Manuel e-catalogue IMES

Transcription

1 Manuel e-catalogue IMES 1. S enregistrer et s identifier Sur la page d acceuil, appuyez sur le lien CREATION DE COMPTE. Ensuite vous pourrez entrer votre numéro de client ou votre numéro de TVA.. Le système utilisera ces données pour chercher vos données client. Si le numéro de client entré est connu, mais encore inactif, le message suivant apparaîtra: Votre société n est pas encore enregistré pour l utilisation du site web d IMES. De suite, vous pourrez vous enregistrer comme acheteur principal. L acheteur principal est l administrateur (création, activation d utilisateurs et accorder les droits utilisateurs) des autres acheteurs sur le site Imes. Après avoir rempli le formulaire complèt, vos données sont envoyés par vers la succursale qui est liée à votre numéro de client. Vous recevrez une copie de l à l adresse que vous avez remplie. La succursale fera le nécessaire pour activer votre compte d utilisateur et vous mettra au courant de l activation. Vous pourrez ensuite vous identifier sur les site avec votre username et mot de passe, en combinaison avec votre numéro de client (Organisation). Si le système ne retrouve pas votre numéro de client après le recherche sur numéro de client, vous verrez un message Le numéro de client rempli n a pas été trouvé. Dans ce cas, veuillez appuyer sur le lien ENREGISTREZ MAINTENANT. Dans ce formulaire, vous aurez la possibilité de choisir un succursale Imes. Le formulaire rempli sera ensuite envoyé vers la succursale de votre choix et une copie vers votreadresses . La succursale vous contactera pour la création de votre numéro de client, activera votre compte et vous mettre au courant de l activation. Vous pourrez ensuite vous identifier sur les site avec votre username et mot de passe, en combinaison avec votre numéro de client (Organisation). Toutes les personnes qui s enregistront avec un numéro de client déjà actif, seront enregistrées comme acheteur. Un acheteur sera activé et administré par l acheteur principal. Dans ce cas, le formulaire d enregistrement sera envoyé vers l acheteur principal et pas vers Imes. L acheteur principal pourra activer l acheteur sur le site et lui accorder des droits d utilisateur (aux minimum le droit d utilisateur BUYER ).

2 2. Comment s identifier? Veuillez remplir les droits champs suivant et ensuite appuyer sur SE CONNECTER. Login: Mot de passé: N de client: Si les données sont incorrectes ou incomplètes, le système vous indiquera la nature du problème avec un message d erreur. 2.1 Oublié mot de passe Si un utilisateur a oublié sont mot de passe, l acheteur principal peut le modifier (voir plus loin, administration d utilisateurs). L utilisateur peut également appuyer sur le lien Oublié mot de passe sur la page d acceuil. Dans le formulaire qui apparaîtra, l utilisateur pourra remplir son Nom d utilisateur et son Numéro de client. Le système enverra un vers l adresse connue de l utilisateur (qui sera montrée à l écran) qui contient un lien. En appuyant sur ce lien, l utilisateur arrivera sur une page ou il pourra modifier son mot de passe.

3 Si l utilisateur est indentifié avec succes, il arrivera sur l écran si-dessous. Sur les pages suivantes nous expliqueront les différentes parties des cet écran.

4 3. Menus 3.1 Menu 1 Après la connéction, votre nom apparaît ici. A tout moment, vous pourrez retourner vers cette page en cliquant sur Home. Si vous avez des questions ou remarques au sujet de notre site internet, vous pourrez nous envoyer un en appuyant sur Contact. Le manuel que vous êtes en train de lire peut toujeurs être consulté en appuyant sur Aide. Pour raisons de sécurité, une session inactive pendant 120 minutes sera déconnectée. Vous pouvez à nouveau vous identifier pour continuer votre travail. Vous pouvez travailler avec plusieures personnes en même temps sur un compte, mais dans ce cas il faut faire atterntion avec le panier. Si par example deux personnes dans deux sessions différentes avec le même nom d utilisateur ajoutent des produits dans le panier, les produits arrivent dans le même panier et donc aussi dans la même commande. La solution pour ceci est de crééer un compte utilisateur par personne. Après connéction, les écrans suivant apparaîtront toujours dans la langue par défaut. Si vous remarquez qu après connéction, les pages apparaîssent dans la mauvaise langue, vous pourrez modifier votre langue par défaut par Mon profil et puis Langue de préférence. Si vous voulez temporairement modifier la langue vous pourrez cliquer sur les boutons Néerlandais of Français.

5 3.2 Menu 2

6 3.2.1 Mon compte Mon compte Utilisateurs Dans cet écran, vous pourrez visualiser la liste des utilisateurs de votre société. En cliqant sur un utilisateur, vous pourrez voir les déatails des son profil et éventuellement les modifier. En cliquant sur CREER vous pourrez crééer un utilisateur et en cliquant sur EFFACER vous pourrez effacer un compte d utilisateur. Vous pouvez également temporaiement desactiver un utilisateur au lieu de l effacer. Dans l écran des détails il y a 3 onglets: Général, Droits d utilisateurs et Approbateur. Dans l onglet Général vous pouvez activer l utilisateur et modifier ses données de contact, son nom d utilisateur, son mot de passe et la langue par défaut. Toutes ces choses peuvenet également êtres modofiés par l utilisateur dans Mon profil. Il y a deux choses que l utilisateur ne peut pas modifier: l état actif ou non en l accès produit. Pour l accès produit il y a deux possibilités: Par défaut en Sous contrat. Par défaut veut dire que l acheteur peut trouver, visualiser et commander tout les produits standard d Imes + les articles non-standard dans un contrat ou liés à une numéro d article client pour votre société. Liés veut dire que vous pourrez checher sur votre propre numéro d article après avoir créé les liens. Contrat veut dire que l acheteur peut trouver, visualiser et commander uniquement les articles non-standard dans un contrat ou liés à une numéro d article client pour votre société.

7 Comment crééer un nouvel utilisateur? Cliquez Ma société et puis Utilisateurs. En dessous, appuyez sur CREER, un formulaire apparaîtra. Une autre possibilité est que l utilisateur rempli d abord le formulaire Demande username et Password. Dans ce cas vous n avez qu a l activer. Remplissez le formulaire. Les champs avec des étailes sont obligatoires. Les autres sont donc optionnels, mais ils nous permettront de contacter l utilisateur plus facilement en cas de problèmes. Par défaut l utilisateur est actif. Si vous voulez les créér, mais les empêcher de se connécter il faut enlever la coche à coté de Actif. Après avoir rempli tous les champs, appuyez sur APPLIQUER, ensuite vous aurez accès aux autres onglets: Droits utilisateurs, Approbateur Dans Droits d utilisateurs vous pouvez accorder des droits aux utilisateurs. o o o o Approver: vous pouvez lui donner les droits d apporbateur. De cette façon, son nom apparaîtra dans la liste des approbateurs possibles a assigner à un utilisateur. Buyer: peut visualiser le catalogue et faire des achats. Si un approbateur est assigné dans l onglet approbateur, ces commandes doivent êtres approuvés avant d êtres traitées par notre système ERP. Le droit BUYER doit toujours être assigné. Organisation Manager: le droit d administration des utilisateurs. Purchase Order Manager: non-utilisé Dans Approver nous pouvons choisir s il y besoin d approuver les commandes de l utilisateur et choisir qui pourra les approuver.

8 Mon compte Assiliation Ici vous pourrez crééer un lien entre votre numéro d article et l article Imes correspondant. Ce lien ou sa modification est immédiatement fait dans notre système interne. A partir du jour suivant vous pourrez faire des recherches avec votre numéro d article. Ce numéro apparaîtra également sur les notes d envoi et les factures Profil Profil Mon profil (Général) Il y a deux onglets: Général et Adreses de livraison. Dans l onglet Général vous pouvez modifier vos données de contact personnelles, votre nom d utilisateur, votre mot de passe et votre langue par défaut. Dans le champs Référence de commande vous pouvez entrer une référence de commande par défaut. Cette référence sera mise comme référence de commande dans chaque panier. Vous pourrez quand-même la modifier dans chaque panier, mais le système proposera chaque fois la même référence sauvegardée ici. Cette référence de commande sera imprimée sur la confirmationde commande, la note d envoi et la facture. N oubliez pas de remplir votre adresses . Vous en aurez peut-être besoin pour l oubli de votre mot de passe ou pour des approbations. Après tout changement, n oubliez pas d appuyer sur SAUVEGARDER.

9 Profil Adresses de livraison Dans l onglet Adresses de livraison vous pourrez choisir dans la liste de adresses connues dans notre système informatique une adresse de livraison par défaut en séléctionnant et puis en appuyant sur ATTRIBUER. Cette adresse sera l adresse de livraison par défaut dans le panier, mais pourra être modifié dans le panier pour chaque panier individuel Commandes Commandes Commandes ouvertes Ici vous pourrez suivre le statut de toutes vos commandes (par le site, fax, etc. ) et voir les détails de vos commandes en appuyant sur le numéro de commande. Dans les détails, vous verrez également le statut par ligne de commande.

10 Commandes Commandes terminées Ici vous pourrez voir les détials des commande livrées complètement ou facturées. Vous pourrez choisir une période de maximum un mois en entrant une date de départ et de fin. Commandes Canevas de commande Ici vous pourrez crééer des listes d articles pour faciliter des achats recurrents. Il faut toujours d abord crééer une liste avant de pouvoir y attribuer des produits. Si vous voulez commander des produits à base d un canevas de commande, choisssez le canevas de commande de votre choix dans la liste et ensuite séléctionnez les produits nécessaires et appuyez sur COMMANDER.

11 3.2.4 Mes approbations L acheteur principal pourra voir ici une liste de commandes à approuver/refuser. Pour chaque demande d approbation, il aura reçu une demande par . Les commandes qui n ont pas encore reçues d approbation, ne seront pas encore livrées.

12 3.3 Recherche I y a deux cases pour le recherché, chercher sur mots clé et Recherche sur numéro d'article client. Le champs Recherche sur numéro d'article client est réservé pour vos numerous d articles. Si le système ne rend pas d articles ou plus qu un article, le sysème n a pas retrouvé l article en question. Recherche standard: Example: Entrez chaussure 42 et appuyez sur enter ou appuyez sur CHERCHER. Le système cherche sur la description, le type, le numéro d article IMES, le numéro d article fabricant, le nom d appel et les dimensions. Le système répond avec 444 résultats ou il trouvé chaussure et/ou 42. A gauche apparaissent les catégories dans lesquelles il a trouvé des résultats, dans ce cas il n y qu une catégorie Securité. En cliquant ce lien apparaissent les noms d appel et les marques. En cliquant sur une marque, par example BATA, il ne reste plus que 132 résultats. Les types et mesures apparaissent, a nouveau vous faites un choix. Ce système vos permet d affiner votre recherche jusqu au moment ou vous un résultat réstreint que vous pouvez feuilleter. A chaque moment vous pouvez modfier vos choix, puisque le système vous montre le chemin parcouru au dessus: Standard; n client > Chaussure 42 > Securite > bata > 42. Vous pouvez cliquer partout dans le chemin parcouru pour retourner en arrière.

13 3.4 Panier

14 3.4.1 Général Dans le panier vous avez la possibilité de modifier les quantités ou de remplir des remarques. Appuyez sur la mise à jour appropriée pour sauvegarder. Il est également possible d effacer des articles, en appuyant sur X après l article. Le système vous demandera de confirmer. Référence de la commande Si vous avez crééé une référence de commande par défaut, celle-ci apparaîtra ici. Dans le cas échéant, les sytème génére une référence automatiquement. Vous pouvez modifer le contenu de ce champs à tout moment, mais n oubliez pas d appuyer sur APPLIQUER. Remarques Vous pouvez remplir une remarque pour chaque ligne. Ceux-ci apparaîtront sur les notes d envoi et les factures. Ajouter au canevas de commande Pour les commandes récurrantes, vous pouvez séléctionner les articles dans un panier et les ajouter en une seule fois à un canevas de commande de votre choix.

15 Soumettre En appuyant sur SOUMETTRE la commande sera traitée après une approbation éventuelle. Le système vous demandera de confirmer au dessus. Prévision flux d approbation En appuyant sur ce bouton vous pourrez voir s il y a une approbation à faire et qui est votre approbateur Livraison Onglet Livraison Par défaut, l adresse de livraison par défaut est choisie dans la liste. Vous pouvez néanmoins la modifier quand vous voulez. Vous avez également le choix de retirer la commande dasn une de nos succursales. Mode de livraison: o Tout séparement: tous les article en stock seront ensembles. Les backorders seront livrés au fil de l eau. o Tout ensemble: dès que tout est en stock la livraison se fera en une seule fois o Commandes en attente ensembles: tous les produits en stock sont livrés immédiatement et les back orders seront livrées en une seule fois plus tard. Date de livraison souhaitée: quand vous entrez cette date, la commande ne sera pas livrée avant cette date. Numéro de fichier: une référence optionnelle qui apparaîtra égelement sur la note d envoi et la facture.

16 3.5 Commande rapide Avec le formulaire Commande rapide vous pouvez ajouter jusque 10 articles à votre panier en un fois à condition de connaître le numéro d article Imes ou votre propre numéro d article.