Gestion des ressources

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1 TD N 3 Gestion des ressources Plan 1. - ELEMENTS DE PARAMETRAGE GENERAUX DEFINITION D UN NOUVEAU PROJET GESTION DES RESSOURCES TABLEAU DES RESSOURCES DEFINITION DES RESSOURCES Spécifier les ressources Information sur une ressource Définir les périodes ouvrées des ressources Lier ou joindre des informations supplémentaires relatives à une ressource Ajouter des colonnes d information personnalisée AFFECTATION DES RESSOURCES AFFECTATION SIMPLE UTILISATION DES RESSOURCES DEFINITION DES RESSOURCES CARACTERISTIQUE D UNE AFFECTATION UTILISATION DES TACHES Page 1/18

2 1. - ELEMENTS DE PARAMETRAGE GENERAUX Format de date : Fichier / Options / Général : Format de date JJ/MM/AA Afficher la tâche récapitulative du projet DEFINITION D UN NOUVEAU PROJET Définir le projet décrit ci-dessous (les tâches pourront être reprises de celles du projet TD1)Attention à ne pas reprendre le projet lui-même, les options de paramétrage sont différentes. 1) Initialisation des propriétés d un projet Menu Fichier / Informations sur le projet/propriétés avancées Mettre à jour le contenu du champ Titre de l'onglet Résumé des Propriétés. Ce champ servira aussi à alimenter le libellé de la première ligne d'un planning qui constitue la tâche récapitulative du projet. Profitez-en pour renseigner les champs Sujet «TD Ressource», Auteur 2) Initialisation des informations projet Commande Menu Fichier/Information/Informations sur le projet/ date de début Date de Début JJ/MM/AA : indiquer le dernier lundi du mois de Mars 31/03/14 3) Définition du calendrier du projet : Outils/modifier le temps de travail a) Jours fériés : Créer un nouveau calendrier «Jours Fériés» par copie du calendrier standard : à partir de la fonction Modifier le temps de travail du groupe Projet en définissant des jours chômés vus en TD1. b) Semaine de travail : (onglet Semaines de travail). Sélectionner la semaine de travail par défaut, Bouton Détail et ajuster les horaires de travail Semaine de travail : modifier les horaires pour tous les jours de la semaine, 9h-12h 13h-17h. Pour le faire, utilisez l onglet Semaine de travail de la boite de dialogue «Modifier le temps de travail» pour définir les périodes de travail pour chacun des jours. c) Cohérence avec les horaires de projet 2/18

3 Unités de temps : Vérifier que ces horaires de travail sont cohérents avec ceux définis dans les options de calendrier dans l onglet Planification des options du projet. Si ce n est pas le cas, ajustez ces derniers. On conservera un volume de 20 jrs/mois et 35 h/semaines. d) Affectation du nouveau calendrier «Jours Fériés» au projet via Projet/Information sur le projet : affecter le bon calendrier Associer le calendrier précédemment créé «Jours Fériés» au projet au niveau des informations du projet, Groupe Projet Informations sur le projet. 4) Définition des tâches et organisation du projet PHASE ANALYSE T1 : analyse de l existant Durée 5 jrs Début 31/03 T2 : Définition du jeu Durée 3jrs Début 31/03 PHASE DEFINITION T3 : définition des règles du jeu Durée 3 jrs Début 03/04 T4 : Enregistrement des sons, Durée 2 jrs, début 8/04, liaison de type Fin à début entre T3 et T4 T5 : Définition de la maquette Durée 2 jrs Début 8/04 PHASE REALISATION T6 : Réalisation de la maquette Durée 2 jrs Début 10/04, liaison de type Fin à début entre T5 et T6 T7 : Démonstration maquette Durée 1 jr Début 14/04, liaison de type Fin à début entre T6 et T7, marquer cette dernière tâche en jalon [Informations sur la tâche / Onglet Avancées / Marquer la tâche en tant que jalon] T8 : Rédaction rapport Durée 2 jr lien début à Début avec T6, et écart de 1 jr 3/18

4 3. - GESTION DES RESSOURCES Tableau des ressources Il est possible de consulter/déclarer les ressources et leurs informations au niveau du tableau des ressources (Menu /Ressources / Tableau des Ressources) Définition des ressources A partir du Menu Ressources / Ajouter des ressources il est possible d ajouter de nouvelles ressources au projet Spécifier les ressources Au niveau de cet outil, il est possible d ajouter des ressources à partir de : Annuaire d entreprise (outil d annuaire, s il y en a) Un carnet d adresse (celui de la messagerie Windows par défaut, Outlook par ex.) Entrée manuelle : ressources spécifiques au projet en cours, de type travail, matériel ou coût. Inscrire (entrée manuelle) : Menu /Ressources / Tableau des Ressources Faire apparaître les colonnes «Type» et «Etiquette matériel» (pour définir unité de consommation) et «Capacité Max» (si elles n apparaissent pas déjà). Ajouter les ressources suivantes : Pierre, Groupe Scénariste, type Travail Jeanne et Auguste, Groupe Réalisateur type Travail Ingénieur du son, type Coût (ressource générique) Ajouter en ressources matérielles : Bande vidéo, bande son, type Matériel Renseigner les valeurs Type pour toutes les ressources et Etiquette matériel uniquement pour les ressources Bande Vidéo et bande Son (valeur = pièce) Modifier l unité de la capacité : Fichier /Options/Planification «Afficher les unités d affectation en décimal». 4/18

5 Pour chacune de ces personnes, vérifier que la capacité maximale vaut 1. Est-ce vrai pour toutes les ressources humaines et pourquoi? Information sur une ressource Accessible depuis plusieurs affichages (sur sélection d une ressource, clic droit), avec «Information», affichage d une boite de dialogue comportant 4 onglets : Onglet Général : Permet de définir une disponibilité particulière de la ressource entre 2 dates, son , compte windows, son groupe, son code (analytique). Le groupe de travail est utilisé pour gérer le mode de travail collaboratif avec Project server Indiquer que Pierre est disponible entre le 1 er Mars et le 1 er Juin de l année courante 5/18

6 Bouton «Modifier le temps de travail» : Affichage du calendrier de la ressource (aussi accessible par le menu Projet / Modifier le temps de travail). Le calendrier d une ressource porte le même nom que la ressource et hérite de celui du projet. Indiquer que Pierre est en congé du 1 er Juillet au 15 Juillet Onglet Coûts : Possibilité d accéder à des tables de coût A, B, C, D, E permettant de définir des tables de coûts pour des périodes données pour la ressource en question. Sera vu dans un TD ultérieur sur les indicateurs de coût d un projet Onglet Remarques : Saisie de notes sur la ressource ou adjonction de pièces jointes ou autre objet. Onglet Champs personnalisés : Saisie des valeurs pour les champs personnalisés s il y en a Définir les périodes ouvrées des ressources Il est possible de définir pour chaque ressource les jours chômés ou des heures ouvrées qui ne correspondent pas aux périodes ouvrées générales du projet : sur l onglet «Général» de la boite de dialogue Informations sur la ressource, o Bouton «Modifier le temps de travail», puis sur l'onglet «Semaine de travail» : il est possible d entrer de nouveau les jours et heures chômés pour cette personne là. Il est aussi possible de définir un calendrier au niveau d un groupe de ressource si ce groupe présente des horaires ou jours ouvrés particuliers. 6/18

7 Retourner sur le diagramme de Gantt Créer un nouveau calendrier «Calendrier Mercredi Libre» (indiquer le mercredi chômé hebdomadaire, sur une durée d un mois) établi à partir du calendrier des jours fériés appliqué au projet et en faisant attention de ne pas être positionné sur la ressource Pierre. Attention à bien définir une plage de périodicité valide. Ensuite affecter ce calendrier à Pierre à partir de la boite de dialogue Informations sur la ressource, onglet général.. Il y a 2 moyens pour déclarer les périodes de non-travail d une personne : Si cette personne ne travaille pas régulièrement, tel ou tel jour, définir un calendrier spécifique comme ci-dessus, qui peut être partagé par plusieurs ressources Pour un congé, on peut mettre à jour son calendrier propre (porte le nom de la ressource) Faire apparaitre au niveau du tableau des ressources la colonne «Calendrier de Base» (Clic droit «Insérer Colonne») et vérifier la prise en compte de l affectation du calendrier Mercredi libre à Pierre. 7/18

8 Lier ou joindre des informations supplémentaires relatives à une ressource Il est possible d ajouter une remarque, mettre à jour ses informations Soit à partir du tableau des ressources (Menu Ressource /Tableau des ressources), se positionner sur un nom et faire Clic droit «Information sur la ressource» ou bien dans le menu, icone «Informations sur la ressource» ou en double-cliquant sur le nom de la ressource dans le tableau des ressources En remarque de Pierre, insérer un lien hypertexte vers un fichier (un CV par ex.) Vérifier l icone apparaissant dans la colonne Information en face de Pierre, dans le tableau des ressources Ajouter des colonnes d information personnalisée Champs Personnalisé Ajouter un champ personnalisé (ce mécanisme peut aussi être appliqué pour gérer des champs personnalisés au niveau des tâches, etc... L intérêt de ces champs personnalisés est ensuite de pouvoir appliquer des filtres pour ne retenir que certaines ressources ou certaines tâches. 8/18

9 Ajouter le champ personnalisé Expérience aux ressources : Dans le menu Projet, cliquez sur l icône Champs personnalisés Choisissez Ressource et non Tâche (qui permet de définir un champ personnalisé sur une tâche) puis sur le type de champ (Texte) que vous voulez personnaliser dans la zone Type. Dans la liste Champ, cliquez sur le champ que vous souhaitez personnaliser. Pour enregistrer un champ personnalisé sous un nom différent, cliquez sur Renommer, tapez un nouveau nom (Expérience) pour le champ, puis cliquez sur OK. Maintenant on va associer ce champ à une liste de valeurs pour ne pouvoir saisir que certaines valeurs pour caractériser chaque ressource. Sous Attributs personnalisés, cliquez sur Choix 9/18

10 Personnaliser le champ Expérience (de type texte) en lui associant la liste de valeur {Junior : expérience <10ans ; Sénior : expérience > 10ans}, valeur par défaut Junior. Faire apparaitre la colonne au niveau du tableau des ressources et ensuite renseigner les valeurs Junior pour Auguste et Jeanne et sénior pour Pierre. Code hiérarchique Personnalisé Procéder de manière similaire, pour définir la hiérarchie des codes Compétence de l entreprise Ajouter un champ personnalisé «Compétence» de type Code Hiérarchique 10/18

11 Attributs personnalisés : Choix Définir 2 niveaux de type Caractères (bouton Modifier le masque de code) et ensuite la liste des valeurs hiérarchisée comme ci-dessous. 11/18

12 De retour sur le tableau des ressources, faire apparaitre la colonne Compétence Renseigner la compétence resp. Mise en scène pour Pierre, Resp. Plateau pour Jeanne et resp. technique pour Auguste, et la ressource générique à resp. technique. 12/18

13 Regroupement Effectuer un regroupement suivant l axe d analyse du projet Grâce au menu Affichage / Nouveau groupe par / plus de groupe choisir de regrouper d abord par expérience, puis par compétence AFFECTATION DES RESSOURCES Affectation simple Il existe plusieurs moyens d affecter des ressources aux tâches : Dans le cas simple où une ou plusieurs ressources de type doivent être affectées à la tâche, mais sans avoir besoin d indiquer un temps partiel d affectation ou un nombre d unités 13/18

14 (pour les ressources de type «matériel»), il est possible d effectuer l affectation au niveau du diagramme de Gantt, sur la ligne correspondante à la tâche, colonne «Noms Ressources» Sinon, il est possible d utiliser la boite de dialogue d affectation des ressources depuis le bouton «affecter ressource» qui apparait dans le cadre du menu Ressources pour affecter une ou plusieurs personnes pour chacune des tâches du projet (attention, ne pas affecter les phases!) ou bien du matériel pour des quantités désirées. Par exemple : 14/18

15 Cette boite de dialogue peut rester ouverte, le temps de procéder aux diverses affectations de tâches du projet. Elle permet d affecter une partie de la capacité de la ressource, ce que ne permet pas la première méthode. Affecter les ressources suivantes, en utilisant la fenêtre de dialogue la plus adaptée: Tâche T1 : analyse de l existant T2 : Définition du jeu T3 : définition des règles du jeu T4 : Enregistrement des sons T5 : Définition de la maquette T6 : Réalisation de la maquette T7 : Démonstration maquette T8 : Rédaction rapport Ressource affectée Pierre Auguste Auguste Auguste ; bande son (1 pièce), Ingénieur Son Jeanne Jeanne Pierre ; Auguste ; Jeanne ; bande vidéo (2 pièces) Pierre On peut vérifier les affectations réalisées sur le diagramme de Gantt. La date de fin du projet a-t-elle changé? Affecter aussi Pierre à la tâche T2 Définition du jeu 5. - UTILISATION DES RESSOURCES Définition des ressources Tout d abord, faites afficher le travail en jour au niveau du paramétrage général (Fichier/options/Planification). Il est possible d analyser les affectations des différentes ressources grâce à l affichage de la vue «Utilisation des ressources» sur le groupe de menu Ressource. 15/18

16 Indication : Affichage Utilisation des ressources : présente pour le projet en cours des informations sur le travail, le coût, la sur utilisation (police caractère rouge) et la disponibilité restante de chaque ressource selon l échelle de temps choisie. Sur la partie droite de l affichage, possibilité de personnaliser l affichage avec «clic droit Format/Styles du détail» Ajouter la colonne taux d utilisation 16/18

17 Les ressources sont-elles toutes utilisées à 100%? Vous pourrez vérifier qu au niveau du diagramme de Gantt, un indicateur rouge au niveau de la tâche indique une surutilisation Caractéristique d une affectation Les caractéristique de l affectation d une tâche à une ressource est décrite par la boite de dialogue «Information sur l affectation» accessible dans l affichage «Utilisation des Ressources», Menu groupe Ressource ( se positionner sur une tâche, clic droit). Onglet Général : Informations de base sur l affectation Profil de travail : façon dont la charge est distribuée dans le temps (par défaut Charge Régulière, sinon charge croissante, décroissante, pic double, pic au début, pic à la fin, en cloche, en plateau) Attention, l application d un profil de charge peut modifier la durée de la tâche. Onglet Suivi : Contient les informations d avancement (travail réel, travail restant...) Onglet remarques Note sur cette affectation 17/18

18 Remarque : pour pouvoir modifier le profil de travail de l affectation, il est nécessaire que la tâche soit paramétrée en «planification automatique». Vérifiez que la tâche T1 le vérifie, sinon modifiez ce paramétrage au niveau de l information sur la tâche, onglet Général. Indiquer un profil de charge «Pic au début» sur la tâche T1, que devient la date de fin?vérifier la répartition de l affectation à la ressource dan le temps (tableau utilisation des ressources) Remettre un profil de charge régulier Utilisation des tâches La vue complémentaire Utilisation des tâches donne une vue duale, tâche par tâche des ressources affectées, dans le temps. Ajouter la colonne pourcentage achevé dans la partie droite Ce taux permettra de suivre le % d avancement de chaque tâche (cf. TD Suivi de Projet ultérieur) 18/18