RAPPORT AUDIT QUALITE ENSEEIHT

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1 RAPPORT AUDIT QUALITE Entité auditée Site concerné : ENSEEIHT : TOULOUSE Responsable d audit : Xavier RAFFENNE Thème d audit : Conformité à la norme ISO 9001:2008 Date d audit : 15/01/2013 Distribution du rapport : A.AYACHE, Directeur de l ENSEEIHT Copie : G.CORBERAND, Responsable du Système Qualité Entité auditée : ENSEEIHT 1 Ecart 10 Points Forts 12 Points sensibles 4 Pistes de progrès Nom Société Date Auteur : Xavier RAFFENNE INP-EI Purpan 15/01/2013 1/8

2 1. SYNTHESE 1.1 SUJET En réponse à une demande faite par le directeur de l ENSEEIHT un audit Interne a été effectué dans les locaux de l école par un auditeur extérieur à l n7. Le but était de faire un constat sur l état du système qualité mis en place en vue de garantir la certification à la norme ISO 9001:2008 le 15 janvier 2013 suivant la procédure documentée d audit interne. 1.2 CONCLUSION GENERALE Le SMQ déployé permet de répondre aux exigences de la norme ISO 9001v2008. Les motivations de la Direction générale pour la mise en place d un tel système ainsi que sa réelle implication dans la vie du SMQ ont été notées. Le SMQ déployé et suivi par le RQ est efficace et en adéquation avec la taille et les missions de l n POINTS FORTS Il a été noté en particulier : L affirmation de l intérêt de la norme ISO 9001 p ar la direction (référence au niveau international, application à l n7 de système de management déployées en entreprise), L engagement de la direction dans la démarche qua lité, L adéquation du SMQ par rapport à la structure et ses missions, La disponibilité des différents responsables prés ents, 1.4 CONFORMITE A LA NORME ISO 9001:2008 L auditeur constate que l ENSEEIHT est très largement en conformité avec la norme ISO 9001:2008 notamment sur l ensemble des principes essentiels de l ISO Un nombre limité d écarts par rapport à cette norme a cependant été constaté (principalement sur la gestion/formalisation des actions) dont le détail est fourni au paragraphe 2 de ce rapport. Ces écarts doivent être corrigés. L auditeur a aussi exprimé un certain nombre de recommandations ayant pour objectif une amélioration du système qualité et une meilleure appréhension par les agents dans l objectif d une plus grande efficacité des dispositions. Leur application est laissée à l appréciation de l entité. Enfin, plusieurs points forts ont été trouvées ; elles ont vocation à être échangées avec des entités semblables ou avec les organismes clients. 2. RESULTATS D AUDIT Ces résultats sont présentés au travers de : La liste des écarts La liste des Points Forts La liste des Pistes de Progrès La liste des Points sensibles Les écarts et les recommandations sont gérés par : G.Corberand Les résultats sont précisés dans la partie «Rapport détaillé». 2 / 8

3 3. DESCRIPTION DE L AUDIT QUALITE 3.1 COUVERTURE DES EXIGENCES DE L ISO 9001:2008 Au cours de la préparation de l audit, l ensemble des exigences de la norme a été retenu comme points d entrée. Au cours de l audit, les chapitres de la norme ISO 9001:2008 indiqués dans la liste fournie cidessous qui ont pu être vérifiés sont indiqués : - C, Conformes - PC, Partiellement conformes - NC, Non conformes - NV, Non Vu : non audités 4 Système de management de la qualité 4.1 Exigences générales C 4.2 Exigences relatives à la documentation C 5 Responsabilité de la direction 5.1 Engagement de la direction C 5.2 Écoute client C 5.3 Politique qualité C 5.4 Planification C 5.5 Responsabilité, autorité et communication C 5.6 Revue de direction PC 6 Management des ressources 6.1 Mise à disposition des ressources C 6.2 Ressources humaines NV 6.3 Infrastructures C 6.4 Environnement de travail NV 7 Réalisation du produit 7.1 Planification de la réalisation du produit C 7.2 Processus relatifs aux clients C 7.3 Conception et développement PC 7.4 Achats NV 7.5 Production et préparation du service C 7.6 Maîtrise des équipements de surveillance et de mesure NV 8 Mesure, analyse et amélioration 8.1 Généralités PC 8.2 Surveillance et mesurage NC 8.3 Maîtrise du produit non conforme NV 8.4 Analyse des données C 8.5 Amélioration C 3 / 8

4 3.2 DEROULEMENT D AUDIT Les participants à la session d ouverture étaient le directeur de l école, le directeur adjoint, le responsable des études et le responsable de la qualité. L audit a été conduit selon le plan indiqué ci-après. 3.3 PARTICIPANTS A L AUDIT Auditeur : Xavier RAFFENNE : Responsable Filière Viticulture-Œnologie INP-EI PURPAN Audités : Alain AYACHE Philippe BERGER Pascal TANNOU Gilles CORBERAND Carole VACCARI Joseph GERGAUD Alexandra HULL Bertrand VEDIE Sylvie Soler Directeur de l ENSEEIHT Directeur des Etudes et Directeur Adjoint Responsable Administratif Ingénieur Qualité Equipe de la Bibliothèque Directeur département Informatique et Mathématiques appliquées Responsable du service des Langues Responsable Service Technique Immobilier Responsable Relations Industrielles et Communication 4 / 8

5 4. DOCUMENTATION 4.1 DOCUMENTS UTILISES AU COURS DE L AUDIT L audit a été basée sur les documents suivants : Documents Applicables : ISO 9001:2008, Systèmes de management de la qualité-exigences Documents de l entité auditée : Manuel qualité, Version 1.4 Octobre 2010 Rapport Revue Direction 23 janvier 2012 Organigramme de l ENSEEIHT Procédure Direction de l ENSEEIHT Procédure Maîtrise de la qualité Procédure Formation Département d enseignement Procédure Bibliothèque Procédure Service Langues Procédure Relations Industrielles et Communication Procédure Service Technique Immobilier 5 / 8

6 5. RAPPORT DETAILLE 5.1 AUDITEUR Programme Le programme de l audit est décrit pour chacun des auditeurs dans les tableaux suivants : Durée h début h fin Audit interne - Janvier ENSEEIHT 05:30 09:30 17:30 Process ou Service audité Interlocuteurs «clé» 00:30 09:00 09:30 Réunion de Démarrage avec l'auditeur et le responsable qualité 01:00 09:30 10:30 Direction / Qualité AA / PhB / PT / GC 00:45 10:30 11:15 Service Technique & Immobilier BV / JPB + Equipe 00:45 11:15 12:00 Bibliothèque LM / Equipe 01:30 12:00 13:30 Déjeuner 01:30 13:30 15:00 Formation Directeurs et secrétariats de département / Étudiants 00:45 15:00 15:45 Enseignement Langues AH / SV + Equipe 00:45 15:45 16:30 Relations Industrielles & Communications SS / MB 00:30 16:30 17:00 Préparation conclusion par l'auditeur 00:30 17:00 17:30 Réunion de clôture avec l'auditeur et la direction / responsable qualité Direction / GC 6 / 8

7 5.1.2 Observations Processus Direction: PF : Implication de la direction dans la mise en place et le suivi du SMQ. Réel outil de pilotage pour la direction. PF : Les deux autres écoles «historiques» de l INP vont être certifiées en Cela devrait améliorer les interfaces entre INP et n7 notamment l efficacité de certains processus supports pilotés par l INP. PS : La valeur à atteindre liée à l objectif fixé par la direction relatif au plan de communication lors de la précédente revue de direction, ne permet pas d évaluer la réelle efficacité du processus RIC. Remarque : Mettre à jour la procédure Direction en réactualisant les noms des instances de décision. Processus Formation: PF : Mise en place récente d une formation par apprentissage (Informatique et réseau électronique- Génie électrique). PF : Offres de stage centralisées au niveau de l intranet (serveur dédié). PS : L évaluation de l efficacité du processus (valeurs réelles en 2011) n est pas renseignée au sein de la dernière revue de direction. PS : La création de nouvelles formations doit faire l objet d une revue de conception et développement, d une vérification et d une validation. Des enregistrements pour chacune de ces étapes sont exigés. N ayant pu contrôler que ces enregistrements (nouvelle formation par apprentissage) étaient établis et maitrisés, l organisme devra réaliser une vérification du respect de ces exigences. PP : Une amélioration du système de gestion informatisé de la scolarité (gestion des notes ) pourrait être apportée car actuellement non intégration des outils logiciels. PP : Dans le cadre de l écoute client et l évaluation de la qualité de l enseignement et de son adéquation avec les besoins du monde professionnel, l intégration d un indicateur sur l évaluation faite par les professionnels pourrait être envisagé. Processus SMQ: PF : Outil de suivi des NC, AC, AP et projets est centralisé et accessible via l intranet (SYMA²). PS : Cet outil n est pas encore pleinement maitrisé par certains pilotes audités (localisation sur l intranet, recherche des actions dont ils sont responsables ). PP : L évaluation de l efficacité des processus du SMQ lors de la revue de direction gagnerait en cohérence si la période d évaluation du système qualité (actuellement année civile) correspondait à la campagne scolaire. Processus Bibliothèque: PF : Nouveaux locaux prochainement prévus pour accueillir la bibliothèque permettant une future amélioration du service rendu aux étudiants. PF : En 2013 une enquête satisfaction sur l ensemble des services de le bibliothèque est prévu. Ecart : L objectif d efficacité «mise en place des manifestations culturelles» du processus est non atteint en 2011 et abandonné en Aucune justification trouvée au sein du SYMA² (8.2.3 de la norme). PS : L objectif d intégration de la recherche documentaire au sein de la formation n est pas atteint (amélioration 248). PS : La procédure validée et figurant dans l intranet n'est pas à jour (rajout du prêt des manuels de cours et refonte de la procédure). Processus enseignement des Langues PF : Mesure de l évolution du niveau TOEIC depuis plusieurs années. Ecart : L objectif cible n ayant pas été atteint en 2011 (Maintenir à 30% le taux de progression entre score d entrée et de sortie, taux de 26% en 2011), aucune action corrective n a été entreprise (exigence surveillance des processus). PS : Pas d action au sein du SYMA² sur l étude de la définition du niveau à obtenir pour validation du diplôme en / 8

8 PS : La gestion administrative d une partie des activités de ce processus est pilotée par des vacataires par manque de ressources internes. Risque de perte d efficacité de ce processus si départ d un ou plusieurs vacataires. Remarques : Actions 204 et 321 non clôturées alors qu elles devraient l être au sein du SYMA². Processus Relations Industrielles et Communication PS : Pas de valeur réelle de l efficacité du processus en 2011 au sein de la revue de direction. PS : L atteinte des objectifs sur le plan d action (80%) n a pu être précisée par le pilote, PS : Le site internet en anglais n est toujours pas en place, objectif fixé non atteint, PS : Les actions décidées lors de la dernière revue de direction n ont pas été intégrées au sein de l outil SYMA² ce qui pénalise leur suivi et l évaluation de leur efficacité (ex : pas d action au sein du SYMA² sur la réorganisation des services et communication relations industrielles). PP : Revoir les objectifs du processus et ses indicateurs lors de la prochaine revue de direction afin que pilote et direction s accordent sur les outils de mesure d efficacité de ce processus et les nouvelles valeurs à atteindre (possibilité de distinguer plan de communication récurrent et nouvelles actions). Remarque : La cible «étudiants» au sein de la Revue de Direction n est pas intégrée dans les finalités du processus. Processus Relations Industrielles et Communication PF : Document géré en interne spécifiant aux clients (enseignants, étudiants ) les modalités de demande d intervention. PF : Enquête satisfaction réalisée auprès des usagers en 2012 et dépassant la cible fixée. Ecart : Les valeurs cibles évaluant l efficacité du processus ne sont pas atteintes en Aucune action corrective n a été entreprise (exigence surveillance des processus). 8 / 8