Modifications du règlement d'exécution de la CBE concernant la constitution, la tenue et la conservation des dossiers règle 147 CBE

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1 CA/71/15 Orig. : en Munich, le OBJET : SOUMIS PAR : DESTINATAIRES : Modifications du règlement d'exécution de la CBE concernant la constitution, la tenue et la conservation des dossiers règle 147 CBE Le Président de l'office européen des brevets 1. Le Conseil d administration (pour décision) 2. Le Comité "Droit des brevets" (pour information) RÉSUMÉ Il est proposé de modifier la règle 147 CBE, afin de refléter la réalité du stockage électronique de données à l'oeb et de clarifier que les dossiers (des demandes) de brevets sont constitués, tenus et conservés sous forme électronique. Il est également proposé d'introduire dans la règle 147 CBE le fondement d'une politique de conservation équilibrée pour les versions initialement produites de documents qui ont été incorporés dans le dossier électronique. Le présent document correspond dans ses grandes lignes au document CA/PL 4/15 au sujet duquel le comité "Droit des brevets" a émis un avis favorable lors de sa 45 e réunion, le 15 septembre Il tient compte des résultats des discussions qui ont eu lieu ainsi que des suggestions qui ont été formulées lors de cette réunion. CA/71/15 e

2 - I - TABLE DES MATIÈRES Objet Page PARTIE I 1 I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1 II. RECOMMANDATION 1 III. MAJORITÉ REQUISE 1 IV. CONTEXTE 1 V. EXPOSÉ DES MOTIFS 2 VI. PROPOSITIONS DE MODIFICATION DE LA RÈGLE 147 CBE 4 VII. RÉGIME TRANSITOIRE 5 VIII. INCIDENCES FINANCIÈRES 6 IX. BASE JURIDIQUE 6 X. PUBLICATION RECOMMANDÉE 6 PARTIE II 7 CA/71/15 e

3 I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1. Stratégie PARTIE I II. RECOMMANDATION 2. Il est demandé au Conseil d'administration d approuver le projet de décision figurant dans la partie II du présent document. III. MAJORITÉ REQUISE 3. Majorité des trois quarts IV. CONTEXTE 4. La règle 147 CBE porte sur la constitution, la tenue et la conservation des dossiers. Cependant, elle ne reflète pas directement la réalité du stockage des données à l'oeb. Premièrement, l'oeb constitue, tient et conserve systématiquement les dossiers sous forme électronique. Il est donc prévu d'indiquer explicitement, en modifiant la règle 147(1) et (2) CBE, que l'oeb constitue, tient et conserve ses dossiers (de demandes) de brevet sous forme électronique. 5. Par ailleurs, le système de dossier électronique PHOENIX, utilisé à l'oeb depuis le 18 mai , incorpore tous les documents papier déposés à compter de cette date dans le dossier électronique. Conformément à la règle 147(3) CBE, le dossier électronique est considéré comme l'original. Les pièces produites initialement sur papier sont conservées et archivées en ordre séquentiel dans des cartons jusqu'à nouvel ordre. Aucune disposition de la CBE ou de son règlement d'exécution ne régit la conservation ou la destruction de ces documents. La règle 147 CBE vise expressément la conservation des dossiers uniquement, et habilite le Président à déterminer la forme dans laquelle les dossiers sont constitués, tenus et conservés, mais pas la durée de conservation des dossiers ou des documents. Le délai de conservation des dossiers est fixé à la règle 147(4) et (5) CBE et demeure inchangé. Il est prévu de modifier la règle 147(3) et d'introduire un délai de conservation des documents qui sont produits pour être incorporés dans le dossier électronique et qui ne sont pas considérés comme des originaux. 1 Introduction différée pour la DG3. CA/71/15 e 1/8

4 6. Compte tenu des questions mentionnées ci-dessus, il est proposé de modifier les paragraphes 1 à 3 de la règle 147 CBE, l'objectif étant : de permettre à l'oeb de s'engager de manière explicite vis-à-vis du dossier électronique, et d'introduire, pour les versions initialement produites sur papier des documents qui ont été incorporés dans le dossier électronique, un délai de conservation de cinq années, à l'expiration duquel ces versions papier peuvent être détruites. V. EXPOSÉ DES MOTIFS 7. Le dossier électronique a fait la preuve de son caractère fiable et pratique. Les demandeurs et les tiers apprécient la possibilité d'accéder par voie électronique aux dossiers de (demandes de) brevet. Aussi y a-t-il lieu d'aligner le règlement d'exécution sur la réalité de la gestion des dossiers électroniques à l'oeb. Les paragraphes 1 et 2 de la règle 147 CBE sont concernés. Le premier paragraphe de la règle 147 CBE précise que les dossiers sont constitués, tenus et conservés sous forme électronique. Le deuxième paragraphe contient une disposition d'habilitation qui doit refléter l'engagement de l'oeb vis-à-vis du dossier électronique, et donc autoriser le Président de l'oeb à définir les modalités techniques et administratives nécessaires pour permettre à l'oeb de gérer correctement ces dossiers électroniques. 8. Un délai de cinq années est proposé pour la conservation de la version initiale de tous les documents incorporés dans le dossier électronique, qu'ils aient été produits par les parties ou par l'oeb. Ce délai est jugé propre à préserver la sécurité juridique. En effet, il prévoit une marge de sécurité suffisante pour permettre notamment une nouvelle numérisation des documents produits initialement en cas de problème de qualité découlant de la première numérisation. Ce délai de cinq années laisse aussi suffisamment de temps au demandeur pour contrôler scrupuleusement la version électronique de ses pièces initiales, afin de repérer d'éventuelles divergences entre le document qu'il a produit et ce qui est considéré comme l'original dans le dossier électronique conformément à la règle 147(3) CBE, et pour demander, le cas échéant, une contre-vérification. L'expérience montre que les documents ne sont pratiquement jamais sortis des archives cinq ans après avoir été produits. En effet, il ressort d'une évaluation interne des risques qu'après cinq ans, le taux de consultation d'un document numérisé s'établit à 1/ En outre, le document récupéré n'est dans presque aucun cas de meilleure qualité ou plus complet que celui qui figure dans le dossier électronique. CA/71/15 e 2/8

5 9. Tous les documents sont numérisés sous forme d'images au moment de leur réception et versés au dossier électronique. Un triple contrôle de la qualité est alors effectué. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de conserver les documents papier produits initialement aussi longtemps, voire même plus longtemps, que les dossiers électroniques correspondants. Le délai de cinq ans est conforme au délai de conservation prévu à la règle 147(4) CBE pour les dossiers de (demandes de) brevet. 10. En ce qui concerne les pièces de la demande, la saisie correcte des données dans le dossier est particulièrement délicate. Actuellement, les demandes sont déposées pour la vaste majorité (93% environ) via les outils en ligne de l'oeb, si bien que dans la plupart des cas, les pièces de la demande ne font pas l'objet d'une numérisation. En outre, la conséquence qu'entraîne l'expiration du délai de conservation de cinq ans, en vertu de la règle 147(3) CBE telle que modifiée, sera strictement limitée aux documents produits initialement sur papier. 11. L'OEB consacre un volume considérable de ressources financières et environnementales à la conservation des versions initiales de documents (surtout sur papier) qui ne sont ni considérées comme des originaux au sens de la règle 147(3) CBE, ni consultées activement. D'un point de vue économique, il est raisonnable d'introduire pour ces versions initiales de documents incorporés dans le dossier électronique un délai de conservation à l'expiration duquel elles peuvent être détruites. L'introduction d'un délai de conservation permettrait à l'oeb de vider ses archives, de mettre fin aux contrats en vigueur relatifs à la location de surfaces de stockage pour les versions de documents antérieures au dossier électronique original, ou de réduire l'étendue de ces contrats. 12. Dans un souci de clarté, il est souligné que le délai de conservation susvisé ne s'applique pas aux exemplaires originaux de demandes internationales PCT déposés sur papier auprès de l'oeb et conservés par celui-ci au nom du Bureau international. Cette limitation reste valable tant que le délai de dix années prévu par l'instruction administrative 705bis c) du PCT est maintenu. CA/71/15 e 3/8

6 VI. PROPOSITIONS DE MODIFICATION DE LA RÈGLE 147 CBE Texte actuel Règle 147(1) CBE L'Office européen des brevets constitue, tient et conserve des dossiers pour toutes les demandes de brevet européen et tous les brevets européens. Texte proposé Règle 147(1) CBE L'Office européen des brevets constitue, tient et conserve sous forme électronique des dossiers pour toutes les demandes de brevet européen et tous les brevets européens. Texte actuel Règle 147(2) CBE Le Président de l'office européen des brevets détermine la forme dans laquelle ces dossiers sont constitués, tenus et conservés. Texte proposé Règle 147(2) CBE Le Président de l'office européen des brevets arrête toutes les modalités techniques et administratives nécessaires à la gestion des dossiers électroniques, telle que prévue au paragraphe 1. Texte actuel Règle 147(3) CBE Les documents incorporés dans un dossier électronique sont considérés comme des originaux. Texte proposé Règle 147(3) CBE Les documents incorporés dans un dossier électronique sont considérés comme des originaux. La version initialement produite sur papier d'un tel document ne sera détruite qu'après l'expiration d'une période d'au moins cinq années. Ce délai de conservation commence à courir à compter de l'expiration de l'année au cours de laquelle le document a été incorporé dans le dossier électronique. CA/71/15 e 4/8

7 Texte actuel Règle 147(4) CBE Texte proposé Règle 147(4) CBE Les dossiers sont conservés pendant cinq années au moins après l'expiration de l'année au cours de laquelle, selon le cas : Inchangé a) la demande a été rejetée, retirée ou réputée retirée ; b) le brevet a été révoqué par l'office européen des brevets; c) le brevet ou la protection correspondante visée à l'article 63, paragraphe 2, est venu à expiration dans le dernier des États désignés. Texte actuel Règle 147(5) CBE Texte proposé Règle 147(5) CBE Sans préjudice du paragraphe 4, les dossiers relatifs aux demandes ayant donné lieu au dépôt de demandes divisionnaires au sens de l'article 76, ou à de nouvelles demandes au sens de l'article 61, paragraphe 1 b), sont conservés pendant au moins la même durée que le dossier correspondant à l'une quelconque de ces dernières. Cela vaut également pour les dossiers relatifs aux brevets auxquels ces demandes ont donné lieu. Inchangé VII. RÉGIME TRANSITOIRE 13. Il est proposé que la version modifiée de la règle 147 CBE entre en vigueur le 1 er novembre 2016, sous réserve que le délai de conservation de cinq années prévu à la règle 147(3) CBE n'expire pas avant le 31 décembre 2018, quelle que soit la date à laquelle le document a été incorporé dans le dossier électronique. 14. La mise en oeuvre échelonnée de la règle 147(3) CBE, telle que modifiée, pour les documents produits antérieurement permet à l'oeb, ainsi qu'aux demandeurs et aux autres parties, de contrôler l'exhaustivité et la qualité de la numérisation des documents qui ont été incorporés dans le dossier électronique avant l'entrée en vigueur de cette règle modifiée. CA/71/15 e 5/8

8 VIII. INCIDENCES FINANCIÈRES 15. Le budget de l'oeb prévoit des dépenses d'un montant de EUR environ par an pour le stockage à long terme des dossiers papier. L'introduction et la mise en œuvre d'un délai de conservation approprié pour les versions initiales de documents qui ont été incorporés dans le dossier électronique permettrait de réduire considérablement ce montant. Cela étant, les économies correspondantes ne seront réalisées qu'en 2019 et, même à ce stade, elles seront modestes au début, vu les ressources nécessaires à la destruction des anciens documents papier. IX. BASE JURIDIQUE 16. Article 33(1)c) CBE. X. PUBLICATION RECOMMANDÉE 17. Oui. CA/71/15 e 6/8

9 PARTIE II Projet DÉCISION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION en date du [date de la décision] modifiant la règle 147 du règlement d'exécution de la Convention sur le brevet européen LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'ORGANISATION EUROPÉENNE DES BREVETS, vu la Convention sur le brevet européen (ci-après dénommée "la CBE"), et notamment son article 33, paragraphe 1, lettre c, sur proposition du Président de l'office européen des brevets, vu l'avis du comité "Droit des brevets", DÉCIDE : Article premier La règle 147 du règlement d'exécution de la CBE est modifiée comme suit : Les paragraphes 1 à 3 sont remplacés par les paragraphes 1 à 3 suivants : "(1) L'Office européen des brevets constitue, tient et conserve sous forme électronique des dossiers pour toutes les demandes de brevet européen et tous les brevets européens. (2) Le Président de l'office européen des brevets arrête toutes les modalités techniques et administratives nécessaires à la gestion des dossiers électroniques, telle que prévue au paragraphe 1. (3) Les documents incorporés dans un dossier électronique sont considérés comme des originaux. La version initialement produite sur papier d'un tel document ne sera détruite qu'après l'expiration d'une période d'au moins cinq années. Ce délai de conservation commence à courir à compter de l'expiration de l'année au cours de laquelle le document a été incorporé dans le dossier électronique." CA/71/15 f 7/8

10 Article 2 (1) La présente décision entre en vigueur le 1 er novembre (2) Les dispositions figurant à l'article premier de la présente décision s'appliquent à toutes les demandes de brevet européen et à tous les brevets européens, sous réserve que le délai de conservation de cinq années prévu à la règle 147(3) CBE n'expire pas avant le 31 décembre 2018, quelle que soit la date à laquelle le document a été incorporé dans le dossier électronique. Fait à Munich, le [date de la décision] Par le Conseil d'administration Le Président Jesper KONGSTAD CA/71/15 f 8/8