BILAN DES SERVICES DE L AGRTQ PROCÉDURE D INSTALLATION DE LA BASE DE DONNÉES VERSION 0.91

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1 BILAN DES SERVICES DE L AGRTQ PROCÉDURE D INSTALLATION DE LA BASE DE DONNÉES VERSION MAI 2012

2 Table des matières Introduction Installation de Microsoft Access Installation du fichier de la base de données Consigne pour renommer le fichier Consigne générale d installation sur un ordinateur dédié Consigne particulière, plusieurs ordinateurs non reliés en réseau Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés en réseau Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés à un serveur Installation de Microsoft Access 2010 Runtime Mises en garde Incompatibilité avec les versions antérieures de Microsoft Acces Utilisation de Runtime 2010 avec les versions antérieures de Microsoft Access Téléchargement de Microsoft Office Professionnel Modifications à la conception de la base de données Messages signalant un problème de sécurité potentiel

3 Introduction Avec ce guide d installation, vous avez reçu le fichier suivant : Bilan des services AGRTQ V_ Cette base de données fonctionne avec le logiciel Microsoft Access 2010 et n est pas compatible avec les versions antérieures d Access. Si vous ne disposez pas de cette version du logiciel, vous pouvez vous la procurer sur le site suivant : Ce site offre aux OSBL des logiciels à très peu de frais. Il s agit d inscrire le GRT avec son numéro de charte. Microsoft Access 2010 peut être acheté seul ou comme composante de la série Microsoft Office Professionnel Le logiciel Access 2010 est disponible sur le site suggéré au prix de 12 $. La série office professionnel 2010 est disponible via ce site au prix de 31 $. Les logiciels vendus par Techsoup Canada peuvent être installés sur plusieurs ordinateurs du GRT. La configuration minimale de votre système pour le logiciel Access 2010 est la suivante 3 : Un processeur de 500 mégahertz (MHz) ou plus rapide Une mémoire vive (RAM) de 256 mégaoctets ou plus 3 gigaoctets (Go) d espace disponible sur votre disque dur Un moniteur offrant une résolution d au moins 1024 x 576 pixels Les systèmes d exploitation suivants : o Windows XP avec Service Pack (SP) 3 (32 bits), Windows Vista avec Service Pack 1 (SP1) (32 bits ou 64 bits), Windows Server 2003 SP2 (32 bits ou 64 bits) et MSXML 6.0 (Office 32 bits uniquement), Windows Server 2008 ou une version ultérieure (32 bits ou 64 bits), Windows 7 (32 bits ou 64 bits) Il est aussi possible d utiliser une version compacte d Access Les instructions pour l obtenir vous sont données à la section 4 du présent document. Le présent guide d installation vous permettra d installer la base de données selon les besoins de votre GRT : Sur un seul poste de travail 1 Pour alléger la lecture du présent document et lorsque le contexte le permet, les termes «fichier», «base de données», «Bilan des services» ou la combinaison de ces termes font référence au fichier de la base de données Bilan des services AGRTQ V_ Voir la mise en garde à la section 5. 3 Pour vérifier la configuration système du poste de travail sur lequel vous installerez le logiciel Access 2010, cliquez sur le bouton Démarrer dans le coin inférieur gauche de votre écran, positionnez le curseur de la souris sur Poste de travail ou Ordinateur et appuyez sur le bouton droit de votre souris. Un menu contextuel apparaîtra. Sélectionnez Propriétés dans le bas du menu. Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous retrouverez les composantes de votre système. 3

4 Sur plusieurs postes de travail non reliés en réseau Sur plusieurs postes de travail reliés en réseau ou reliés à un serveur 1 Installation de Microsoft Access 2010 Pour pouvoir utiliser le fichier de la base de données Bilan des services, il faut évidemment avoir préalablement installé le logiciel Microsoft Access 2010 sur l ordinateur de chacune des personnes qui utiliseront la base de données. Pour installer un logiciel sur un ordinateur, il faut disposer d un compte d utilisateur avec des droits suffisants (par exemple : administrateur). Si vous avez déjà installé des logiciels sur votre ordinateur, vous disposez de ces droits. Si vous ne disposez pas de ces droits, votre GRT a probablement établi une politique de gestion de son réseau d ordinateurs. Consultez la personne responsable du réseau informatique pour installer le logiciel ou pour modifier vos droits d utilisateur afin de vous permettre d installer le logiciel. 2 Installation du fichier de la base de données 2.1 Consigne pour renommer le fichier Lorsque vous installez le fichier sur un ordinateur ou un serveur, vous pouvez le renommer, mais il est recommandé d inclure le numéro de la version de la base de données dans le nouveau nom du fichier. Des mises à jour du fichier sont prévues et il est prévisible que vous ayez à récupérer les données contenues dans les versions précédentes du fichier. 2.2 Consigne générale d installation sur un ordinateur dédié 4 Comme pour n importe quel type de fichier partagé par plusieurs utilisateurs, le fichier de la base de données doit être installé à un seul emplacement qui sera accessible à l ensemble des personnes qui entreront les informations dans la base de données. Par exemple, si vous installez la base de données sur un ordinateur dédié, il suffit de copier le fichier, intitulé Bilan des services AGRTQ V_0.91, dans un dossier de votre choix, par exemple : C:/./Mes documents/agrtq/bilan des services/bilan des services AGRTQ V_0.91 Assurez-vous de sauvegarder régulièrement votre fichier de la base de données et de conserver les différentes sauvegardes que vous aurez faites pendant une période donnée, par exemple les six derniers mois. 4 Par ordinateur dédié, nous entendons un ordinateur unique à partir duquel travailleront toutes les personnes chargées de la saisie des données ou auquel ces personnes auront un droit d accès dans le réseau informatique. 4

5 2.3 Consigne particulière, plusieurs ordinateurs non reliés en réseau La plupart du temps, les GRT comptent plusieurs employés et chacun dispose d un ordinateur. Si les ordinateurs ne sont pas reliés en réseau et que plusieurs personnes entrent des données dans la base de données, vous devez vous assurer que ces personnes utilisent le même fichier. Vous avez donc deux options : Installer la base de données sur un ordinateur qui sera dédié à la saisie des données Installer la base de données sur une clé USB 5 que les différents usagers se partageront à tour de rôle 2.4 Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés en réseau Habituellement, les GRT qui ont plusieurs ordinateurs les relient en réseau. Il existe plusieurs façons de relier des ordinateurs en réseau. Les deux principales sont : L un des ordinateurs est dédié pour héberger l ensemble des fichiers partagés par les usagers Les fichiers partagés se retrouvent sur les différents postes de travail du réseau et chaque utilisateur a d un droit d accès partiel ou total à l ensemble des ordinateurs du réseau Quelle que soit la configuration du réseau, le fichier doit être installé sur un seul poste de travail, dans un emplacement accessible aux personnes chargées de la saisie des données. 2.5 Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés à un serveur Un serveur est un ordinateur sophistiqué qui gère, entre autres choses, le partage de fichiers dans un réseau d ordinateurs, en assure la sécurité (droits d accès) et la sauvegarde. Comme pour les ordinateurs en réseau, il faut s assurer que l emplacement choisi pour héberger le fichier de la base de données est accessible à toutes les personnes qui saisiront des données. Habituellement, un serveur est supervisé par un gestionnaire de réseau qui déterminera l emplacement adéquat pour installer le fichier de la base de données. 3 Installation de Microsoft Access 2010 Runtime Il existe une version allégée et gratuite d Access 2010 : Microsoft Access 2010 Runtime. Ce logiciel permet d exécuter le fichier de la base de données et de saisir vos données. L utilisation de Runtime occasionne toutefois certains inconvénients. Consultez la section 4 pour en savoir davantage. 5 Les clés USB sont devenues les supports autonomes les plus utilisés. Ils ont une grande capacité de stockage et sont aisément transportables. 5

6 Le logiciel Runtime et les instructions d installation du logiciel sont disponibles à l adresse suivante : Deux choix de téléchargements vous sont proposés : AccessRuntime.exe AccessRuntime_X64.exe. Il est recommandé de choisir le premier fichier qui s exécutera sur les différentes versions du système d exploitation Windows compatibles avec Access Une fois le logiciel installé, vous pouvez également installer le Service pack 1 (32 bits) pour Runtime que vous trouverez à l adresse suivante : L installation d Access Runtime 2010 ne semble pas générer de raccourci pour activer le programme. Il vous faudra donc cliquer sur le fichier de la base de données pour activer Runtime et saisir les données. Si vous choisissez d utiliser Runtime, les procédures d installation du fichier de la base de données sont les mêmes que celles décrites à la section précédente. 6

7 4 Mises en garde Le fichier de la base de données Bilan des services AGRTQ V_0.91 est une version d essai (Beta) qui n a pu être testée sous toutes les configurations possibles d un poste de travail. Il est donc possible que des bogues se produisent. Si c est le cas, contactez Lyne Parent à l AGRTQ pour les signaler. Veuillez le faire par courriel, à l adresse suivante : agrtq@agrtq.qc.ca Voici quelques mises en garde concernant l utilisation de la base de données. 4.1 Incompatibilité avec les versions antérieures de Microsoft Acces Le fichier de base de données a été créé avec la version 2010 de Microsoft Acces afin de profiter des nouvelles fonctionnalités de cette version. Le désavantage de ce choix est que le fichier n est pas compatible avec les versions antérieures de Microsoft Access. Par contre, la version 2010 du logiciel est compatible avec les bases de données conçues avec les versions antérieures d Access. 4.2 Utilisation de Runtime 2010 avec les versions antérieures de Microsoft Access Si vous choisissez d utiliser Runtime 2010 sur un ordinateur où se trouve une version antérieure de Microsoft Access, il est possible que des interférences se produisent entre ces deux logiciels. Par exemple, si vous voulez ouvrir une base de données conçue avec Access 2003 en cliquant sur le fichier dans l Explorateur Windows, le fichier s ouvrira avec Runtime 2010 plutôt qu avec Access Pour accéder à cette base de données, vous devrez le faire en utilisant le menu Fichier du logiciel Access Si vous utilisez déjà une version antérieure d Access, il est donc recommandé d acheter la version 2010 du logiciel, plutôt que de télécharger Runtime. Cette mise à jour vous permettra d avoir accès à l ensemble de vos bases de données sans les inconvénients occasionnés par Runtime. Si vous optez pour la version Runtime 2010, limitez son utilisation pour les postes de travail sur lesquels Microsoft Access n est pas installée, peu importe la version du logiciel. 4.3 Téléchargement de Microsoft Office Professionnel 2010 Cette mise en garde ne concerne pas Access 2010, mais plutôt Excel Excel est très utilisé par les GRT, particulièrement pour la DAF du programme AccèsLogis. Si vous optez pour l acquisition de la série Microsoft Office Professionnel 2010, il faut savoir que le logiciel Excel 2010 n est pas complètement compatible avec la DAF de la SHQ. Excel 2010 génère des problèmes d affichage importants que la SHQ n est pas présentement en mesure de corriger. Il est donc recommandé de conserver la version d Excel que vous utilisez présentement pour pouvoir traiter adéquatement les fichiers DAF de la SHQ. 7

8 4.4 Modifications à la conception de la base de données La base de données est la propriété de l AGRTQ. Si vous souhaitez en modifier certains éléments de conception, vous devez obtenir l autorisation de votre association au préalable. Il est toutefois nettement préférable de proposer à l AGRTQ vos suggestions d amélioration afin que l ensemble des GRT puisse en profiter. 4.5 Messages signalant un problème de sécurité potentiel À l ouverture de la base de données, il est probable qu Access ou Runtime vous signale un problème de sécurité potentiel. Comme il s agit d un fichier exécutable, vous êtes avisés de n ouvrir ce fichier que si vous en connaissez la provenance. Par mesure de prudence, assurez-vous qu il s agit du fichier que vous a fait parvenir l AGRTQ. Si c est le cas, autorisez l ouverture du fichier. 8