CAHIER TECHNIQUE N 6. «Lancement du Catalogue RésALIS 2103!» Atelier de Travail du Mercredi 27 MARS 2013 à POMPAIRE

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1 CAHIER TECHNIQUE N 6 «Lancement du Catalogue RésALIS 2103!» Atelier de Travail du Mercredi 27 MARS 2013 à POMPAIRE

2 SOMMAIRE DU CAHIER TECHNIQUE N 6 PREAMBULE FICHE N 1 FICHE N 1 FICHE N 1 FICHE N 1 PROCESSUS D'ACCES AU CATALOGUE RésALIS (¼ ) CREATION D'UNE FICHE UTILISATEUR (¼) ZOOM SUR L' ESPACE DE PROMOTION (3/4) ZOOM SUR L' ESPACE DE PROMOTION (4/4) FICHE N 2 FICHE N 2 FICHE N 2 FICHE N 2 FICHE N 2 PROCESSUS DE COMMANDE EN LIGNE(1/5) GUIDE PRATIQUE DE COMMANDE EN LIGNE (2/5) ACCEDER AUX FAMILLES DE PRODUITS (3/5) COMMENCER A FAIRE SON MARCHE (4/5) REMPLIR SON PANIER ELECTRONIQUE (5/5) FICHES N 3 PROCESSUS DE SECURISATION DE LA COMMANDE (3/3) FICHE N 4 PROCESSUS DE PREPARATION ET DE MASSIFICATION DE LA COMMANDE FICHE N 5 PROCESSUS DE LIVRAISON DE LA COMMANDE CHEZ L'ACHETEUR FICHE N 6 ACTE DE FACTURATION DE LA «PRESTATION LOGISTIQUE» AU FOURNISSEUR FICHE N 7 DETAIL DES COUTS «LOGISTIQUE» FICHE N 8 EVALUATION DU COUT LOGISTIQUE EN /KG FICHE N 9 ESTIMATION DES COUTS LOGISTIQUES ET DES COUTS GESTION SECURISATION DES COMMANDES FICHE N 10 PROPOSITION DE REPARTITION DES COUTS DE PRESTATION FICHE N 11 ACTE DE FACTURATION DE LA PRESTATION «GESTION & SECURISATION DE LA COMMANDE» FICHE N 12 ACTE DE LA FACTURATION DE LA COMMANDE AU CLIENT FICHE N 13 FEUILLE DE ROUTE (3/3) 2

3 PREAMBULE Fin 2011, le Département des Deux Sèvres lance, sous l'impulsion du Président du Conseil général, un projet coopératif de mise en réseau de producteurs et transformateurs locaux. Ce projet a pour objectif l'approvisionnement de 20 millions de repas dans la Restauration collective. Ce projet appelé RésALIS, Réseau pour une Alimentation Locale Innovante et Solidaire, a été développé en interne avec l'aide de l'ensemble des partenaires et acteurs du réseau. RésALIS au delà de la fonction «Approvisionnement» est programmé pour participer activement à la mise en place d'un véritable modèle économique alternatif sur l'ensemble des Territoires des Deux-Sèvres. Après s'être constitué sous la forme d'une «Communauté d'acteurs RésALIS», plus de 200 Producteurs-Transformateurs-Artisans travaillant sur le périmètre départemental, régional voir national (selon les besoins exprimés par les acheteurs et en fonction de la suffisance de l'offre locale) partagent l'aventure RésALIS. Ce réseau d'acteurs passe aujourd'hui sa seconde grande étape: La formalisation d'une plate-forme de commande internet, de type catalogue en ligne sur laquelle les producteurs et transformateurs vont pouvoir proposer aux Acheteurs de la restauration collective des denrées alimentaires labellisées RésALIS. Cette plate-forme souhaite mettre en avant les productions agricoles locales, assurer la promotion des produits locaux auprès de la Restauration collective, dans un objectif de développement durable et de promotion de la santé. Un catalogue offrant 400 références dans toutes les familles d'aliments est d ores et déjà en ligne : Depuis le courant du mois d'avril 2013 il est possible aux Acheteurs d'y passer une commande inférieure au seuil de HT sans avoir à passer de publicité ni avoir à réaliser de mise en concurrence préalables. Évidemment lorsque l'acheteur fait usage de cette faculté, il veille à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres potentielles susceptibles de répondre au besoin. Les producteurs labellisés RésALIS ont un code d'accès spécifique au référentiel «Produits» du catalogue RésALIS. Ils peuvent ainsi proposer et enregistrer leurs propres références produits au sein de ce catalogue en ligne. Cependant le Conseil général s'assure que pour toute nouvelle référence introduite dans le référentiel «Produit» celle-ci respecte bien les termes de qualité mentionnés dans la charte de progrès RésALIS. Dans la pratique, après qu'un Acheteur ait exprimé ses besoins et ait validé son panier électronique, le détail de la commande est envoyé à chaque Producteur-Transformateur dont les produits ont été sélectionnés. Chaque Producteur-Transformateur- Artisan est alors chargé d'organiser l'acheminement de sa propre marchandise en respectant les modalités de préparation des colis tout en suivant avec vigilance la procédure de logistique collaborative définie par le Réseau. Une fois la commande livrée sur le site de l'acheteur, chaque fournisseur sollicité adresse sa facture et collecte lui-même le paiement auprès de l'acheteur concerné. Ainsi l'opération d'achat est une opération neutre pour les Services du Département. D'ailleurs les conditions générales de vente sont établies uniquement entre l'acheteur et le Fournisseur. e Conseil général assure la maintenance informatique et le développement du système d'information de cette plate-forme sans demander de contrepartie financière aux participants. Seules les informations ayant trait aux flux de marchandise et aux besoins des acheteurs intéressent le Conseil général car ce sont des données structurantes qui participent sur le terrain et dans l intérêt général à l'élaboration d'une politique économique, sociale et solidaire. 3

4 FICHE 1 (1/4) PROCESSUS D'ACCES AU CATALOGUE RésALIS Création d'une Fiche «FOURNISSEUR» Inscription sur plate forme de référencement produits RésALIS : création d'une fiche identité Engagement dans le Réseau et respect de la Charte de progrès RésALIS Conditions générales de vente : relations commerciales entre fournisseur et acheteur Création d'une Fiche «ACHETEUR» Inscription sur plate-forme de référencement Engagement dans le Réseau et respect de la Charte de progrès RésALIS Conditions générales de vente : relations commerciales entre fournisseur et acheteur Accès aux «PLACES DE MARCHÉ» ESPACE «RESTAURANTS COLLECTIFS» ESPACE «ANDES» ESPACE «BANQUE ALIMENTAIRE» ESPACE «PROMOTION» (voir Fiches 1.2 & 1.3) 4

5 FICHE 1 (2/4) Création d'une Fiche «UTILISATEUR» ( Producteur-Transformateur /Acheteur) 5

6 FICHE 1 (3/4) ZOOM SUR L'ESPACE PROMOTION «Mise en ligne d'une promotion» 6

7 FICHE 1 (4/4) ZOOM SUR L'ESPACE PROMOTION «Accès à l'espace Promotion» 7

8 FICHE N 2 (1/5) PROCESSUS DE COMMANDE EN LIGNE Mail Commande partielle Panier De commande Mail Commande partielle Panier De commande Mail Commande Complète Mail Commande Complète Mail Commande partielle 8

9 FICHE N 2 (2/5) GUIDE PRATIQUE DE COMMANDE EN LIGNE 9

10 FICHE N 2 (3/5) ACCEDER AUX FAMILLES DE PRODUITS 1 0

11 FICHE N 2 (4/5) COMMENCER A FAIRE SON MARCHĖ! 1 1

12 FICHE N 2 (5/5) ET REMPLIR SON PANIER ELECTRONIQUE! 1 2

13 FICHE N 3 (1/2) PROCESSUS DE PREPARATION ET DE SECURISATION DE LA COMMANDE «MAIL COMMANDE COMPLETE» & «MAIL COMMANDE PARTIELLE» Un document de ce type est envoyé au Responsable «Gestion et sécurisation des commandes» à chaque fois qu'un panier électronique est validé par un ACHETEUR. Un certain nombre d'informations utiles accompagnent ce document : Identifiant de commande, Poids estimatif, prix HT... Le document «Mail commande partielle» est identique à celui-ci mais adapté au(x) produit(x) commercialisé(s) par le fournisseur. 1 3

14 FICHE N 3 (2/2) PROCESSUS DE PREPARATION ET DE SECURISATION DE LA COMMANDE «CODE BARRE SUR COMMANDE PARTIELLE»Un Code Barre de ce type est envoyé à chaque «FOURNISEUR» à chaque fois qu'un panier électronique est validé par un «ACHETEUR». Il accompagne le document «Mail de commande partielle». Ce Code Barre est à découper et à coller sur le colis. Il assurera la traçabilité de celui-ci jusqu'à la livraison chez l'acheteur. Un certain nombre d'informations utiles à la Logistique accompagnent ce document: Numéro de commande, Adresse de livraison, référence produit, poids, Nom du Fournisseur.. 1 4

15 FICHE N 4 PROCESSUS DE PREPARATION & MASSIFICATION DE LA COMMANDE Livraison commande Pain Envoi colis avec code barre Appel Téléphonique Appel Téléphonique Envoi colis avec code barre Envoi colis avec code barre 1 5

16 FICHE N 5 PROCESSUS DE LIVRAISON DE LA COMMANDE CHEZ L'ACHETEUR 1 6

17 FICHE N 6 ACTE DE FACTURATION DE LA «PRESTATION LOGISTIQUE» AU FOURNISSEUR Le calcul de répartition des coûts logistiques est réalisé tous les 21 jours. La Facturation des coûts transports par la Société de Logistique est réalisée auprès de chaque fournisseur selon le flux de marchandises traitées durant les 20 derniers jours. Le coût Logistique Fournisseur facturé à chaque fournisseur est ramené au poids réel de ses propres références produits transportées multiplié par le coût Logistique exprimé en /kg. Attention toute facturation doit répercuter ce coût logistique au client. ( voir fiche N ) 1 7

18 FICHE N 7 DETAIL DES COUTS «LOGISTIQUE» ENLEVEVEMENT SUR POINTS DE MASSIFICATION PASSAGE A QUAI PREPARATION DES COMMANDES DISTRIBUTION FRAIS ADMINISTRATIFS SURCOUT GASOIL Taux en pourcentage à appliquer en pied de facture : 5,5 % ( Mars 2013) 1 8

19 FICHE N 8 EVALUATION DU COUT LOGISTIQUE EN /KG Hypothèses Seuil Minimal de commande : 300 HT Poids maximum de marchandise transportée par commande: 301 kg Poids minimale de marchandises enlevées sur chaque point de massification : 301 kg 30 colis par commande (2*150,5 kg) 2 positions livrées Surcoût gasoil à appliquer en pied de facture : 5,5% Nature de la prestation Conditions optimales/ Tarifs HT Coût en HT Enlèvement sur points de massification 106,25 * 301 kg 31,98 Passage à quai 18 * 0,301 kg 5,42 Prestation de tri 30 colis * 0,176 /colis 5,28 Distribution chez client 167,74 * 0,301 kg 50,59 Frais administratifs 3,66 * 2 7,32 Sous total «Pied de facture» / 100,60 Surcoût gasoil 5,5 % * 100,60 5,53 Coût global logistique pour 301 kg traités / 106,13 Coût Logistique en /kg / 0,35 1 9

20 FICHE N 9 ESTIMATION DES COUTS LOGISTIQUE & DES COUTS DE GESTION SECURISATION DES COMMANDES Hypothèses pour un Flux de marchandises transportées estimé à 150 Tonnes par an Coût logistique estimé à 0,33 / kg transporté (voir conditions à respecter pour viser ce coût optimal) 40 % de commandes dans la plage 1 /kg < x < 3 /kg 25 % de commandes dans la plage 3 /kg < x < 6 /kg 12,5 % de commandes dans la plage 3 /kg < x < 6 /kg Hypothèses pour un Flux de marchandises transportées estimé à 400 Tonnes par an Flux de marchandises transportées estimé à 400 Tonnes par an Coût logistique estimé à 0,33 / kg transporté (voir conditions à respecter pour viser ce coût optimal) 40 % de commandes dans la plage 1 /kg < x < 3 /kg 25 % de commandes dans la plage 3 /kg < x < 6 /kg 12,5 % de commandes dans la plage 3 /kg < x < 6 /kg 2 0

21 FICHE N 10 PROPOSITION DE REPARTITION DES COUTS DE PRESTATION ( Logistique globale et Gestion Sécurisation des commandes) CADRE DE TRAVAIL : Le coût global par Kg de marchandise transportée est de 0,5 sur l'année 2013 Ce coût comprend : La prestation de Logistique globale La prestation de gestion et de sécurisation des commandes NOTA : Le coût de la prestation de gestion sécurisation des commandes est sous évalué car nous avons visé un coût global de 0,5 /kg de marchandise transportée. Des compensations matérielles ou commerciales devront venir conforter ce poste. Notre évaluation est réalisée sur la base d'un prix HT au kg transporté de 0,35 /kg. Si ce prix est inférieur à cette évaluation le différentiel sera répercuté sur le poste «prestation de gestion sécurisation des commandes». 2 1

22 FICHE N 11 ACTE DE FACTURATION«PRESTATION GESTION & SECURISATION DE LA COMMANDE» Le calcul de répartition des coûts de Gestion et de Sécurisation des commandes est réalisé tous les 21 jours. La Facturation des coûts de Gestion et de Sécurisation des commandes est réalisée par l'entreprise la plus représentative pour réaliser cette prestation au sein du groupement de producteurs et transformateurs RésALIS. La Facturation est adressée auprès de chaque fournisseur selon le flux de marchandises traitées durant les 20 derniers jours. Le coût de Gestion et de Sécurisation des commandes facturé à chaque fournisseur est ramené au poids réel de ses propres références produits transportées multiplié par le coût de Gestion et de Sécurisation des commandes exprimé en /kg. Attention toute facturation doit répercuter ce coût de Gestion et de Sécurisation des commandes au client. ( voir fiche N ) 2 2

23 FICHE N 12 ACTE DE FACTURATION DE LA COMMANDE AU CLIENT L'acte de facturation est un acte qui ne concerne pas le Conseil général des Deux Sèvres. Cet acte est sous la responsabilité du Fournisseur et est réalisé en direct avec l'acheteur ou avec les Fournisseurs selon le type de prestations à facturer ( Prestation logistique et prestation sécurisation des commandes) Le fournisseur met en place son propre système de facturation en veillant à reporter le coût transport et le cout Sécurisation des commande sur son prix de vente «produits». La facture doit mentionner les coûts Hors Taxe et les coûts Toutes Taxes Comprises. La facture doit mentionner les éléments réglementaires tels que : Numéro de SIRET, adresse du siège social, N d'habilitation ou d'accréditation, numéro de commande RésALIS, détail de la prestation de vente, poids livrés, coût transport etc. Une facture type peut éventuellement être réalisée pour l'ensemble des Fournisseurs RésALIS de manière à homogénéiser les documents. Le délai de paiement de la commande par l'acheteur est le délai légal usuellement respecté dans la Restauration collective ou celui qui est stipulé dans les conditions générales de vente du Fournisseur. Les conditions générales de vente du Fournisseur doivent être précisées lors de tout acte d'achat par un acheteur privé ou public. Pour rappel les conditions générales de ventes fixant les règles commerciales et juridiques entre un acheteur et un fournisseur sont encadrées par une réglementation particulière. 2 3

24 FICHE N 13.1 PRESENTATION DE LA FEUILLE DE ROUTE

25 FICHE N 13.2 PRESENTATION DE LA FEUILLE DE ROUTE

26 FICHE N 13.3 PRESENTATION DE LA FEUILLE DE ROUTE

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