Espace Numérique Régional de Santé Formation Agora Project

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1 Espace Numérique Régional de Santé Formation Agora Project

2 Sommaire 1. Introduction 2. Se connecter 3. Présentation Générale 4. Paramétrage de l espace 5. Utilisateur de l espace 6. Gestionnaire de fichier 7. Agenda 8. Actualités 9. Tâches 10. Annuaire de contact 11. Forum 12. Favoris 13. Logs 14. Rechercher un élément 2

3 1. Introduction Agora-Project est un espace de travail collaboratif complet et intuitif. C est une application web, accessible partout et à tout moment après identification sur le portail de l ENRS Les modules disponibles sont : Gestionnaire de Fichiers Agenda partagé Annuaire de Contacts Tableau de bord permettant d afficher des actualités Gestionnaire de Favoris Forum Gestionnaire de Tâches & Gantt Agora-Project est flexible et évolutif Le nombre d'utilisateurs et d'espaces est potentiellement illimité. Chaque espace peut intégrer un ou plusieurs modules. 3

4 2. Se connecter Ouvrir votre navigateur internet et indiquer l adresse du portail de l ENRS Indiquer votre identifiant et votre mot de passe Cliquer sur l onglet Espace Numérique puis sur Agora Espace collaboratif 4

5 3. Présentation Générale Réservé aux responsables de l espace 5

6 4. Paramétrage de l espace Réservé aux responsables de l espace Permet de changer le fond d écran Possibilité de mettre un fond personnalisé Permet de définir l ordre des icônes dans la barre de menus Permet de sélectionner les modules disponibles dans la barre de menu 6

7 5. Utilisateurs de l espace Il existe 3 types d utilisateurs: Utilisateur de l espace Administrateur de l espace Administrateur général Les utilisateurs de l espace peuvent consulter les coordonnées de tous les membres et modifier leurs coordonnées propres. 7

8 5. Utilisateurs de l espace Le ou les administrateur(s) de l espace peuvent également ajouter / supprimer des utilisateurs NB : Pour pouvoir ajouter un utilisateur sur l espace, il faut au préalable que son compte soit crée sur le portail de l ENRS. L administrateur de l espace doit en faire la demande à l administrateur en lui précisant le nom, prénom, adresse mail et le nom de l espace auquel il doit accéder. 8

9 5. Utilisateurs de l espace Le ou les administrateur(s) de l espace peuvent également créer des groupes d utilisateurs pour faciliter la gestion des droits. Pour créer un groupe d utilisateurs, cliquer sur groupes d utilisateurs de l espace, cliquer sur Ajouter, Indiquer le nom du groupe puis sélectionner les utilisateurs. 9

10 6. Gestionnaire de fichier Stocke des fichiers dans une arborescence (identique à l explorateur d un ordinateur) Emplacement Nom des dossier Nombre d élément taille total du dossier Auteur - date de création du dossier 10

11 6. Gestionnaire de fichier Modifier l élément et droits d accès Les droits d accès peuvent être gérés au niveau des dossiers, sous dossiers ou des fichiers Le droit le plus élévé est prioritaire Par défaut, les dossiers sont accessibles en lecture à tous les utilisateurs de l espace Accès en lecture signifie que les utilisateurs peuvent uniquement télécharger les fichiers Accès en écriture limité signifie que les utilisateurs peuvent également créer des éléments, modifier et supprimer des éléments qu ils ont créés Accès en écriture signifie que les utilisateurs peuvent ajouter, modifier ou supprimer tous les éléments du dossier Par contre seul l auteur et les administrateurs peuvent modifier les droits d accès ou supprimer le dossier 11

12 6. Gestionnaire de fichier Pour créer un dossier ou ajouter un fichier Permet de voir l aperçu du document Permet de télécharger un document Crée une archive zip de l ensemble des éléments du dossier ouvert Modifie les caractéristiques du fichier (nom, description, ) Pour déplacer ou supprimer plusieurs fichiers Sélectionner tous les éléments puis cliquer sur déplacer ou supprimer 12

13 6. Gestionnaire de fichier Pour chaque fichier on peut conserver plusieurs versions. On obtient ainsi un historique des modifications. Indique l existence de plusieurs versions du fichier Télécharger la version précédente du document Ajouter un commentaire Supprimer la version 13

14 6. Gestionnaire de fichier Les images sont affichées sous forme de vignettes et peuvent être visualisées dans un diaporama. 14

15 7. Agenda L agenda est celui du projet. Il est commun à tous les membres du projet. Permet d afficher la journée, la semaine ouvré, la semaine complète ou le mois Cliquer sur le menu pour modifier ou supprimer le RDV Cliquer sur l emplacement voulu pour ajouter un évènement 15

16 7. Agenda Public : Les personnes qui accèdent à l évènement peuvent le voir en détail Public, mais détail masqué Privé : visible uniquement par le propriétaire Permet de proposer un rdv Permet de créer un évènement récurrent Affiche le RDV d une couleur différente selon la catégorie choisie Affiche le symbole sur l agenda 16

17 7. Agenda Possibilité de créer des agendas de ressources pour gérer des ressources communes telle qu une salle de réunion, une voiture de société, Cliquer sur «Ajouter un agenda de ressource» Indiquer le nom de l agenda Pour l afficher, sélectionner l agenda et cliquer sur «Afficher» 17

18 8. Actualités Affiche les actualités Affiche les éléments nouveaux depuis votre dernière connexion, du jour, de la semaine ou du mois Permet d ajouter une actualité Permet de consulter les actualités archivées 18

19 8. Actualités L éditeur permet de mettre en page une actualité, on peut également la copier / coller d un autre support Permet d afficher une actualité en première position Retire l article de la page d actualité, on la retrouve dans la rubrique Actualité archivée Permet d avertir par mail les autres utilisateurs de l ajout d une actualité. Par défaut, tous les utilisateurs de l espace ont accès en lecture Cette fonctionnalité est disponible sur tous les modules (ajout de fichier, d évènement, de message, de contact, de tâche, ) 19

20 8. Actualités Modifier / Supprimer une actualité Par défaut, seul l auteur de l actualité peut modifier ou supprimer l actualité. 20

21 9. Tâches Gestionnaire de tâches Gère des tâches stockées dans une arborescence. Pour chaque tâche, il est possible de préciser une date de début, de fin, un état d avancement (25%, 50%, ) et une priorité (basse, normale, haute, critique). Priorité Etat d avancement Date début et fin Modifier, supprimer, déplacer 21

22 10. Annuaire de contact Modifier l élément et droit d accès Déplacer dans un autre dossier Supprimer Permet de récupérer les contacts d un autre annuaire 22

23 11. Forum Il permet de discuter efficacement, plus que ne le ferait une suite de mails. Le forum est composé de sujets dans lesquels sont postés des messages. 23

24 11. Forum Visualiser un forum Pour ajouter un message Pour modifier ou supprimer son message Sujet Auteur, date et heure Message 24

25 12. Favoris Ce module gère les liens internet (favoris), également stockés dans une arborescence. Créer un dossier Emplacement Liens Créer un lien 25

26 13. Logs Journal des évènements Réservé aux responsables de l espace Permet de filtrer par action, par utilisateur ou par module Permet d exporter les logs sous excel 26

27 14. Rechercher un élément 27

28 Merci de votre attention Pour toute demande d information complémentaire : Nathalie MEDA Tél. :

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