NOTICE D UTILISATION DE GESTOENO

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1 NOTICE D UTILISATION DE GESTOENO GESTION DES STOCKS

2 SOMMAIRE 1. PRÉSENTATION RAPIDE MISE À JOUR DU STOCK PHYSIQUE INITIAL... 4 ETAPE 1 : CREATION DE VOS ARTICLES...4 ETAPE 1.B : LES ARTICLES COMPOSES...6 ETAPE 2 : ENTREE DE STOCK...7 ETAPE 3 : SORTIE DE STOCK GESTION DES COMMANDES... 9 ETAPE 1 : COMMANDES FOURNISSEURS...9 ETAPE 2 : COMMANDES CLIENTS GESTION DES FABRICATIONS GESTION DES DEPÔTS INFORMATIONS UTILES :... 14

3 1. Présentation rapide Gestoeno intègre une gestion complète de vos stocks, en incluant une gestion des articles, des dépôts, des commandes fournisseurs, des commandes clients et une mise à jour automatisée des valeurs. En cliquant sur GESTOENO STOCK, vous retrouverez tous les menus nécessaires à votre gestion : Gestion des Commandes clients avec contrôle des livraisons restantes, Gestion des BL, Gestion des Fournisseurs, Gestions des Articles avec gestion des lots, des multi-dépots (option) Gestion des mouvements de stock, Gestion des Fabrications, Gestion des Commandes fournisseurs avec contrôle des arrivées, Et des fichiers complémentaires comme les familles d articles, les marques GESTOENO gère votre stock de manière simple mais rigoureuse. Ces outils de gestion ont pour but d avoir un historique complet de votre état de stock ainsi qu une traçabilité irréprochable.

4 2. Mise à jour du stock physique initial Etape 1 : CREATION DE VOS ARTICLES La préparation de la gestion de vos stocks passe par la création au préalable de vos différents articles. Ceux-ci peuvent être de différents types : - composés - par lot - simples Gestoeno gère les compositions d articles ainsi que les lots (sac de bouchons par exemple). Menu «GESTION DES STOCKS», «ARTICLES», «AJOUT». La fenêtre suivante s affiche, c est la page dite de Facturation, contenant les divers renseignements de facturation de l article. Entête qui apparaîtra sur la facture Code unique et nom de l article Définition du prix. Manuel ou par points Renseignements divers Utilitaires de stock

5 Après avoir défini les divers renseignements relatifs à l article, vous devez en définir les quantités en stock. Pour cela utilisez le bouton d utilitaire «Page Stock» ou Pomme + S. Vous accédez à la fenêtre suivante : Renseignements du stock actuel Définissez le type de suivi de votre article : Par lot, suivi simple ou sans suivi Renseignements du conditionnement de l article Votre article est composé, définissez les articles de la composition en cliquant ici Renseignements concernant les références fournisseurs, code, prix d achat, taux de remise Si vous avez l option multidépots, vous pouvez gérer les stocks de l article dans les différents dépôts Définissez les clés de vos articles ex : Remarques : dans le cas d article lots, le logiciel vous demande le type de suivi que vous désirez effectuer. Les notions de date de péremption à la réception et à l ouverture sont également disponibles. Une alarme vous indique que les lots sont bientôt périmés à l ouverture du programme.cf paramètres/ paramètres généraux/ Articles stock

6 Etape 1.B : LES ARTICLES COMPOSES Sur la fiche article, en saisie, il est possible de créer une composition «Pomme+ P», c est à dire que l article saisi est composé d autres articles référencés dans Gestoeno. Il est nécessaire de bien définir pour chaque article composé, la quantité exacte de chaque article qui le compose. La gestion du stock est bien sûr directement liée à la composition. Voir aussi Chap FABRICATION Nom de l article composé Articles de la composition Quantité utilisée pour la composition Quantité de base de l article composé Mode opératoire : zone de texte à saisir si manipulation bien spécifique

7 Etape 2 : ENTREE DE STOCK Une fois vos articles définis, avec la valeur des stocks minimum et les divers renseignements, il est nécessaire de mettre à jour la valeur physique de vos stocks. Pour cela vous devez effectuer un ajout d entrée en stock de manière à définir la quantité initiale de vos articles. Menu «Gestion stocks», «Mvt stock», «Ajout entrée». Vous obtenez la fenêtre suivante : Code opérateur Date et commentaire du mouvement Articles en mouvement, quantité en entrée ou en sortie Valeur du stock physique Pour ajouter rapidement des lots, cliquez ici Remarques : Dans le cas d article lots, le logiciel vous demande si vous désirez effectuer une entrée d un lot complet ou d un complément d un lot déjà ouvert.

8 Etape 3 : SORTIE DE STOCK Menu «Gestion Stock», «Mvt Stock», «Ajouter sortie de stock» La fenêtre suivante apparaît : Opérateur responsable du mouvement Objet de la sortie avec commentaires automatiques Article en sortie Quantité en sortie Stock physique ou quantité disponible En cliquant sur OK, les valeurs des différents stocks se calculent automatiquement

9 3. GESTION DES COMMANDES Etape 1 : COMMANDES FOURNISSEURS Menu «Gestion stock», «Commandes fournisseurs» Les commandes fournisseurs ont bien évidemment une répercussion sur la valeur des stocks puisqu elle augmente la valeur du stock disponible. A chaque ajout d une commande fournisseur pour des articles référencés dans Gestoeno, le stock est automatiquement recalculé. Références du fournisseur Tapez ici le code de l article commandé Lignes de commande, avec quantité de commande, taux de remise et total lignes. Si la fiche article est correctement saisie, les renseignements relatifs à l article se déverseront automatiquement. Remarques : Les quantités commandées se retrouvent dans la fiche de l article, dans la page stock. Dans les champs Qté en commande clients et Qté en commande fournisseurs, la valeur du stock dispo est égale au stock physique - Qté en commande client + Qté en commande fournisseur. Dans le menu Commandes Fournisseur, Contrôle des arrivées. Ce menu est très important puisqu il permet de mettre à jour la quantité de stock physique. A chaque

10 réception de commande, il est impératif de passer par ce menu afin d éviter les erreurs de gestion... Etape 2 : COMMANDES CLIENTS Menu «Gestion stock», «Commandes clients» Renseignements relatifs au client Solde client et montant commande Lignes de commandes, Qtités commandées, PHT... Tapez le code de l article pour qu il se déverse automatiquement Remarques : Les commandes passées ont un effet de réserve sur la valeur du stock disponible puisque le nombre d un article commandé est déduit du stock disponible. Dans le menu Commandes client, Livraisons restantes, apparaissent les commandes non livrées aux clients, classée par date de livraison.

11 4. GESTION DES FABRICATIONS Les fabrications concernent uniquement les articles composés ainsi que les valeurs de leur stock. Un article est composé de plusieurs autres : Lorsque vous vendez cet article, tous les articles qui le composent doivent automatiquement s enlever du stock. Lorsque vous ajoutez une fabrication, vous obtenez la fenêtre suivante : Choix de l article composé à fabriquer Si l article en fabrication est suivi par lot, indiquer le nombre de lots à fabriquer Les écrans suivants sont les sorties de stock à effectuer pour chaque article. Si un des articles de la composition est suivi par lot, Gestoeno vous demande directement à partir de quel lot vous désirez sortir la quantité désirée. Les quantités des lots ainsi que les stocks sont entièrement gérés de manière automatique. Remarque : La gestion automatique de vos stocks implique une préparation de votre logiciel très précise. En effet, les méthodes pour les articles composés ainsi que la saisie des quantités en valeur initiales doivent impérativement être faites correctement.

12 REMARQUES COMPLEMENTAIRES : A ne pas oublier dans le menu Paramètres / Paramètres généraux / Il y a une rubrique Articles ainsi qu une rubrique Stock. Pensez à paramétrer ces rubriques pour une utilisation optimale. Vous trouverez entre autres, la possibilité d afficher les lots bientôt périmés, d activer ou non les menus de commandes client et de BL 5. GESTION DES DEPÔTS SI VOUS AVEZ LA GESTION MULTIDEPOTS : Cette option permet de subdiviser votre valeur de stock en lieu de dépôts. Cela vous permet de gérer les quantités d articles au quotidien dans vos différents déplacements par exemple.. Dans le menu Paramètres / Paramètres généraux /Gestion Stock La case «Gestion multidépôts est coché» Après avoir rentré tous vos dépôts (Menu : Stock / Articles / Dépôts) ex : magasin, voiture, frigo définir le dépôt par défaut à chaque entrée d article. Le type de suivi est obligatoirement «Simple ou par lot» pour faire apparaître le bouton «dépôts» dans la fiche article Type de suivi simple Consulter les quantités de cet article dans les différents dépôts

13 Pour gérer vos quantités d articles dans les différents dépôts, il suffit de passer par les mouvements de stocks : Menu Stock / Mouvement de stock / Transfert dépôts à dépôts ou gestion des transferts. Saisie du code de l article à transférer Saisie de la quantité de transfert Valeur du stock au moment du transfert

14 6. Informations utiles : Vous trouverez toutes les notices relatives à l utilisation de Gestoeno sur notre site web : n hésitez pas à le visiter Mail : Site web : Tel : Fax : Merci de nous contacter en cas de soucis particuliers, ou pour nous soumettre vos idées

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