INSTITUT UNIVERSITAIRE EUROPEEN REGLEMENTATION. Horaires flexibles et contrôle de l horaire de travail - Cas général-

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1 INSTITUT UNIVERSITAIRE EUROPEEN Annexe à la Décision n du 2004 REGLEMENTATION Horaires flexibles et contrôle de l horaire de travail - Cas général- 1. L Institut est officiellement en activité de 07h30 à 20h00 du lundi au vendredi. Cette période d ouverture de l Institut les jours ouvrables constitue un cadre général dans lequel s inscrivent la plupart des horaires pratiqués dans les différentes unités (départements, services etc.). A l intérieur de ce cadre, chaque individu assure en moyenne 7 heures 30 minutes par jour. 2. Chaque unité établit des heures d ouverture propres en fonction de sa mission spécifique. Ces heures d'ouverture sont approuvées par le Secrétaire Général. Toutefois, chaque unité doit être fonctionnelle entre 09h00 et 16h30. Il sera tenu le plus grand compte, dans l établissement de l horaire de l unité, des liens fonctionnels qui l unissent à ses principaux correspondants/utilisateurs. Il incombe au responsable de l unité (chef de département, chef de service) - après la concertation la plus large possible - de définir les besoins de l unité et notamment la nécessité de prévoir ou non un minimum de présences en début (avant 9h00) et en fin de journée (après 16h30). Dans l'intérêt d'un bon fonctionnement de l'unité, la présence de l'ensemble du personnel est obligatoire (sauf communication au chef de service, à l exception des mois de juin, juillet et août ) entre 10h00 et 12h00 et entre 14h00 et 16h00. Ou retirer la tranche horaire obligatoire de l après-midi (14h-16h). 3. Chaque agent pratique un horaire qui s insère dans le cadre défini au sein de son unité. L horaire individuel comprend une semaine de 37,5 heures en moyenne, et donc une journée de 7,5 heures en moyenne; à ces heures s ajoute le temps de la pause du milieu de journée qui peut aller d une demi-heure à deux heures. 4. Hors de la plage fixe obligatoire (de 10h00 à 12h00 et de 1400 à 16h00) la réglementation offre une certaine flexibilité en ce qui concerne les horaires individuels. Pour éviter le risque de déséquilibres importants, les marges de flexibilité sont fixées comme suit :

2 (a) L unité pour le contrôle du respect de l horaire normal du travail, tel que rendu flexible par la réglementation prévue à l article 5, est le mois civil. Dans le calcul, pour un agent donné, de la durée normale de travail d un mois donné, chaque jour de présence de l agent à l Institut durant ce mois est pris en compte pour le cinquième de la durée normale hebdomadaire de travail fixée à l article 1, soit pour 7 heures et 30 minutes. (En cas de mission lors de jours ouvrables, le temps effectif de travail est réputé être de 7 heures 30 minutes par jour.) (b) Par écart mensuel (flexibilité mensuelle) on entend la différence, en fin de mois, entre d une part le nombre d heures effectivement travaillées dans le mois considéré, et d autre part le nombre d heures composant la durée normale de travail du mois considéré pour l agent. Il s agit donc d une valeur algébrique - un écart mensuel peut être positif ou négatif -, qui est calculée en fin de mois. (c) L écart mensuel d un mois donné est reporté sur le mois suivant. Toutefois, la situation cumulée de l'agent en fin de mois, définie comme le cumul des écarts mensuels depuis l'origine (flexibilité totale), ne saurait en aucun cas dépasser les limites suivantes - sous réserve de l application du paragraphe 7 ("Ferragosto") : Personnel de la catégorie A (AD) : selon la nécessité des tâches à accomplir Pour le personnel la catégorie A doit avoir les mêmes conditions des autres catégories. Personnel de la catégorie B (AST): le cumul des écarts mensuels ne peut excéder + 30 heures, ni être inférieur à -15 heures; Personnel des catégories C et D, agents locaux (AST et ceux qui auront droit aux heures supplémentaires): le cumul des écarts mensuels ne peut excéder + 15 heures, ni être inférieur à -15 heures. (d) - La résorption (totale ou partielle) d un écart positif peut résulter de l attribution d un congé spécial sur demande de l agent, sans que ce dernier n ait un droit acquis à une réponse positive. - Cette disposition ne s'applique pas au personnel de la catégorie A. - Le nombre de jours de congé octroyé ne peut dépasser 3 jours par année civile. (e) Les écarts (mensuels, cumulés et "Ferragosto") sont arrondis au quart d heure près. (f) Lors de la cessation des fonctions, tout écart doit être apuré. Aucune rémunération n est octroyée en cas d excédent non récupéré. 2

3 5. Gestion informatisée Le principe en est que - sur présentation du badge personnel - le système informatisé enregistre : (a) Personnel de la catégorie A (AD) : l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Pour le personnel la catégorie A doit avoir les mêmes conditions des autres catégories. (b) Personnel des catégories B, C et D (AST) : - l heure d arrivée - le début de la pause de midi - la fin de la pause de midi - l heure de départ Le systéme informatique calcule automatiquement le nombre d heures prestées chaque jour ainsi que le cumul dans le mois. Ainsi, périodiquement, chacun reçoit sa situation par rapport à l horaire de 37,5 heures en moyenne par semaine. Sont notamment considérés comme faisant partie des heures de travail, et donc ne nécessitant pas d enregistrement (entrée/sortie), : les déplacements entre les différents bâtiments de l Institut la visite médicale annuelle et la visite médicale préventive les visistes médicales spécialisées jusqu à concurrence de 3 demi-journées par année civile les cours de formation professionnelle ne donnant pas lieu à un ordre de mission. Les visites médicales ne peuvent être combinées avec la résorption d'un écart positif. Les 3 demi-journées pour des visites médicales spécialisées ne peuvent être cumulées en vue d'une absence dépassant 3h45. Lors des jours ouvrables où ont lieu ces visites médicales * seul le temps effectif de travail est pris en compte dans le système des horaires flexibles. * ou un traitement sur ordonnance médicale 3

4 6. Heures supplémentaires (catégories de personnel C et D) (a) Le personnel des catégories C et D bénéficient, comme les agents de catégorie B, des horaires individuels flexibles et profitent d'une marge de flexibilité dans la gestion du temps (crédit : + 15 heures, débit : - 15 heures). (b) Les premières 15 heures fournies au-delà de la durée normale de travail tombent ainsi dans le crédit de flexibilité, même si elles ont été effectuées à la demande du supérieur hiérarchique; elles seront donc compensées par l'équivalent d'heures en temps libre (compensation à 100%; 1 heure = 1 heure). (c) Le temps fourni au-delà de la durée normale de travail pour le mois calendrier ET du crédit de flexibilité de 15 heures (que ce crédit ait été constitué récemment au soit reporté de mois en mois) est compensé en tant que heures supplémentaires en conformité avec les dispositions statutaires, dès lors que ce temps est validé comme heures supplémentaires effectuées à la demande du Chef de Service. Pour obtenir la compensation d'une heure supplémentaire il est nécessaire que la prestation (non cumulée) soit supérieure à 30 minutes. (c) Les heures prestées entre 22h00 et 7h00 ou un dimanche ou un jour férié sont toujours compensées selon les dispositions statutaires, même si l'agent n'a pas encore fourni les heures normales pour le mois ni atteint le crédit de flexibilité de 15 heures, dès lors que les heures supplémentaires ont été validées par le supérieur hiérarchique qui a préalablement demandé à l'agent de les effectuer. La catégorie D demandent le paiement des heures supplémentaires (effectuées sur demande du chef de Service) sans utiliser les 15 heures de flexibilité. 7. Dispositions spéciales Récupération de la fermeture de Ferragosto Dans le cas où un agent souhaite compenser les jours de congé résultant de la fermeture de l Institut pendant la semaine de Ferragosto par des heures effectuées au-delà de la durée normale pendant les mois de janvier à juin et de septembre à décembre, les écarts cumulés positifs peuvent, à titre exceptionnel pour les mois en question, dépasser les plafonds indiqués au paragraphe 4 ci-dessus. Pour le personnel de catégorie A les heures assurées au-delà des heures normales sont pris en considération. Conférences, drinks, et festivités Lors de la participation à des conférences (conférence "Jean-Monnet" par exemple), l agent peut pointer après la conférence et le drink subséquent. Des drinks devraient de préférence être organisés pendant la pause de midi à partir de 12h00; des drinks ou festivités qui ont lieu après 16h00 requièrent un pointage "en sortie" avant le début du drink/de la festivité. 4

5 Cas particuliers: Les cas particuliers (et notamment les cas d activité à temps partiel) sont réglés sur la base des principes établis ci-dessus. 8. IRREGULARITES Chaque agent ne doit pointer que pour lui-même. Dans le cas où l'agent oublie son badge, il pourra enregistrer ses présences avec un double qui restera toujours déposé auprès de l'entrée principale de chaque immeuble. Aucune flexibilité positive ne peut être générée par interventions par des personnes chargées du suivi des horaires flexibles dans les unités. Le minimum de présence pour une journée de travail est fixé à 3h45. Si la présence de l agent est inférieure à ce seuil, la journée est considérée comme congé entraînant la déduction d un jour de son crédit-congés et l affectation du temps de présence enregistré à l abondement de la flexibilité mensuelle. Un minimum de 30 minutes pour pause de déjeuner est obligatoire dans le cas où la journée de travail dépasse 6 heures. Dans le cas où des informations appropriées au regard de la pause de midi ne sont pas enregistrées (oubli de pointer une ou deux fois), l'interruption est considérée comme correspondant à 2 heures

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