Document d accompagnement pour effectuer une déclaration normale auprès de la CNIL

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1 Document d accompagnement pour effectuer une déclaration normale auprès de la CNIL Mis à jour le 17 octobre 2012

2 Chaque établissement, en tant qu'utilisateur du service en ligne CERISE Collège, est responsable de la déclaration de l'usage d'une base de données nominatives auprès de la CNIL. CERISE Collège propose aux enseignants et aux personnels de direction les finalités suivantes : construire son propre livret de compétences ; saisir les résultats des évaluations à partir de son livret ; assurer le suivi des acquis des élèves tout au long de l'année et pour l'ensemble de leur scolarité au collège ; générer des groupes à partir des résultats obtenus afin de mettre en place une pédagogie différenciée ; éditer des bulletins de compétences synthétisant les résultats obtenus par un élève et comprenant un résumé (items mis en avant et appréciation des enseignants et du conseil de classe) ; renseigner des items et valider des compétences des paliers 2 et 3 du socle commun ; exporter les données saisies relatives aux paliers 2 et 3 du socle commun vers LPC. Pour cette utilisation, chaque collège doit faire une déclaration normale auprès de la CNIL. Remarque : Pour les collèges qui utilisent CERISE Collège par le biais d un ENT (avec ou sans «téléservice»), vous devez effectuer la déclaration simplifiée RU-003 pour l utilisation de l ENT ainsi qu une déclaration normale pour l utilisation de CERISE Collège. Le CRDP de Poitou-Charentes vous propose ce document pour vous faciliter la réalisation de votre déclaration normale. Vous êtes libre de modifier les textes proposés ou de les réutiliser tels quels. Pour vous faciliter les copier-coller, vous pouvez nous demander ce document en version.doc ou.odt. La déclaration normale est indispensable pour réaliser l importation dans LPC de vos données saisies dans CERISE Collège.! Information : CERISE Collège propose en plus la finalité suivante : donner un accès aux élèves et / ou à leurs responsables légaux à CERISE Collège. Si cette finalité est employée, il s agit d un téléservice. L établissement ne doit plus faire une déclaration normale mais une demande d avis auprès de la CNIL (sauf si l accès se fait par le biais d un ENT). Nous vous invitons à consulter le document correspondant. Pour tout complément d informations, l équipe de CERISE Collège du CRDP de Poitou-Charentes est à votre disposition par téléphone ( ) et par mail (cerise.info@crdp-poitiers.org). Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 2

3 Formulaire pour la déclaration normale Pour accéder au formulaire sur le site de la CNIL, veuillez cliquer sur l URL suivante : La déclaration normale correspond au formulaire n 1. Cliquez sur le bouton «Déclaration normale». Remarque : Pensez à noter votre code d accès au brouillon de votre déclaration normale. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 3

4 A. Menu Déclarant 1. N SIREN + NIC Le numéro SIRET de l établissement se compose de 14 chiffres correspondant : au numéro SIREN (9 chiffres), et, au numéro NIC (5 chiffres). Vous pouvez le retrouver sur un bulletin de salaire (encadré rouge ci-dessous). 2. Code NAF/APE Pour un établissement d enseignement secondaire comme un collège, choisissez le code 8531Z. 3. Informations sur l établissement Vous devez ensuite saisir toutes les informations concernant votre établissement. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 4

5 B. Menu Mise en œuvre Cochez la première case pour indiquer que l organisme chargé de la mise en œuvre est identique au déclarant. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 5

6 C. Menu Finalité 1. Finalité ou objectif du traitement Nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : CERISE Collège propose aux enseignants et aux personnels de direction les finalités suivantes : construire son propre livret de compétences ; saisir les résultats des évaluations à partir de son livret ; assurer le suivi des acquis des élèves tout au long de l'année et pour l'ensemble de leur scolarité au collège ; générer des groupes à partir des résultats obtenus afin de mettre en place une pédagogie différenciée ; éditer des bulletins de compétences synthétisant les résultats obtenus par un élève et comprenant un résumé (items mis en avant et appréciation des enseignants et du conseil de classe) ; renseigner des items et valider des compétences des paliers 2 et 3 du socle commun ; exporter les données saisies relatives aux paliers 2 et 3 du socle commun vers LPC. 2. Personnes concernées par le traitement Cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Le personnel de direction, les enseignants, les élèves et leurs responsables légaux 3. Technologie particulière utilisée Aucune coche n est nécessaire. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 6

7 D. Menu Données traitées 1. État-civil, identité, données d identification Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Importation de 3 fichiers xml de SIECLE (sts_emp, ElevesSansAdresses et ResponsablesAvecAdresses) Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Toute la scolarité de l élève au sein de l établissement Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 7

8 2. Vie professionnelle (CV, scolarité formation professionnelle, distinctions, etc.) CERISE Collège Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Saisie par l'enseignant : des résultats d'évaluations ; des appréciations ; des validations du socle Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : Toute la scolarité de l élève au sein de l établissement Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun Remarque : Cliquez sur le bouton «Enregistrer». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 8

9 3. Données de connexion (adresses IP, logs, etc.) Cochez la case «Votre traitement comporte des données qui relèvent de cette catégorie» Pour l Origine, cochez la case «De manière indirecte» et nous vous proposons de copier-coller le texte suivant : log serveur Apache + log applicatif sur connexion, insertion, édition et suppression dans la base Pour la Durée de conservation, cochez la case «Autres» et nous vous proposons de saisir : 6 mois Pour les Destinataires, nous vous proposons de saisir : Aucun! Information : Ces données sont collectées, sauvegardées et supprimées par le CRDP de Poitou-Charentes. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 9

10 E. Menu Données sensibles Aucune donnée considérée comme sensible n est saisie dans CERISE Collège. Remarque : Cliquez sur le bouton «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 10

11 F. Menu Sécurité Cochez les cases suivantes : «L'accès physique au traitement est protégé (bâtiment local sécurisé)» ; «Un procédé d'authentification des utilisateurs est mis en œuvre (ex : mot de passe individuel, carte à puce, certificat, signature)» ; «Une journalisation des connexions est effectuée» ; «Si des données sont échangées en réseau, le canal de transport ou les données sont chiffrée».! Information : Les données que vous saisissez sont stockées sur des serveurs. Le CRDP de Poitou-Charentes a choisi d externaliser ce service auprès d une société spécialisée. Cependant, le CRDP de Poitou-Charentes assure un système de sauvegardes journalières pour palier à tout risque de perte ou de détérioration des données. Afin de respecter la sécurité des données saisies pendant le transfert entre les ordinateurs et les serveurs, un certificat SSL est en place. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 11

12 G. Menu Transfert de données hors UE Laissez cocher la case : «Vous ne transmettez pas les données (le fichier) vers un pays situé hors de l'union européenne» Remarque : Cliquez sur le bouton «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 12

13 H. Menu Interconnexions Laissez cocher la case : «Non»! Information : Pour la CNIL, l interfaçage entre CERISE Collège et LPC n est pas considéré comme une interconnexion puisque la finalité de traitement reste la même, à savoir le renseignement des items et validation des compétences des paliers 2 et 3 du socle commun. Remarque : Cliquez sur le bouton «Étape suivante». Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 13

14 I. Menu Droit d accès 1. Moyen d information des droits d accès Cochez seulement la case «Mentions sur le site internet». 2. Organisme chargé du droit d accès Cochez la première case pour indiquer que l organisme chargé de la mise en œuvre est identique au déclarant. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 14

15 J. Menu Contact Laissez la case cochée par défaut «Le contact doit être destinataire du récépissé». Saisissez toutes les informations concernant la personne qui recevra le récépissé de la déclaration normale et qui sera contactée par la CNIL en cas de besoin.! Information : En cas de changement de personne à contacter, vous devrez en informer la CNIL dans les plus brefs délais pour mettre à jour votre déclaration normale. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 15

16 K. Menu Identification du responsable Cochez la case «Je m'engage à ce que le traitement décrit par ce formulaire respecte les exigences de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.». Saisissez toutes les informations concernant le responsable de l organisme déclarant, c est-à-dire le chef d établissement.! Information : En cas de changement de chef d établissement, vous devrez en informer la CNIL dans les plus brefs délais pour mettre à jour votre déclaration normale. Remarque : Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» avant de passer à l étape suivante. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 16

17 L. Menu Validation et envoi Cliquez sur le bouton «J envoie à la CNIL».! Information : Vous recevrez, sous une quinzaine de jours, votre récépissé de déclaration normale ainsi qu un numéro de déclaration. Document d accompagnement pour effectuer la déclaration normale 17