Édito. Aareon vous présente son actualité

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1 News Letter Mai 2010 Convention Clients 2010 Aareon France organise le 10 juin prochain sa convention clients annuelle et les invite à cette occasion dans un haut lieu de l Histoire Française : le Musée de l Armée à l Hôtel National des Invalides. Page 2 Directeur de la publication : Imad Abdallah Rédactrice en chef : Myriam Hefaiedh Equipe de rédaction : Muriel Aufort et Marine Gallée Conception et réalisation : PRC pour Aareon France Édito En 2010, consolidons ensemble nos premiers succès de fut une année particulière pour Aareon France, l'année de la fusion avec Sylogis.com qui a vu naître l'acteur numéro un sur le marché de l'habitat Social Français et un des leaders incontesté du marché immobilier en général. Cette fusion a mené, entre autres, à une nouvelle politique d'aareon France sur la gamme Prem'Habitat se traduisant par le lancement de Prem'Habitat 2.0 et l'amélioration de la qualité du service Hotline, qui a vu ses effectifs s accroître de plus de 50%. Nous avons également respecté nos engagements vis-à-vis de nos clients concernant la gamme PortalImmo via la mise sur le marché de la Release 2 de PortalImmo Habitat 2.0 et la fin du développement de la version web d ImmoProperty, la solution centrale de PortalImmo Real Estate, dédiée à l'immobilier d'entreprise. Aareon vous présente son actualité Consultez l'agenda D'Aareon France pour les prochains mois : réunions de travail, salons, évènements. Découvrez toute notre actualité. (Page 2) La Hotline dédiée à la gamme Prem'Habitat Plus d informations sur la base de connaissances fonctionnelles et la nouvelle organisation de la Hotline. I 1 I (Page 3) A fin mars 2010, plus de 70% des clients de la gamme PortalImmo ont opté pour la nouvelle version PortalImmo Habitat 2.0 et plus de 35% de la gamme Prem pour la version Prem'Habitat 2.0. Nous les remercions pour la confiance qu'ils nous témoignent dans le cadre de notre stratégie d'évolution de notre offre logicielle et des services associés. Durant les trois premiers mois de l'année 2010, Aareon France a consolidé et développé la démarche collaborative avec les associations Logic et Prem'Unir, via l'organisations de plusieurs réunions de travail. Chacune de ces réunion a fait l'objet d'un domaine métier spécifique et a permis aux participants d'échanger autour des évolutions apportées à notre offre produits et services (cf. pages 4 & 5). Nous tenons à remercier les clients présents à ces réunions pour leur collaboration active et leur contribution en vue d améliorer nos solutions. Ensemble continuons à construire le futur. Imad Abdallah Zoom sur les nouveautés Tout connaître sur les nouveautés de Prem Habitat 2.0, de PortalImmo Habitat et ImmoProperty. (Pages 4 & 5) Nos clients témoignent Espace Habitat et Le Cottage Social des Flandres partagent leur expérience. (Page 6)

2 L actualité Aareon France du premier semestre 2010 MIPIM 2010 du 16 au 19 mars Du 16 au 19 mars, Aareon France a participé au MIPIM, premier forum mondial des professionnels de l'immobilier, sur le stand d'aareal Bank. Cette 21ieme édition a enregistrée participants venus de 81 pays, tous venus découvrir les derniers enjeux du secteur. Cela a été l occasion pour Aareon France de présenter PortalImmo Real Estate, notre suite full web, dédiée à la gestion de l'immobilier d'entreprise. A ne pas manquer! La convention Clients Aareon France le 10 juin 2010 à l'hôtel des Invalides Après le Chalet des Iles en 2009, Aareon France poursuit son invitation au voyage à travers des lieux chargés d'histoire et de symbolique avec l'hôtel des Invalides. L art, l histoire, les sciences et les techniques se mêlent dans cet établissement chargé de valeurs défendues par Napoleon Bonaparte et qui sont également chères à Aareon France : l'ingéniosité et la modernité. L'imagination gouverne le monde avait affirmé Napoléon. Une journée exceptionnelle propice aux échanges et à la découverte vous est proposée à travers des témoignages clients et partenaires, des ateliers et la découverte du site des Invalides. E-thématiques Inscrivez-vous par (marine.gallee@aareon.com) ou sur votre Espace Clients 12 mai 2010 à 10H ou à 14H : PSP E-Thématique PortalImmo Habitat dédiée au Plan Stratégique du Patrimoine : une démonstration en ligne vous permettra de découvrir notre outil d aide à la décision et ses différentes fonctionnalités. 20 mai 2010 à 10H ou à 14H : Extranet Fournisseur E-Thématique PortalImmo Habitat 2.0. dédiée à ImmoLink : une démonstration en ligne vous fera découvrir notre extranet fournisseur permettant la dématérialisation de la relation fournisseurs, en vous apportant de nombreux bénéfices comme des gains de temps et des gains économiques. I 2 I PortalImmo Habitat Réunions de travail le 19 mai 2010 à Paris : GRC ImmoPhone : l objectif de cette journée est d évaluer l adéquation de cette solution à vos besoins métiers et de déterminer avec vous le périmètre des améliorations à apporter. le 10 mars 2010 à Paris : Réformes Budgétaires Dans le cadre des modifications requises par la circulaire du 30 juillet 2009 portant sur diverses précisions d ordre budgétaire et comptable, nous avons organisé en collaboration avec le Club Logic une journée d étude afin de mettre notre produit en conformité. Neuf organismes ont été représentés à cette occasion. 28 janvier 2010 à Paris : Extranet Fournisseur ImmoLink permet d'optimiser la gestion des BT, BC ainsi que la facturation associée. Sept organismes ont participé à la démarche d évolution de cette solution. 26 janvier 2010 à Paris : Gestion Projets Immobiliers Grâce à la participation et l'implication de quatre clients, cette réunion a permis de dégager plusieurs axes d'évolutions. Prem Habitat Réunions de travail le 27 mai 2010 à Paris : PRH 2.0 L hotel du Louvre Aareon France organise en collaboration avec le club Prem Unir une journée dédiée aux évolutions ergonomiques contenues dans la Release 2 de Prem Habitat mars 2010 à Paris : PRH 2.0 La maison des Polytechniciens Suite aux ateliers autour de la gestion comptable, locative et technique de fin 2009, Aareon France a rencontré le club Prem Unir et les utilisateurs de Prem Habitat 2.0 (treize organismes ont répondus présents) pour échanger sur les retours des évolutions fonctionnelles. Vous trouverez la liste des clients ayant participé aux réunions et les comptes rendus dans l espace clients, rubrique Communication/Réunions Thématiques

3 L actualité de nos gammes PortalImmo Habitat 2.0 Release 3 Avec la sortie de la Release 3 de PortalImmo Habitat 2.0, prévue en juillet 2010, nous aurons respecté nos engagements concernant le double objectif que nous nous étions fixé sur le respect du périmètre fonctionnel annoncé à nos clients et le respect des délais de mise à disposition de cette version. La Release 2 a été riche en nouveautés fonctionnelles et ergonomiques. La Release 3 arrivera avec son lot de nouveautés fonctionnelles, d évolutions apportées aux modules existants et d'améliorations ergonomiques : L approche par processus : suivi et contrôle de la chaîne de quittancement, de la sortie locataire Nouveautés fonctionnelles : gestion de la taxe foncière, gestion des compteurs généraux énergie Composants transversaux : couplage intelligent avec Outlook et archivage Helpline : la base de connaissances fonctionnelle La base de connaissances est un service supplémentaire accessible par abonnement aux clients PortalImmo Habitat. Véritable mine d informations, on accède à de nombreuses notes fonctionnelles mises à disposition des utilisateurs. Ces derniers y trouvent des réponses à des problématiques déjà résolues. L objectif est de mutualiser auprès des abonnés les solutions et connaissances issues du traitement des DI par la Helpline En 2009, 1702 DI ont été traitées au titre de la Helpline. Au cours du premier trimestre 2010, 10 nouvelles notes fonctionnelles ont été publiées, portant ainsi à 205 le nombre de notes consultables. Procédure : Lors de la saisie d une situation de travaux, vous accèdez à un écran vous permettant de renseigner l équivalent d un entête facture ainsi que l avancement du chantier par rapport aux OS. Une donnée supplémentaire a été introduite sur cet écran afin d étendre les possibilités. Elle s appelle No situation à annuler I 3 I Prem Habitat 2.0 Release 2 En 2009 la gamme Prem'Habitat a connu une évolution importante via le lancement de la nouvelle version Prem'Habitat 2.0 (PRH 2.0) dont la première Release est sortie dans les délais annoncés en Septembre. Cette Release est riche en évolutions fonctionnelles et technologiques telle que l'intégration d'une GED métier au sein des applications PRH 2.0. La Release 2 annoncée en septembre 2010 arrivera avec des évolutions fonctionnelles mais également avec une refonte totale des ergonomies des applications en adoptant le modèle d'office Elle intègrera également un moteur d alertes métiers multicanaux (mail, SMS, portail et flux RSS). Amélioration service avec la nouvelle organisation de la Hotline Depuis l été 2009, les gammes PortalImmo Habitat et Prem Habitat bénéficient de la même organisation de leur hotline. Sur la gamme Prem Habitat, cela se traduit par plusieurs évolutions : Un nouvel outil de gestion des demandes d intervention qui offre en outre un système de notification par , permettant plus de réactivité et de fluidité dans les échanges. Des ressources humaines supplémentaires via la formation et le recrutement, dans l objectif de renforcer l équipe Hotline existante. Ainsi l équipe Hotline de la gamme Prem a vu ses effectifs s accroître de plus de 50%. A la fin du premier trimestre 2010, le bilan de cette nouvelle organisation est plutôt positif, grâce au travail de qualification des demandes d intervention mené courant La version 205 d ImmoProperty PortalImmo Real Estate Cette version est disponible depuis fin avril avec des évolutions fonctionnelles et technologiques importantes. En voici quelques exemples : Description physique du patrimoine : elle permet de rattacher au patrimoine des critères de localisation, des composants techniques avec un lien vers les unités de gestion. Rapprochement bancaire automatique. Livraison d un explorateur par domaine métier : il permet de consolider d une façon paramétrable les données et informations associées à une entité métier.

4 Zoom sur les nouveautés Prem Habitat (R2) Les nouvelles fonctionnalités de navigation Les «Smart Tag» Des actions paramétrées peuvent être liées à un type d entité métier (client, lot, facture, réclamation ) et accessibles via un menu contextuel. Exemple : sur une facture, un clic droit sur le champ marché permet d avoir accès à l action «ouvrir» qui lancera le module marché et l actualisera. Cette fonction sera présente dans les écrans métiers et dans les résultats de recherche du bureau applicatif. Elle aura l avantage de simplifier la navigation dans Prem Habitat 2.0 et de la rendre intuitive. Cette fonction n est pas limitée à l ouverture des écrans mais accessible à une liste standard de transactions (édition, envoi de mail ). Zoom sur la R1 LA GED métier Prem Habitat 2.0 dispose nativement d un moteur de GED métier intégré permettant d associer aux entités métier tous types de documents bureautiques et multimédia. Un moteur de recherche permet d effectuer des recherches croisées sur les documents afin d en faciliter l accès. Il est également possible d injecter en masse des documents dans Prem Habitat 2.0. Comptabilité Publique Choix métier du mode d exploration Prem Habitat 2.0 offrira la possibilité de générer en automatique, à partir de la gestion locative : les titres de recette pour les appels de Dépôt de Garantie les mandats pour les remboursements de Dépôt de Garantie Bannière décrivant l entité sélectionnée dans l explorateur avec possibilité d accéder à la fiche concernée Consultation sous forme d onglets paramétrables par groupe utilisateur Détail des éléments métiers par onglets sélectionnés Explorateur métier paramétrable par groupe utilisateur Accès rapide à l information sélectionnée de l onglet de consultation Bannière de filtre pour un accès rapide à l information I 4 I

5 Zoom sur les nouveautés PortalImmo Habitat 2.0 Plan Stratégique du Patrimoine Le PSP est un outil d aide à la décision représentant un business plan à moyen long terme pour : Adapter un patrimoine vieillissant parfois en décalage avec les attentes des demandeurs ou occupants. Arbitrer entre rénovation de l existant et nouvelles constructions. Définir des règles de priorité des investissements budgétaires pour une allocation optimale des ressources. L analyse se fait par immeuble selon plusieurs axes d analyse distincts (état technique, attractivité, financier, situation socio-économique locale ) dans le but de : Déterminer des plans d'actions clairs et détaillés en matière d'entretien sur une échelle de 5 à 10 ans : maintien en l'état, réhabilitation, démolition avec ou sans reconstruction etc... Fournir aux bailleurs un outil d'aide à la décision afin de disposer d'une vision globale du patrimoine géré et de vérifier la pertinence de la stratégie adoptée en matière de réhabilitation en fonction de l'état des bâtiments et des moyens de l'organisme. Résultat d une segmentation sous forme graphique Notation de critères relatifs au PSP Nouveautés offre décisionnelle Un nouvel état concernant l univers de la gestion locative permet de fournir des statistiques relatives aux demandes de logements, permettant d observer selon un axe temps l évolution du stock et d apprécier la capacité de satisfaction de la demande client. Evolution des solutions de demandes saisies sur les 4 dernières années échange 1ère attribution Satisfaction des demandes par ancienneté % de demandes insatisfaites % de demandes satisfaites Évolution du nombre de demandes saisies par année en fonction du type de la demande : 1ère attribution ou demande d échange. I 5 I Pourcentage de satisfaction des demandes en fonction de l ancienneté de la demande.

6 Nos clients témoignent Cottage Social des Flandres Mr Jean Pierre René, Directeur général du Cottage Social Espace Habitat Mme Laurence Naudin, Chef de projet informatique chez Espace Habitat depuis 2001, est en charge de la gestion locative, de la comptabilité et de la mise en place des nouveaux projets GED et Workflow. Le Cottage Social des Flandres est spécialisé dans la construction de maisons individuelles et propose des logements locatifs et en accession à la propriété dans le Nord de la France. Il gère plus de 8000 logements. En 2005, le Cottage Social des Flandres s est doté de PortalImmo Habitat d Aareon France, pour en utiliser, dans un premier temps, les fonctionnalités de gestion courantes. Depuis, Aareon France l a accompagné dans une refonte de son site Internet, la création d un extranet dédié aux locataires et d un Intranet avec l outil ImmoDoc et enfin, la mise en place d un centre d appels via Immophone, solution de la suite PortalImmo Habitat pour optimiser la gestion de tout le cycle des appels entrants : prise en charge, traitement et routage des demandes. La mise en place de ce centre d'appel est destinée à augmenter le taux de réponses aux appels ainsi que la qualité de ce service. Les résultats en termes de productivité des conseillers permettent d influencer positivement le niveau de satisfaction des clients. La solution PortalImmo Habitat 2.0 se positionne donc comme un maillon clé de la qualité de service proposée aux locataires du Cottage Social des Flandres. Leader dans les Ardennes, Espace Habitat propose un large choix de logements sociaux et se différencie en défendant des valeurs humaines et sociales telles que l adaptabilité aux personnes à mobilité réduite ou encore le développement durable. Avec plus de factures émises chaque année, Espace Habitat a choisi Aareon France pour l'implémentation de son système de dématérialisation des factures. En mars 2010, le lancement de ce projet alliant des solutions d Aareon France pour la partie GED (via son offre Prem'Habitat) et Belink pour ce qui concerne la LAD (Lecture automatique des documents), a été une réussite. Ainsi l ensemble des factures reconnues par la solution de LAD sont enregistrées automatiquement dans Prem Habitat et le document image créé est associé dans la GED métier et accessible directement à partir de Prem Habitat. La gestion des factures est désormais optimisée et totalement dématérialisée. Le succès de ce projet s explique par la parfaite coordination de tous les Nous avons mis en place l approche multicanal afin de gérer notre relation clients via intervenants, la qualité des prestations de conseil et d intégration ainsi que le respect la mise en place d un extranet locataires et des délais de mise en production. d un centre d appel tous deux basés sur les L utilisation d un environnement de test a solutions d Aareon France. Ceci confère une cohérence globale à notre gestion de la largement contribué à fiabiliser la démarche. La mise en production a donc relation avec eux. été réalisée sans difficulté, sans rupture d exploitation et de manière transparente. Retrouvez l intégralité des témoignages sur rubrique «Nos références» Aareon France siège : 9/11 rue Jeanne Braconnier Meudon-la-Forêt Cedex - France Agences : Orléans, Nantes, Toulouse Tél : contact.fr@aareon.com - I 6 I