Mode d emploi Utilisateur

Transcription

1 Mode d emploi Utilisateur Nom de votre entreprise Identifiant Mot de passe

2 Table des Matières Mode d Emploi Elipse utilisateur standard 3 Votre Compte 4 Musique 5 Messages 6 Annuaire 7 Configuration 8 Renvois 9 Filtrage Patron Secrétaire 10 Appels 11 Mode d Emploi Elipse profil manager 12 Autorisations 13 Musique 14 Gestion des Groupes 15 Facturation et Statistiques 18

3 Bienvenue sur Elipse, l interface de gestion de votre compte téléphonique. Cette interface est accessible depuis n importe quel ordinateur connecté, où que vous soyez : vous pouvez ainsi gérer vos renvois d appel de votre domicile, consulter vos messages depuis le poste d un collaborateur L interface est organisée en onglets, à gauche de l écran. Vous pouvez passer des appels flash depuis n importe quel onglet. Vous pouvez vous déconnecter à tout moment. Un menu «Aide» est disponible sur chaque onglet.

4 L onglet «Votre compte» présente vos informations personnelles : numéro direct : votre numéro Extension : numéro court pour être joint en interne Site, département : informations vous concernant dans l entreprise Portable : une fois renseigné, ce champ permet le renvoi de vos appels vers votre portable ou son utilisation avec l option mobilité Mail : une fois renseigné, ce champ permet à tous vos messages vocaux d être reçus sur votre boite mail, en plus de la messagerie et d Elipse. Commentaire : informations visibles par vos collaborateurs dans l annuaire d entreprise, permet par exemple de signaler une absence, un remplacement.. Affichage du numéro : permet de masquer ou non son numéro et de choisir le numéro que l on souhaite rendre visible. Il peut s agir de celui d un groupe d appel auquel on appartient Option mobilité : lorsque vous êtes contacté sur votre numéro SDA, votre téléphone mobile sonne conjointement avec voter téléphone fixe Modifier mot de passe : permet de changer votre mot de passe Elipse

5 L onglet «Musique d attente» permet de choisir la musique qu entendront vos correspondants en attente. Vous pouvez choisir : la musique pour l ensemble de la société la musique pour un site spécifique

6 L onglet «Messagerie» permet d écouter vos messages ; vous pouvez également les consulter en appelant le 777 depuis votre téléphone, ou via votre boite mail (configuration de l adresse mail utilisée : rendez-vous sur l onglet «votre compte») Les messages se téléchargent en.wav(votre PC doit donc être équipé d un lecteur mp3 et d enceintes), en cliquant sur la cassette à droite du message. Les messages en noir sont les nouveaux, les messages éclaircis sont ceux qui ont déjà été écoutés.

7 L onglet «Annuaire» présente deux annuaires : externe et interne. L annuaire externe permet d entrer manuellement des numéros utiles à l ensemble de l entreprise : clients, fournisseurs Ces contacts sont donc partagés, et accessibles à l ensemble des collaborateurs de l entreprise, quel que soit leur site. L annuaire interne, lui, est généré automatiquement et regroupe l ensemble de vos collaborateurs, par site, département Une fonction recherche est également disponible. Vous pouvez utiliser le «Click to call» pour joindre vos correspondants : un click, votre téléphone sonne, vous décrochez et l appel vers votre correspondant se lance. Ces annuaires sont également disponibles directement sur votre téléphone (modèles haut de gamme)

8 L onglet «Configuration» permet de superviser les postes et/ou d attribuer aux touches «speeddial» de votre téléphone des numéros pré-enregistrés, afin de les appeler plus vite, de les superviser et également de les intercepter. A noter : cette fonctionnalité est disponible pour les postes certifiés par AndreXen. Cliquez sur la touche souhaitée et choisissez dans l annuaire interne le numéro à attribuer à cette touche. Vous pouvez également entrer manuellement le numéro. Le numéro choisi/entré sera directement appelé lorsque vous appuierez sur la touche. Le sous onglet «Configuration avancée» permet de choisir la sonnerie, d activer le NPD (Ne Pas Déranger, renvoi automatique de tous les appels), d activer la diode Message de votre téléphone.

9 Onglet Renvois Trois types de renvoi : si occupé : lorsque vous êtes déjà en ligne (dans le cas où votre téléphone ne propose pas la fonction double appel) Sans réponse : lorsque vous ne répondez pas. Vous pouvez choisir le délai après lequel le renvoi est effectué Inconditionnel : tous les appels Différentes possibilités de renvoi : vers portable : renvoie les appels vers le numéro de portable entré sur l onglet «Votre compte» Vers extension : permet de choisir dans l annuaire le numéro d un collaborateur vers qui les appels seront renvoyés Vers messagerie.

10 Filtrage Patron / Secrétaire Le filtrage patron / secrétaire permet à une secrétaire de recevoir tous les appels entrants d un patron, elle seule peut le joindre pour lui transférer les appels importants. Une secrétaire peut avoir plusieurs patrons. Mise en place par la secrétaire : Dans cet exemple, Balin Bruno (ligne 3 de l annuaire) est défini comme patron : sélection de sa ligne et validation en bas de page, en cliquant sur Ajouter.

11 Onglet «Journal d appel» Permet de visualiser et rechercher l ensemble de vos appels : manqués, passés, reçus, et de les rappeler très simplement avec le «Click to Call»

12 Mode d emploi Manager Nom de votre entreprise Votre identifiant votre mot de passe

13 Le statut de manager permet l accès aux fonctions avancées d Elipse dans l onglet annuaire; Interdiction d appel Allez sur l onglet «Annuaire»: cochez le ou les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez restreindre un certain type d appels Allez ensuite sur le menu déroulant «Ajouter les utilisateurs sélectionnés au groupe» Choisissez le type de restriction : totale vers l extérieur, vers le national, vers l international, ou vers les portables.

14 L onglet «Musique d attente» permet de choisir la musique qu entendront vos correspondants en attente. Vous pouvez également télécharger vos pré-décrochés. Pour sélectionner la musique d attente de votre société, rendez-vous sur «sélection des musiques»: vous pouvez alors choisir la musique de l ensemble de la société et également pour chaque site le cas échéant. Les pré-décrochés sont attribués aux groupes d appels : vous devez vous rendre sur l onglet Groupes pour gérer ce service

15 Groupes Les groupes permettent de faire sonner un appel sur plusieurs postes, simultanément ou successivement. Un SDA (numéro) peut être attribué à un groupe (par exemple pour l accueil) ou non (par exemple un appel arrive au standard qui le renvoie vers le groupe comptabilité, qui peut donc n être qu un groupe interne sans SDA). Gestion des utilisateurs Pour ajouter des utilisateurs : Laissez tous les filtres ouverts par défaut (tous les groupes, tous les sites, tous les départements) pour choisir parmi la totalité des collaborateurs, ou filtrez en utilisant les filtres sites et départements. En dessous, choisissez le groupe pour lequel vous souhaitez ajouter des utilisateurs. Cliquez sur le «+» à gauche d un utilisateur pour l ajouter au groupe sélectionné. Pour le retirer du groupe, sélectionnez-le et cliquez sur «X» à droite des utilisateurs présents dans le groupe. Les flèches Haut et Bas permettent de définir l ordre séquentiel (uniquement en cas de sonnerie séquentielle donc) de la sonnerie : l appel sonnera d abord sur le poste du nom le plus haut.

16 Gestion des groupes - Permet de changer le nom du groupe (qui s affiche entre crochet sur le téléphone avant le numéro lors d un appel entrant) - Permet de modifier le numéro entrant (parmi les numéros disponibles non utilisés attribués à la société) - Type de sonnerie : simultanée, fait sonner tous les téléphones du groupe, ou séquentielle, selon l ordre défini dans «gestion des utilisateurs» - Tête de groupe : compte principal dont la messagerie ou le portable recevront les appels du groupe, en cas de renvoi ou de non réponse. Le portable de tête de groupe correspond au numéro de téléphone portable du compte principal. C est également via cet onglet que vous pourrez attribuer les pré-décrochés a vos groupes une fois téléchargé dans l onglet «Musique d attente».

17 Renvoi inconditionnel Renvoie tous les appels du groupe vers ce qui a été choisi : - messagerie de la tête de groupe - Une extension prise dans l annuaire - Le portable de la tête de groupe Renvoi en cas de non réponse Renvoie les appels en cas de non réponse vers un autre poste (ou groupe) ou vers la messagerie du compte principal

18 Statistiques L onglet «Statistiques» permet de visualiser l ensemble des appels sortants de l entreprise, par date, site, département, utilisateur et d en connaitre les coûts. Facturation L onglet «Facturation» permet de visualiser les factures de communication en.pdf