OPEN OFFICE - WRITER 2

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1 Le publipostage OpenOffice reconnaît des sources de données d origines diverses : carnet d adresses de messageries, logiciels de gestion de base de données, tableurs Pour afficher les sources de données présente sur votre ordinateur Menu Affichage, Source de données ou appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur le bouton dans la barre d outils Normal La barre d outils Données de la table et la Vue des sources de données apparaissent. Les sources de données sont listées dans l Explorer de source de données, partie gauche de Vue Remarque : Les sources créées localement avec OpenOffice Base sont connectées automatiquement. Pour connecter une source de données d adresses réalisée avec une autre application qu OpenOffice Base. Menu Fichier, Source de données des adresses, Assistants La boîte de dialogue de l assistant s affiche. Activer par exemple, l option correspondant au logiciel de messagerie dont vous souhaitez utiliser le carnet d adresses et cliquer sur Suivant. cocher Autres sources de données externe si vos données proviennent d un tableur par exemple et cliquez sur Suivant. Vous pouvez ensuite accédez à des paramètres supplémentaires en cliquant sur le bouton paramètres. Votre base est maintenant utilisable pour vos publipostages.

2 Créer la lettre type. Fichier Nouveau Texte Tapez le corps de votre lettre. Vous n avez aucunement besoin de rentrer d adresses pour le moment. Vous pouvez mettre une petite étoile * à l emplacement de l adresse pour vous aider pour la mise en page de votre lettre. Une fois cette lettre saisie, enregistrez-la. Laissez là affichée à l écran. Les champs de mailing sont des liens vers les colonnes de la source de données que vous insérez dans votre lettre type. Ils sont substitués par leurs valeurs dans la source de données au moment de la fusion. Pour insérer un champ Afficher la Vue sur les sources de données Sélectionner la table dans l Explorer afin d afficher les adresses dans le Navigateur de source de données. Cliquer sur l en-tête du champ dans le Navigateur et faites le glisser dans la lettre type Choisir cliquer sur le menu Insertion, Autres puis Champs Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F2 La boîte de dialogue Champs s affiche Activer la base de données Choisir Champs de mailing dans la zone Type de champs

3 N oubliez pas de mettre des espaces entre les champs. Si vous affichez le nom des champs Vous verrez apparaître Fusionner une fois votre lettre terminée, Writer peut la fusionner avec le informations contenue dans votre base de donnée, afin de créer un courrier personnaliser pour chaque destinataire. Pour sélectionner plusieurs enregistrements dispersés dans votre table, maintenez la touche effectuez votre sélection., en même temps que vous La fusion Cliquer sur Pour démarrer l impression du document de base Une boîte de dialogue s affiche Cliquer sur i pour démarrer la fusion

4 La boîte de dialogue Mailing s affiche Sélectionner les données à fusionner Dans la zone Enregistrements, activer l option Tous pour fusionner les enregistrements de la source de données Sélectionner manuellement les enregistrements pour activer l option Enregistrements marqués Activer l option De : A : pour fusionner des enregistrements consécutifs de votre source de données et saisissez le numéro du premier et du dernier enregistrement dans les zones de texte correspondantes. Fusionner vers l imprimante Dans la zone Sortie : Choisir Imprimante pour imprimer immédiatement vos différentes lettres Activer la case Travaux d impression individuels si vous souhaitez que chaque document de fusion soit imprimé indépendamment

5 Fusionner dans un fichier Si vous souhaitez fusionner dans un fichier pour une impression ultérieure Choisir Fichier pour enregistrer chaque document de fusion dans un fichier. Saisir le Chemin du dossier dans lequel seront créés ces fichiers Cliquer sur pour parcourir votre système et choisir le dossier. La zone Chemin sera automatiquement renseignée Activer la case Champ de BD pour nommer les fichiers à partir de la valeur du champ choisi dans la liste correspondante Activer la case Saisie manuelle pour nommer les fichiers à partir du texte que vous saisirez dans la zone de texte correspondante Valider par OK pour lancer la fusion

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