STRATÉGIQUE OUVRIR UN COMPTE BANCAIRE À VOCATION PROFESSIONNELLE

STRATÉGIQUE OUVRIR UN COMPTE BANCAIRE À VOCATION PROFESSIONNELLE L ouverture et la bonne tenue d un compte bancaire strictement professionnel constituent le préalable indispensable à une saine gestion du Cabinet ; la comptabilité de l avocat s appuyant en grande partie sur les encaissements et les dépenses. Le compte à vocation professionnelle permet : de distinguer parfaitement les opérations privées et les opérations professionnelles (encaissement des honoraires, dépenses professionnelles). Les dépenses privées sont réalisées sur le compte privé. Les encaissements d honoraires et les dépenses professionnelles passent par le compte professionnel. la séparation des comptes bancaires permet de mieux cloisonner, en cas de contrôle fiscal, les procédures entamées par l administration soit sur le plan strictement professionnel, soit sur le plan privé. En cas de contrôle de comptabilité l'administration n'a pas accès au compte privé mais elle a accès au compte mixte. Note : Il convient de rappeler que les prélèvements sur le compte professionnel sont, bien entendu, pour l'avocat individuel, totalement libres. L'avocat peut, par exemple, mettre en place un prélèvement par virement bancaire mensuel et réaliser, par ailleurs, des prélèvements occasionnels pour ses besoins privés. Si, exceptionnellement, il réalise une dépense privée par compte professionnel, il indiquera "prélèvement personnel" sur son relevé de compte. Les virements de son compte privé vers son compte professionnel pour le renflouer sont libres également. Il convient d'éviter le paiement de dépenses professionnelles par le compte privé car il devient mixte. Les pièces nécessaires à l ouverture d un compte à usage professionnel une pièce d identité ; le numéro SIRET et le code NAF de l entreprise ; un justificatif de domicile ; un document justifiant l activité professionnelle. 15

AUTHENTIQUE LA BONNE FACTURE MENTIONS OBLIGATOIRES - suite LES ÉLÉMENTS PERMANENTS (pouvant être pré imprimés sur les factures) 1 Le nom et l adresse de l avocat (article 242 nonies A 1 de l annexe II du CGI, article L 441-3 du Code de commerce). 2 La Mention, s il y a lieu, de l adhésion à une association de gestion agréée (ANAAFA) (article 371 Y de l annexe II du CGI) et celle du paiement par chèque accepté. 3 Le numéro SIRET : obligatoire pour les sociétés d avocats immatriculées au RCS (article R 123-237 du Code de commerce) ; recommandé pour les avocats individuels. 4 Le numéro individuel d identification intra-communautaire communiqué par l administration (article 242 nonies A 2 de l annexe II du CGI) ou "en cours" si l'avocat ne l'a pas. 5 Le taux de TVA (article 242 nonies A 11 de l annexe II du CGI). Les avocats bénéficiant de la franchise doivent obligatoirement (faire figurer sur leurs factures la mention : «TVA non applicable - article 293 B du Code général des impôts» (étant entendu que la TVA ne doit alors évidemment pas apparaître). 6 La date à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture (article L 441-3 du Code de commerce). 7 Le cas échéant, les conditions d escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l application des conditions générales de vente (article L 441-3 du Code de commerce). 16

AUTHENTIQUE LA BONNE FACTURE MENTIONS OBLIGATOIRES - suite LES ÉLÉMENTS À ADAPTER 1 La date et le numéro de la facture La facture doit, en principe, être émise au jour de l achèvement de la prestation (article L 441-3 du Code de commerce) et mentionner cette date (article 242 nonies A 6 de l annexe II du CGI) ; la numérotation doit être chronologique et continue (article 242 nonies A 7 de l annexe II du CGI). 2 Le nom (ou désignation sociale) et l adresse du client (article 242 nonies A 1 de l annexe II du CGI, article L 441-3 du Code de commerce). 3 La date de la prestation (ou la période couverte si la facture concerne une prestation échelonnée dans le temps) (article 242 nonies A 10 de l annexe II du CGI). 4 La quantité et la dénomination précise de la prestation (article 242 nonies A 8 de l annexe II du CGI, article L 441-3 du Code de commerce). 5 Le prix unitaire hors taxe (article 242 nonies A 8 de l annexe II du CGI, article L 441-3 du Code de commerce), ainsi que, s il y a lieu, toute réduction de prix acquise à la date de la prestation de services et directement liée à cette prestation de services (article 242 nonies A 9 de l annexe II du CGI, article L 441-3 du Code de commerce). 6 Le montant de la TVA et le montant TTC (article 242 nonies A 11 de l annexe II du CGI). 17

LOGIQUE CLASSER VOS PIÈCES COMPTABLES Classer, organiser, optimiser : LA méthode Une chemise pour chaque mois N'hésitez pas à utiliser les couleurs pour références. Ce sera si facile de trouver la bonne place. Dans laquelle, vous insérez : 2 sous-chemises : - 1 sous-chemise pour les achats payés lors du mois, - 1 sous-chemise pour les factures encaissées au cours du mois accompagnées, des bordereaux de remise de chèques le cas échéant, 1 extrait du compte bancaire. Discipline et cohérence Indiquez les dates d encaissement (réception du chèque) sur les pièces justificatives des recettes. En cas d encaissement par virement bancaire, agrafez l avis de virement à la pièce justificative. Classez par ordre chronologique les pièces justificatives de recettes (l ordre chronologique à respecter étant l ordre des encaissements). Indiquez les modes (espèces, chèques avec son numéro, CB) et dates de paiement sur les pièces justificatives des dépenses (agrafez la souche de chèque ou la facturette de carte bancaire à la pièce justificative)... 18

LOGIQUE CLASSER VOS PIÈCES COMPTABLES - suite Classez par ordre chronologique les pièces justificatives de dépenses (l ordre chronologique à respecter étant l ordre des paiements). Indiquez sur les relevés bancaires les sommes correspondantes à des prélèvements personnels. Remarque : le ticket de carte bancaire n est pas une pièce comptable. Il convient de fournir systématiquement une facture ou un ticket de caisse pour que l'administration ne remette pas en cause les déductions. Pensez à faire une copie de toutes vos factures et pièces justifiant d'une dépense ou d'une recette professionnelles. Ces copies vous seront obligatoirement demandées par votre Assistant Technique ANAAFA en charge de votre dossier. 19

DÉDUCTIBLES RAPPEL Pour être déductibles des recettes, les dépenses effectuées par les titulaires de revenus non commerciaux doivent répondre aux conditions suivantes : être nécessitées par l exercice de la profession ce qui exclut les charges somptuaires, les dépenses d ordre personnel et les dépenses qui, bien que liées à l exercice de l activité, obéissent à des motifs de convenances personnelles ; être effectivement acquittées au cours de l année d imposition ; être prises en compte pour leur montant réel ; être appuyées de pièces justificatives. DÉPENSES AFFÉRENTES AUX LOCAUX PROFESSIONNELS Professionnels locataires Ont un caractère déductible, les loyers et les charges locatives payés, y compris les impôts normalement à la charge du propriétaire et mis par convention à la charge du locataire concernant les locaux utilisés dans l exercice de la profession - locaux utilisés par le professionnel,locaux mis à la disposition du personnel - (doctrine administrative 5G-2353 n 1, 15 septembre 2000). Professionnels propriétaires Lorsque le professionnel est propriétaire de son local : soit il inscrit le local à son patrimoine professionnel et il peut alors déduire l amortissement, les charges locatives et les charges de propriété afférentes à ce local (assurances, taxe foncière, etc.) (doctrine administrative 5G-2352 n 1, 15 septembre 2000). soit il ne l inscrit pas à son patrimoine professionnel. Dans ce cas, sont déductibles les charges qu un locataire devrait supporter (doctrine administrative 5 G 2112 n 15 et 16, 15 septembre 2000). 20

DÉDUCTIBLES - suite Le Conseil d État a admis sous certaines conditions, par un arrêt du 11 avril 2008 (n 287808), qu un professionnel libéral puisse déduire les sommes représentatives d un loyer à raison de l utilisation de ce local à des fins professionnelles. (Réponse ministérielle : LEFRANC du 23/03/08 n 17112). DÉPLACEMENTS Frais de voiture Les frais dont le contribuable fait état dans la détermination de son résultat doivent, en principe, être comptabilisés pour leur montant réel limité à l utilisation professionnelle. Frais réels (doctrine administrative 5G-2354 n 15 et 16, 15 septembre 2000) Les dépenses réelles comprennent notamment : les dépenses de carburant, les dépenses d entretien et de réparation, les primes d assurances, les frais de stationnement et de parking, les loyers d un garage servant à abriter le véhicule, la dépréciation du véhicule due à l amortissement de celui-ci ou le loyer du véhicule si l avocat contracte un leasing auto (amortissement légalement limité, art. 39.4 du CGI). Toutefois, l administration admet que ces frais soient évalués selon le barème forfaitaire qu elle publie chaque année (documentation administrative 5 G 2354, 15/09/2000 n 10). L option pour la déduction forfaitaire s applique obligatoirement en début d année, pour l année entière et à l ensemble des véhicules utilisés à des fins professionnelles. Frais forfaitaires (barème kilométrique) Ce barème remplace l ensemble des frais que peut engager l avocat s il choisit l option des frais réels, c est-à-dire la dépréciation du véhicule, les frais d entretien et de réparations, les frais d essence, les frais d assurance. Il tient compte à la fois de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue annuellement à titre professionnelle. 21

DÉDUCTIBLES - suite Voyages professionnels Sont déductibles les frais de transport, quel que soit le moyen utilisé, exposés à l occasion de voyages présentant un caractère professionnel (doctrine administrative 5 G 2354 n 55, 15 septembre 2000). Sont déductibles à ce titre les billets d avion et de train, les frais de péage d autoroutes, les frais de séjour et d hébergement. Déplacements urbains Sont déductibles en qualité de frais de déplacements urbains (doctrine administrative 5 G 2354 n 56, 15 septembre 2000) : les frais de taxi, transports en commun, parcmètres ainsi que les frais de stationnement ; les indemnités ou remboursements de frais de déplacement ou de mission aux salariés. REPAS Repas d affaires Les frais correspondant à des repas d affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (formations, séminaires par exemple) ont le caractère de dépenses déductibles.la déduction de ces frais est donc admise dès lors qu ils sont exposés dans l intérêt de l exploitation, qu ils sont dûment justifiés et qu ils sont dans un rapport normal avec l activité de l exploitant et l avantage qu il en attend (doctrine administrative 5G-2356 n 2, 15 septembre 2000). Frais de repas dus à l éloignement du domicile L Administration (instruction administrative 5 G-3-01, 15 juin 2001) s est ralliée à la jurisprudence pour admettre, à compter de l imposition des revenus de l année 2000,la déductibilité des frais supplémentaires de repas exposés régulièrement sur le lieu de travail en raison de l éloignement du domicile. Seuls sont admis en déduction les frais supplémentaires de repas (par rapport au coût d un repas pris au domicile) sous réserve que les conditions suivantes soient remplies : les frais de repas doivent résulter de l exercice normal de l activité ; ils ne doivent pas résulter de simples convenances personnelles ; la distance lieu d exercice-domicile doit faire obstacle à ce que le repas soit pris au domicile ; 22

DÉDUCTIBLES - suite toute déduction forfaitaire est proscrite, la nature et le montant de la dépense doivent être justifiés ; les dépenses ne doivent pas être excessives (montants déductibles fixés chaque année par l administration fiscale). FOURNITURES DE BUREAU ET DOCUMENTATION Petit matériel et fournitures consommables Sont déductibles à ce titre, sous certaines conditions : les petites fournitures consommables de bureau (enveloppes, papier, etc.) ; le petit matériel de bureau (corbeilles à papier, pèse-lettres, calculette, répondeur téléphonique...) (doctrine administrative 5G-2356 n 5, 15 septembre 2000) et le mobilier de bureau (chaises, meubles de classement, tables...) dont la valeur unitaire hors taxe n excède pas 500 (doctrine administrative 5G-2353 n 35 à 39, 15 septembre 2000). Si la valeur excède 500, le mobilier doit être immobilisé. Documentation Sont notamment déductibles les achats d ouvrages, cassettes sono ou vidéo professionnelles, abonnements à des revues professionnelles. Les ouvrages techniques même d un prix élevé ne font pas l objet d un amortissement. Selon le Conseil d État (CE. 13-1-1995 n 100 127), le prix payé pour l acquisition initiale d ouvrages de documentation permanente destinés, à la différence des livres et des revues, à être mis à jour périodiquement ne constitue pas une charge déductible, mais un élément de l actif immobilisé. Dès lors que l Administration (doctrine administrative 5G-2356 n 5, 15 septembre 2000) n a pas modifié sa doctrine sur ce point, les professionnels conservent la faculté de déduire les frais d acquisition d une documentation technique. Cependant, la jurisprudence a déjà admis la déduction des frais exposés pour l achat de revues, journaux et magazines d information générale et sportive mis à la disposition de la clientèle dans la salle d attente d un cabinet (CAA Lyon 22-6-1995, n 94-1430). 23

DÉDUCTIBLES - suite AUTRES FRAIS DIVERS DE GESTION Achat de vêtements de travail spéciaux tel que la robe pour les avocats (Rep Min Trégouët JO sénat, 23 octobre 2003, page 3154 n 08359). Formation professionnelle de l exploitant ou de ses salariés, sous réserve qu ils aient un lien direct avec la profession exercée et qu ils soient susceptibles de conférer aux intéressés des avantages notoires pour l exercice ou le développement de leur activité professionnelle. Ainsi l Administration admet la déduction des frais liés à : - des cours ou stages de perfectionnement, - une inscription en faculté, - la soutenance d une thèse (doctrine administrative 5 G 2356 n 8, 15 septembre 2000). CHARGES SOCIALES PERSONNELLES Cotisations obligatoires Les cotisations obligatoires d assurance maladie et de maternité, ainsi que les cotisations d allocations familiales et d invalidité décès y compris les rachats de cotisations sont déductibles sans aucune limite du bénéfice professionnel (article 154 bis alinéa 1 du CGI). Cotisations versées à des régimes facultatifs Il s agit des cotisations et primes versées au titre de certains risques dans le cadre de contrats d assurance de groupe, de régimes facultatifs mis en place par les organismes de sécurité sociale ou de régimes de retraite par capitalisation collective. Le deuxième alinéa de l article 154 bis du CGI autorise la déduction de certaines de ces cotisations ou primes lorsque les contrats sont souscrits en vue du versement de prestations de prévoyance complémentaire,d indemnité en cas de perte d emploi subie ou d une retraite complémentaire garantissant un revenu viager. Les cotisations versées à des régimes facultatifs de retraite, de prévoyance ou de perte d emploi dans le cadre des contrats d assurance de groupe «Madelin» ou des régimes facultatifs de sécuritésocialesont déductibles dans la limitede troisplafonds distincts calculés en proportion du revenu professionnel de l année et d une limite fixée par référence au plafond de la sécurité sociale. 24

DÉDUCTIBLES - suite LOCATION DE MATÉRIEL OU DE MOBILIER Principes Il s agit des loyers payés dans le cadre d un contrat de location ou de crédit-bail (leasing) concernantdumatérieloudumobilierà usageprofessionnel.ces loyers constituent en principe, dans leur intégralité, des dépenses déductibles (doctrine administrative 5G-2353 n 7, 15 septembre 2000). Limitation de la déduction de certains loyers La déduction des loyers versés dans le cadre de contrats de crédit-bail ou de location portant sur des voitures particulières est soumise à une limitation particulière (Art. 93-1.3 et 39-4 du CGI). DÉPENSES D ENTRETIEN ET DE RÉPARATION Les dépenses d acquisition d immobilisations ne sont en principe pas déductibles et doivent faire l objet d un amortissement. En revanche, les dépenses nécessaires à l entretien et à la réparation des immobilisations ont, en règle générale, un caractère déductible. Il s agit de l entretien et des réparations concernant le matériel et les locaux à usage professionnel (nettoyage, entretien, peintures, réparations, changements de pièces usagées, contrats d entretien des matériels, etc.) (doctrine administrative 5G-2353 n 33, 15 septembre 2000). PRIMES D ASSURANCES Les primes ou cotisations destinées à couvrir les risques inhérents à l exercice de la profession c est-à-dire : la responsabilité civile du professionnel et du fait de ses préposés ; les risques afférents aux locaux professionnels (vol, incendie, dégâts des eaux...) ; les risques afférents au matériel et outillage destinés à l exercice de la profession (bris de machines...) (doctrine administrative 5 G 2353 n 43 à 47, 15 septembre 2000). 25

DÉDUCTIBLES - suite FRAIS DE PERSONNEL Les rémunérations allouées aux salariés doivent correspondre à une charge effective et justifiée, et donc à un travail réellement fourni à des fins exclusivement professionnelles (doctrine administrative 5G-2351 n 1, 15 septembre 2000). IMPÔTS ET TAXES Impôts et taxes déductibles Impôts directs locaux (doctrine administrative 5 G 2352 n 1, 15 septembre 2000) Sont déductibles : la taxe professionnelle, il s agit de la taxe payée au cours de l année civile. Les taxes additionnelles à la taxe professionnelle. la taxe foncière sur les propriétés bâties ainsi que les taxes additionnelles à la charge du propriétaire se rapportant aux locaux professionnels dont le professionnel est propriétaire, qui sont utilisés dans l exercice de la profession et inscrits au registre des immobilisations et des amortissements. la taxe d enlèvement des ordures ménagères afférente aux immeubles affectés à l usage professionnel. Droits d enregistrement (doctrine administrative 5 G 2352 n 1, 15 septembre 2000) Sont déductibles : Les droits de mutation à titre onéreux payés à l occasion de l acquisition d un local, d un droit de présentation d une clientèle. Règles particulières concernant la TVA Pour les professionnels non assujettis à la TVA, la taxe grevant les achats et services utilisés dans l exercice de la profession constitue un élément du prix de revient et doit, en conséquence, être admise parmi les charges déductibles dans les mêmes conditions que le prix hors taxe de ces achats et services (doctrine administrative 5G-2352 n 5, 15 septembre 2000). 26