Création d un fichier XML pour la domiciliation européenne SEPA Core à partir d un fichier.csv en Telelink6. Version mars ing.

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1 Financial Supply Chain SEPA Création d un fichier XML pour la domiciliation européenne SEPA Core à partir d un fichier.csv en Telelink6 Version mars 2014 ing.be/sepa

2 1. INTRODUCTION 3 2. COMMENT CRÉER UN FICHIER XML SDD CORE À PARTIR D UN FICHIER.CSV DANS TELELINK Lancer l application Telelink Importer le fichier de mapping standard UDF dans votre application Telelink Créer le fichier.csv Charger le fichier.csv Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) ANNEXE 13

3 1. Introduction Ce manuel a pour but de vous aider à créer temporairement un fichier XML SEPA à partir d un fichier.csv existant. Ceci au moyen de l application Telelink 6 - via l outil User-Defined Format (UDF) lorsque vous souhaitez initier une domiciliation européenne SEPA (SDD) Core. Afin d utiliser au mieux ce manuel, il faut tenir compte de certains prérequis. Vous devez donc au préalable: Télécharger et avoir accès en tant qu administrateur à la dernière version de l application Telelink 6 ( ing.be/software/telelink6/install.asp ) ainsi qu à Isabel 6 ; Faire uniquement des mandats SEPA Direct Debit Core (pas prévu pour des mandats B2B) Créer 3 sortes d opérations: - Migration des fichiers: migrer des mandats DOM80 en mandats SDD - Premier encaissement de mandats (First) - Encaissements récurrents (Recurrent) Avoir une structure de comptes en IBAN/BIC ; Créer des transactions dans un format.csv (voir annexe) ; Limiter à un maximum de transactions par ficher.csv. Les différentes copies d écrans peuvent légèrement différer en fonction de la langue sélectionnée. Pour plus d information, nous vous conseillons de prendre contact avec votre conseiller ING. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 3

4 2. Comment créer un fichier XML SDD Core à partir d un fichier.csv dans Telelink 6 Afin de créer un fichier XML SDD Core totalement conforme aux normes de SEPA via l application Telelink 6, vous devez passer par 6 grandes étapes : Lancer l application Telelink 6 Importer le fichier de mapping standard UDF «User-Defined Format» dans votre application Telelink 6 Créer le fichier.csv Charger le fichier.csv Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) 2.1. Lancer l application Telelink 6 Dès que la dernière version de l application Telelink 6 fonctionne sur votre PC (voir les prérequis), allez dans l application pour importer le fichier de mapping standard UDF expliqué dans le point 2.2 suivant Importer le fichier de mapping standard UDF dans votre application Telelink 6 La première étape est de charger le fichier de mapping UDF standard User-Defined Format dans votre application Telelink 6. Les documents.udf nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING. Afin de faire le mapping, allez dans le menu «Panneau de configuration» en bas à gauche de la section menu de votre écran : 1) Cliquez sur Panneau de configuration 2) Cliquez sur ok Vous verrez un pop-up apparaître indiquant : «Une modification des paramètres peut nuire à la stabilité et au fonctionnement correct de l application». Cliquez sur OK pour continuer. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 4

5 Ensuite, dans le Panneau de configuration, sélectionnez l onglet «Formats défini par l utilisateur» juste en dessous de l onglet principal «Avancé». Lorsque vous êtes ici, cliquez sur Charger à partir du disque. Le but de cette opération est de récupérer le fichier de mapping UDF qui est sauvé sur votre disque et de le lier à Telelink 6. Sélectionnez le fichier de mapping UDF que vous voulez importer dans Telelink 6. A ce stade, vous pouvez choisir les types de documents à sélectionner. L exemple montré dans la copie d écran ci-dessus peut être par exemple «Core_frst». D autres possibilités pourraient être «CORE_RCUR» ou encore «Core_first_mandatemig». «Core Frst mandatemig» est utilisé pour la migration de vos mandats existants dans le format DOM80 vers un nouveau mandat de domiciliation européenne SEPA Core. «Core First» est utilisé pour une domiciliation européenne SEPA Core envoyée la première fois à votre client «consommateur ou non-consommateur» premier encaissement d une série d instructions d encaissements SEPA «Core Recurrent» est utilisé pour une domiciliation européenne SEPA Core quand vous avez déjà envoyé un premier encaissement SEPA «Core» à votre client «consommateur ou non-consommateur» Cliquez ensuite sur ouvrir et votre fichier de mapping UDF sera importé dans Telelink 6. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 5

6 L exemple ci-dessous montre que des formats différents sont importés dans l application Telelink 6 : See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink 6 application: Répétez les étapes ci-dessus pour charger tous les fichiers de mapping UDF dont vous avez besoin pour vos opérations. A la fin de cette étape, vous devriez avoir tous les fichiers de mapping UDF importés dans votre application. Le chargement du fichier UDF dans Telelink 6 ne doit être fait qu une seule fois. Le fichier UDF restera sauvé dans l application à chaque fois que vous vous connecterez. L étape suivante sera de créer le fichier.csv Créer le fichier.csv Des modèles de fichiers.csv vides ou remplis de données peuvent être demandés à votre chargé de relation ING (voir annexe). Le fichier.csv ne doit pas contenir plus de transactions. Si vous avez plus de transactions, vous devez diviser vos transactions en plusieurs fichiers.csv différents. Votre fichier.csv peut-être créé au moyen de votre ERP, par votre système comptable ou bien même créé manuellement. Dans tous les cas, faites attention aux paramètres régionaux : les séparateurs doivent être des points-virgules «;». Votre fichier.csv doit suivre les spécifications montrées dans l exemple ci-dessous. Le fichier sélectionné peut avoir 2 formats différents (voir les 2 exemples sous les 2 onglets ci-dessous). Le format du fichier doit contenir des informations placées dans les bonnes colonnes du fichier.csv (voir copie d écran ci-dessous) Regardez les 2 formats différents possibles : Format «Migration des domiciliations» : Cet exemple est utilisé lorsque vous faites une migration de vos mandats. Cela se produit lorsque vous migrez vos mandats DOM80 vers des mandats de domiciliation européenne SEPA. Dans ce format, veillez à bien mentionner l ancien numéro de DOM80 (colonne M). Les colonnes de A à P doivent être correctement remplies comme suit : Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 6

7 Important: Veillez à ce que les nombres ne soient pas biaisés lorsque vous sauvez votre fichier dans Excel. Il est toujours préférable d ouvrir le fichier.csv via Notepad. Gardez toujours à l esprit que dans 3 cas, il est toujours de bon usage de commencer par une lettre et d éviter les caractères spéciaux ou les blancs : - Référence Mandats (Colonne E doit être entre 12 ou 18 caractères de long) - Ancien No domiciliation (dom80) (colonne M doit être de 12 caractères de long) - Identifiant du créancier (colonne P doit être de 11 caractères de long) Si vous avez des nombres commençant pas des zéros, sauvegardez votre fichier.csv via Notepad ou sous un format texte. Autrement, Excel va automatiquement retirer les «0» devant. Exemple: Ancien no domiciliation : sous Excel deviendra , ce qui bloquera dans nos systèmes bancaires. Format «First» ou «Recurrent» : Comme vous pouvez le voir dans l exemple qui suit, le type de séquence «First» est utilisé quand vous envoyez une domiciliation européenne SEPA pour la première fois à votre client. «Recurrent» est quant à lui utilisé quand vous avez déjà envoyé des domiciliations européennes SEPA Core à votre client. Les colonnes de A à N doivent donc être correctement remplies comme vous pouvez le voir ci-dessous : Remarques importantes : Notez que certains champs qui sont présents dans le fichier XML, sont déjà pré-remplis pour vous dans Telelink 6, vous n avez donc plus besoin de les mentionner dans le fichier.csv. Il est aussi important de se rappeler que vous pouvez toujours modifier directement les données dans Telelink 6 après le chargement de votre fichier.csv. Cependant, ceci peut avoir un impact si le champ n est pas correctement complété. Tous les champs du fichier.csv doivent être remplis. Notez aussi que si vous dépassez le nombre de caractères définis par le guide d implémentation de Febelfin, vos données seront biaisées et réduites aux caractères autorisés. Par exemple, pour la date Pivot, par défaut dans Telelink 6, vous aurez la date du jour. Toutefois, si vous changez cette date, votre fichier XML SDD sera séparé en plusieurs fichiers différents. Champs dans le fichier.csv : Cette sous-section a pour but de vous expliquer les différents champs du fichier.csv (sous la Terminologie Telelink 6) comparés à la terminologie utilisée par Febelfin : COLONNE NOM TERMINOLOGIE FEBELFIN (TAG) UNIQUE POUR LE FICHIER TOUT ENTIER? A Pivote date Requested Collection Date Yes B Amount Instructed Amount No C Communication 1 (Communication) No D Communication 2 (Communication) No E Mandate reference Mandate Identification No F Name Debtor No G Address (Address) No H Postal code (Postal code) No I Town (Town) No J BIC Debtor agent (BIC) No K Mandate date Date of signature No L Counter party account Debtor account No M Original mandate ID Original Mandate ID Yes M or N 1 Principal account Creditor account Yes O Original Creditor ID Original Creditor ID Yes N or P 2 Creditor ID Creditor Scheme ID Yes 1 Ceci dépend de si vous êtes dans le cas de la migration des mandats, la colonne doit alors être la N. Si vous êtes dans le cas de Direct Debit, la colonne sera M. 2 Ceci dépend de si vous êtes dans le cas de la migration des mandats, la colonne doit alors être la P. Si vous êtes dans le cas de Direct Debit, la colonne sera N. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 7

8 2.4. Charger le fichier.csv Dès que l application Telelink 6 tourne sur votre ordinateur (voir prérequis), allez sous le champ «Transactions», cliquez sur «Encaissements». Là, cliquez sur le module «European Direct Debit» pour les domiciliations européennes SEPA : Sélec&onnez European Direct Debit Après cela, votre fichier.csv étant créé en accord avec les spécifications (voir annexe), cliquez sur Importer afin de charger votre fichier.csv: Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 8

9 Quand vous atteignez l écran d assistance à l importation, vous pouvez cliquer sur «Ajouter» pour aller rechercher votre fichier.csv. Après avoir accompli ces différentes étapes, vous obtiendrez une vue sur tous les fichiers.csv déjà chargés jusqu à présent. Ensuite, vous pouvez utiliser l assistance d importation de Telelink 6 pour convertir votre fichier.csv en un fichier XML. Sélectionnez votre fichier.csv et cliquez sur Ouvrir. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 9

10 Quand votre fichier est sélectionné, vous pouvez voir le chemin montré sur l écran pop-up. Là, vous pouvez cliquer sur «Suivant» : 2.5. Lier le fichier de mapping UDF standard «User-Defined Format» avec le fichier.csv Quand vous atteignez l écran suivant, vous allez faire le lien entre le fichier de mapping UDF (importation expliquée au point 2.2) et le fichier.csv (chargement expliqué au point 2.4). Etant donné que vous avez cliqué sur «suivant» dans l écran précédant, vous atteignez désormais l écran ci-dessous qui regroupe tous les fichiers de mapping UDF que vous avez importés précédemment (voir point 2.2). Après avoir sélectionné le fichier de mapping UDF que vous voulez utiliser, cliquez sur Suivant. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 10

11 Le système : Importera votre fichier.csv Vérifiera le format Convertira le fichier.csv au moyen du système de mapping (lien fait à partir du fichier de mapping UDF : voir annexe) vers un fichier XML SDD Core. Vous verrez lorsque l assistance d importation aura traité 100% de la conversion. Lorsque c est fait, vous pouvez cliquer sur «suivant» : L écran suivant indique que vous avez atteint la fin du processus de chargement. Veillez à bien remplir le nom de votre société dans le champ «Nom». Cette étape est importante parce que par défaut le champ est vide (blanc) et votre fichier sera rejeté par la banque si vous laissez ce champ vide (blanc). Cliquez donc ensuite sur «Terminer» : Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 11

12 2.6. Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) Les deux derniers écrans sont des écrans de fermeture. Ceci signifie que vous avez créé un fichier XML de domiciliations européennes SEPA Core. Cliquez donc sur «Ok» pour finir ; votre fichier est maintenant prêt à être envoyé via Isabel 6. A la fin du processus, votre fichier XML SDD Core est prêt à suivre les règles de la domiciliation européenne SEPA Core. Remarque Importante: Nous vous conseillons de ne pas encoder vos domiciliations européennes SEPA Core (FIRST ou RECURRENT) dans différents canaux dans le but d assurer une exécution d instruction de paiements harmonieuse. Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 12

13 3. Annexe Les documents.csv et.udf nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING. CORE CSV vide CSV contenant des données UDF mapping First migration Fichier Migration domiciliation vide utilisé pour la migration des mandats lorsque vous migrez de DOM80 vers la domiciliation européenne SEPA Core Fichier Migration domiciliation contenant des données utilisés pour la migration des mandats lorsque vous migrez de DOM80 vers la domiciliation européenne SEPA Core Mapping UDF pour la première migration First Fichier Frst vide utilisé pour la domiciliation européenne SEPA Core(premier encaissement d une série d instructions d encaissements) Frst fichier contenant des données utilisées pour un premier encaissement de domiciliations européennes SEPA Mapping UDF pour le premier encaissement Recurrent Fichier Rcur vide utilisé pour des encaissements récurrents de domiciliations européennes SEPA Rcur fichier contenant des données utilisées pour des encaissements récurrents de domiciliations européennes SEPA déjà effectués au moins une fois Mapping UDF pour les encaissements récurrents Guide utilisateurs Telelink 6 Création d un XML SDD Core à partir d un fichier.csv 13

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