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1 MPPA N Page n 1 / 13 Préfecture de la Région MARTINIQUE Direction des Ressources et de l'immobilier Bureau de l'immobilier 82, rue Victor Sévère FORT DE FRANCE Tel : Fax : Le présent marché est conclu entre : d une part la Préfecture de la Martinique, pouvoir adjudicateur, représentée par Monsieur le Préfet et d autre part... représenté par... ayant son siège social à : Numéro SIREN : Article 1 : Objet de la consultation La présente consultation a pour objet l entretien et la maintenance des équipements de climatisation installés dans l ensemble des services et bureaux de la Préfecture de la Région Martinique. Description des lieux : Lot 1 : Préfecture de Fort-de-France correspond à la tranche ferme BATIMENTS A B C D G I M H Imm Bishop Imm du Port Bur étu Quantité Cas particulier : Les prestations à réaliser aux bâtiments D et I se feront uniquement le premier trimestre de l'année 2013, soit de la notification du marché début janvier jusqu'à la fin mars Préfecture Martinique 1/13 MAPA entretien climatisation 2012

2 MPPA N Page n 2 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT La tranche conditionnelle devra être réalisée à compter de la fin du mois de mars 2013, à titre indicatif. BATIMENTS D1 D2 Quantité Les climatiseurs de ces deux bâtiments, D1 et D2, sont neufs avec un système à eau glacée. Remarque : Immeuble Bishop et Immeuble du port, 10 avenue François MITTERRAND, à Sainte-Thérèse eximmeuble des Douanes contigü à l'immeuble CGM. Lot 2 : DAT Ex-immeuble de la Soderag de Fort-de-France Il s'agit de ventilo-convecteurs (centrale à eau glacée) Lot 3 : Sous-préfecture du MARIN Lot 4 : Sous-préfecture de TRINITE Lot 5 : Sous-préfecture de SAINT-PIERRE Lot 6 : Les 2 Résidences du corps préfectoral (Sériot et les Colonnes). Le titulaire effectue uniquement une maintenance corrective. Article 2 : Forme du marché Il est organisé sous forme alloti et passé selon une procédure adaptée conformément aux articles 10 et 28 du code des marchés publics. Article 3 : Durée Le présent marché est établi pour une période initiale d'un an ferme. Il pourra faire l'objet de TROIS reconductions expresses pour des périodes d'un an sans pouvoir excéder une durée de quatre ans. Le pouvoir adjudicateur communiquera par écrit avant la fin de validité du marché sa décision de reconduction. Le titulaire reste engagé jusqu'à la fin de la période en cours. Article 4 Pièces contractuelles Les pièces qui régissent le présent marché sont : Acte d'engagement DPGF Ordres de services lié à la fourniture de : devis relatifs à la réparation de systèmes de climatisation Préfecture Martinique 2/13 MAPA entretien climatisation 2012

3 MPPA N Page n 3 / 13 devis relatifs à la fourniture, pose et installation de systèmes de climatisation Le présent formulaire d'engagement (MPPA) et annexe I Le calendrier des prestations périodiques Toute la réglementation applicable à la présente activité Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services (C.C.A.G.F.C.S.) selon l'arrêté du 19 janvier 2009 «non joint mais réputé être connu du titulaire». Article 5 Obligation de résultat Le marché est assorti d'une obligation de résultat. Le titulaire accepte de prendre en charge la maintenance des installations dans les conditions et selon les obligations figurant au présent marché. Il sera responsable de leur bon fonctionnement et de leur maintien en conformité. Les obligations en matière de résultat consistent à garantir : - la continuité de service, - les conditions de sécurité imposées par la réglementation - le maintien dans la durée du contrat des performances de fonctionnement à un niveau optimal, proche de celui des performances initiales, Il appartient au titulaire de compléter si nécessaire les moyens minimaux qu il a définis dans son projet d organisation pour répondre à ses obligations de résultats. Le respect des obligations se traduit par : - la rapidité dans les interventions au plus tard sous 48h si l intervention ne nécessité pas de remplacer des pièces. En cas de manquement à ce délai, 150 de pénalité par jour de retard seront appliquées par l'administration ; - la rapidité de remise en fonctionnement, - le maintien en conformité des installations. Article 6 Inventaire des équipements La liste du matériel existant étant trop varié, il appartient au candidat d établir et transmettre au service Immobilier un inventaire par bâtiment et par pièce des climatiseurs de tous les services administratifs de la préfecture et résidences du corps préfectoral. Le titulaire est réputé avoir une parfaite connaissance : - de la constitution des bâtiments - de la consistance des équipements et installations dont il doit assurer la maintenance. - des conditions particulières d intervention liées à la sécurité et à la spécificité des accès et des bâtiments. C est pourquoi une visite obligatoire des différents sites administratifs a lieu le 19 juillet à 8h en préfecture devant le Palais ( lot 1). Préfecture Martinique 3/13 MAPA entretien climatisation 2012

4 MPPA N Page n 4 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT En cours de marché, l'administration se réserve le droit de procéder à des augmentations ou des diminutions du nombre de climatisations mentionnées dans le présent marché. Toute modification fait obligatoirement l'objet d'un avenant. Remarques : Le titulaire effectue un relevé, dans les dix jours suivant la signature du marché. Ce relevé doit être transmis au bureau de l'immobilier en présence du frigoriste de la préfecture. Le titulaire renonce à faire état auprès de la préfecture des difficultés d'exploitation dues à la qualité du matériel en place. Article 7 Interventions et prestations demandées Les prestations en fonction du planning validé par l'administration sont réalisées les lundis, mardis, jeudis de 8h à 17h et les mercredis et vendredis de 8h à 13h. Les prestations ne peuvent être assurées qu'après information au préalable de l'administration par fax 10 jours au moins avant le début de l'intervention. Le fax sera adressé obligatoirement au secrétariat du Bureau de l'immobilier de la Préfecture au n suivant : Les interventions doivent préciser les lieux concernés, les bâtiments ainsi que les étages, s'il y a lieu. Cas particulier accueils et réceptions du public Les prestations interviennent en dehors de la présence du public, soit les mercredis et vendredis aprèsmidi à partir de 13h00. Des modifications sur le planning proposé pourront intervenir à la demande du bureau de l'immobilier chargé d'informer l'ensemble des services concernés. Cas particulier des bureaux du préfet et du corps préfectoral: Un deuxième fax de confirmation doit être adressé à l'administration 48 heures avant l'intervention pour les bureaux du préfet et du corps préfectoral aux numéros suivants : Préfecture Martinique 4/13 MAPA entretien climatisation 2012

5 MPPA N Page n 5 / 13 le Préfet, le Secrétaire Général et le Directeur de Cabinet au le Sous-Préfet de Trinité au le Sous-Préfet de Saint-Pierre au le Sous-Préfet du Marin au la DAT au Remarques : Une réunion entre le service technique et le titulaire aura lieu à la demande de la préfecture chaque fois que cela s avèrera nécessaire. Les dates de réunion seront déterminées par les deux parties. Le titulaire met obligatoirement au moins 3 techniciens qualifiés et sécurisés en conséquence pour réaliser la maintenance préventive pour le lot 1. Article 8 : Détail des prestations ( à titre indicatif ) 8.1. Maintenance préventive La maintenance préventive a pour but de réduire les risques de panne et de conserver les performances des installations. La maintenance préventive systématique est constituée des opérations de maintenance préventive effectuées selon un échéancier établi en fonction du temps et du nombre d unités d usage. Il est bien entendu qu une intervention de dépannage ne peut en aucun cas tenir lieu de visite périodique et que cette dernière sera complètement indépendante du matériel de climatisation des sites de la Préfecture - démonter la calandre de l'unité intérieure en vue de nettoyer les filtres et les batteries froides, - nettoyage des condensas ; - nettoyage avec pression d'eau des condenseurs se trouvant aussi bien sur le toit des bâtiments A et D qu'en façades. Pour les bâtiments B et C les condenseurs se trouvent dans le grenier et sur les façades ; - vérification des pompes de relevage et bacs à condensas du matériel de climatisation du site de Saint-Pierre et du site de Trinité - démonter la calandre de l'unité intérieure en vue de nettoyer les filtres et les batteries froides, - nettoyage des condensas ; - nettoyage avec pression d'eau des condenseurs se trouvant aussi bien sur le toit que sur les façades du matériel de climatisation du site du Marin - démonter la calandre de l'unité intérieure en vue de nettoyer les filtres et les batteries froides, - nettoyage des condensas ; Préfecture Martinique 5/13 MAPA entretien climatisation 2012

6 MPPA N Page n 6 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT - nettoyage avec pression d'eau des condenseurs se trouvant sur les façades des climatisation du site de la DAT Démonter la calandre de l'unité intérieure en vue de nettoyer les filtres, les bacs de condensation et les pompes. Chaque intervention et/ ou observations devront être mentionnées et validées dans un cahier de liaison, et donneront lieu à des contrôles par le représentant de la personne publique Maintenance corrective La maintenance corrective a pour objet la remise en état de fonctionnement du matériel à la suite d une défaillance totale ou partielle, d altération ou cessation de l aptitude d un bien à accomplir la fonction requise. Il s agit essentiellement des opérations de dépannage, des mesures conservatoires avant réparation et de la réparation elle-même. Le titulaire intervient sur les installations après appel téléphonique de l organisme confirmé par télécopie ou par mail. Les frais de main d œuvre et de déplacement sont inclus dans le forfait. A la fin des travaux, un test de bon fonctionnement et le contrôle d'un organisme vérificateur agréé s'il y a lieu. Le titulaire est tenu de nettoyer le chantier après travaux. Il assure la formation de l'agent de la préfecture à l'utilisation du nouvel équipement devis de réparation Le titulaire doit communiquer un devis de réparation très détaillé avant toute intervention en mentionnant le délai de réparation et le taux de pourcentage de remise accordé à l'administration. Ce devis devra recevoir l aval du service administratif concerné avant toute intervention dans les services administratifs et dans les 2 résidences du corps préfectoral Fourniture, pose et raccordement de climatisation Le titulaire assure la fourniture, la pose et le raccordement de l'équipement de climatisation à air en cas de nécessité. Le titulaire devra communiquer un devis avant toute intervention en mentionnant le délai. Ce devis devra recevoir l aval du service administratif concerné avant toute intervention. Le devis doit mentionner le délai pour la fourniture et pose, le prix forfaitaire pour la pose et le raccordement, le prix de la fourniture, l'évacuation et le taux de pourcentage de remise accordé à l'administration Dépose, enlèvement et évacuation du matériel Le titulaire assure s'il y a lieu de la dépose, l'évacuation du matériel enlevé ou remplacé. Article 9 Condition d'exécution des prestations 9.1. Fournitures nécessaires à l'exécution Le Titulaire aura à sa charge les produits nécessaires à l exécution de la prestation (maintenances préventive et corrective, dépannages). Le remplacement éventuel de pièces détachées sera facturé en sus du forfait prévu pour la maintenance préventive et corrective Documents de maintenance Chaque intervention sera visée par le technicien du Titulaire et un agent de la préfecture. Préfecture Martinique 6/13 MAPA entretien climatisation 2012

7 MPPA N Page n 7 / 13 Toutes les interventions donneront lieu à la rédaction d un compte rendu qui attestera que les opérations prévues dans le présent marché ont bien été effectuées. Immédiatement après l intervention, le compte-rendu est rédigé lisiblement sur le carnet d entretien de l installation. La fourniture du carnet d entretien est à la charge du titulaire lors de la première visite de maintenance. Le carnet d entretien est obligatoire et doit rester en permanence dans les locaux. Il mentionne impérativement les points suivants de manière LISIBLE : - la date de l intervention - les heures de début et de fin d intervention - le type d intervention : maintenance préventive ou dépannage - en cas de dépannage : la cause de la panne, la consistance de la réparation et le type de pièces remplacées - en cas de maintenance préventive : les opérations de vérifications et les opérations de maintenance préventive réalisées - nom, fonction, qualification et signature de l intervenant. Chaque année à la fin de la prestation, le Titulaire devra également établir un rapport sur lequel seront indiqués les remplacements prévisionnels de matériels pour l année à venir. Le titulaire après chaque intervention doit laisser les lieux en parfait état de propreté et d'entretien. Toutes tâches de nettoyage ou d'entretien (poussières, détritus; graisse, taches, liquides etc...) doivent être exécutées à la charge du titulaire conformément aux articles prévus au CCAG. Article 10 Responsabilités et obligations des parties 10.1 Engagement du titulaire Titulaire Le Titulaire doit disposer du personnel et des moyens matériels nécessaires pour effectuer l ensemble des prestations en toute sécurité décrites dans le présent cahier des charges. Il désignera un responsable sur le site qui sera l interlocuteur de l'administration et plus particulièrement du service Immobilier Documentation Le Titulaire s engage à restituer en fin de marché toute la documentation nécessaire à la maintenance complète des installations. Tous frais de reproduction, de remise en état ou de reconstitution de la documentation est à la charge du titulaire Contrôle de l'exploitation Le frigoriste de la préfecture et/ou un technicien désigné ont en charge le contrôle de la bonne exécution du présent marché. En conséquence, le titulaire rend compte de la bonne marche des installations et se prêt à toutes les visites et contrôles demandés. Le titulaire doit également signaler par écrit au service Immobilier, dés lors qu il les a décelés, les incidents prévisibles, en indiquant les conséquences que pourraient entraîner l absence d intervention et la non-exécution des travaux indispensables à leur prévention. Préfecture Martinique 7/13 MAPA entretien climatisation 2012

8 MPPA N Page n 8 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT Respect de l'environnement Dans le cadre du code de l environnement, le Titulaire s engage à respecter le décret du 7 mai 2007, à savoir : - récupérer systématiquement les fluides frigorigènes - tester scrupuleusement l'étanchéité des circuits frigorifiques sur lesquels il intervient. - prendre les mesures nécessaires pour remédier aux fuites le cas échéant. - respecter les fiches d intervention mentionnées ci-dessus et le registre d entretien, articles 4 et 5 du présent décret Engagement de l'administration Accès aux locaux et installations La préfecture permettra au Titulaire d accéder à tous les locaux et installations dans lesquels le Titulaire aura à pénétrer pour l exécution de sa prestation Exploitation des installations maintenues D une manière générale, l'administration s engage à utiliser et surveiller ses installations et cela conformément : - aux normes et règles en vigueur, - aux prescriptions, notices et documentations préconisées par le constructeur des installations. Article 11 Actualisation du prix 11.1 Contenu du prix Les prestations faisant l'objet du marché seront réglées au prix global et forfaitaire annuel figurant dans l'acte d'engagement. Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation Actualisation du prix Le prix du marché est ferme et définitif pour la période considérée de 12 mois. En cas de reconduction expresse et sous réserve des dispositions légales ou réglementaires qui pourraient être prises, le prix sera révisé conformément à la formule retenue. Les prix du présent marché sont révisables par référence au bordereau de prix de l année n au 1 er janvier et uniquement pour les périodes suivantes : 1 ère révision : prix applicables du 1 er janvier 2014 au 31 décembre 2014, 2 ème révision : prix applicables du 1 er janvier 2015 au 31 décembre 2015, 3 ème révision : prix applicables du 1 er janvier 2016 au 31 décembre Clause de sauvegarde Si l'application de la formule ci-dessus conduit à une augmentation des prix supérieur à 5% l'administration pourra résilier sans indemnité la partie du marché restant à exécuter à chaque révision. Cette article déroge au CCAG. Article 12 Délais de paiement Préfecture Martinique 8/13 MAPA entretien climatisation 2012

9 MPPA N Page n 9 / 13 Les sommes dues au titulaire seront réglées dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture en bonne et due forme par la personne publique. Le taux des intérêts moratoires dus en cas de non respect du délai de règlement est celui de l intérêt légal en vigueur à la date de laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points (français). Article 13 Conformité aux règles et prescriptions en vigueur Les prestations doivent être conformes aux stipulations du marché, aux prescriptions des normes françaises et européennes homologuées ou aux spécifications techniques établies par les groupes permanents d'étude des marchés. Les prestations seront exécutées et adaptées aux textes, aux normes et aux conditions de sécurité en vigueur en garantissant la protection du personnel et du public, et ce sous l'unique responsabilité du prestataire. Article 14 Assurances Avant tout commencement d'exécution, le titulaire et ses sous-traitants éventuels devront justifier qu'ils sont couverts par un contrat d'assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du Code Civil, ainsi qu'au titre de sa responsabilité professionnelle, en cas de dommage occasionné par l'exécution du marché. Article 15 Pénalité En cas de non respect des clauses énoncées notamment celles relatives à la remise des documents à produire par le titulaire dans le cadre du présent marché, le titulaire s expose aux pénalités suivantes : -Non réalisation d une prestation 150 /jour -Non fourniture du rapport de visite 150 /jour -Carnet d'entretien non rempli 150 /jour -Non respect du planning annuel des visites préventives 150 /jour -Non fourniture du devis de réparation 150 /jour -Non fourniture du devis de fourniture, pose et installation de climatiseur 150 /jour -Non fourniture du rapport récapitulant les changements à prévoir 150 /jour -Non fourniture de la fiche mentionnant les incidents prévisibles 150 /jour A défaut de communication avec le service de l'immobilier sur la teneur du manquement, ces pénalités seront comptabilisées et retenues immédiatement sur la facture annuelle. Le décompte des pénalités sera adressé au titulaire par courrier en LRAR. Cette clause déroge au CCAG. Article 16 Délais d'invention maintenance corrective Horaires d intervention Le titulaire prendra toutes les mesures pour assurer le dépannage des installations pendant les jours ouvrés (du lundi au vendredi sauf jours fériés selon la plage horaire de chaque service administratif). Les heures d'interventions pour le lot 6 sont arrêtées par le service Immobilier Délais de mise en service Préfecture Martinique 9/13 MAPA entretien climatisation 2012

10 MPPA N Page n 10 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT si l intervention ne nécessite pas le remplacement de pièces : - Pour toute demande formulée avant midi suivant l appel téléphonique ou l envoi de la télécopie signalant le dysfonctionnement, le titulaire s engage à remettre en ordre de marche les installations le jour J ou le lendemain au plus tard. - Pour toute demande formulée après midi suivant l appel téléphonique ou l envoi de la télécopie signalant le dysfonctionnement, le titulaire s engage à remettre en ordre de marche les installations le lendemain ou 48h au plus tard. En cas de non respect de ses délais si aucune intervention n a eu lieu dans les 48h, 150 de frais de pénalité par jour de retard seront appliquées par l'administration si l intervention nécessite le remplacement d une ou plusieurs pièces, le délai de remise en état sera fonction de l approvisionnement du matériel chez le constructeur. Le délai d approvisionnement sera communiqué par le titulaire à l'administration dans le délai de 5 jours ouvrés. Dans le cas d un délai d approvisionnement de pièces de rechange trop important, excédant 7 jours, le titulaire s engage à mettre à disposition et ce, à titre gracieux, un ou des appareils de prêt mobiles selon la superficie concernée Mises en route La vérification de l ensemble des installations débutera début janvier Les trois années suivantes, si le marché est reconduit, la date d intervention sera arrêtée d un commun accord une semaine avant le démarrage des prestations, le délai de réalisation ne devant pas excéder 1 semaine. Article 17 Exécution aux frais et risques du titulaire Dans le cas de prestations non conformes, le pouvoir adjudicateur peut, par lettre recommandée avec accusé de réception, mettre le titulaire en demeure de remédier aux non-conformités constatées dans un délai de soixante douze heures à compter de la réception de la lettre de mise en demeure. Si, à l'expiration de ce délai, le titulaire ne peut assurer la prestation contractuelle, le pouvoir adjudicateur peut y pourvoir aux frais et risques du titulaire, conformément aux dispositions de l'article 36 du CCAG Fournitures courants et services(c.c.a.g.f.c.s.) selon l'arrêté du 19 janvier 2009 «non joint mais réputé être connu du titulaire». Les pénalités visées pour prestations non conformes continuent de s'appliquer pendant la période où l'administration assure cette fourniture à la place du titulaire. Les dispositions qui précèdent s appliquent sans préjudice de résiliation possible, conformément aux dispositions du CCAG précité. Article 18 Garantie Toutes les dispositions de l'article 28 du CCAG.F.C.S. s'appliquent dès lors que l'offre de garantie du titulaire est inférieure aux clauses du CCAG susmentionnées. Article 19 Résiliation Les règles relatives à la résiliation sont celles prévues par le cahier des clauses administratives générales applicables au présent marché. Préfecture Martinique 10/13 MAPA entretien climatisation 2012

11 MPPA N Page n 11 / 13 Sauf condition prévue à l'article 8, le contrat peut être résilié après mise en demeure restée sans effet pour inexécution des prescriptions, prestation insuffisante répétée du fait du prestataire ou manquement aux obligations contractuelles. Le tribunal administratif de FORT-DE-FRANCE est compétent. L Administration se réserve le droit de mettre fin à ce marché à n importe quel moment en cas d inexactitude des renseignements comme indiqué dans l article 47 du CMP. En tout état de cause il sera résilié de plein droit, sans mise en demeure préalable et aux torts du titulaire (art. 28 du CCAG/FCS), en cas de liquidation judiciaire non déclarée. Article 20 Litiges Les litiges éventuels sont régis par les lois et règlements en vigueur en France. Le tribunal Administratif de FORT-DE-FRANCE est seul compétents pour régler les recours et litiges. Tout différend survenant à l'occasion de l'exécution du marché doit faire l objet d un courrier adressé en recommandé avec accusé de réception à Monsieur le Préfet de la Région Martinique, Bureau de l'immobilier affaire suivie par Mme CATHERINE. ************************************** Préfecture Martinique 11/13 MAPA entretien climatisation 2012

12 MPPA N Page n 12 / 13 FORMULAIRE D ENGAGEMENT Engagement du candidat Tournez la page svp Nom, Prénom et qualité du signataire Raison sociale : Adresse : Après avoir pris connaissance des documents constitutifs du marché, Je m'engage, sur la base de mon offre J engage le groupement dont je suis mandataire, sur la base de l offre du groupement L ensemble des membres du groupement solidaire s engagent, sur la base de l offre du groupement (cocher la case correspondante) et conformément aux documents susmentionnés, à exécuter les prestations aux prix indiqués dans le Bordereau de Prix Unitaire (BPU) annexe I. Fait à. Le.. Signature et cachet (précédée du nom et de la fonction de la personne habilitée à engager la société) Décision du Pouvoir Adjudicateur La présente offre est acceptée : Signature Notification Préfecture Martinique 12/13 MAPA entretien climatisation 2012

13 MPPA N Page n 13 / 13 Le titulaire signera la formule ci-dessous : «Reçu à titre de notification une copie du présent marché» A., le.. Signature du titulaire Préfecture Martinique 13/13 MAPA entretien climatisation 2012