Informations sur les demandes de paiement. Principes généraux

Transcription

1 Informations sur les demandes de paiement Principes généraux Conditions préalables Le porteur de projet et ses partenaires co-financeurs préfinancent le projet. Le versement de la subvention communautaire se fait au fur et à mesure de la justification des dépenses effectives auprès du Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald. Les premiers versements ne peuvent être effectués qu à partir du moment où la convention est signée. Modalités Le porteur de projet présente les dépenses au Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald au mois une fois tous les trois mois, et au plus tard le 31 janvier, 30 avril, 31 juillet et 31 octobre de chaque année. La subvention FEDER est calculée sur la base des dépenses éligibles réalisées et reconnues conformes à la réglementation européenne par le Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald. Le montant total versé au titre de la subvention communautaire ne peut en aucun cas dépasser 50% des dépenses effectives. Dans le cas où les dépenses effectives sont plus élevées que les coûts prévus dans le budget prévisionnel, la subvention communautaire ne peut dépasser le montant prévu au moment de l approbation du projet. Contenu de la demande de subventions La demande de subventions doit contenir les documents suivants: - tableau d ensemble - selon le poste, classer les justificatifs des dépenses chronologiquement et dans la suite numérique des copies. Justificatifs des dépenses Principalement, les versements réellement effectués sont à prouver par les copies des factures originales ou tout autre document de même valeur (réservation ) contenant l ensemble des informations suivantes : - date d émission du document,

2 - nom du partenaire qui finance le projet, - nom du bénéficiaire du versement, - Référence / Objet du paiement (si la référence / l objet du paiement n est pas pertinente, cela doit être expliqué sur la facture ou sur un document annexé) - date de paiement (décaissement effectif chez le partenaire financeur) De plus, les documents originaux (factures ou extrait de compte originaux) doivent contenir le titre du projet et établir le lien entre la dépense et le projet. Pour un maximum de 100, un ticket de caisse peut également être reconnu s il comporte la date d émission et l objet du paiement. Les dépenses ne sont éligibles que sur présentation des preuves que la dépense a été réellement acquittée. Les preuves peuvent être apportées soit par la contre signature d un expert comptable indépendant (pour une structure publique, le comptable public), soit par la présentation d un relevé de compte. Les principes de rentabilité et d économie sont à prendre en compte. Frais de personnel - Contrat de travail du salarié (où documents similaires : arrêté de nomination ), - Justificatifs du coût du salarié (bulletin de salaire, fiche de paie, liste de facturation, etc.) avec mention des différentes cotisations patronales et salariales. Auxquels s ajoutent, pour les personnes qui ne sont pas exclusivement affectées au projet: - le document signé par le salarié concerné et son supérieur sur le travail réalisé dans le cadre du projet, mentionnant le temps de travail, l objet des missions remplies et le montant des frais générés par chaque employé concerné ; - le document établi par l employeur listant nominativement toutes les personnes mises à disposition pour le projet. Travail bénévole - document établi par le dirigeant et signé par chaque structure concernée par le projet, attestant du travail bénévole réalisé dans le cadre du projet ; - relevé horaire. Frais de déplacement Trajet avec véhicule de service Déclaration signée par le bénéficiaire avec les informations suivantes : - objet du déplacement avec la référence au projet, - puissance fiscale du véhicule, - trajets effectués (km), - frais de remboursement appliqués, - coût du trajet en fonction du forfait de remboursement appliqué, - base juridique des forfaits de remboursement applicable au partenaire de projet concerné (conditions spécifiques ou générales).

3 Trajet professionnel avec véhicule privé - tableau comme ci-dessus, - copie des papiers du véhicule avec mention de la puissance fiscale, - décompte du coût du trajet y compris le montant remboursé, - base juridique des forfaits de remboursement applicable au partenaire de projet concerné (conditions spécifiques ou générales). Frais de péage - reçu ou facture justifiant le montant payé, - justificatif / note du bénéficiaire attestant le lien avec le projet. Frais de stationnement - reçu ou facture justifiant le montant payé, - justificatif / note du bénéficiaire attestant le lien avec le projet. Taxi - facture - note du bénéficiaire attestant le lien avec le projet et justifiant la nécessité d utiliser ce moyen de transport. NB : les dépenses pour un déplacement en taxi ne peuvent être prises en compte qu à titre exceptionnel. Voyages en train - billets, si possible compostés - facture (si possible) comportant les informations demandées ci-dessus ; - justificatif / note attestant le lien avec le projet. NB : Dans le principe, seules les dépenses sur la base d un tarif de 2 de classe sont prises en compte. Toute exception est à justifier. Voyage par d autres moyens de transport publics - ticket si possible composté, - justificatif du coût du ticket, si celui-ci n apparaît pas sur le ticket, - justificatif / note attestant le lien avec le projet. Voyage en avion - billet d avion, - facture, - justificatif / note du bénéficiaire attestant le lien avec le projet. NB : Dans le principe, seules les dépenses sur la base d un tarif en classe économique sont prises en compte. Toute exception est à justifier. Frais d hébergement

4 - justificatif mentionnant les noms des personnes concernées, la durée du déplacement et le lien avec le projet. Frais de restauration Les frais de restauration pris en charge par le partenaire du projet sur la base des frais réels - justificatif / note attestant le lien avec le projet, - pour la restauration de plusieurs personnes : liste des personnes concernées, NB : le coût des dépenses de restauration est en principe limité à 30 euros par personne. Toute exception est à justifier. Les frais de restauration pris en charge par le partenaire du projet sur une base forfaitaire - Taux / montant appliqué (pour les organismes publics : taux / montant habituel en vigueur dans la structure), - Attestation de remboursement par l organisme, - justificatif / note attestant le lien avec le projet. Frais de conception et d édition - justificatif / note attestant le lien avec le projet, - exemplaire original du document imprimé (les supports numériques sont à présenter sur un CD/DVD (ou par copies d écran imprimées). Frais d acquisition de matériel d occasion - preuve du coût pour l acquisition d un équivalent neuf, proposé par deux fournisseurs Frais de transactions financières - Copie des extraits de compte mentionnant le coût des transactions financières, - facture ayant généré les frais de transactions financières. Frais de gestion de compte - Attestation d ouverture du compte, - copie de l extrait de compte mentionnant les frais d ouverture du compte (le cas échéant) et/ou de gestion du compte. Primes / Prix en nature - Facture - justificatif / note attestant le lien avec le projet, - document établissant l attribution du prix, - copie de l extrait de compte. Manifestations, décoration

5 - justification de la pertinence des mesures prises et des dépenses réalisées pour la mise en œuvre du projet. Prestations externes - facture et/ou contrat régissant la prestation externe, - synthèse des prestations réalisées (démontrant le lien avec le projet), - pour l achat de matériel par le prestataire externe : factures correspondantes. NB : o les prestations externes qui augmentent le coût du projet sans apporter une valeur ajoutée proportionnelle, ne sont pas éligibles. Ce principe vaut également pour les prestations externes facturées sur la base d un pourcentage du coût total du projet. Les prestataires externes sont dans l obligation de se soumettre à tous les contrôles et vérifications et de fournir toutes les informations nécessaires sur les missions qui leur sont confiées. o o Au cas où les coûts effectifs excèderaient les coûts prévisionnels alloués à la prestation externe concernée, le porteur du projet prend en charge la différence. les honoraires d artistes ne sont généralement pas éligibles. Frais d exploitation (téléphone, fax, frais de port,...) Les coûts indirects tel que les divers frais de fonctionnement des organismes participant à un microprojet ne sont pas éligibles (même sous forme de prorata).! Marchés publics! Lors de la mise en oeuvre du projet financé par le programme, les partenaires de projet restent soumis aux règlementations nationales et communautaires en vigueur concernant les marchés publics. Les principes fondamentaux sont : - libre accès à la procédure d appel d offres et aux informations s y rapportant, - égalité de traitement des entreprises, - transparence de la procédure d attribution, - lien avec le projet démontré, - principes d économie et de rentabilité. Les dispositions sur les marchés publics concernent les personnes publiques ainsi que, le cas échéant, les associations et d autres structures de droit privé qui agissent au nom d une structure publique (organismes publics au sens du droit communautaire). Pour toutes les dépenses supérieures à euros (nets) :

6 la règlementation suivante est à respecter : - obtention d au moins trois propositions similaires (si possible en transfrontalier), - publication des appels d offres au moins sur le site Internet de la structure, NB : pour des dépenses inférieures à ce montant, il est conseillé d obtenir des offres comparables et de les documenter. Les conditions nationales sont impérativement à prendre en compte. les documents suivants sont à joindre : - preuve de publication de l offre, - copie des offres réceptionnées, - raisons justifiant la sélection de l offre choisie. NB : les remises négociées sont à indiquer et à rendre visible sur les factures concernées.! Situation au regard de la TVA! Au plus tard lors du dépôt de la première demande de versement, les partenaires de projet bénéficiant de subventions doivent déposer un document attestant de leur situation au regard de la taxe sur la valeur ajoutée, signé par le service compétent. Ces attestations complèteront les indications mentionnées dans la demande du Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald. Les documents suivants sont à déposer : Pour les partenaires de projet français : - organismes publics : attestation par un comptable public, - organismes privés : attestation par les services fiscaux. Pour les partenaires de projets allemand : - organismes publics : preuves par la trésorerie, le service des finances, etc., - organismes privés : attestation des services fiscaux.