BULLETIN D INFORMATIONS JURIDIQUES

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1 Direction de l Administration Générale Service Juridique BULLETIN D INFORMATIONS JURIDIQUES SOMMAIRE : Archives personnelles : les documents à conserver. N/ 8- Octobre 2002

2 La gestion des papiers est un vrai casse-tête. On les entasse ou on les jette trop tôt. Voici un petit récapitulatif des principaux types de documents et leur délai minimum de conservation tel qu il résulte des règles de prescription. Ces délais sont non exclusifs d une plus longue conservation en fonction de l intérêt reconnu aux archives. Ø Famille : De la naissance au décès, en passant par le mariage ou la naissance d un enfant, les événements marquants de chaque individu sont répertoriés dans divers documents administratifs qu il est conseillé de conserver toute la vie. C est le cas notamment : - du livret de famille, qui est conservé en outre, par les enfants au décès des parents (en cas de perte, vous pouvez obtenir un duplicata à la mairie); - du contrat de mariage (en cas de perte, il faut s adresser au notaire qui l a établi) ; - du pacte civil de solidarité (PACS) ; - du jugement de divorce ou de séparation ; - des actes de donation. Les papiers militaires doivent être conservés toute la vie (ex: livret militaire...). Ù Santé : Le carnet de santé, les certificats de vaccination et la carte de groupe sanguin doivent être conservés toute la vie. Les documents médicaux sont à garder au moins pendant la durée du traitement, pour les affections bénignes. Par contre, en cas de maladies plus graves, les ordonnances et les examens (tels que résultats d analyses, radiographies et interventions chirurgicales) peuvent être utiles au-delà du temps de traitement. Ú Les prestations sociales et familiales : Il convient de conserver pendant 2 ans après le versement d une prestation les documents suivants : - les bordereaux de versement des allocations familiales. - les décomptes de remboursement de la sécurité sociale.

3 Les caisses disposent également d un délai de 2 ans pour demander le remboursement des trop-perçus ou des prestations versées à tort. Ce délai peut être porté à 30 ans en matière de vieillesse et d invalidité, ou en cas de fraude ou de fausse déclaration. Û L habitation : * Les documents relatifs à la location doivent être conservés pendant toute la durée du bail et 5 ans après sa résiliation. Ce sont principalement : le contrat de bail, les correspondances propriétaire/locataire, le contrat d assurance, l état des lieux, le contrat d entretien du chauffage et les factures correspondantes, les quittances de loyer, les factures de travaux d amélioration effectués avec l accord du bailleur... * En matière de copropriété, le délai est de 10 ans minimum. Toutefois, les documents relatifs au droit de propriété sont à conserver pendant toute la durée de la propriété, et 30 ans au-delà en cas d action en revendication. Le règlement et les comptes de copropriété peuvent également être utiles pendant toute la durée de la propriété. * Dans le domaine de la construction, le délai est de 10 ans minimum pour: - la commande, le contrat passé et la réception des travaux ; - les factures des architectes et des entrepreneurs ; - le contrat d assurance dommage - ouvrage. Ü Les impôts : Le délai de reprise de l administration expire en principe à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l imposition est due. Mais il peut s échelonner jusqu à 10 ans. - Ainsi, les avis d imposition, de mise en recouvrement et les pièces concernant le paiement des impôts et taxes sont à conserver pendant 4 ans. Toutefois, il est recommandé de porter cette durée à 5 ans pour les documents relatifs à l impôt sur le revenu, l impôt sur les sociétés et celui sur la fortune.

4 - Le délai de conservation peut être rallongé à 10 ans en cas d erreurs ou d omissions de déclarations constatées par l administration fiscale. - Les avis d échéance et les justificatifs de paiement de la redevance audiovisuelle doivent être conservés 3 ans après la date de mise en recouvrement (délai de prescription pour les redevances impayées). Ý La vie professionnelle : - Les lettres d engagement, les contrats de travail et les fiches de paie sont à conserver jusqu à la liquidation de la retraite, mais il est préférable de les garder à vie en cas de contestations ou de révisions ultérieures de la pension de vieillesse. - Le dossier de reconstitution de carrière doit être conservé toute la vie, et même au-delà par le conjoint survivant afin de faire valoir ses droits à la pension de réversion. - Les avis de paiement des pensions de retraites peuvent faire l objet de contestations dans un délai de 2 ans, mais en cas de révision de la pension le rappel peut remonter à 5 ans, ils sont donc à conserver pendant toute cette période. Þ Les assurances : * Les quittances de prime ou l avis d échéance émanant de l assureur, la preuve du règlement, le double de la lettre de résiliation et son accusé de réception sont à conserver pendant 2 ans. En revanche, les documents se rapportant à des affaires soumises à l impôt sont à conserver pendant 5 ans (exemple: assurance-vie). * Il ne faut pas jeter : - les contrats d assurance couvrant la responsabilité automobile, chef de famille et vie professionnelle ; - les factures d achat de meubles ou d objets de valeur tant qu ils sont assurés ; - les dossiers d accident corporel (factures, expertises, certificats médicaux) jusqu à l indemnisation, ou bien encore à vie en cas de préjudice grave. * Les factures relatives à un véhicule doivent être conservées durant la période de possession et même 6 mois après la vente.

5 ß Les organismes bancaires : - Les chèques émis sont valables pendant un an et huit jours. - Les talons de chèques et relevés de compte doivent être conservés pendant 10 ans, sauf s ils contiennent des créances telles que les reconnaissances de dettes dont la prescription est de 30 ans. - Toutes les pièces justificatives des opérations effectuées auprès de la banque peuvent être jetées après réception du relevé de compte et après vérifications (exemple : bordereaux de versement, remise de chèques, facturettes de Carte Bleue...). à Autres délais de conservation : - Les contrats de prestations de services publics ou assimilés : à vie. - Les factures d hôtels et de restaurants : 6 mois. - Les factures de téléphone : 1 an à compter de leur paiement. - Les factures d eau : 2 ans à compter de leur paiement. - Les factures EDF - GDF : 5 ans à compter de leur paiement. - Les factures des artisans : 30 ans. - Les devis : jusqu à l établissement de la facture. - Les bons de garantie : pendant la durée de garantie. Il convient également de conserver tout document ayant valeur de titre ou de preuve.