Acquisition d un logiciel métier : solution de gestion des Relations administrés et guichet unique

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1 Mairie de Pontcharra Service des marchés publics 95 avenue de la Gare BP Pontcharra cedex Tél: Acquisition d un logiciel métier : solution de gestion des Relations administrés et guichet unique REGLEMENT DE CONSULTATION MARCHE n MP Date limite de remise des dossiers : Le jeudi 8 janvier 2015 à 16 h00 Décembre 2014 MP /6

2 1. Objet et forme du marché La présente consultation porte sur : L acquisition de logiciels pour la commune de Pontcharra :un logiciel de gestion des relations administrés et un logiciel pour la mise en place d un guichet unique de services aux usagers et services associés, la reprise de données, la formation et la maintenance pendant toute la durée du marché Il s agit d un marché alloti décomposé en deux lots qui seront traités par marchés séparés : - Logiciel Gestion relation administrés - Logiciel guichet unique avec 2 options Un candidat peut répondre pour un ou deux lots. La durée du marché est fixée à 12 mois reconductible maximum 3 fois par tacite reconduction. Le démarrage des prestations devrait intervenir dès le mois de mars Conditions de la consultation 2.1 Cadre juridique de la procédure La présente procédure est passée selon une procédure adaptée prévue à l article 28 du code des marchés publics. 2.2 Variante option En tout état de cause, chaque candidat doit présenter une proposition conforme au cahier des charges. Des variantes peuvent être proposées par les prestataires en indiquant bien les incidences sur le cahier des charges aussi bien en termes de matériel que sur le champ de la prestation. Les options ne sont pas obligatoires : les réponses seront étudiées même en l absence de chiffrage de celles-ci. 2.3 Modification de détail au dossier de consultation La commune se réserve le droit d apporter, au plus tard 8 jours avant la date limite fixée pour la réception des offres, des modifications de détails au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n élever aucune réclamation à ce sujet. Si pendant l étude du dossier par les entreprises, la date limite ci-dessus est reportée, la précédente disposition est applicable en fonction de cette nouvelle date. 2.4 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 180 jours à compter de la date limite de remise des offres. MP /6

3 2.5 Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas donner suite pour des motifs d intérêt général. 3. Composition du dossier de consultation Les pièces constitutives du dossier remis gratuitement aux candidats sont les suivantes : - un cahier des charges administratives particulières commun aux deux lots - le cahier des charges techniques particulières par lot et deux annexes - un règlement de consultation - un acte d engagement et l annexe financière pour chaque lot - un cadre de réponse technique - le plan de la ville 4. Critères de jugement des propositions. Le choix de l entreprise sera effectué en tenant compte uniquement des propositions remises par les candidats avant la date limite fixée à l article 7 du présent document. Seuls les candidats présentant des capacités techniques, financières et professionnelles suffisantes seront admis à concourir. L attention des candidats est attirée sur le fait que l analyse qui sera réalisée ultérieurement par la collectivité s attachera à dégager l offre la plus avantageusement économiquement c est-à-dire celle qui apportera la meilleure réponse économique au sens global du terme aux besoins exprimés. Pour procéder à l analyse des offres, les critères de choix suivants seront pris en considération en fonction des coefficients de pondération indiqués au regard : - la valeur technique de l offre : 60% - étendue de la réponse apportée en fonctionnalités et en services, organisation de la prestation au regard de l accompagnement proposé et de la mise en œuvre du projet. - le prix : 40% apprécié sur le coût global de l opération y compris matériel à prévoir. Pour les deux lots, il est indiqué qu après l appréciation des propositions au regard de ces critères, il est prévu la réalisation de tests pour les 4 candidats les mieux classés. Ces tests consisteront dans le traitement par chaque prestataire d un dossier test mis à disposition le jour de la rencontre selon un scénario établi et sur du matériel mis à disposition par la mairie. Ces tests devront permettre de juger les caractéristiques et l ergonomie du logiciel proposé. Les tests seront réalisés par la personne désignée par chaque prestataire dans les locaux de la mairie et/ou éventuellement par un utilisateur potentiel. Ces tests se dérouleront sur une demi- journée maximum pour chaque candidat. Ils devraient avoir lieu entre le 21 janvier et le 2 février A l issue de ces tests, un nouveau classement des propositions sera effectué : - valeur technique de l offre au regard des tests 30% - valeur technique de l offre (note technique initiale) : 30% - prix : 40% MP /6

4 Aucun remboursement de frais liés à la réalisation de test de manière générale ne sera effectué. L absence aux tests conduira à l appréciation de l offre au regard du seul dossier papier. La Commune pourra le cas échéant entamer des négociations avec les candidats dont la candidature a été retenue et l offre jugée conforme au cahier des charges les mieux classés pour dégager l offre économiquement la plus avantageuse sur les bases décrites précédemment Ces négociations pourront avoir lieu concomitamment aux tests ou au plus tard dans les 15 jours qui suivent, par téléphone ou mail et pourront porter sur les éléments suivants : - service associé - délai - prix Elles donneront lieu à confirmation écrite. 5. Présentation des offres Les candidats devront signaler les erreurs ou omissions qu ils pourraient constater au vu du dossier et ceci avant la remise de leur offre. Ils pourront apporter toutes précisions jugées utiles à la bonne compréhension de leur offre. Toutes les offres devront être établies en français ou être traduites par un organisme officiel agrées. Elles devront contenir les documents suivants : - une déclaration sur l honneur certifiant que le candidat n a pas fait l objet d une interdiction de concourir prévue à l article 43 du code des marchés publics, - le pouvoir de représenter la société, - la copie du jugement en cas de redressement judiciaire, - K bis récent de la société (de moins de 6mois) ou extrait du répertoire des métiers. - Attestations de capacités professionnelles signées par les clients du candidat pour des prestations similaires ou à défaut des références professionnelles de réalisations équivalentes. - une note de présentation de la société précisant ses moyens techniques et humains (effectif) et en particulier ceux pouvant être affectés à l exécution du marché. - Le chiffre d affaire des 3 dernières années - Le mémoire technique présentant des modalités de réalisation de la prestation. - Un planning estimatif - L acte d engagement et l annexe financière, datés et signés par une personne habilité - Le cadre de réponse technique signé. 6. Modalités de remise des offres Les propositions devront parvenir sous plis cachetés portant la mention «consultation logiciel métiers- lot n - ne pas ouvrir» MP /6

5 Les propositions devront être adressées par tout moyen permettant de donner une date certaine ou déposées contre récépissé avant le jeudi 8 janvier 2015 à 16 h00 à l adresse suivante : Mairie de Pontcharra Services techniques BP avenue de la Gare Pontcharra. Le dépôt dans la boîte aux lettres n est pas autorisé car il ne permet pas d avoir de date certaine de réception. Horaires d ouverture : du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 17 h 30 (17 h le vendredi) 7. Modalités de paiement Le paiement se fera par virement sur le compte bancaire ou postal ouvert au nom du prestataire qui aura été accepté. Le délai maximum de paiement est fixé à 30 jours à compter de la réception de la demande de règlement par la caisse ou à l exécution de la prestation si celle-ci est postérieure. Une avance de 5 % est prévue dans les conditions fixées au Code des Marchés Publics. 8. Groupement de sociétés En cas de présentation d une proposition par un groupement de sociétés, celui-ci devra prendre après attribution la forme juridique d un groupement solidaire. Par ailleurs, une entreprise ne peut présenter une offre au titre d un groupement et à titre personnel. 9. Renseignements complémentaires Pour obtenir tous renseignements administratifs ou techniques complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les entreprises devront faire parvenir avant le 30 décembre 2014 à 16 h00 une demande écrite par mél : Mel : Si nécessaire, une réponse sera alors adressée en temps utile à toutes les entreprises ayant reçu le dossier. 10. Voies de recours Référé précontractuel (art. L551-1 code de Justice Administrative) : Jusqu au jour de la signature du marché, devant le tribunal administratif de Grenoble (Tribunal Administratif de Grenoble 2 place de Verdun GRENOBLE Tél. : / Fax. : ). MP /6

6 Recours de droit commun (art. R421-1 et R code de Justice Administrative) : dans le délai de 2 mois à compter de la notification de la décision de rejet devant le tribunal administratif de Grenoble (Tribunal Administratif de Grenoble 2 place de Verdun GRENOBLE Tél. : / Fax. : ). MP /6

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