Guide Expert Pour la saisie des demandes d équipements des Centres de Formation d Apprentis

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1 Guide Expert Pour la saisie des demandes d équipements des Centres de Formation d Apprentis Instructions générales La mise en œuvre de cette application comporte 3 étapes principales : 1- Se connecter 2- Saisir un avis dans la ligne de demande via la demande de biens 3- Accès simplifié aux lignes de demandes de biens et aux devis ATTENTION! les requêtes sont configurées pour afficher les demandes que vous n avez pas encore visées. Au fur et à mesure de vos avis, la liste se réduira aux seules demandes qu il vous reste à viser. Il est interdit de modifier les requêtes car elles sont communes à tous les experts ayant le même profil. Si vous souhaitez modifier une requête ou en créer une nouvelle, vous voudrez bien vous adresser à vos correspondants habituels à : 4- Se déconnecter Il n est pas nécessaire de saisir en une seule fois la totalité des avis La sortie de l application est possible à tout moment Ce document a été mis à jour le 23/06/2011 Malgré tout le soin que nous y avons apporté, quelques imperfections peuvent subsister et nous nous en excusons auprès des utilisateurs. Afin de l améliorer, nous vous invitons à faire vos suggestions à l adresse suivante : Par avance, nous vous en remercions. 1

2 SOMMAIRE DES ÉCRANS 1. SE CONNECTER A L APPLICATION IWS Configuration du navigateur Lancement de l application IWS à partir du site Ecran «Investissements dans les CFA» Connexion au logiciel IWS des demandes d investissement SAISIR UN AVIS DANS UNE LIGNE DE DEMANDE VIA LA DEMANDE DE BIENS Lancement de la commande Demande de Biens Sélection des Demande de biens de l année Liste des demandes de biens Sélection des lignes de la demande Affichage de la ligne de demande et saisie de l avis Accès aux devis Consultation des pièces jointes Retour à la ligne de demande Validation de l avis ACCES SIMPLIFIE AUX LIGNES DE DEMANDES DE BIENS Choix de la requête Requête expert «Rectorat» Tri sur le «Métier / Formation» Choix du «Métier / Formation» Liste des lignes de demandes à viser Affichage de la première Ligne de demande de biens SE DECONNECTER

3 1. SE CONNECTER A L APPLICATION IWS 1.1 Configuration du navigateur a) Pour les ordinateurs utilisant Microsoft Windows XP Dans le menu Outils, sélectionner «Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive», S il est activé, Désactiver le bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive b) Pour tous les ordinateurs se connectant à l application IWS Dans le menu Outils, sélectionner «Options Internet» Dans l onglet Sécurité, sélectionner «Sites de confiance» et cliquer sur le bouton Sites 3

4 Dans la fenêtre Ajouter ce site Web à la zone : Cliquer sur le bouton Ajouter puis Fermer 1.2 Lancement de l application IWS à partir du site Sélectionner dans les Domaines d intervention : «Education Formation» puis : «La formation par apprentissage» 4

5 Cliquer sur : «Vous êtes un CFA ou une Section d apprentissage» Cliquer sur : «Investissements dans les CFA» 5

6 1.3 Ecran «Investissements dans les CFA» Cliquer sur «investissements en ligne» Puis une fenêtre d avertissement de sécurité s ouvre : cliquer sur Oui En bas de cette page, se trouvent les documents à télécharger, dont le Guide de saisie pour les experts V8.0 et l adresse où nous contacter : 6

7 1.4 Connexion au logiciel IWS des demandes d investissement 1 Saisir le matricule de l expert 2- Saisir le mot de passe correspondant 3 Cliquer sur Entrer Attention! L affichage de l écran suivant peut prendre 20 à 30 secondes. Expert Lors de la première connexion, rien n est listé en dessous des Dernières fonctions utilisées. Au fur et à mesure de l utilisation des différents menus et sous-menus, ils figureront dans la liste. 7

8 2. SAISIR UN AVIS DANS UNE LIGNE DE DEMANDE VIA LA DEMANDE DE BIENS 2.1 Lancement de la commande Demande de Biens Cliquer sur : Gestion, Achats, Demande de biens Lors de la prochaine connexion Demande de biens sera directement accessible dans liste des dernières fonctions utilisées. 2.2 Sélection des Demande de biens de l année 1 Saisir l année du Plan d équipement des CFA AAAA* (pour ne sélectionner que cette année) 2 Cliquer sur lancer la recherche 8

9 2.3 Liste des demandes de biens 1 Cocher la case Demandes de biens pour sélectionner l ensemble des demandes (dans l exemple 1 16 / 16) figurant sur cette page (1/1), 2 Cliquer sur Valider et retour Attention! La page ne peut afficher qu un maximum de 50 demandes de biens S il y a plus de 50 demandes, (exemple : 1 50 / 53), il faut se déplacer dans les pages au moyen des flèches bleues en haut de l écran 2.4 Sélection des lignes de la demande La 1 ère des 16 demandes s affiche. 1 - Cocher la case Lignes de demande pour sélectionner l ensemble des lignes 2 - Cliquer sur Propriété 9

10 2.5 Affichage de la ligne de demande et saisie de l avis Cliquer sur la flèche pour afficher les 3 propositions, et cliquer sur celle choisie Et saisir un avis circonstancié 2.6 Accès aux devis Préalablement à votre avis, vous devez consulter les devis selon la référence des devis indiquée et Cliquer sur Pièces jointes 10

11 2.7 Consultation des pièces jointes La liste de pièces jointes comporte, pour cet exemple 34 fichiers. Le choix du fichier correspond à la Référence des devis affichée dans la Ligne de demande de biens au dessus. On se déplace dans la liste au moyen de l ascenseur à droite de l écran. S il y a plus de 50 pages on se déplace avec les flèches bleues de page en page. Cliquer sur le fichier souhaité pour l afficher. 11

12 2.8 Retour à la ligne de demande Retour à la ligne de demande en cliquant sur les chevrons en haut à droite de l écran. 2.9 Validation de l avis Cliquer sur Valider et Cliquer sur la flèche bleue pour aller à la ligne de demande suivante. La commande Valider et retour valide les modifications en cours et revient au niveau supérieur, soit à la demande de biens (ensemble des lignes d une campagne) soit à la liste des lignes de demande de biens en fonction du chemin utilisé. La commande Annuler permet d effacer toute modification en cours. La commande Annuler et retour efface les modifications en cours et revient au niveau supérieur. 12

13 3. ACCES SIMPLIFIE AUX LIGNES DE DEMANDES DE BIENS Expert Sélectionner : Vues, Achats, Vues Lignes de demande de biens 3.1 Choix de la requête Lors de votre prochaine connexion, cette commande figurera dans la liste des dernières fonctions utilisées Sélectionner la requête correspondant au profil de l expert (par défaut est affiché) en cliquant sur la flèche bleue. Une requête correspond à chaque profil Expert : ANFA à viser CCCA-BTP à viser DRAF à viser Informatique à viser Rectorat à viser Cliquer sur Rafraîchir pour afficher les lignes de demande. ATTENTION! toutes les requêtes sont communes à tous les experts ayant un même profil, sauf celle par défaut qui vous est propre. Il est donc INTERDIT DE MODIFIER LES REQUETES. Si vous jugez utile la modification ou la création d une nouvelle requête, merci de vous adresser à : 13

14 La requête «Rectorat» est détaillée dans les pages qui suivent car elle permet le tri sur le «Métier / Formation». Les requêtes des autres experts n ont pas l utilité de ce tri, mais fonctionnent de manière identique. 3.2 Requête expert «Rectorat» Dans un premier temps la totalité des lignes s affichent. Dans l exemple ci-dessous, les lignes 1 à 50 sur Tri sur le «Métier / Formation» Cliquer sur la flèche bleue et sélectionner le signe égal (=) Cliquer sur la flèche verte pour afficher la liste des «Métier / Formation» 14

15 3.4 Choix du «Métier / Formation» 1 Double-cliquer sur le «Métiers / Formation» choisi ou Se positionner sur le «Métiers / Formation» choisi et Cliquer sur Valider et retour 3.5 Liste des lignes de demandes à viser 1 Cocher la case Lignes de demande pour sélectionner l ensemble des lignes. 2 Cliquer sur Propriété pour afficher la première ligne de demande de la liste. ATTENTION! Certaines listes de lignes de demandes comportent plus de 50 lignes et figurent sur plusieurs pages. Il faut utiliser les flèches bleues pour changer de page et sélectionner les lignes suivantes. 15

16 3.6 Affichage de la première Ligne de demande de biens Préalablement à votre avis, vous pouvez consulter les devis selon la Référence indiquée dans les Pièces jointes. Voir la consultation des pièces jointes au paragraphe 2.7. Le passage à la ligne suivante se fait au moyen des flèches bleues, et ce, jusqu à la dernière. Au fur et à mesure des avis saisis, les lignes disparaissent de la liste. Ne restent que les lignes n ayant pas encore reçu d avis. 4 SE DECONNECTER Pour quitter l application, il faut cliquer sur : la maison pour retourner à l accueil ou la prise de courant pour se déconnecter 16

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