Conseils cahier des charges

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1 Conseils cahier des charges Voici quelques conseils pour vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges que vous pourrez ensuite nous transmettre. Comment rédiger un cahier des charges? La construction d un cahier des charges est différente d un projet à un autre. Il existe cependant quelques règles communes à tous. Explications. Qu est-ce qu un cahier des charges? Un cahier des charges a pour objectif de définir et de décrire tous les détails et les spécifications d'un projet à réaliser. Il doit être très précis et détaillé : il doit contenir toutes les informations nécessaires pour nous puissions exécuter la tâche et satisfaire vos attentes. Sa construction est bien entendu différente en fonction du type de projet (Création d un site web vitrine, e-commerce, référencement SEO, etc). La constitution d un cahier des charges Prenons par exemple le cas de la création d un site web vitrine : vous cherchez un partenaire pour réaliser le nouveau site web de votre entreprise. Vous allez devoir rédiger un cahier des charges pour exprimer vos besoins. Votre cahier des charges doit comporter : Une introduction : laïus sur votre entreprise, la description et le contexte du projet (objectif du site ) ; La définition de vos besoins : charte graphique, rubriques, moteur de recherche, espace publicitaire Les spécifications techniques que vous souhaitez : gestion de la base de données, modules interactifs, backoffice Les particularités administratives : délais, budget,

2 Conseils et astuces pour la rédaction du cahier des charges Un cahier peu détaillé ne favorise pas une offre complète. A l'inverse, un cahier trop précis risque de limiter notre force de conseil. En général, un cahier des charges comporte une quinzaine de pages maximum. Il n'est pas nécessaire d'être un(e) expert(e) du Web pour rédiger un cahier des charges! Vous pouvez utiliser vos propres mots : l important c est que vous arriviez à faire comprendre vos besoins. Prenez le temps de la réflexion! Une fois que vous avez rédigé votre cahier des charges, laissez-le de côté une journée ou deux. Relisez-le attentivement à tête reposée et essayez de prendre du recul par rapport au descriptif. Demandez-vous : «si je découvrais le projet pour la première fois en lisant ces lignes, est-ce que je comprendrais bien de quoi il s agit?». Vous pouvez également faire relire votre cahier des charges par un tiers, cela vous donnera un avis extérieur qui peut s avérer utile! Exemple de cahier des charges à partir de la page suivante.

3 Exemple, à compléter si vous le souhaitez point par point 1. Votre société Commencez par une présentation en quelques lignes de votre entreprise et de son identité. Son nom Sa mission Son offre, ses produits, ses services Ce qui la différencie de la concurrence (idéalement, indiquez le nom de quelques concurrents) Ses clients type Inutile d ajouter l historique ou l organigramme complet de votre société : le but est avant tout de nous aider à mieux comprendre votre activité. 2. Le type de projet Il existe de nombreuses raisons de contacter une agence web : créer un nouveau site vitrine, procéder à la refonte de l ancien, y ajouter un blog, modifier légèrement la trame technique pour optimiser le référencement Précisons donc un peu votre demande. Par exemple, s il s agit de la création ou de la refonte de votre site internet, indiquez-nous si ce site sera Un site vitrine pour mettre en valeur vos produits ou vos services Un site institutionnel (dit aussi corporate ), un support essentiellement informatif qui présente votre activité

4 Un site e-commerce (dit aussi site marchand ) : une boutique en ligne où vendre vos produits Un Intranet : un espace privé réservé à vos salariés et éventuellement vos prestataires Un blog d entreprise destiné aux salariés, aux clients ou aux passionnés du secteur Une combinaison de ces éléments Inutile d entrer dans les détails (c est le rôle des parties suivantes du cahier des charges). Mais prenez le temps de définir plutôt quel sont les objectifs principaux du projet. Pourquoi votre entreprise a-t-elle décidé de financer ce projet? Quels résultats concrets et mesurables en espérez-vous? 3. Les prestations dont vous allez avoir besoin Le prestataire que vous allez choisir peut réaliser l ensemble du site lui-même (de la conception à la mise en ligne) ou simplement une partie : après tout, vous disposez peut-être déjà de certaines compétences en interne. Ou vous souhaitez faire intervenir des professionnels spécialisés à chaque étape de votre projet. Notez tout de même que, pour la création de votre site, vous aurez besoin au strict minimum de ces quatre prestations : La conception du site : imaginer l arborescence, les chemins de navigation, l ergonomie, la charte graphique, etc. La conception et la production des contenus : textes, photos, vidéos, etc. La réalisation technique du site : développement du site en lui-même et intégration des contenus L hébergement du site et la gestion du nom de domaine Ce sont les fondamentaux. Mais d autres prestations peuvent se montrer très utilesindispensables :

5 Maintenance du serveur qui héberge votre site Maintenance du site lui-même (patch de sécurité, mise à jour régulière des technologies) Accompagnement SEO et référencement Formation de vos équipes à la prise en main du site Etc. Sans compter que vous aurez peut-être besoin d ajouter à votre site certains outils complémentaires : newsletter, blog, etc. Astuce : A ce stade, vous avez peut-être des doutes sur les prestations nécessaires pour votre projet. Pas de problème : chez Impala Webstudio nous vous accompagnons en amont du projet et nous vous aidons à cerner les prestations indispensables et celles qui peuvent éventuellement être écartées (temporairement) afin d alléger votre budget. 4. Les fonctionnalités du futur site A présent, il s agit de lister tout ce que les utilisateurs pourront faire sur votre site. Cela veut dire les visiteurs, mais aussi les administrateurs. La plupart de ces fonctionnalités sont traditionnelles et il suffira de les mentionner. Par exemple Fil d Ariane Intégration de vidéos hébergées sur Youtube, Dailymotion ou Viméo Boutons de partage sur Twitter, Facebook ou autre réseaux sociaux Liens vers les média sociaux de votre entreprise Formulaire de contact Moteur de recherche

6 Plan d accès simple ou interactif Flux RSS Mais d autres fonctionnalités exigeront que vous entriez dans les détails. Boutique en ligne Gestion du multi-lingue Galerie Photo Espace presse Module de newsletter Forum Espace recrutement Création de compte Astuce : Pour cerner les fonctionnalités essentielles de votre futur site, il est toujours utile de consacrer un peu de temps à de la veille. En allant explorer, par exemple, les sites : De vos concurrents Sur le même secteur Qui s adressent au même public Astuce : Cette phase revêt un côté particulièrement ludique. Même les profils les plus sérieux peuvent être tentés d accumuler les fonctionnalités un peu comme un enfant prépare sa liste au Père Noël. Attention toutefois : chaque fonctionnalité que vous ajoutez aura un impact sur le budget et sur l utilisabilité de votre site. A chaque fonction que vous ajoutez, demandez-vous systématiquement : qu est-ce que cette option apporte à mon visiteur? En quoi sert-elle mes objectifs?

7 5. Le contenu du futur site Avez-vous déjà une idée du contenu ou de la structure du futur site? Les rubriques, les thématiques, les types de pages (Contact, Recrutement, A propos, etc.) Si vous avez une arborescence (une liste des pages, classées par rubriques), n hésitez pas à la joindre. A terme, il faudra prévoir (de votre côté ou en vous faisant accompagner par le prestataire) Une arborescence : la liste des pages du site Un plan de contenu : le détail des contenus présents sur chaque page) Et sur les sites denses ou complexes, des flux de navigation (les parcours que peut suivre le visiteur) 6. Les attentes techniques Votre service informatique, votre hébergeur ou votre agence de référencement vous ont peut-être communiqué leurs attentes techniques pour le projet? C est le moment de les indiquer dans votre cahier des charges. Citons, par exemple 1. Souhaitez-vous que le site soit réalisé sous un CMS* précis (WordPress, Prestashop, etc.)? *Un CMS est en quelque sorte un moteur de site qui vous permettra de gérer vous-mêmes les contenus dès votre futur site. 2. Le site doit-il être optimisé pour la lecture sur smartphones? 3. Souhaitez-vous qu Impala Webstudio gère l hébergement et / ou le nom de domaine de votre futur site? 4. Le site devra-t-il fonctionner en synergie avec des applications externes ou des flux d informations (informations boursières, conditions météo, messages Twitter, etc.)

8 5. Avez-vous des contraintes particulières de sécurité? 6. Avez-vous des attentes particulières vis-à-vis du SEO? 7. Votre site devra-t il être compatibles avec les anciennes versions de certains navigateurs? Ces termes vous paraissent complètement abstraits? Pas d inquiétude! Nous vous accompagnerons pendant la réalisation de votre site et vous aiderons à prendre tous les choix techniques qui s imposent. 7. Le brief créatif Ce document regroupe toutes les informations qui permettront au Directeur Artistique et aux graphistes de l agence de concevoir les maquettes de votre site. On y retrouve des questions très précises sur votre identité graphique, le profil de votre clientèle ou encore vos objectifs en termes de positionnement d image. Vous pouvez également joindre la charte graphique de votre entreprise, si elle existe. Il s agit du document qui décrit les codes graphiques de votre société : Ses codes couleurs Les règles d utilisation du logo et de ses déclinaisons (sur fond blanc, sur fonds colorés, les espaces de protection, etc. ) Les visuels emblématiques Les pictogrammes utilisés Les polices de référence Etc

9 8. Les contraintes de réalisation du projet Par exemple : Contraintes de budget* Contraintes de planning Contraintes légales et juridiques Contraintes de sécurité Contraintes d organisation : plusieurs comités de validation à prévoir, gestion de certaines étapes de la conception du site par des salariés en interne, etc. *Vous pouvez bien sûr demander au prestataire de vous faire d abord une proposition de devis. Mais vous obtiendrez de meilleurs résultats en indiquant dès le début votre fourchette de budget. L agence pourra ainsi ajuster sa proposition à vos ressources : les technologies utilisées, les fonctionnalités mises en place, etc. 9. Réponse souhaitée de la part du prestataire La conclusion du cahier des charges. On y retrouve : Le nom de la personne à contacter dans votre entreprise pour plus de renseignement Les éléments de planning (le délai sous lequel vous attendez une réponse, la date de votre retour sur notre proposition ) Éventuellement, les documents que vous attendez de l agence. Un dernier conseil

10 En tant que client, vous êtes parfaitement en droit d indiquer, chaque fois que cela vous parait nécessaire : Le prestataire sera force de proposition sur ce point. Vous passez commande, cela ne veut pas dire que vous devez concevoir vous-même le produit!