PROCESSUS D APPROBATION ET DE SIGNATURE DES CONTRATS

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1 Secrétariat général PROCESSUS D APPROBATION ET DE SIGNATURE DES CONTRATS APPROBATION ET SIGNATAIRES AUTORISÉS DES CONTRATS Le conseil d administration, à sa réunion du 8 décembre 2014, a adopté des amendements à l article 7 du Règlement no 1 Règlement de régie interne de l UQTR qui édicte les règles en ce qui concerne l approbation et la signature des contrats. Ces amendements visent à alléger le processus administratif d approbation et de signature des contrats, tout en maintenant la sécurité juridique des contrats. Ils visent également à décentraliser le processus de signature, de diffusion à l interne, de conservation et d archivage des contrats. Dorénavant, lorsque les contrats comportent une considération inférieure à $, ils doivent être signés par le cadre supérieur (moins de $) ou le cadre (moins de $) de l unité responsable. La signature du secrétaire général n est plus requise, allégeant ainsi le processus administratif de signature. Ces contrats doivent recevoir le visa juridique du Secrétariat général, sauf : Les contrats d approvisionnement, les contrats de services et les contrats de travaux de construction assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1), dont la considération est inférieure à $; Les contrats relatifs à la recherche, les contrats de subvention, les contrats de commandite de recherche, les contrats de partenariat et autres contrats en matière de valorisation de la recherche visés par un avocat du Bureau de liaison entrepriseuniversité; Les contrats de travail, les conventions collectives, les protocoles de travail, les lettres d entente et autres contrats en matière de ressources humaines relevant du Vicerectorat aux ressources humaines, du Service des ressources humaines ou du Service des relations de travail; Les contrats visés par un avocat ou un notaire externe dont les services ont été retenus conformément au Règlement sur les contrats d approvisionnement, de services et de construction de l Université; 1

2 Les autres contrats d une considération inférieure à $, dans la mesure où la personne qui signe le contrat utilise un contrat-type visé par le Secrétariat général sans modification ou ajout. Sur demande, les responsables des unités administratives ou académiques pourront consulter le Secrétariat général et obtenir le visa des contrats qui ne nécessitent pas de visa juridique en vertu du règlement. Par ailleurs, tous les contrats soumis à l approbation du conseil d administration et du comité exécutif, contrat d une considération de $ et plus, continueront d être visés par le Secrétariat général, à l exception des contrats suivants : Les contrats relatifs à la recherche, les contrats de subvention, les contrats de commandite de recherche, les contrats de partenariat et autres contrats en matière de valorisation de la recherche visés par un avocat du Bureau de liaison entrepriseuniversité; Les contrats de travail, les conventions collectives, les protocoles de travail, les lettres d entente et autres contrats en matière de ressources humaines relevant du Vicerectorat aux ressources humaines, du Service des ressources humaines ou du Service des relations de travail; Les contrats visés par un avocat ou un notaire externe. PROCESSUS DE SIGNATURE, DE DIFFUSION, DE CONSERVATION ET D ARCHIVAGE DES CONTRATS À l heure actuelle, le Secrétariat général assure le processus de signature, de diffusion à l interne, de conservation et d archivage de tous les contrats, à l exception des contrats émanant du Bureau de liaison entreprise-université, du Service des ressources humaines, du Service des relations de travail, du Vice-rectorat aux ressources humaines (dossiers ressources humaines) et du Service de l approvisionnement. Dorénavant, le Secrétariat général assurera le processus de signature, de diffusion à l interne, de conservation et d archivage uniquement pour les contrats approuvés par les instances (à l exception des contrats en matière de ressources humaines qui continueront d être conservés par le Service des ressources humaines, le Service des relations de travail et le Vice-rectorat aux ressources humaines). Les unités devront dorénavant assurer le processus de signature, de diffusion à l interne, de conservation et d archivage des contrats sous leur responsabilité, tel que décrit ci-après : 2

3 PROCESSUS 1. SIGNATURE Signature à l externe Une fois que vous aurez complété les informations manquantes au modèle-type visé, faire parvenir le contrat en deux ou trois exemplaires (selon le cas) pour signature auprès du ou des signataires autorisés du partenaire, accompagné d une lettre (voir annexe 1). Signature à l interne Après réception des exemplaires signés par le partenaire, vous devez acheminer ceuxci au signataire autorisé de l UQTR pour l obtention de sa signature. 2. DIFFUSION Une fois le contrat signé par toutes les parties faire la diffusion externe et interne. Diffusion externe Acheminer un exemplaire original au partenaire (et s il y a lieu, au stagiaire) avec une lettre d accompagnement (voir annexe 2) Diffusion interne Rédiger une Note de diffusion (voir annexe 3) Numériser la note et le contrat signé par toutes les parties Il est à noter que le fichier numérisé doit être sauvegardé selon la nomenclature suivante : Toujours débuter par «155» suivi de l identification de votre dossier (ex : SG-001_Collège Laflèche) 155 : représente la cote de classement des contrats (selon le guide de classification officiel de l UQTR) Acheminer par courriel le fichier nommé selon les normes établies ci-haut mentionnées aux responsables des unités administratives et académiques concernées par le contrat. Si le contrat comporte une considération monétaire, il faut obligatoirement acheminer ce dernier au Service de finances, à l attention de madame Sonia Thibault, directrice du Service des finances. 3

4 3. CONSERVATION ET ARCHIVAGE Chaque unité administrative ou académique est responsable de la conservation et de l archivage des contrats sous sa responsabilité, selon le calendrier de conservation de l UQTR (voir site WEB du Service de la gestion des documents et des archives pour plus d information 1. Administration Contrat mineur Documents légaux confirmant une entente mineure entre l'établissement et une personne physique ou morale, reliée à la gestion administrative ou Description académique de l'institution : contrat d'achat mineur, de service, d'entretien, de location, de stage, d'emprunt, de prêt inter établissements, entente de coopération et autres. Cette règle concerne également les documents afférents aux contrats mineurs. Exemplaire Unité Actif Semi- Actif Inactif Principal Toutes les unités X 1 X 2 C 3 Secondaire Autres unités concernées X 1 É 1 Conservation jusqu'à la fin du contrat. 2 Conservation 10 ans après la fin d'un contrat ou de son dernier renouvellement. Notes 3 Tri aux archives historiques : conservation des documents officiels reliés aux contrats mineurs ayant une incidence importante sur la vie universitaire et les activités administratives de l'établissement : ententes de coopération, contrats d'affiliation, contrats d'enseignement ou de recherche significatifs, contrats de développement de programmes spéciaux et autres. Support de conservation Élimination des documents de support (versions préliminaires, notes de travail, documents de transmission et autres). À la période active, les documents peuvent être conservés sur le support d origine de création. La valeur de recherche pour la période semi-active et inactive est assurée par la conservation des documents sur support papier. 4

5 ANNEXE 1 Exemple - Lettre pour signature du partenaire Le [Date] [Madame ou Monsieur Nom] [Nom du partenaire] [Adresse] OBJET : Entente de collaboration N/Réf. : SG-001_Collège Laflèche [Madame] ou [Monsieur], Vous trouverez ci-joint deux exemplaires originaux du contrat mentionné en objet pour signature. Une fois le tout complété, nous vous saurions gré de nous retourner un exemplaire [au ou la] soussigné(e). Vous remerciant à l avance de votre collaboration, veuillez agréer, [Madame] ou [Monsieur], l expression de nos sentiments les meilleurs. [Signataire] XX/xx p. j. 5

6 ANNEXE 2 Exemple - Lettre diffusion externe Le [Date] [Madame ou Monsieur Nom] [Nom du partenaire] [Adresse] OBJET : Entente de collaboration N/Réf. : SG-001_Collège Laflèche [Madame] ou [Monsieur], Vous trouverez ci-joint votre exemplaire de l entente intervenue entre nos organisations dûment signé par les représentants autorisés de l Université du Québec à Trois-Rivières. Veuillez agréer, [Madame] ou [Monsieur], l expression de nos sentiments les meilleurs. [Signataire] XX/xx p. j. 6

7 ANNEXE 3 Exemple Note de diffusion interne DATE : Le 6 juin 2014 À : Sonia Thibault, directrice, Service des finances* Jacinthe Giguère, coordonnatrice de stage, Département de psychologie RÉFÉRENCE : SG-187_CSSS de Trois-Rivières TITRE : Entente de collaboration entre l UQTR et le Centre de santé et de services sociaux de Trois-Rivières ayant pour objet d établir les modalités de la collaboration entre l UQTR et l établissement, relativement à la contribution de l établissement à la formation pratique des étudiants inscrits au programme de doctorat continuum d études en psychologie (profil intervention) DURÉE : Entre en vigueur le 5 juin 2014 et se termine le 4 juin 2017 RENOUVELLEMENT : Automatiquement renouvelée pour une période additionnelle de trois (3) ans RESPONSABLE : Jacinthe Giguère, coordonnatrice de stage Département de psychologie Chantal Trudel Secrétaire de direction /ct p.j. *Sonia Thibault, directrice, Service des finances, fait toujours partie de la liste de diffusion, pour les contrats ayant une considération monétaire. 7