Processus d achat PCard

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1 SOMMAIRE Introduction... 3 Connexion à l espace client... 3 Accès au site internet... 3 Identification... 3 Choix du fournisseur... 5 Page d accueil... 5 Choix du point de livraison... 6 Mes informations... 7 Mes cartes enregistrées... 8 Constitution du panier Accès au catalogue Choix du marché Navigation dans le catalogue Les catégories Les produits Ajout au panier Ajout d une sélection (simple ou multiple) Le panier Consultation du panier Modification du panier Compléter le panier Mes commandes Accès aux menus Mes commandes Liste des commandes Détails d une commande Détails des livraisons Détails des factures Procédure d achat La commande Plafond de commande Vérification des adresses Saisie des informations complémentaires Saisie des informations de carte d achat... 35

2 Confirmation de la commande Consultation du détail de la commande enregistrée Récupération de mot de passe... 38

3 Introduction Ce document décrit l ensemble des fonctionnalités accessibles depuis l espace client de la plateforme PCard-ERP ; depuis la connexion à l espace client, en passant par la consultation du catalogue fournisseur jusqu à la création de devis ou de commandes. Connexion à l espace client Celle-ci permet d avoir accès au catalogue des consommables pour les fontaines de nettoyage biologique en place dans les ateliers du MCO.T via la carte achat de niveau 3. Accès au site internet L adresse du site est : Les versions minimales des navigateurs compatibles pour l utilisation de la solution PCard- ERP sont les suivantes : Internet Explorer 9.0 Chrome 14.0 Firefox 4.0 Safari 5.0 Opera Cependant, il est vivement conseillé de proscrire Internet Explorer et d utiliser de préférence Chrome ou FireFox. Identification L accès à la plateforme PCard-ERP se fait à l adresse internet : Figure 1 Page d'identification Sur la page d identification, l utilisateur doit saisir son identifiant et son mot de passe puis cliquer sur le bouton «Identification». En cas d erreur d identifiant ou de mot de passe, ou si l utilisateur n a pas de droit d accès à aucun fournisseur, un message d échec d authentification s affiche.

4 Figure 2 Échec de l'authentification Dans le cas où pas un seul point de livraison ne serait défini ne serait-ce que pour un fournisseur pour lequel l utilisateur a une habilitation quelconque, un message indique à l utilisateur qu il ne peut accéder à aucun fournisseur. Figure 3 Compte inactif Si toutes les conditions sont remplies à savoir : identifiant et mot de passe corrects utilisateur habilité à accéder à au moins un fournisseur au moins un point de livraison défini L utilisateur peut alors choisir le fournisseur, éventuellement un point de vente, et le point de livraison.

5 Choix du fournisseur La liste des fournisseurs s affiche et invite l utilisateur à en choisir un. Fournisseur consommables fontaines Figure 4 Choix du fournisseur Afin d accéder au catalogue d u n fournisseur particulier, l utilisateur doit cliquer sur l image ou sur le libellé du fournisseur de son choix. Dans le cas où l utilisateur n est autorisé à accéder qu au catalogue d un seul fournisseur, la sélection de celui-ci sera immédiate. Page d accueil La page d accueil du fournisseur choisi est alors présentée. Figure 5 Page d accueil du fournisseur Si, pour le fournisseur sélectionné, il n y a aucun point de livraison pour lequel l utilisateur n est ni habilité à passer des commandes, ni habilité à contrôler les livraisons, seul le menu «Mon compte est accessible».

6 Figure 6 Page d accueil du fournisseur - absence de point de livraison Choix du point de livraison L accès aux menus, à l exception de «Mes informations» et de «Mes cartes enregistrées», est conditionné par le choix préalable d un point de livraison. Le choix du point de livraison détermine les adresses de facturation et de livraison des commandes qui seront saisies mais également la liste des commandes ou des devis auxquels l utilisateur pourra accéder. Dans le cas d un seul point de livraison, celui-ci sera automatiquement sélectionné. Figure 7 Choix du point de livraison L utilisateur doit cliquer sur le bouton «Sélectionner» pour choisir le point de livraison pour lequel il va agir.

7 L utilisateur est prêt à consulter le catalogue du fournisseur pour passer une commande. Mes informations Dès que l utilisateur est connecté à son espace client, sans même avoir choisi un fournisseur, il peut accéder aux informations de son compte utilisateur et les gérer par l entrée de menu «Mes informations» du menu «Mon compte». Figure 8 Menu «Mes informations» L utilisateur peut également accéder à ses données en cliquant sur son nom affiché en haut de la page : Figure 9 Lien nom utilisateur Figure 10 Mes informations Hormis son identifiant, il peut modifier l ensemble de ses informations : Nom complet Mot de passe Pour la modification du mot de passe, celui-ci doit : être composé d au moins 8 caractères contenir au moins un chiffre et au moins une lettre L utilisateur doit saisir deux fois le nouveau mot de passe qu il souhaitera utiliser.

8 Il sera effectif lors de la prochaine connexion. Figure 11 Modification «Mes informations» Pour enregistrer les modifications, il suffit de cliquer sur le bouton «Enregistrer». Si l une des trois conditions précitées pour la validité du mot de passe n est pas remplie ou si le format de l adresse mail n est pas correct, un message d erreur apparaît. Figure 12 Erreur enregistrement «Mes informations» Sinon, les modifications sont prises en compte. Figure 13 Succès enregistrement «Mes informations» Mes cartes enregistrées Dès que l utilisateur est connecté à son espace client et à condition d avoir sélectionné un fournisseur, il peut accéder à ses cartes d achat et les gérer par l entrée de menu «Mes cartes enregistrées» du menu «Mon compte».

9 Figure 14 Menu «Mes cartes enregistrées» L utilisateur visualise alors la liste des cartes enregistrées qui sont rattachées à son compte : Figure 15 Mes cartes enregistrées En cliquant sur la croix «x» en bout de la ligne, l utilisateur peut supprimer, après une demande de confirmation, la carte d achat concernée. L utilisateur peut ajouter une nouvelle carte d achat à son compte en renseignant les informations suivantes pour la nouvelle carte dans la partie «Enregistrer une carte» : Nom du porteur (donnée obligatoire) Numéro (donnée obligatoire) Date d expiration (donnée obligatoire) La date d expiration ne peut pas être antérieure au mois en cours.

10 Figure 16 Enregistrer une carte d achat En cliquant sur le bouton «Enregistrer», l utilisateur ajoute cette nouvelle carte d achat dans sa liste. Figure 17 Nouvelle carte d achat ajoutée On notera que seuls les quatre derniers caractères de la carte d achat sont conservés et visibles. Constitution du panier L utilisateur peut créer, à partir du catalogue fournisseur, un panier dans le but de passer une commande ou de demander un devis. Le panier peut également être constitué à partir d un devis. Accès au catalogue Pour accéder au catalogue fournisseur l utilisateur doit cliquer sur l entrée de menu «Catalogue».

11 Figure 18 Accès catalogue Choix du marché Figure 19 Choix du marché L utilisateur choisit ensuite l un des marchés affectés au point de livraison en cliquant sur le bouton «Sélectionner» de la ligne correspondante. Le numéro d engagement juridique défini sur le marché s affiche sous le numéro du marché. Figure 20 Choix d un marché avec numéro d engagement juridique L utilisateur a alors accès au catalogue fournisseur :

12 Figure 21 Le catalogue Navigation dans le catalogue Les produits sont regroupés et affichés par catégories. La liste des catégories est affichée dans la partie gauche de la page dans la section «Catégories de produits» et aussi dans la partie centrale de la page avec les photos de chaque catégorie. Les catégories Figure 22 Accès catégorie par libellé L accès au contenu d une catégorie s effectue en cliquant sur le libellé de la catégorie, que celuici se trouve dans «Catégories de produits» ou contenu dans la photo d une des catégories

13 Figure 23 Accès catégorie par photo ou bien sur la photo de la catégorie. L utilisateur visualise alors les produits que contient la catégorie sélectionnée : Les produits Figure 24 Liste des produits

14 Figure 25 Accès fiche produit L utilisateur accède aux détails d un produit en cliquant sur son libellé à partir de la liste des produits. Il visualise alors la fiche détaillée du produit : Figure 26 Fiche produit

15 Des informations complémentaires sont réparties entre trois onglets : Figure 27 Fiche produit - compléments Depuis l onglet «Téléchargements», l utilisateur peut télécharger les documents rattachés au produit. L outil de recherche (en partie gauche) permet également d obtenir la liste des produits. Figure 28 Recherche produit L utilisateur doit saisir un mot clé d au minimum 3 caractères qui sera recherché dans le libellé du produit, dans sa référence ou bien dans sa référence client. En cliquant sur la loupe, il lance la recherche.

16 La liste des produits, respectant ce critère, est affichée : Une recherche plus avancée est disponible, elle permet de restreindre les produits recherchés à une seule catégorie. Ajout au panier L ajout d un produit dans le panier s effectue au niveau de la liste des produits. Figure 29 Ajout au panier depuis liste produits

17 Sinon, cocher uniquement les articles concernés : Figure 30 Ajout au panier depuis liste produits

18 L utilisateur doit saisir la quantité à commander ou laisser la quantité par défaut : Figure 30 Quantité commande par défaut puis cliquer sur le bouton «Ajouter au panier»du produit concerné. Cette quantité est exprimée en unité de vente du produit. Le panier contient désormais les produits, le nombre de produits dans le panier étant indiqué entre parenthèses : Figure 31 Mon panier(2)

19 Ajout d une sélection (simple ou multiple) Depuis la liste des produits, il est possible d ajouter plusieurs produits au panier en une seule action. Figure 32 Sélection/désélection de tous les produits Une fois les quantités à commander saisies pour plusieurs produits, à moins que les quantités par défaut conviennent, il suffit de cliquer sur la case à cocher dans l en-tête de la dernière colonne de cette liste pour voir l ensemble des produits sélectionné. Un nouveau click sur cette case à cocher permet de désélectionner les produits sélectionnés. Figure 33 Sélection/désélection d un produit Chacun des produits de la liste peut être ajouté ou supprimé de la sélection par un click sur la case à cocher de la dernière colonne de la ligne du produit concerné. Figure 34 Coefficient multiplicateur de la sélection

20 Préalablement à l ajout de la sélection des produits au panier, l utilisateur peut saisir un coefficient multiplicateur qui va s appliquer à chacune des quantités des produits sélectionnés. L utilisateur procède alors à la sélection des consommables des autres fontaines. Il sélectionne la catégorie : Puis procède comme précédemment pour les quantités produits. :

21 Le panier Consultation du panier En cliquant sur le menu «Mon panier», Figure 35 Accès panier L utilisateur accède au contenu de son panier : Figure 36 Contenu panier Il peut voir la sélection de chacun des produits par type de fontaine.

22 Modification du panier Figure 37 Modification élément du panier En cliquant sur l icône représentant un crayon, située sur chaque fin de ligne, l utilisateur peut modifier la quantité. Figure 38 Validation de la modification panier La validation de la modification s effectue en cliquant sur l icône. Il est possible d annuler la modification en cours en cliquant sur l icône. Le panier est alors mis à jour :

23 Figure 39 Panier modifié La suppression d un élément du panier s effectue par un clic sur la croix «x». Figure 40 Suppression élément du panier Après un message de demande de confirmation de suppression, le panier est mis à jour.

24 Compléter le panier Figure 41 Compléter le panier Le bouton «Continuer les achats» permet de retourner à la liste des produits de la catégorie du dernier produit ajouté au panier ou par défaut au catalogue fournisseur afin d ajouter éventuellement d autres produits au panier. Mes commandes L utilisateur peut depuis son espace client accéder aux commandes du client sélectionné. Accès aux menus À condition que l utilisateur soit habilité pour au moins un point de livraison à accéder au catalogue et à passer des commandes, il a accès aux menus «Mes commandes» Figure 42 Menu «Mes commandes»

25 Mes commandes Liste des commandes L utilisateur a accès à l ensemble des commandes du point de livraison courant. Les commandes à l état «Provisoire» sont visibles ici uniquement si elles ont fait l objet d un refus d autorisation de Carte d Achat. Figure 43 Liste des commandes

26 Détails d une commande En cliquant sur le bouton «Détails» d une commande, l utilisateur la visualise dans son intégralité. Impression Quel que soit l état de la commande, il est possible de l imprimer. Figure 44 Impression commande Pour ce faire, l utilisateur clique sur le bouton «Imprimer» ; cela déclenche la génération d un document PDF qu il pourra imprimer ou sauvegarder. Dupliquer Toute commande peut être également utilisée pour créer un panier,

27 Figure 45 Dupliquer la même commande en cliquant sur le bouton «Dupliquer la commande». Le panier ainsi généré est à l image de la commande. Figure 46 Recommander la même commande - panier À partir du panier ainsi créé, l utilisateur peut le compléter, «Continuer les achats», le modifier, en demander un devis, ou se projeter directement dans le processus d achat standard en cliquant sur le bouton «Commander».

28 Livraisons & factures Dès lors qu une livraison est créée pour une commande, l utilisateur peut en visualiser les détails et de même pour les factures. Figure 47 Livraisons/factures d une commande Si la commande a été saisie pour un marché avec l option «service fait» activée et que l utilisateur connecté est habilité à contrôler les livraisons (contrôleur), l état du contrôle est affiché. Figure 48 Livraisons en attente de contrôle

29 Détails des livraisons Impression Figure 49 Figure 50 Impression livraison Il est possible d imprimer la livraison en cliquant sur le bouton «Imprimer». Contrôle de la livraison Livraison conforme Si la livraison (la quantité effectivement reçue) est conforme à ce qui est attendu (la quantité expédiée déclarée par le fournisseur) pour chacun des produits, l utilisateur pourra valider la livraison. Avant la validation, il est cependant possible d y adjoindre un commentaire en remplissant la zone prévue à cet effet. Figure 51 Ajout commentaire contrôle de la livraison puis en cliquant sur le bouton «Ajouter l observation» afin de valider la saisie.

30 Figure 52 Commentaire de contrôle de la livraison

31 La validation du contrôle de la livraison s effectue en cliquant sur le bouton «Valider le contrôle de la livraison». Figure 53 Validation du contrôle de la livraison Après un message de demande de confirmation, l état du contrôle de la livraison passe à «Contrôlé». La livraison pourra être facturée en l état. Livraison non conforme Si, pour un des produits, la quantité reçue diffère de la quantité expédiée, l utilisateur peut modifier la quantité reçue (par défaut, elle est égale à la quantité expédiée) Figure 54 Modification quantité reçue en cliquant sur l icône symbolisant un crayon en bout de la ligne du produit concerné. Une fois la quantité effectivement reçue saisie, la modification est validée en cliquant sur la coche «v».

32 Figure 55 Validation quantité reçue La modification en cours peut-être abandonnée à tout moment en cliquant sur l icône «Ø». La ligne de la livraison est alors marquée comme «Non conforme» : Figure 56 Ligne de livraison non conforme Après avoir éventuellement saisi un commentaire et validé le contrôle de la livraison (v. cidessus), l état du contrôle de la livraison passe à «Contrôlé» et la livraison est marquée «Non conforme». Elle ne pourra pas être facturée en l état. Figure 57 Livraison non conforme Détails des factures Figure 58 Impression facture Il est possible d imprimer la facture en cliquant sur le bouton «Imprimer».

33 Procédure d achat À partir du panier, l utilisateur a la possibilité de créer soit un devis soit une commande. La commande Le processus de création d une commande démarre en cliquant sur le bouton «Commander» depuis le panier Figure 59 Création de la commande Dans la partie supérieure les différentes étapes du processus de création de la commande sont présentées, le point vert symbolise l étape courante. Il est toujours possible de revenir à une étape antérieure de la création de la commande en cliquant sur le libellé de l étape choisie. Tant que la commande n est pas confirmée il est possible de l abandonner en cliquant sur l un des menus, par exemple en voulant consulter le catalogue. Plafond de commande Cependant si pour le marché en cours, un montant maximum de commande est défini, et que le plafond autorisé est atteint alors il n est pas possible de créer la commande.

34 Figure 60 Création de la commande non autorisée plafond atteint Vérification des adresses La première étape est la vérification des adresses du client, qu il s agisse de l adresse de facturation comme de l adresse de livraison Figure 61 Vérification des adresses Saisie des informations complémentaires Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées par l utilisateur sur la commande : - la référence client de la commande - la date de livraison souhaite (saisie directe de la date ou à l aide d un calendrier, qui s affiche en cliquant sur l icône calendrier située à droite de la zone de saisie de la date) - Référence 1 : OBLIGATOIRE : Rentrer le nombre de fontaines selon la catégorie de fontaines : Nbre BIOSEVEN ou BIOXYCAN / Nbre FUCHS ECO BIO / Nbre FRM 251

35 Ex 2/0/0 pour une commande portant sur 2 BIOSEVEN - Référence 2 : l apparition en automatique du code pivot dans le champs de référence 2 un commentaire Figure 62 Informations complémentaires Un champs commentaire permet d apporter des précisions sur la commande, par exemple s il y a nécessité de prévoir des palettes NIMP15 pour des livraisons OPEX. Saisie des informations de carte d achat Pour le paiement, l utilisateur doit renseigner obligatoirement les informations de la carte d achat. Si aucune carte d achat n est sélectionnée, il n est pas possible d aller à l étape suivante du processus de création de la commande et un message d erreur est affiché : Figure 63 Carte d Achat absente La sélection s effectue tout simplement en choisissant une des cartes enregistrée dans la liste des cartes d achat de l utilisateur

36 Figure 64 Choix Carte d Achat enregistrée soit en saisissant les informations d une nouvelle carte d achat Figure 65 Choix nouvelle Carte d Achat La saisie des diverses informations relatives à la carte d achat sont obligatoires : - nom du porteur (donnée obligatoire) - numéro de la carte (donnée obligatoire) - date d expiration de la carte (donnée obligatoire, doit être au minimum égale au mois et à l année courante) En cochant la case «Enregistrer la carte», par défaut non cochée, cette nouvelle carte sera rajoutée la liste des cartes d achat de l utilisateur et sera utilisable dès la prochaine commande. Confirmation de la commande La dernière étape est la confirmation de la commande, les produits commandés ainsi que les quantités et les prix sont rappelés. Une fois tous les éléments de la commande vérifiés, l utilisateur en cliquant sur le bouton «Confirmer la commande» va demander la création de la commande auprès du fournisseur.

37 Figure 66 Confirmation de commande Consultation du détail de la commande enregistrée La commande a bien été créée, Figure 67 Commande enregistrée l utilisateur peut s il le souhaite en consulter le détail en cliquant sur le lien prévu à cet effet

38 Figure 68 Détails de la commande créée Récupération de mot de passe En cas de perte ou d oubli du mot de passe pour se connecter à la plateforme PCard-ERP, une procédure de récupération de mot de passe est prévue. L utilisateur doit suivre les étapes suivantes. L utilisateur doit se rendre à l adresse internet de la plateforme :

39 Figure 69 Page d'identification Sur la page d identification, l utilisateur doit cliquer sur le lien «Mot de passe oublié?» qui l amènera à une page de récupération de mot de passe. Figure 70 Fenêtre de récupération de mot de passe Sur la page «Récupération de mot de passe oublié» l utilisateur est invité à renseigner son identifiant afin de récupérer son mot de passe. Si l utilisateur ne connait pas son identifiant, il doit en référer à son administrateur. En cliquant sur le bouton «Récupérer mon mot de passe», l utilisateur recevra un courriel lui indiquant la marche à suivre pour changer son mot de passe.

40 Figure 71 Confirmation d'envoi des instructions par courriel La page «Identification» s affiche à nouveau avec le message : «Les instructions vous ont été envoyées par ».

41 L utilisateur récupère le message suivant dans sa boîte à lettres : Figure 72 Courriel de demande de changement de mot de passe Il est alors invité à cliquer sur un lien qui lui donnera accès à une page spéciale («Changement de mot de passe») lui permettant de choisir un nouveau mot de passe. Figure 73 Page de changement de mot de passe L utilisateur doit, par sécurité, ressaisir son identifiant et choisir un nouveau mot de passe qu il confirme. L action du bouton «Changer mon mot de passe» réinitialise le mot de passe de l utilisateur.

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43 La page suivante «Identification» s affiche pour confirmer la prise en compte du nouveau mot de passe. Figure 74 Confirmation du changement du mot de passe Vous pouvez alors vous connecter avec le nouveau mot de passe.