Handy Patients Enterprise Agenda - Agendas multiples personnalisables (couleurs, catégories) pour plusieurs utilisateurs - Lien automatique de l'agenda avec les données patients - Agenda du laboratoire, salle de radiographie, ECG, - Option des rappels liés aux rendez-vous et envois automatisés de SMS aux patients la veille du rendez-vous - Agenda à distance (smartphone, iphone, ipad) - Module de surveillance des rendez-vous manqués et annulés - Historique des rendez-vous des patients - Module pour prise de rendez-vous par les patients en ligne Admission - Assurances, nom de villes, CP préconfigurés - Module de recherche patient ultra-rapide - Lien avec la famille, gestion de la fratrie - Compatible lecteur de carte d assuré - Module d identification et gestion des patients sans assurance Administration - Gestion des assurances - Carnet d adresse s personnalisé et intégration des données - Alertes pour les patients à risque (mauvais payeurs, problèmes divers) - Module de gestion FARMED - Module de gestion des flux de dictées - Module de recherche patients ultra-rapide - Module de recherche global Total recall - Module de gestion des bons de livraison - Module de gestion des patients archivés ou décédés - Module d impression des adresses sur enveloppes - Module de commande des vaccins - Module d impression pour le patient (contact, carte de rendez-vous,...) - Module de gestion des tâches collaboratives entre médecins et assistantes - Gestion des salaires - Module de gestion des stocks Gestion des documents - Module de création de documents automatisés en lien avec le carnet d adresses et les informations du dossier du patient - Module d archivage des documents (pdf, doc, docx, txt, tif, jpg, DICOM, Excel, vidéo, MP3, zip,...) - Personnalisation des documents - Fax direct des documents - Module d impression de documents informatifs pour le patient (carnet de santé) Page 20

21 Laboratoire - Intégration des laboratoires externes (tous les laboratoires suisses) - Compatible avec les formats HL7, GDT, pdf, RS232, XML - Prescription électronique aux laboratoires externes - Intégration du laboratoire local avec formulaires personnalisés - Personnalisation de l affichage des résultats - Calcul automatique des valeurs normales selon âge, sexe, créat,... - Facturation automatisée des examens faits au cabinet y compris taxes de laboratoires - Module d impression des étiquettes pour les tubes sanguines - Compatibilité avec toutes les machines de laboratoires communicantes Dossier patient - consultation - Saisie des consultations avec standard SOAP - Espace structuré pour les notes de suite avec grande liberté d édition - Optimisateur High flow pour accélérer la rapidité de saisie et pour prévenir des messages de validation intempestifs - Bilan général (anamnèse, statut, examens, synthèse) - Bilan spécialisé hautement personnalisé (pour les médecins spécialistes) - Aide à la saisie (correcteur orthographique, liste des raccourcis personnalisables, auto-remplacement d abréviations,...) - Module d insertion des signes vitaux par l assistante médicale - Résumés structurés, avec images, résultats laboratoire, tableaux,... - Option Reverse engine rendant les résumés éditables - Résumé des diagnostics avec occurrences et évolution dans le temps - Ordonnance en un clic (personnalisable avec logo et code barre) - Ordonnance pour semainier (boîte à pilules hebdomadaires) - Historique des modifications directement sur l ordonnance - Module d organisation des diagnostics (classification SOAP) - Module prescription médicamenteuse - Module de recherche ultra-rapide de médicaments - Liste évolutive des traitements - Liste de médicaments automatiques selon diagnostic, poids, créatinine,... - Table des médicaments (LS) - Courbes d évolution des paramètres médicaux - Module de photos, dessins, images annotables - Module vaccins - Module d organisation des tâches à faire (médecins et assistantes) - Examens personnalisés sous forme de tables - Consultation du dossier médical à distance (Smartphone, iphone, ipad) Facturation - Module de facturation et impression des factures au cabinet - Module de gestion des rappels - Gestion des réductions accordées à certains patients - Module de transfert automatique au contentieux (Débitors) Page 21

22 Facturation (suite) - Chaînages personnalisés pour facturation en un clic - Chaînages classés par catégories, sous catégories, couleurs, utilisateurs,... - Prestations privées personnalisables - Module d alerte des consultations non remplies ou non facturées - Facturation XML via prestataires externe (CM, Curabill, Medidata,...) - Envoi des factures au centre de confiance - Validateur TARMED live (résultat immédiat : temps TARMED, montant, validation) - Processeur d aide à la facturation renseignant sur les prestations oubliées, incompatibles,... - Module de facturation de prestations non soumises à la LAMal - Lien avec d autres logiciels pour facturation en hôpital Comptabilité - Saisie des écritures comptables - Intégration automatique des honoraires et gestion des pertes - Gestions des comptes et personnalisation par l utilisateur - Evolution des comptes et bilan de fin d année par médecin ou cabinet - Module de transferts du grand livre des comptes à une fiduciaire - Impression de tous les documents comptables de manière personnalisée - Gestion de la TVA Statistiques - Statistiques administratives des patients - Statistiques de facturation - Statistiques pour études médicales - Statistiques personnalisées du cabinet Autres modules - Superviseur (consignes toutes les actions sur le logiciel) - Module d envoi d s depuis le logiciel (sécurisé par HIN en option) - Envoi d s personnalisés automatisés à un ou tous les patients - Module d envoi de SMS - Module d exportation de toutes les données au format universel XML - Module Medindex (compendium) avec interactions médicamenteuses Page 22

23 Services Support Grâce à la prise de contrôle à distance notre équipe de techniciens peut directement répondre à vos questions sur votre écran tout en interagissant avec vous. Formation Votre formation ainsi que celle de vos collaborateurs vous assure le succès dans votre passage au dossier patient informatisé. Vous pourrez démarrer sereinement tout en gagnant en productivité. Maintenance Des mises à jour régulières sont fournies dans le but d améliorer les fonctionnalités de l application et de répondre aux évolutions du monde de la médecine. Démonstration Pour la présentation du logiciel, nous nous déplaçons volontiers à votre cabinet. Page 23

24 Simplicité. Adaptabilité.