PROCESSUS D ACQUISITION

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1 FORMATION CONTINUE EN DIAGNOSTIC 09/05/2015 PROCESSUS D ACQUISITION Arnaud Lorimier Ingénieur biomédical Service d Ingénierie Biomédicale Hôpitaux Universitaires de Genève 1

2 TRADUIRE LES BESOINS EN FONCTIONNALITÉS 2 2

3 REFLECHIR C EST DÉJÀ AGIR! OBJECTIFS ATTENTES CONTRAINTES / OPPORTUNITES DELAIS COÛTS Garantir / améliorer la qualité analytique «Lean management» Exigences des cliniciens Construction / Rénovation Estimation budgétaire Garantir / améliorer le TAT Dégager du temps collaborateurs Organisation Disponibilité budgétaire Imprévus? Gain de productivité Augmenter la disponibilité Système d information Mises au point Comparaison des solutions Réduire les coûts Pas d arrêt de la production pdt la bascule Institutionnelles Comparaison des méthodes Exhaustivité, limites de prestations Réduction d erreurs SAV / Procédures dégradées Bâtiment et techniques Approvisionnement / mise en service Diminuer le volume des prélèvements Evolutivité Formation / accréditation 3 3

4 FORMALISER LE PÉRIMÈTRE DU PROJET ET LES ATTENTES Périmètre analytique : analyse de l existant, liste des analyses concernées avec criticité et redondance. Consolidation vs volume d analyse critique? Objectifs de l automatisation : consolidation, gain de productivité, dégager du temps collaborateurs, automatisation pré/post analytique, réduction d erreurs Choix entre concept de TLA («Total lab automation») et ilots. Types de tubes? Orientation «Lean» management (véritable marche en avant, réduction des distances, circuits cohérents ) 4 4

5 APPRÉHENDER LES CONTRAINTES, DÉLAIS ET COÛTS. SAISIR LES OPPORTUNITÉS (SI POSSIBLE )! Contraintes / opportunités Exigences des cliniciens Changement d organisation Changement de locaux Prélèvements, type de tubes Délais Jalons à respecter Bâtiments Disponibilité budgétaire IT Prescription numérique et/ou connectée Numéro unique du tube Code à barres Etiquettes SIL Workflow Coûts Estimation du budget Connaissance de l offre industrielle Exhaustivité, limite de prestations, imprévus 5

6 ELABORATION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL : CHANGER QUOI? Formaliser et chiffrer l activité Données chiffrées permettant aux industriels de dimensionner les solutions Extraction du (ou des) systèmes d informations de laboratoire en fichiers «à plat» Nbr et type de tubes / jour sur 1 semaine Nbr et type de tubes / h sur 1 semaine Volume des analyses avec contrôles et repasses idéalement Nbr et type de prescription / h sur 1 semaine Nbr et type de prescriptions / jour sur 1 semaine Nbr et type d analyses par heure Nbr et type d analyses par jour 6

7 ELABORATION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL : DESCRIPTION DE L ORGANISATION FUTURE. Réception des prélèvements et des prescriptions Repasses / Rajouts Validation technique / Middleware Pré-tri et formatage Chargement (vrac ou racks) Stockage / Output Pré-analytique partagé Acheminement Référents techniques / procédures dégradées 7

8 ELABORATION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL : EXIGENCES ET PERFORMANCES ATTENDUES Définition et engagement sur le TAT Analytique Performances Disponibilité / Maintenance Pénalités : CCA Techniques et fonctionnelles Accompagnement / support / Equipe projet Exigences Formation Acceptation : CCA 8

9 ELABORATION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL : BÂTIMENT ET TECHNIQUE Plan des locaux (piliers, voies de fuites ) Traitement d eau Alimentations courant fort, courant faible, air comprimée Sécurisation des alimentations Proximité des locaux de stockage des réactifs et logistique nécessaire Localisation du poste de commande (ne pas sous-estimer la place) 9

10 INFORMATIQUE ET SYSTÈMES D INFORMATIONS Prescription Numérique Connectée Numéro unique de tube Etiquette / code à barres LIS Langage de communication : HL7 / ASTM Envoi des listes de travail / récupération des résultats Envoi / récupération des positions dans modules / racks Middleware / Automation system software Existant oui / non? Maillon central du workflow Ergononomie, facilité de déploiement Communication avec le LIS Hardware / infrastructure Base de données Réseau disponible Serveurs physiques ou serveurs virtuels Maintenance / limite de prestations / procédures dégradées 10

11 QUELQUES POINTS CLEFS : CONNAISSANCES = RESULTATS Cahier des charges technique + annexes + questionnaire Gestion des délais : prévoir l imprévisible Connaissance de l offre industrielle : demande d informations Communication interne (équipe) et externe (cliniciens, soignants) Centrifugation : à dimensionner correctement (batch, goulot d étranglement) Post analytique : stockage froid à dimensionner correctement Workflow : configuration des tris en fonction des tubes, cibles et destination, erreur, exceptions représente un travail important IT : concept, compréhension et communication 11

12 FORMATION CONTINUE EN DIAGNOSTIC 09/05/2015 Arnaud Lorimier Ingénieur biomédical Service d Ingénierie Biomédicale Hôpitaux Universitaires de Genève MERCI DE VOTRE ATTENTION 12