Gestion du temps CADRES DE SANTE

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1 Gestion du temps CADRES DE SANTE Le 20 mars 2015 Walter DALLE VEDOVE

2 Pourquoi gérer son temps Le temps est la chose la plus précieuse dont nous disposons. Il est compté. Gérer son temps de manière efficace permet de: 1. être efficace 1. se concentrer sur l important 2. atteindre ses objectifs 2. réduire le stress Pour cela chacun a besoin: d avoir une vue d ensemble de ce qui doit être fait, de structurer son temps, c est-à-dire d être en contrôle 3. garder un bon niveau d énergie 4. éviter des frustrations inutiles 5. utiliser pleinement ses capacités mentales 6. éviter le burnout 2

3 Utiliser son cerveau de manière efficace signifie 1. travailler sans interruption sur un sujet qui requiert une concentration élevée à identifier ces points à réserver des plages horaires appropriées à éduquer son équipe 2. travailler sur un nombre réduit de choses simultanément La mémoire vive du cerveau est limitée On peut se concentrer sur maximum 7 points en même temps à séparer les tâches et se concentrer successivement sur les tâches à réaliser à travailler dans un environnement ordonné soulage l attention à n avoir sur sa table de travail que les documents du moment à adopter un rangement des informations cohérent avec sa gestion du temps 3. structurer et prioritiser les tâches par ordre d importance et d urgence 3

4 Une philosophie de la gestion du temps 1. Développer une vue d ensemble des Objectifs Tâches Activités Détails Tronc But Branches Domaines clés des objectifs 2. Structurer le tout sur le modèle du sapin Plutôt que de voir ses activités comme une un tas d aiguilles, rattacher toutes ces aiguilles à ses branches et les branches au tronc Petites branches Tâches clés Cela nécessite de la discipline Commencer par ce qui semble le plus facile Persister 4 Aiguilles Activités mineures, détails, informations

5 Cela en vaut-il la peine? Développer une vue d ensemble et organiser ses objectifs, tâches et activités nécessite un effort. A partir des objectifs et de En contrepartie, cela apporte: la mission du service: 1. des performances meilleures 1. Y a-t-il des activités 2. plus d énergie hors mission? 3. plus de flexibilité et de liberté d action 2. Y a-t-il des activités qui ne reçoivent pas votre 4. des priorités plus claires attention? 5. des décisions meilleures 3. Y a-t-il des activités qui 6. plus créatif devraient s y trouver et 7. moins de stress qui ne sont actuellement pas 8. d être moins irritable présentes? 4. Y a-t-il des activités qui posent problème (efficacité/efficience)? 5

6 Comment s y prendre? 1. Connaître et prioritiser ses objectifs 1. Connaître ses objectifs On ne peut atteindre ses objectifs que si: a. on en a une parfaite connaissance; b. on les a constamment à l esprit (sous les yeux) à lister ses objectifs professionnels et personnels 2. Prioritiser ses objectifs Nous avons tous plus d objectifs et de désirs que nous ne pouvons accomplir. à faire des choix et établir des priorités a. quels sont les objectifs qui ne peuvent attendre? b. quels sont ceux qui peuvent attendre? 6

7 2. Déterminer les domaines clés et les tâches à accomplir Pour atteindre ses objectifs prioritaires, il faut définir les tâches spécifiques à accomplir. Cela se fait en 2 étapes: 1. Définir les domaines clés d activité Quels sont les domaines d activité sur lesquels vous devez vous concentrer pour atteindre vos objectifs prioritaires? Règles pour définir les domaines clés utiliser 3 à 5 mots (substantifs + qualificatif) titre descriptif du domaine, pas des performances visées la liste de domaines doit être complète (professionnel et privé) sans ambiguïté: directement compréhensible par vos collaborateurs sans overlapping se concentrer sur ses responsabilités propres Exemples projet déménagement salle d op gestion/organisation des infirmiers développement personnel mariage 7

8 Déterminer les tâches à accomplir 2. Définir les tâches majeures à accomplir Pour chaque domaine d activité identifié, définir les tâches à accomplir pour atteindre les objectifs prioritaires La liste des tâches majeures doit être: complète: contenir tout ce sur quoi vous souhaitez passer du temps claire: fournir une vue d ensemble sur vos activités prioritaires groupées de façon logique spécifique: pour chaque tâche majeure, spécifier qui, quoi, combien, comment? pratique: facilement accessible, facile à ranger, mise à jour et facile à utiliser 8

9 3. Relier les tâches à accomplir avec l agenda Pour avoir une chance d atteindre les objectifs prioritaires, il faut absolument consacrer du temps aux tâches qui y mènent. Il faut traduire des buts éloignés dans le temps en termes d activités «maintenant et ici». En d autres termes, il faut établir une passerelle entre la liste des tâches et l agenda (calendrier) personnel. Cela se fait en 3 temps: 1. Identifier les zones de temps «libres» et élargir ces zones Chacun est déjà engagé dans des tâches routinières. Une analyse du temps est nécessaire pour identifier les zones «libres» Si nécessaire, il faut repenser/renégocier sa plage de temps et/ou déléguer certaines activités. 2 outils à disposition pour analyser son utilisation du temps et identifier les zones pouvant être libérées pour les tâches conduisant aux objectifs: l analyse périodique de l utilisation personnelle du temps la matrice Important/urgent 2. Apprendre à déléguer (fera l objet d un autre cours) 9

10 Outil d analyse du temps 10

11 La matrice important/urgent Important + Planifier A faire immédiatement - Plus tard ou supprimer Déléguer - + Urgent Idéalement, votre planning devrait être guidé par les tâches qui permettent d atteindre les objectifs et non par les demandes de tiers. 11

12 Relier les tâches à accomplir avec l agenda (suite) 3. Découper les tâches en activités et planifier celles-ci dans l agenda La technique de découpage de tâches imposantes en activités (sous-tâches plus petites) est très utile. Plusieurs horizons de planning sont nécessaires: planning journalier planning hebdomadaire planning mensuel planning annuel Des outils informatisés existent pour bien gérer son temps (exemple: time manager ) 12

13 Le modèle «Time Manager» 13

14 Activités 1. Analyser le temps disponible pour les tâches prioritaires Se rapporter aux activités de la semaine écoulée (lundi jeudi) Avez-vous des plages de temps «libre» ou bien êtes-vous constamment occupé par des tâches routinières? 2. Dans les 4 derniers jours écoulés, analyser les principales activités réalisées Utiliser l outil matrice important/urgent a. comment se réparti votre temps entre les 4 quadrants? b. que pourriez-vous déléguer? à qui? quand? sous quelles conditions? 3. Définir les objectifs 4. Prioritiser les objectifs 5. Identifier a. les domaines d activités concernés par les objectifs prioritisés, et b. les tâches majeures à accomplir dans chaque domaine clé 14