Solution de gestion pour fiduciaires

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1 Solution de gestion pour fiduciaires

2 SOMMAIRE INTRODUCTION SOLUTION DE GESTION POUR FIDUCIAIRES BELGES Depuis 1986, A++ Informatique est une entreprise de développement de logiciels de gestion. Après plus de 25 ans d expérience dans le domaine des logiciels comptables, A++ informatique s est spécialisée dans le développement de solutions spécifiques pour fiduciaires. Fid-Manager est le fruit de notre collaboration débutée en 2010 avec le bureau comptable TFRS (fiduciaire de 12 collaborateurs active depuis 1993) afin de développer ensemble l outil de gestion dont ses membres avaient besoin. Gestion complète des documents relatifs à la loi anti-blanchiment 4 Un dossier permanent complet 6 Suivi des échéances légales 8 TimeSheet 10 Facturation 11 ing 12 Portail client 13 Rapports 14 Témoignages 15 LES AVANTAGES Pas d installation et accessible de partout : En tant qu application web, Fid-Manager ne nécessite aucune installation. Si vous avez un accès Internet, vous aurez accès à Fid-Manager depuis n importe quel média, PC, Mac, tablette, smartphone Une sécurité accrue : Vos données sont hébergées sur des serveurs ultra haute disponibilité et ne sont accessibles que par connexion sécurisée SSL encryptée. Une maintenance automatique : Nous nous chargeons entièrement des sauvegardes et des mises à jour. Ce n est plus votre problème : on se charge de tout. SAAS, software as a service, ou logiciel en tant que service : En tant que SAAS, tout est inclus dans le prix de base mensuel : intégration, formations, support en ligne. Pas de coût d achat ou de coût supplémentaire. Une base de données unique à la fiduciaire : Toutes les informations de la fiduciaire sont centralisées dans une base de données structurée et unique à la fiduciaire afin, d avoir une vision identique des dossiers au sein du bureau comptable. Solution clé en main : En partant d une base de données vide, il faut en moyenne compter 3 h d intégration par fiduciaire. À la fin de ces 3 heures, vous aurez votre version de Fid-Manager prête à l emploi, dossiers créés, tâches configurées et planifiées, et facturation prête à l emploi. LISTE DES «MODULES» Rapports GED (gestion électronique des documents) TimeSheet & Facturation DOSSIER PERMANENT Anti-blanchiment Gestion des échéances légales Portails & s 2 3

3 GESTION COMPLÈTE DES DOCUMENTS RELATIFS À LA LOI ANTI-BLANCHIMENT GÉNÉRATION ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE DES DOCUMENTS LAB Fid-Manager génère les documents LAB complétés à partir des données du dossier permanent : moins de risque d erreur et énorme gain de temps pour le bureau comptable. Les documents ainsi générés seront aussi automatiquement classés dans le dossier permanent une fois signés. ALERTE POUR LES CI/PASSEPORTS QUI ARRIVENT À TERME Chaque gestionnaire de dossier est alerté à l avance dès qu un document d identité arrive à échéance. LA LISTE DE CONTRÔLE DES DOCUMENTS LAB La liste de contrôle donne une vue globale avec lien direct des documents LAB, ce qui vous permet de savoir en un coup d œil qui est en ordre, quels documents manquent et quelles cartes d identité sont périmées. Très pratique en cas de contrôle contrôle. Écran de contrôle des documents LAB 4 Alertes pour les CI arrivées à échéance CARTES D IDENTITÉ ÉLECTRONIQUES OU PDF AUTOMATIQUEMENT RECONNUES Les cartes d identité sont entièrement reconnues et classées. Elles permettent de créer les clients et de compléter les différents formulaires LAB. Fiche client créée à partir de la carte d identité 5

4 UN DOSSIER PERMANENT COMPLET CRÉATION AUTOMATIQUE SUR LA BASE DES DOCUMENTS DE LA FIDUCIAIRE Les signalétiques clients sont complétées sur la base des fichiers Intervat, BNB, Biztax. En quelques minutes, tous les clients sont créés et paramétrés sans risque d erreur ou de doublon. UNE GED COMPLÈTE ET ADAPTABLE La gestion électronique des documents de Fid-Manager permet à la fiduciaire d avoir tous ses documents classés de manière structurée et globale. Ici aussi, la fiduciaire peut personnaliser la structure de classement. COMPREND TOUTES LES INFORMATIONS NÉCESSAIRES Signalétique complète Liste du/des gérants/actionnaires Tâches à effectuer Tiers liés (secrétariat social, recette TVA ) Tous les documents liés au client Historique de facturation Historique de s Menu documents Vue dossier permanent du dossier client GESTION COMPLÈTE DES ACCÈS PAR UTILISATEUR Documents légaux de l année 2015 vue Fid-Manager Définissez pour chaque collaborateur les accès auxquels il a droit. Documents légaux de l année 2015 vue Windows Accès par profil utilisateur 6 7

5 SUIVI DES ÉCHÉANCES LÉGALES UNE VISION GLOBALE DES DOSSIERS PAR TYPE D ÉCHÉANCE TVA Listing annuel ISOC ATTRIBUTION DES TÂCHES PAR COLLABORATEUR Fid-Manager permet d afficher les tâches par collaborateur afin que chacun sache précisément ce qui lui reste à faire. IPP Précomptes Planning mensuel Filtrer, trier, analyser, ajouter un commentaire à l étape ; vous avez toute la flexibilité nécessaire. Suivi des TVA pour le collaborateur Marc RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DES ACCUSÉS DE RÉCEPTION Seul l accusé de réception garantit qu une tâche est terminée. C est pour cette raison qu ils sont tous reconnus par Fid-Manager(- TVA, ISOC,BNB, IPP, ). C est la présence du document d accusé de réception qui valide que la tâche est faite. Suivi des TVA du mois d août 2015 Historique des modifications de la ligne TVA HISTORIQUE COMPLET DES MODIFICATIONS Qui a fait quoi et quand : tout est sauvegardé dans un historique complet. Suivi des clôtures sociétés de mars

6 TIMESHEET FACTURATION ENCODAGE RAPIDE PAR COLLABORATEUR Vue sous forme de calendrier et encodage 100 % au clavier. GESTION COMPLÈTE DE LA FACTURATION Spécialement conçue pour la profession comptable, la facturation de Fid-Manager permet de : reporter, modifier et ajouter des prestations ; visualiser l historique client ; gérer forfait et régie ; analyser le résultat en Excel ; Écran d encodage d une prestation envoyer toutes les factures par avec un suivi d ouverture ; avoir son format de facture 100 % paramétrable ;... RAPPEL DES TÂCHES EFFECTUÉES POUR NE RIEN OUBLIER Semaine d encodage pour le collaborateur Toni Chaque tâche effectuée peut générer un rappel visible au niveau de l encodage du temps afin de ne rien oublier : pas de perte sèche. Actions disponibles sur le groupe de factures Rendu visuel de la facture client Tâches effectuées qu il ne faut pas oublier d encoder PRESTATIONS 100 % CONFIGURABLES PAR LA FIDUCIAIRE Prix et prestations entièrement configurables par portefeuille client et par collaborateur. Écran d édition de la facture 10 11

7 ING PORTAIL CLIENT demande documents TVA 1 S TYPES PROPOSÉS AUTOMATIQUEMENT Demande de documents TVA aux clients 1, lettre TVA 2, Mail IPP 3 Simplifier la communication avec vos clients et garder l historique des s au sein du dossier permanent. ACCÈS AUX CLIENTS DE LA FIDUCIAIRE POUR LES DOCUMENTS PUBLICS Rendez une partie du dossier permanent ainsi que l avancement des tâches visibles pour vos clients. TVA 2 IPP 3 HISTORIQUE COMPLET ENREGISTRÉ DANS LE DOSSIER PERMANENT VISUEL ADAPTÉ À LA FIDUCIAIRE Portail personnalisable aux couleurs de la fiduciaire, ainsi que le logo. Vos clients savent qu ils sont bien sur votre portail. Un bel outil marketing. Historique du client 12 13

8 RAPPORTS TÉMOIGNAGES FACTURATION Rentabilité par client, collaborateur. «L application Fid-Manager est l application de gestion de cabinet qui répond aux attentes du cabinet comptable du futur. Notre fiduciaire a pris le parti du 100 % cloud, et nous étions à la recherche d une solution de gestion de cabinet. Après plusieurs essais, Fid-Manager s est imposé. Ce logiciel permet, d une part d avoir une vue globale de toutes les tâches à accomplir, et, d autre part, une gestion détaillée et proactive du dossier client tout en respectant les contraintes légales de notre profession. Fid-Manager est une solution innovante en perpétuelle amélioration!» Lawrence Claes Expert-comptable et Conseil fiscal Rapport facturation détail client par collaborateur «Mes collaborateurs et moi avons une vue globale des tâches à effectuer et de l évolution de celles-ci. Il permet d avoir un suivi et une vision plus rapides des échéances comptables et fiscales. Le fonctionnement d affectation des documents est un plus et va dans la continuité du "tout numérique". Nous apprécions particulièrement son interface moderne et la proactivité du support technique.» Damien Brion Expert-comptable et Conseil fiscal «Actif dans la comptabilité-fiscalité-gestion depuis près de 20 ans, notre cabinet a connu un essor important ces dernières années. L application Fid-Manager est un outil aux fonctionnalités incontournables pour la gestion des différentes tâches devant être accomplies pour nos clients. Les nombreuses fonctionnalités permettent également une gestion du temps rigoureuse et performante. Je recommande l application à tous les bureaux, quelle que soit leur taille.» Philippe Delcorps Licencié en sciences fiscales EXPORT COMPLET EN EXCEL Toutes les données sont disponibles sur Excel. ANALYSE DE LA CONSOMMATION DES FORFAITS Vous savez précisément et à tout moment si votre forfait est cohérent par rapport au travail fourni. «Notre cabinet a enfin trouvé un outil de gestion simple et accessible pour tous les collaborateurs. La gestion des tâches et la visibilité des obligations comptables sont d une incroyable efficacité. L import des documents officiels est extrêmement fiable et très pratique. Le produit est spécialement conçu pour les professionnels du chiffre, ce qui rend le logiciel encore plus convivial. Quant à l utilisation de la gestion du temps et de la facturation automatique, tout fonctionne très bien également. Les statistiques sont aussi très simples à utiliser, et correctes. Un beau gain de temps, qui peut être consacré à notre travail de fond...bravo pour cet excellent produit!» O. Lewkowicz Expert-comptable et Conseil fiscal 14 15

9 Bank Made in