GUIDE DE PARTICIPATION EN GROUPE

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1 GUIDE DE PARTICIPATION EN GROUPE ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS ET BÉNÉVOLAT Nous considérons que les participations corporatives à l Opération Nez rouge sont une excellente façon d accroître le sentiment d appartenance et les communications interdépartementales, ce qui contribue à une meilleure productivité ainsi qu à un meilleur engagement des employés envers l entreprise. Le Guide de participation en groupe vise essentiellement à vous informer : 1. des responsabilités de l entreprise, du bénévole et de l organisation; 2. des procédures d inscription du groupe. RESPONSABILITÉS DE L ENTREPRISE L entreprise joue d abord et avant tout un rôle social. Lorsque la direction (décideurs, ressources humaines) se donne la mission de soutenir la cause et le publie sur ses réseaux, il est beaucoup plus simple d approcher les employés pour du bénévolat à l Opération Nez rouge. L entreprise doit déléguer une personne-ressource à l interne qui s occupera de : Promouvoir la participation à l Opération Nez rouge (voir «Annexe A, Le recrutement»); Valider la date de participation de l entreprise parmi les suivantes : 27 et 28 novembre et les 3, 4, 5, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 24, 25, 26 et 31 décembre 2015; S assurer de l inscription de tous les participants trois (3) jours avant la participation (voir «Annexe B, L inscription»); Fournir une liste de participants divisés en équipes de trois (3) (voir le fichier «Formation des équipes»); L entreprise agit comme facilitatrice et ne se porte pas garante de ses employés, notamment au niveau des assurances. RESPONSABILITÉS DU BÉNÉVOLE Remplir le formulaire d inscription en ligne, au moins trois (3) jours avant la participation disponible au operationnezrouge.com; Former une équipe de trois (3) personnes et déterminer le rôle de chacun (voir «Annexe D, Les rôles»); Se présenter le soir de la participation (voir «Annexe E»).

2 Opération Nez rouge 2 RESPONSABILITÉS DE L ORGANISATION Offrir un service sécuritaire aux clients et aux bénévoles; Vérifier la validité du permis de conduire des bénévoles qui occuperont les fonctions d escorte motorisée et de chauffeur; Vérifier les antécédents judiciaires des bénévoles tous les quatre (4) ans; Respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels; Assurer la formation de chaque bénévole; Rembourser l essence des bénévoles (0,15 $/km); Donner le nom de l entreprise lors du message d accueil téléphonique de la soirée lorsque dix (10) équipes et plus participent; Assurer une présence bénévole de l Opération Nez rouge lors du party de Noël de l entreprise participante.

3 Opération Nez rouge 3 ANNEXE A LE RECRUTEMENT SUGGESTIONS POUR LE RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES Nommer une personne attitrée à Opération Nez rouge uniquement; Utiliser les outils promotionnels fournis par Opération Nez rouge (affiches, etc.); Faire une compétition du nombre de bénévoles entre les départements; Faire des compétitions du nombre de raccompagnements entre entreprises; Inviter des fournisseurs ou partenaires pour créer des liens d affaires; Impliquer le club social; Mettre l accent sur le «Team Building» et la gratuité du service; Mentionner que c est une initiative de la direction; Mentionner que l essence est remboursée; Dire que les entreprises peuvent recevoir un reçu de don s ils paient l essence; Mentionner que les bénévoles d Opération Nez rouge seront présents lors de votre party de Noël.

4 Opération Nez rouge 4 ANNEXE B L INSCRIPTION OPÉRATIONNEZROUGE.COM Pour devenir bénévole, chaque participant doit remplir le formulaire d inscription disponible sur le site operationnezrouge.com, et ce, au moins trois jours avant sa participation. Pour accéder au formulaire sur le site, il faut sélectionner l icône Bénévole et choisir la région Drummondville. Le bénévole saisit ses informations directement à l écran. Quand tous les champs sont saisis et le formulaire enregistré, le bénévole reçoit un courriel incluant son formulaire rempli. Il doit l imprimer, le signer et le remettre à la personne attitrée à l organisation de la soirée au sein de l entreprise. Cette personne devra acheminer tous les formulaires à la centrale de Drummondville de l une des trois façons suivantes : Par courriel au drummondville@operationnezrouge.com, Par télécopieur au , Par la poste au 960, rue Saint-Georges, Drummondville, QC, J2C 6A2. Selon le choix de rôle dans le formulaire d inscription, la demande de vérification du permis de conduire est automatiquement envoyée à la SAAQ. Le bénévole recevra la confirmation que son permis de conduire est valide. Nous procédons à la vérification des antécédents judiciaires tous les quatre ans. La bénévole recevra la réponse concernant son acceptation par courriel.

5 Opération Nez rouge 5 ANNEXE C LES RÔLES Une fois le tout remis, les équipes devront préférablement demeurer intactes. Par contre, si cela devenait indispensable en raison de l ajout ou du changement d un coéquipier, les modifications seraient effectuées le soir même. Afin de faciliter la formation des équipes, voici une brève description de chacune des trois (3) fonctions : 1. ESCORTE MOTORISÉE (18 ANS ET PLUS) : L escorte motorisée utilise sa propre voiture pour reconduire le chauffeur et le partenaire à l endroit où le client attend. L Opération Nez rouge fournit une assurance uniquement aux escortes motorisées dont la voiture est assurée pour ses propres dommages. Cette assurance rembourse la franchise pour le véhicule de l escorte motorisée qui aurait un accident pendant un raccompagnement. 2. CHAUFFEUR (21 ANS ET PLUS) : Le chauffeur conduit la voiture du client. 3. PARTENAIRE (18 ANS ET PLUS) : Le partenaire accompagne le chauffeur et le client dans la voiture de ce dernier. Il est à la fois le responsable de l équipe et joue le rôle de secrétaire lors du raccompagnement et lors de la dissolution de l équipe. BÉNÉVOLES À LA CENTRALE Pour les bénévoles qui ne veulent pas faire de raccompagnements, il est aussi possible de s impliquer en occupant une des fonctions suivantes : Accueil et inscription des équipes : Inscrire les bénévoles lors de leur arrivée, former les équipes, distribuer tout le matériel nécessaire pour effectuer les raccompagnements (radios, dossards, fiches, etc.). Téléphoniste : Prise des demandes de transport informatisées. Répartition : Attribution des appels aux équipes sur la route. Équipe de la mascotte : Effectuer la tournée des salles de réception afin de faire la promotion de l Opération Nez rouge avec la mascotte et vendre des objets promotionnels au profit des étudiantsathlètes du Cégep de Drummondville.

6 Opération Nez rouge 6 ANNEXE D LE SOIR DE LA PARTICIPATION DU GROUPE Le soir prévu, les bénévoles doivent se présenter à la centrale de l Opération Nez rouge (localisée au Cégep de Drummondville) à partir de 20 h; À la centrale, les bénévoles devront se rendre au bureau d accueil afin de signaler leur présence et confirmer leur identité (permis de conduire ou autre); Une fois que tous les membres d une équipe sont arrivés, ils doivent enregistrer l équipe pour éventuellement recevoir leur matériel (dossard, accréditation, radio, etc.); Le groupe recevra aussi une formation sur les procédures à suivre lors des raccompagnements et sur l utilisation des radios; Si un bénévole décide de partir plus tôt, son équipe devra être dissoute. La possibilité pour les bénévoles restants de reformer une équipe dépend alors de la disponibilité des autres bénévoles pour remplacer celui qui s en va; Les appels sont pris de 20 h à 3 h 30. Par contre, selon l heure d assignation du dernier transport, les équipes peuvent compléter leur dernier raccompagnement vers 4 h.