Traitement des. charges à payer sur N+1

Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers Traitement des k charges à payer sur N+1 Direction des Finances/Agence comptable 03/02/2014 1

Préambule Le présent document a pour objectif : de présenter le traitement en N+1 des charges à payer constituées en N d identifier les cas particuliers de traitement des écarts Rappel sur le calendrier : Charges à payer en fonctionnement du 09 au 17 janvier 2014, mise en qualité des services faits 17 janvier 2014, date limite de réception à l Agence comptable Charges à payer en investissement 13 janvier 2014, date limite de réception des formulaires à la Direction des Finances. Le traitement des charges à payer sur l exercice 2014 est à finaliser pour le 30 avril 2014. (Relancer vos fournisseurs) 2

Principe: Une charge à payer en fonctionnement est constituée à partir de la saisie du service fait valorisé (transaction MIGO) sur les comptes 40810000 (biens et services) en date comptable du 31/12/N. Une charge à payer en investissement est constituée par la saisie d un service fait au compte 40840000 (immobilisations) en cas de service fait valorisé et par la saisie d une MIRO au compte 408410000 en cas de service non valorisé en date comptable du 31/12/N. Le principe est de poursuivre le flux Dépenses et de solder la charge à payer constatée sur l exercice N au fur et à mesure de sa facturation sur l exercice N+1. La charge à payer sera régularisée sur l exercice N+1 mais affectera les crédits de l exercice N. Dans le cas où le montant de la facture est supérieur à celui du service fait, l écart existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart positif = charges complémentaires) Dans le cas où le montant de la facture est inférieur à celui du service fait, l écart existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart négatif = recettes) 3

Plan du document I. Charges à payer en fonctionnement avec service fait valorisé a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service fait est égal au montant de la facture. b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant de la facture est supérieur au montant du service fait valorisé c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant de la facture est inférieur au montant du service fait valorisé II. Charges à payer en investissement III. Traitement des charges à payer suite à changement de structure en 2014 IV. Cas particuliers a) Non facturation de la charge à payer b) Changement de code de TVA à la facturation c) Gestion des avoirs de CAP 4

Périmètre et paramétrage Périmètre : Les factures de fonctionnement et d'investissement des pôles financiers mutualisés (Descartes, Campus Historique, Central et Immobilier seront traitées par le service facturier. Paramétrage : Avant de commencer la saisie de la facture via la transaction MIRO, il faut cocher une option qui permettra de sélectionner une mise en forme particulière lors de la saisie de la facture. Cliquer sur puis sur Option, dans l onglet «Experts» cocher le champ «Afficher clés» Valider l option par ENTREE 5

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV SANS ECART a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service fait est égal au montant de la facture Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) : - montant de la commande saisie sur l exercice 2013 : 1 000 HT soit 1 196 TTC - montant du service fait saisi sur l exercice 2013 : 1 000 HT donc charge à payer constatée à hauteur de 1 196 - montant de la facture reçue sur l exercice 2014 : 1 000 HT soit 1 196 TTC Etape 1 (jusqu au 17 janvier 2014) Saisie du service fait via transaction MIGO : base du constat de la charge à payer avec date comptable au 31/12/2013 et date de pièce <= au 31/12/2013. L écriture comptable sur l exercice 2013 est : débit classe 6 pour 1 196 et crédit 4081 «facture non parvenue» pour 1 196 1196 Classe 6 4081 (FBL3N) 1196 6

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV SANS ECART Etape 2 ( à faire dès réception de la facture) Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l exercice 2014 La saisie de la facture s effectue de la même façon qu une facture classique. NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour) Indiquer dans le champ «Texte» la mention «TRAITEMENT CAP N 300XXXXX» N de pièce du service fait (CAP) Les écritures comptables sont : 1196 4081 (FBL3N) Fournisseur XXX 1196 Commande qui a fait l objet de la CAP 7

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART POSITIF b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant de la facture est supérieur au montant du service fait valorisé Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) : - montant de la commande saisie sur l exercice 2013 : 1 000 HT soit 1 196 TTC - montant du service fait saisi sur l exercice 2013 : 1 000 HT donc charge à payer constatée à hauteur de 1 196 - montant de la facture reçue sur l exercice 2014 : 1 010 HT soit 1 207,96 TTC. Ecart de 10 HT soit 11,96 TTC. Etape 1 (jusqu au 17/01/2014) : Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer avec date comptable au 31/12/2013. L écriture comptable sur l exercice 2013 est : débit classe 6 égal au crédit du 4081 facture non parvenue 1196 Classe 6 4081 (FBL3N) 1196 8

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART POSITIF Etape 2 (à faire dès réception de la facture) Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l exercice 2014. Montant de la facture reçue sur l exercice 2014 : 1 010 HT soit 1 207,96 TTC. Ecart de 10 HT soit 11,96 TTC La saisie de la facture s effectue de la même façon qu une facture classique. NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour) Indiquer dans le champ «Texte» la mention «CAP» (voir ci-dessous) N de pièce du service fait (CAP) Commande qui a fait l objet de la CAP 9

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART POSITIF Saisie du montant HT de la facture reçue. Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables. La pièce est équilibrée. 10

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART POSITIF Les écritures comptables sont : Débit 40810000 pour la valeur initiale, Comptabilisation de la facture avec solde du compte 40810000 et imputation de l écart positif sur le budget 2014 sur l adresse budgétaire de la commande 2013. Débit classe 6 : le système impute automatiquement sur le budget 2014 le montant de l écart, soit 11,96 sur le secteur exonéré (TVA non déductible). Crédit fournisseur pour le montant TTC. Sauvegarder Edition de la liste des dépenses pour transmission à l agence comptable Afin d assurer un traitement prioritaire des factures il est important d apposer la mention CAP sur la liste. 11

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART POSITIF Consultation de l historique de la commande via la transaction ME23N. Déséquilibreentrelemontantduservicefaitetlemontant delafacturesaisieen2014. L écartpositifd unmontantde11,96 aétéimputésurlebudgetdel exercice2014. Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s agit d un écart positif (= dépense complémentaire) donc sélectionner la variante «Réalisation dépenses» sur l exercice 2014. 12

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant de la facture est inférieure au montant du service fait valorisé. Cette procédure est valable quelque soit le secteur de TVA (exonéré, taxé ou mixte) Dans le cas où le montant de la facture 2014 est inférieur à la charge à payer constatée en 2013, l écart négatif ne doit pas être comptabilisé au crédit de l imputation d origine mais sur un compte de recette dédié 75830000 en raison du changement d exercice. Voir ci-après les démonstrations. Etape 1 (jusqu au 17 janvier 2014) : Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer avec date comptable au 31/12/2013. L écriture comptable sur l exercice 2013 est : débit classe 6 égal au crédit du 40810000 (compte 408 = «facture non parvenue»). Etape 2 (à faire dès réception de la facture) : Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l exercice 2014. Les écritures comptables sont alors : Débit 40810000 pour la valeur initiale, Crédit Tiers avec centralisation au 40110000. Montant TTC payé au fournisseur, Crédit 75830000 pour l écart de prix (montant crédité sur le budget 2014). 13

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Exemple d une commande d achat créée en N avec une quantité de 1 et prix unitaire de 200 sur un secteur taxé (tva déductible intégralement) Service fait valorisé total constaté en N Le montant facturé est < au montant valorisé Facture réceptionnée pour un montant TTC de 227,24 TTC soit 190 HT écart de prix négatif de 10 HT 14

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Saisie de la facture via transaction MIRO c b a N de pièce du service fait (CAP) a. Saisie de la facture en date comptable du jour avec saisie du montant TTC et de la TVA b. Rapatriement automatique du service fait valorisé c. Ecart négatif correspondant à la différence entre les 200 HT du service fait et les 190 HT facturé 15

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Sélection de l onglet Compte général pour imputation de l écart d d. Validez le message pour gestion de l écart e e. Sélectionnez la mise en forme Z_ECARTS_CAP 16

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Avant modification f f. Il faut obligatoirement saisir dans la colonne : Cpte gén. : 75830000, Montant dev. Pièce : le montant HT de l écart, Supprimer la valeur dans centre de coût Compte bud. : 7583. Domaine fonctionnel : RZREGU Ne pas modifier les autres données budgétaires. Après modification ENTREE après la saisie des nouvelles valeurs La pièce est équilibrée. 17

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables. Sauvegarder Edition de la liste des dépenses pour envoi à l agence comptable Comptabilisation de la facture avec solde du compte 40810000 et imputation de l écart négatif surlecompteenrecettesur le 75830000. Afin d assurer un traitement prioritaire des factures il est important d apposer la mention CAP sur la liste. 18

CAP SUR FLUX D ACHAT FONCTIONNEMENT SFV ECART NEGATIF Consultation de l historique de la commande via la transaction ME23N. Equilibreentrelemontantduservicefaitetlemontant delafacture. L écartnégatifd unmontantde10 aétéimputésurlebudgetdel exercice2014. Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s agit d un écart négatif donc sélectionner la variante «Réalisation recettes» sur l exercice 2013 19

II. CHARGES A PAYER EN INVESTISSEMENT La saisie des charges à payer en investissement sera effectuée par la Direction des Finances. Aucune modification de la commande ne doit être effectuée une fois le formulaire envoyé à la Direction des Finances. Dès réception, les originaux de factures sont à transmettre au Département de l Animation du Réseau et du Contrôle Interne (DARCI), Direction des Finances, pour saisie sur l exercice 2014. 20

III. CHANGEMENT DE STRUCTURE SFV AVEC ECART a) Ecart positif Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts non «reconduit» sur N+1 avec facturation en N+1 avec écart de prix positif. b) Ecart négatif Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts non «reconduit» sur N+1 avec facturation en N+1 et écart de prix négatif à imputer sur le compte dédié 75830000 sur des objets d imputation pertinents sur N+1. Traitement : Contacter l assistance SIFAC avec transmission d un scan de la facture, la régularisation sera effectuée par la Direction des Finances. 21

IV. CAS PARTICULIERS a) Non facturation de la charge à payer La non facturation totale en 2014 d une charge à payer constatée en 2013 doit rester très exceptionnelle. Il est impératif de relancer le fournisseur pour avoir la facture. L annulation du service fait en MIGO ne doit pas être effectuée! Si vous rencontrez ce cas le formulaire «Annulation d une charge à payer» est à compléter et à retourner à Christelle Morel, Bureau du budget. Un point régulier sera effectué par les services de l Agence comptable et de la Direction des Finances sur l avancement du traitement des charges à payer. b) Changement de code de TVA à la facturation Vous êtes en secteur mixte ou exonéré et le taux de TVA de la facture est INFERIEUR à celui saisi dans la commande (provoquant une baisse du montant HTR) Lors de la facturation par la transaction MIRO, le système recalcule le montant de TVA et impute le montant de l écart sur le compte de charge. Or, dans le cadre d une charge à payer, la diminution de la charge ne doit pas entrainer un crédit sur le compte de charge d origine mais un crédit sur le compte 7583 Si vous rencontrez le cas merci d envoyer une demande d assistance. c) Gestion des avoirs de charge à payer La saisie d un avoir (type d opération «AVOIR») via la transaction MIRO entraîne automatiquement une annulation du service fait. Sifac crédite automatiquement le compte de charge d origine or ce montant doit créditer OBLIGATOIREMENT le compte 7583. Si vous rencontrez ce cas contacter l assistance Sifac. Si l avoir est daté de 2014, il devra être saisi en flux classique recette sur l article G7583 selon la procédure habituelle. 22