Guide d utilisation du service Virtual Assistant de Tango

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1 Guide d utilisation du service Virtual Assistant de Tango Page 1

2 1. Définition et avantages du service Virtual Assistant : Accès via interface Téléphonique Création de votre service d assistant virtuel Personnalisez votre service d assistant virtuel Le choix de la langue Ecoutez vos messages vocaux Paramètres du transfert d appel vers la boite vocale Appel en attente Touches utiles Après avoir appelé votre messagerie au Durant l écoute des messages Conditions Accès via interface WEB Introduction Démarrage Connexion et déconnexion Affichage des textes d'aide Gestion des messages Affichage de la liste des messages Affichage, téléchargement et transfert de messages Sauvegarde de messages Suppression de messages Gestion des paramètres Modification du Mot de passe Sélection de la langue de la boîte vocale Sélection du transfert d appel Page 2

3 5.4. Sélection du message d'accueil Activation des notifications d'appels en absence Modification de la méthode de notification Activation du transfert de télécopie Page 3

4 1. Définition et avantages du service Virtual Assistant : Un assistant virtuel dans sa poche Avec Tango, ma messagerie vocale est mon assistant personnel! Le Virtual Assistant offre des fonctions essentielles pour le professionnel mobile: Des fonctions classiques d une messagerie vocale, à savoir : - Le renvoi de vos appels vers la messagerie : o si votre téléphone mobile est éteint o si vous ne captez pas de réseau o ou si vous ne pouvez pas prendre l appel Et surtout des fonctions évoluées, comme : - La réception des Fax ainsi que le traitement de ceux-ci par le renvoi vers un fax ou même vers une adresse ; - La convergence des messages vocaux et fax dans votre boîte et donc la possibilité de les transférer tels quels à un collègue par ; - La mise en place de plusieurs messages d accueil de la boîte vocale en fonction de divers scénarios, d appelants ou de langues ; - La possibilité pour l appelant d être transféré vers un numéro tiers préalablement configuré (collègue, backup, Service Clients Pro, etc.) au lieu de laisser un message ; (voir paragraphe 5.3) - La centralisation des messageries à un seul endroit pour les utilisateurs de plusieurs téléphones mobiles ou fixes (privé et professionnel par ex.) - «Mon Espace Tango» qui offre une gestion simple et flexible des messages à travers une interface Web sécurisée Vous avez la possibilité de : - modifier la langue et de choisir parmi le Luxembourgeois, Allemand, Français, Anglais ou Portugais - configurer les paramètres Page 4

5 2. Accès via interface Téléphonique 2.1. Création de votre service d assistant virtuel L activation est automatique et gratuite et dès l ouverture de votre ligne. L écoute des messages est facturée en fonction de votre plan tarifaire. Dès l activation du service, vous recevrez automatiquement le mot de passe initial par SMS Personnalisez votre service d assistant virtuel Nous vous conseillons de personnaliser votre mot de passe et d enregistrer votre message d accueil personnalisé. Le mot de passe : sécurise l accès à vos messages peut être choisi librement 2.3. Le choix de la langue Vous pouvez modifier la langue, pour cela : - Composez le 700 depuis votre ligne mobile depuis le Luxembourg - A partir du menu principal, choisissez l option 3 pour personnaliser la configuration de votre messagerie vocale - Appuyez sur le 2 pour changer la langue de votre messagerie - Appuyez sur le chiffre qui correspond à la langue de votre choix : 1 : Luxembourgeois 2 : Allemand 3 : Français 4 : Anglais 5 : Portugais 2.4. Ecoutez vos messages vocaux Un message dans votre messagerie vocale Tango? - Vous êtes averti de la réception d un message vocal dans votre messagerie vocale Tango par SMS - Une enveloppe ou un message écrit s affichera alors sur l écran de votre téléphone mobile Pour écouter vos messages : o Depuis le Luxembourg : - avec votre téléphone mobile : composez le avec un téléphone fixe : composez le 698 (628, 668) suivi des 6 derniers chiffres de votre numéro Tango o Depuis l étranger : - Composez le ou le suivi des 6 derniers chiffres de votre numéro Tango. Remarque : Si vous accédez à votre messagerie vocale Tango depuis un téléphone autre que votre mobile Tango, vous allez d abord entendre votre message de bienvenue. Dans ce cas, appuyez sur # et introduisez le mot de passe que vous avez défini lors de la configuration. Page 5

6 2.5. Paramètres du transfert d appel vers la boite vocale Activation d un transfert d appel : - inconditionnel (tous les appels) : *21* xxxxxx # - en cas de non réponse : *61* xxxxxx # - en cas d inaccessibilité: *62* xxxxxx # - si occupé : *67* xxxxxx # La durée standard pour le transfert d un appel vers la messagerie est de 15 secondes. Pour modifier la durée avant déviation, de 5 à 30 secondes : - inconditionnel (tous les appels) : ** 21* xxxxxx * * Chiffre en secondes # - en cas de non réponse : ** 61* xxxxxx * * Chiffre en secondes # - en cas d inaccessibilité: ** 62* xxxxxx * * Chiffre en secondes # - si occupé : ** 67* xxxxxx * * Chiffre en secondes # 2.6. Appel en attente Vous avez la possibilité d activer le service d appel en attente, pour cela utilisez les codes suivants : Activation : Désactivation : *43# #43# 2.7. Touches utiles Après avoir appelé votre messagerie au pour récupérer messages vocaux : Appuyez sur 1 - pour personnaliser votre boite de messagerie : Appuyez sur 3 - pour configurer votre message accueil : Appuyez sur 4 - pour accéder à l aide du centre d appel Tango : Appuyez sur 9 - pour l Aide : Appuyez sur 0 - pour vous déconnecter de la messagerie vocale : Appuyez sur * Durant l écoute des messages - pour supprimer le message : Appuyez sur 2 - pour passer au message suivant : Appuyez sur 3 - pour envoyer le numéro de téléphone de l expéditeur sous forme de SMS: Appuyez sur 6 - pour retourner au message précédent: Appuyez sur 7 - pour faire une demande de rappel à l expéditeur: Appuyez sur 8 - pour réécouter l enveloppe des messages: Appuyez sur 9 > le message est également répété - pour réécouter message: Appuyez sur 11 - Menu principal: Appuyez sur * - Aide: Appuyez sur 0 Page 6

7 2.8. Conditions la durée maximale d un message est de 2 minutes le nombre maximal de messages est de 15 la réception d un fax peut se faire jusqu à 10 pages par fax les messages non écoutés et les messages sauvegardés restent en mémoire pendant 7 jours les messages déjà écoutés seront automatiquement effacés après 3 jours vous avez le choix entre un message personnel, un message standard avec votre nom et le message d accueil du système selon le type de message d accueil que vous aurez choisi, vous devez enregistrez juste votre nom ou alors votre message d accueil personnel Sans messages reçus ou écoutés sur votre messagerie pendant 150 jours consécutifs, votre messagerie vocale sera automatiquement désactivée. Page 7

8 3. Accès via interface WEB 3.1. Introduction L'interface web de la boite vocale est une interface graphique basée sur le web destinée aux utilisateurs da la boite Vocale Tango. Cette interface, qui vient en complément de l'interface utilisateur téléphonique, permet aux clients Tango d'accéder à leur boîte vocale au moyen d'une connexion Internet standard et d'un navigateur web. Grâce à l'interface, vous pouvez aussi configurer les paramètres de votre interface téléphonique. Page 8

9 3.2. Démarrage Démarrez votre navigateur internet Connexion et déconnexion Pour vous connecter à l'interface, vous devez être inscrit à l Espace Clients de Tango et choisir l option «Accéder à ma messagerie vocale» Affichage des textes d'aide L'interface affiche des textes d'aide (info-bulles) pour vous indiquer les informations que vous devez saisir dans les différents champs. Un point d'interrogation en regard d'un champ indique qu'il existe une info-bulle contenant des informations s'y rapportant. Pour afficher l'info-bulle, placez votre curseur sur le point d'interrogation (voir Figure 1). Figure 1 - Info-bulles Page 9

10 4. Gestion des messages Ce chapitre explique comment afficher et gérer les messages stockés dans votre boîte vocale. Pour savoir comment configurer les paramètres de votre boîte vocale, reportez-vous au chapitre 5 Gestion des paramètres. Les messages vocaux sont enregistrés au format WAV. Les fichiers WAV sont pris en charge par la plupart des systèmes d'exploitation Affichage de la liste des messages Pour afficher la liste des messages stockés dans votre boîte vocale, sélectionnez l'onglet Boîte Vocale. La vue Boîte Vocale répertorie les messages stockés dans votre boîte vocale. La Figure 2 présente une vue Boîte Vocale contenant des messages. Figure 2 - Vue Boîte Vocale Page 10

11 La vue Boîte Vocale affiche les informations suivantes sur chaque message : Type de Message : type du message (vocal, de télécopie) Envoyé de : numéro de téléphone de l'expéditeur du message Message : cliquez sur Écouter (pour les messages vocaux) ou Regarder (pour les messages de télécopie) afin d'ouvrir, de télécharger ou de transférer un message (voir la section 4.2 Affichage, téléchargement et transfert de messages) Créé le: date et heure auxquelles le message a été créé dans la boîte vocale Volume : durée du message vocal en secondes, ou taille du message de télécopie en nombre de pages Statut : statut du message dans votre boîte vocale. Nouveau : nouveau message que vous n'avez pas encore consulté ou téléchargé Sauvegarder : message que vous avez enregistré dans votre boîte vocale. Les messages sont automatiquement supprimés après un certain délai. Attention, les messages enregistrés sont stockés plus longtemps que ceux qui ne le sont pas. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 4.3 Sauvegarde de messages. Ancien : messages que vous avez lus ou téléchargés, mais pas enregistrés Date d expiration: une fois que le message à été lu, sa date d'expiration est affichée. Dans la vue Boîte Vocale, vous pouvez aussi supprimer des messages. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 4.4 Suppression de messages. Page 11

12 4.2. Affichage, téléchargement et transfert de messages Grâce à l'interface web de votre messagerie vocale, vous pouvez afficher les messages stockés dans votre boîte vocale et télécharger leur contenu sur votre ordinateur. Vous pouvez également transférer les messages vers une adresse électronique. Pour afficher, télécharger ou transférer un message : 1. Dans l'onglet Boîte Vocale, cliquez sur Écouter ou Regarder pour ouvrir le message souhaité. La fenêtre Message s'ouvre : 2. Choisissez parmi les options suivantes : Pour lire le message, utilisez les options du lecteur QuickTime. Pour télécharger le contenu du message, cliquez sur Récupérer message et stockez le clip vocal, ou le message de télécopie (image.tiff) sur votre ordinateur. Pour transférer le message, sélectionnez la méthode de transfert ( ou Fax) dans la liste déroulante Renvoi de message. Dans le champ «À», entrez un numéro de téléphone, de télécopie ou une adresse électronique (pour le courrier électronique). Entrez le numéro de téléphone au format international sans le signe + placé devant : par exemple, , où 352 correspond au code du pays, 40 au code de l'opérateur et est le numéro personnel. Pour envoyer le message, cliquez sur Envoi. 3. Pour fermer la fenêtre Message Vocal, cliquez sur Close dans l'angle supérieur droit Sauvegarde de messages Vous pouvez sauvegarder les messages que vous souhaitez conserver dans votre boîte vocale pendant une durée plus longue. Les messages sont automatiquement supprimés après un délai défini. Cependant, les messages sauvegardés sont stockés plus longtemps que ceux qui ne le sont pas. Pour sauvegarder des messages : 1. Dans l'onglet Boîte Vocale, activez les cases à cocher des messages que vous voulez sauvegarder. 2. Cliquez sur Sauvegarder Suppression de messages Vous pouvez supprimer les messages que vous ne souhaitez pas conserver dans votre boîte vocale. Les messages sont également supprimés automatiquement après un délai défini. Page 12

13 Pour supprimer des messages : 1. Dans l'onglet Boîte Vocale, activez les cases à cocher des messages que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur Supprimer. 5. Gestion des paramètres Ce chapitre explique comment gérer les paramètres de votre boîte vocale à l'aide de l'interface web. Pour afficher les paramètres disponibles, sélectionnez l'onglet Configurations. Vous pouvez également modifier certains paramètres par le biais de l'interface téléphonique. Pour obtenir des instructions sur la gestion des messages de votre boîte vocale, reportez-vous au chapitre 3 Gestion des messages. Figure 3 : Vue Interface téléphonique 5.1. Modification du Mot de passe Vous pouvez modifier le Mot de passe (numéro d'identification personnel) que vous utilisez pour vous connecter à l'interface du mobile. Si vous avez oublié votre Mot de passe, vous pouvez également demander à le recevoir par SMS sur votre mobile. Page 13

14 Pour modifier votre Mot de passe : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez interface téléphonique. Les paramètres de l'interface téléphonique s'affichent : 2. Choisissez parmi les options suivantes : Configurer Mot de Passe : saisissez le nouveau Mot de passe. Demander mot de passe via SMS: cliquez sur Demandé pour recevoir le mot de passe par SMS sur votre téléphone portable. Protection par mot de passe activé: activez ou désactivez la case à cocher afin de définir si vous devez ou non saisir votre Mot de Passe pour accéder à la messagerie vocale. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications Sélection de la langue de la boîte vocale Vous pouvez sélectionner la langue utilisée dans la boîte vocale de l'interface téléphonique et de l'interface web pour utilisateur final. Pour sélectionner la langue de la boîte vocale : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez interface téléphonique. Les paramètres de l'interface téléphonique s'affichent : 2. Dans la liste déroulante Langue de la boîte vocale, sélectionnez la langue de votre boîte vocale. Les langues disponibles sont : l Allemand, l Anglais, le Français, le Luxembourgeois et le Portugais. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications Sélection du transfert d appel Dans le message d accueil il est possible de proposer à l appelant d être transféré vers un numéro tiers (ex: réception, secrétariat, back up, etc.) Pour ce faire, l appelant appuie sur la touche «0» sur son mobile. Exemple de message : «je suis momentanément absent mais pour des questions urgentes appuyer sur «0» et vous serez automatiquement transférés vers la helpline.» Pour configurer le numéro tiers de transfert sélectionnez dans «Configurations» «Interface téléphonique». Cochez la case «Transfert vers un autre correspondant» et définissez le numéro du correspondant sous la forme : 352XXXXX Page 14

15 5.4. Sélection du message d'accueil Si l'on cherche à vous joindre alors que vous n'êtes pas disponible, votre correspondant entend un message d'accueil qui l'invite à laisser un message dans votre boîte vocale. Lors de la création de votre boîte vocale, un message d'accueil par défaut est automatiquement défini. Vous pouvez modifier ce message dans l'interface utilisateur. Vous pouvez aussi sélectionner les messages d'accueil à l'aide de l'interface téléphonique de votre mobile. Pour sélectionner un message d'accueil : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez Paramètres d accueil. Les paramètres de message d'accueil s'affichent : Figure 4 : Vue Configurations Paramètres d accueil 2. Dans la liste déroulante Sélectionner le type de message d'accueil, sélectionnez un message d'accueil. Page 15

16 Les options des messages d'accueil vocaux sont les suivantes : Message d accueil par défaut Message d accueil par défaut avec numéro. Message d accueil personnel Message d Absence : si vous activez la case à cocher Message d'absence activé, la personne qui appelle est informée que vous ne consultez pas votre boîte vocale actuellement et qu'il n'est pas possible d'y laisser des messages. Vous pouvez également enregistrer et activer le message d accueil avec le nom depuis l'interface téléphonique de votre mobile. Remarque : Si vous avez enregistré des messages d'accueil vocaux personnels, l'option Message d accueil personnelle est disponible dans la liste déroulante. Si vous n'avez enregistré aucun message d'accueil personnel, seuls les messages par défaut sont disponibles. Depuis l interface téléphonique de votre mobile il est possible d enregistrer les messages suivants : - Message d accueil par défaut avec le nom - Message d accueil personnalisé pour les appels effectués depuis un numéro luxembourgeois - Message d accueil personnalisé pour les appels effectués depuis un numéro international Conseil : Pour écouter votre message d'accueil vocal personnel, cliquez sur Écouter le message d'accueil avec la voix personnalisée. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications Activation des notifications d'appels en absence Vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir ou non des notifications pour les appels en absence (c'est-à-dire, lorsque le correspondant raccroche sans laisser de message). Pour activer les notifications : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez Notifications. Les paramètres de notification s'affichent : Figure 5 : Vue Configurations Notifications Page 16

17 2. Pour recevoir les notifications d'appels en absence sous forme de SMS, activez la case à cocher Notification d'appel en absence activé. Pour désactiver la réception de notifications par SMS, désactivez la case à cocher Notification d'appel en absence activé. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications Modification de la méthode de notification Vous pouvez changer le mode de réception des notifications de nouveaux messages. Pour modifier le mode de notification : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez Notifications. Les paramètres de notification s'affichent : 2. Dans la liste déroulante Méthode de notification, sélectionnez le mode de notification souhaité (SMS, ou ). Si vous sélectionnez SMS, vous recevez les notifications par SMS. Si vous sélectionnez , vous recevez les notifications par courrier électronique, avec le message en pièce jointe. Pour recevoir des notifications par courrier électronique, dans le champ adresse , indiquez aussi l'adresse électronique à laquelle les messages doivent être envoyés. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications. Page 17

18 Remarque : La sélection de la notification par courrier électronique ne désactive pas l'envoi de notifications par SMS. Lorsqu'un nouveau message est déposé dans la boîte vocale, vous recevez à la fois une notification par courrier électronique et par SMS Activation du transfert de télécopie Des fax jusqu à 10 pages peuvent être traitées par la boite vocale. Vous pouvez définir le transfert automatique des messages fax vers un numéro de fax spécifique. Pour activer le transfert de fax : 1. Dans l'onglet Configurations, sélectionnez Notifications. Les paramètres de notification s'affichent : 2. Pour activer le transfert de fax, sélectionnez la case à cocher Renvoi automatique de fax vers, puis saisissez le numéro de fax dans le champ de texte. Pour désactiver le transfert de fax, désactivez la case à cocher. Vous pouvez aussi transférer des messages fax individuels vers un numéro de téléphone portable ou une adresse électronique. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 4.2 Affichage, téléchargement et transfert de messages. 3. Cliquez sur Sauvegarder les changements pour enregistrer les modifications. Remarque : Pour éviter que votre mobile sonne lors de la réception d un message de télécopie vous pouvez utiliser votre numéro mobile sous la forme suivante : 6X8 YYY YYY où X = 2,6 or 9 et Y= Les 6 derniers chiffres de votre numéro mobile. Le message arrivera directement sur votre messagerie sans passer par votre mobile. Vous serez ensuite averti selon les notifications choisies. Page 18