Code d éthique et de conduite des affaires - Gestion des installations et services auxiliaires

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1 Code d éthique et de conduite des affaires - Gestion des installations et services auxiliaires Énoncé de valeurs La direction Gestion des installations et services auxiliaires (GISA) s est engagée à protéger la réputation exemplaire de l Université McGill à l échelle nationale et internationale, dans tout ce qu elle fait. En tant qu institution financée par les deniers publics, l Université doit se conformer aux lois et règlements publics et s assurer de l impartialité et la transparence de ses pratiques commerciales. L Université McGill exige l application des normes les plus rigoureuses en matière d éthique personnelle et d intégrité organisationnelle dans la conduite de ses affaires. Comme le stipule le Règlement sur les conflits d intérêt : «L Université doit accomplir sa mission d une manière qui lui permette d atteindre ses objectifs, de protéger l intégrité de toutes ses actions et de préserver la confiance de tous les membres de la communauté universitaire, de ses établissements affiliés, des agences subventionnaires et de ses appuis publics et privés, dans une société de plus en plus exigeante et attentive aux conflits d intérêts et où les situations de conflits d intérêts apparents sont de plus en plus nombreuses.» GISA s engage à respecter intégralement toutes les lois et règlements applicables, ainsi que les politiques de McGill. Responsabilités des membres du personnel de GISA Le présent Code d éthique («Code») s applique à tous les membres du personnel de GISA, c està-dire le personnel régulier, occasionnel, contractuel et à temps partiel, les consultants, les gestionnaires et les membres de la direction (ci-après «nous»). Nous avons la responsabilité : - d agir en tout temps avec intégrité et avec le souci de faire progresser la mission de McGill et d accroître son prestige; - d éviter toute situation susceptible de nuire à notre capacité d agir avec objectivité et impartialité dans l exercice de nos fonctions; - d éviter toutes les situations de conflit d intérêts; - de nous conformer aux obligations découlant de ce Code; 1

2 - d être au fait des lois et règlements qui s appliquent à notre travail et de nous y conformer; - dans le doute, de demander immédiatement des clarifications et conseils; - de signaler immédiatement toute infraction réelle ou potentielle à ce Code, aux politiques de McGill ou aux lois et règlements applicables; - de collaborer pleinement aux enquêtes sur d éventuelles violations de ce Code, des politiques de McGill ou des lois et règlements applicables. Conflit d intérêts Nous devons éviter tous les conflits d intérêts, qu ils soient réels, potentiels ou même apparents. Le Règlement sur les conflits d intérêts en vigueur à McGill définit le conflit d intérêts comme suit : 1.2 «Conflit d intérêts» s entend de toute situation dans laquelle : (i) un membre de l Université, incluant ses proches ou associés, a un intérêt personnel, direct ou indirect, dont il a ou devrait avoir conscience et qui, aux yeux d une personne réfléchie et raisonnablement informée, suffit à remettre en question l indépendance, l impartialité ou l objectivité dont le membre est tenu de faire preuve dans l exercice de ses fonctions ou son aptitude à agir dans les meilleurs intérêts de l Université (conflit d intérêts réel); ou (ii) un membre de l Université, incluant ses proches ou associés, semble, aux yeux d une personne réfléchie et raisonnablement informée, avoir un intérêt personnel, direct ou indirect, qui suffit à remettre en question l indépendance, l impartialité et l objectivité dont le membre est tenu de faire preuve dans l exercice de ses fonctions ou son aptitude à agir dans les meilleurs intérêts de l Université (conflit d intérêts apparent);» Une copie de ce Règlement est disponible sur le site suivant : EXEMPLES Nous considérons les situations suivantes comme des exemples de conflits d intérêts réels, potentiels ou apparents : - participer directement ou indirectement à une entreprise faisant affaire avec l Université; - faire affaire au nom de l Université avec une entreprise dans laquelle nous détenons un intérêt financier ou autre, ou dans laquelle un membre de notre famille ou une personne avec qui nous avons ou avions un lien personnel étroit, détient un intérêt financier au autre; - utiliser ou tenter d utiliser notre position pour influencer ou tenter d influencer la décision d une autre personne dans le but de satisfaire nos propres intérêts ou ceux d un membre de notre famille ou d une personne avec qui nous avons ou avions un lien personnel étroit; - participer de quelque façon que ce soit à un appel d offres impliquant une entreprise dans laquelle nous détenons un intérêt financier ou autre, ou dans laquelle un membre de 2

3 notre famille ou une personne avec qui nous avons ou avions un lien personnel étroit, détient un intérêt financier ou autre; - utiliser des biens, des ressources ou des renseignements confidentiels de l Université pour notre bénéfice personnel, ou pour le bénéfice de parents ou d amis; - posséder une société avec laquelle l Université fait affaire, fournir des services à partir de notre domicile ou de celui d un membre de notre famille, à moins d avoir obtenu l autorisation préalable de notre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) et d avoir informé le Service des ressources humaines pour GISA. Pratiques commerciales appropriées Divulgation Dès le début de notre emploi à GISA, nous devons divulguer à notre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) et au Service des ressources humaines pour GISA, toutes les entreprises dans lesquelles nous et les membres de notre famille immédiate détenons un intérêt financier, qui font affaire ou pourraient faire affaire avec l Université. Nous devons continuer de mettre cette liste à jour tout au long de notre emploi à McGill. Pots-de-vin, ristournes et avantages Nous ne devons pas accepter, directement ou indirectement, toute forme de pot-de-vin, de ristourne ou quoi que ce soit pouvant être considéré comme tel par une tierce partie, ou pouvant donner à penser que cela a été fait dans le but d influencer une décision, d obtenir un avantage ou de conserver un marché. Cadeaux Nous ne pouvons accepter des cadeaux de représentants de sociétés qui font affaire, qui pourraient faire affaire ou qui cherchent à faire affaire avec McGill, ni aucune de leurs filiales. Le terme cadeau doit être interprété dans le sens le plus large possible; il peut s agir de cadeaux en nature, d argent comptant, de certificats-cadeaux, de billets pour des parties de hockey, des concerts, des tournois de golf ou d autres manifestations; des invitations à séjourner dans un chalet, une maison de vacances ou sur un bateau; et des services qui seraient rendus à notre résidence privée. Si vous recevez un cadeau, vous devez le rendre immédiatement et renseigner la personne qui vous l a offert, au sujet notre politique. Dans certaines circonstances, si vous pensez qu il serait acceptable de recevoir un cadeau, communiquez avec votre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) pour obtenir une permission spéciale et informez le Service des ressources humaines pour GISA. Directives particulières concernant les repas et invitations à une conférence Nous pouvons accepter un repas ou une invitation à une conférence, à condition de ne pas en avoir fait la demande, que le coût soit modique, et que cela ne contrevienne pas aux politiques de McGill ni aux lois et règlements applicables. En outre, avant d accepter un repas ou une 3

4 invitation à une conférence, nous devons soumettre le formulaire ci-joint à notre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) et au Service des ressources humaines pour GISA afin de recevoir le consentement préalable de notre directeur. GISA se réserve le droit de nous aviser de ne pas recevoir d autres repas ou invitations à une conférence. Nous ne devons jamais accepter un repas ou une invitation à une conférence dans les circonstances suivantes : - c est offert par une société (ou une de ses sociétés affiliées ou filiales) actuellement soumissionnaire sur un projet de McGill, ou qui le sera au cours des deux prochains mois, ou qui a présenté une soumission toujours en attente d une décision; - s il s agit d un montant supérieur à 50 $. Dans certaines circonstances, si vous pensez accepter un repas ou une invitation à une conférence d une valeur supérieure à 50 $, communiquez avec votre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) pour obtenir une permission spéciale, et informez le Service des ressources humaines pour GISA. - si, au cours du mois passé, vous avez déjà accepté un repas ou une invitation à une conférence de cette société ou une de ses filiales; - si le fait d accepter un repas ou une invitation à une conférence pourrait être perçu comme un conflit d intérêts, un pot-de-vin, une ristourne ou une récompense pour un traitement préférentiel, ou pourrait nuire à notre capacité d agir avec objectivité et impartialité dans l exercice de nos fonctions. Confidentialité et accès Nous devons nous assurer de respecter la confidentialité des renseignements privés auxquels nous avons accès, quelle qu en soit la forme. Par exemple, nous ne devons pas : - partager l information qui n est pas accessible au public avec une tierce partie qui pourrait en tirer profit; - permettre l accès aux immeubles de McGill à une personne qui soumissionne présentement ou qui pourrait soumissionner pour obtenir un contrat, sauf aux moments et dans les situations prévues aux termes des politiques de McGill. SIGNALEMENT Il faut immédiatement signaler à notre directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) et/ou vice-principal adjoint, toute activité susceptible de contrevenir au présent Code, aux politiques de McGill ou aux lois et règlements applicables. VIOLATION DU CODE D ÉTHIQUE Le non-respect de notre Code, des politiques de McGill ou de toute loi ou règlement applicable peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au congédiement ou l annulation du contrat. 4

5 Un membre du personnel peut aussi faire l objet de mesures disciplinaires dans les cas suivants : - il ou elle a été complice d une violation du Code ou a encouragé d autres personnes au non-respect de ce Code, des politiques de McGill ou de toute loi ou règlement applicable; - il ou elle refuse de collaborer pleinement à une enquête sur une infraction signalée; - il ou elle omet de signaler une violation de ce Code, des politiques de McGill ou de toute loi ou règlement applicable; - il ou elle a faussement accusé un autre membre du personnel d avoir violé ce Code, une politique de McGill ou toute loi ou règlement applicable. Je comprends et j accepte les conditions du présent Code d éthique. Nom (en lettres moulées) Signature du membre du personnel Date 5

6 Formulaire de divulgation GISA Les membres du personnel de GISA doivent demander la permission de leur directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) et envoyer une copie de la permission au Service des ressources humaines pour GISA, avant d accepter un repas ou une invitation à une conférence. Cette règle s applique même si le membre du personnel défraie une partie du coût. Information concernant le membre du personnel à qui on a offert un repas ou une invitation à une conférence Nom : Titre : Nom du directeur (ou superviseur, si à un échelon supérieur) : Information concernant la personne qui offre un repas ou une invitation à une conférence Nom : Poste : Société : Quel est le contexte de l invitation? Y a-t-il des raisons de croire que cette société ou toute société affiliée présentera une soumission pour un contrat avec l Université au cours des deux prochains mois? Information concernant le repas ou l invitation à une conférence Date : Endroit : Sujet/occasion : Valeur nominale du repas ou du billet pour assister à une conférence : Montant total de tous les repas et/ou billets pour assister à une conférence défrayé par cette société au cours de la dernière année (y compris la date, l endroit, le sujet ou l occasion, et la valeur) : Signature (Membre du personnel) (Directeur) 6