Planificateur de production de publipostage

Transcription

1 Postes Canada Planificateur de production de publipostage Des conseils utiles pour vous aider à économiser du temps et à réaliser votre prochaine campagne de publipostage.

2 Utilisez votre Planificateur de production de publipostage de Postes Canada pour économiser du temps, de l énergie et des ressources, lorsque vous produirez vos campagnes de publipostage. Maintenant que vous avez opté pour une campagne de publipostage pour faire prospérer votre entreprise, il est temps de réunir tous les éléments et de mettre vos idées sur papier. Laissez Postes Canada vous aider. Le Planificateur de production de publipostage a été conçu pour vous donner un aperçu du processus de production de publipostage. Il renferme des explications, des conseils et de l aide pour vous aider à démarrer, à déterminer quoi inclure dans votre envoi de publipostage et à choisir le format approprié. Il vous montrera aussi comment faire une excellente impression auprès de votre public cible. Conseil Il est important de commencer à communiquer avec Postes Canada au tout début du processus de production. À la phase de production finale, prévoyez vos publipostages avec Postes Canada au moins cinq jours avant votre date de mise à la poste, pour les envois Médiaposte avec adresse et Médiaposte sans adresse, et au moins 10 jours à l avance, pour les envois Médiaposte avec adresse extradimensionnelle. Avant de commencer à créer votre campagne de publipostage, communiquez et confirmez, entre autres, les renseignements et dates à l imprimeur et à l entreprise chargée de la réalisation technique des documents* de votre projet. Parlez à cette entreprise de la possibilité de négocier un escompte sur les achats en masse. *Une entreprise chargée de la réalisation technique assemble et prépare les éléments des campagnes de publipostage pour la mise à la poste. Pour tout renseignement, consultez la page 8.

3 Pour démarrer Vous avez traversé les étapes initiales de la planification et de l élaboration du contenu de votre campagne de publipostage. Avant de passer à l étape finale de production, prenez un moment pour vous assurer que vous disposez de tous les éléments nécessaires constituant un envoi de publipostage. À cette étape-ci, une vérification vous aidera à prévenir des délais ultérieurs. Votre liste de vérification comprend : Maquette La maquette inclut tous les éléments visuels de votre campagne tels les logos, les illustrations et les graphiques. Assurez-vous que tous ces fichiers numériques sont dans un format de fichier à haute résolution. Photographie Pour une meilleure qualité de reproduction, toutes les photos et images, qu elles soient en noir et blanc ou en couleurs, devraient être dans un format de fichier à haute résolution. Ces formats de fichier incluent.jpeg,.eps et.psd. Si vous utilisez des images de photothèque, considérez l option rentable d utiliser des images libres de droits. Toutefois, si vous préférez être l utilisateur exclusif d une image, songez à en acheter les droits. Vous trouverez des images de photothèque à et Texte Il s agit du texte qui apparaîtra dans votre publipostage. Assurez-vous que vos polices de caractères (style de caractères) sont correctement téléchargées, de façon à être facilement reproduites. Avant de soumettre vos fichiers, vérifiez plus d une fois si le texte ne contient pas d erreurs typographiques ou autres. Assurez-vous aussi que le texte a été approuvé par un avocat. Mise en page Il s agit de la disposition de tous vos éléments; la toile numérique sur laquelle votre message publicitaire apparaît. Il existe plusieurs programmes logiciels différents pour créer une esquisse, et chacun est conçu pour s adapter à la maquette, aux images et au texte. Entre autres, Adobe InDesign et QuarkXPress. Données de mise à la poste Avec le publipostage, vous disposez de deux options de mise à la poste : une distribution sans adresse qui couvre toutes les résidences ou entreprises situées dans un secteur géographique précis; et un envoi postal avec adresse, si vous avez accès à une liste de clients ou clients éventuels. Conseil Si vous avez besoin d une aide extérieure pour la conception et la rédaction de votre élément de publipostage, vous pourriez faire appel à un concepteur graphique et à un rédacteur pigistes, ou encore à un petit atelier spécialisé dans le publipostage. Consultez les Pages Jaunes de votre localité sous la rubrique Publicité Publipostage, ou visitez le site Web de l Association canadienne du marketing, à L Association peut aussi vous donner des références et vous aider à prendre des dispositions avec des imprimeurs, des entreprises de réalisation technique de documents et d autres fournisseurs pendant le processus. 1

4 Technologies de l impression Les progrès dans la technologie de l impression ont fait naître différents types d impression, chacun adapté à un besoin particulier. Que vous ayez besoin d une impression statique, avec laquelle tous les éléments sont exactement les mêmes, ou une impression avec données variables, grâce à laquelle vous pouvez faire varier le texte ou les images de chaque élément, il existe un procédé d impression qui répond à vos besoins. Souvenez-vous que ces progrès vous permettent de passer directement d un disque à des épreuves, en contournant l étape traditionnelle des films. Les types d impression incluent : Lithographie Ce type d impression est plus rentable pour la production de tirages de plus grands volumes, et permet d obtenir des images de plus haute qualité et un plus vaste éventail de types de papiers. Laser numérique et jet d encre Ce type d impression vous offre une très grande souplesse et un grand contrôle pour chaque page que vous imprimez. Vous pouvez faire varier votre message à partir d un élément jusqu au suivant, pour une personnalisation totale ou selon les données dont vous disposez sur les destinataires. Ce type d impression est excellent pour les délais d exécution rapides, mais est limité aux petites quantités (en raison du coût). Pour vous aider à décider du type d impression qui convient le mieux à votre campagne, prenez les facteurs suivants en considération : Quel est le format de votre tirage? Quel est votre délai d exécution? De quel degré de personnalisation avez-vous besoin? Avez-vous des images de couleurs différentes? Avez-vous testé la mise en page avec des données échantillons? Conseils d impression qui vous feront réaliser des économies Optez pour un papier et un emballage plus petits Imprimez plus d un élément sur une même feuille Utilisez du papier plus mince Travaillez avec des formats de papier courants Utilisez des enveloppes standards Réduisez le nombre de couleurs spéciales dans votre création Échéancier de production L élaboration des campagnes de publipostage peut nécessiter entre deux et trois mois, à partir de l étape du concept jusqu à l étape finale de la mise à la poste. Il est recommandé d utiliser un échéancier de production, afin de respecter les délais et de s assurer que votre envoi est prêt à temps. À titre de référence, nous avons inclus certaines directives générales avec des délais approximatifs, pour les étapes les plus courantes de la production d un publipostage. JOURS Élaboration du plan de marketing Sélection de la liste de publipostage Acquisition de la liste (d un propriétaire de liste extérieur) Élaboration du brouillon et des illustrations Élaboration d un texte final à partir du brouillon Élaboration de la mise en page Impression Production de l enveloppe : Enveloppe personnalisée Enveloppe standard Élimination des doubles Entreprise de réalisation technique (étiquetage, insertion, comptage, mise à la poste) cinq jours de deux à cinq jours une semaine de sept à dix jours trois jours de trois à cinq jours de dix à quinze jours six semaines deux semaines cinq jours de cinq à quinze jours, selon les volumes des envois postaux 2 Nota: Ces délais approximatifs s appliquent à une campagne de publipostage avec adresse. Si vous désirez que votre message soit transmis plus rapidement, optez plutôt pour une campagne de publipostage sans adresse, ou utilisez la Promocarte de Postes Canada. Pour tout renseignement, consultez la page 3.

5 Faire une bonne impression À titre de média publicitaire, le publipostage offre un éventail de formats créatifs. Le choix du format qui vous convient le mieux dépend beaucoup de vos objectifs, stratégie, public cible, budget et conception finale. Les deux formats les plus habituels sont l imprimé sur carte à découvert et la pochette de matériel publicitaire. L imprimé sur carte à découvert : Il s agit d un élément individuel de publicité qui n est pas envoyé dans une enveloppe. Ce peut être un élément aussi simple qu une carte postale, et il peut aussi comporter plusieurs volets, ou être cacheté ou pas. Le produit Promocarte MC de Postes Canada est un excellent exemple d imprimé sur carte à découvert. Pochette de matériel publicitaire : Il s agit d un envoi contenant l un ou la totalité des éléments suivants : une lettre, un formulaire de commande, un feuillet explicatif, un dépliant ainsi qu une carte-réponse d affaires et une enveloppe. AVANTAGES BÉNÉFICES DÉSAVANTAGES RESTRICTIONS Imprimé sur carte à découvert Moins d éléments à créer et à coordonner Peut souvent être produit, cacheté et adressé en une seule opération sur la presse Aucun coût pour l impression ou le collage d enveloppes Une solution qui fait économiser du temps et qui est rentable pour les publipostages de grand volume Espace limité pour expliquer les caractéristiques et avantages de votre produit ou service Espace limité pour les photos Message pouvant être perçu comme promotionnel et non important Le client n obtient pas tous les faits Il est difficile de montrer plusieurs aspects de produits nouveaux ou complexes Les demandes de renseignements ou les paiements doivent être pris au téléphone ou par Internet Pochette de matériel publicitaire Les statistiques montrent que les envois de publipostage comportant une lettre personnalisée suscitent presque toujours des taux de réponse plus élevés que les envois sans lettre. On dispose de tout l espace nécessaire pour expliquer les caractéristiques et les avantages des produits et de l offre. La personnalisation est basée sur les données. Le taux de réponse est habituellement plus élevé, et les clients éventuels et les ventes sont plus nombreux. Le client obtient tous les renseignements voulus. La capacité de modifier le texte, les images et les offres en fonction de la fiche descriptive de chaque client est illimitée. Des données sont recueillies sur les clients pour de nouvelles listes. Chaque élément additionnel peut se traduire par des coûts et du temps additionnels. On risque de dépasser le budget. Conseil Postes Canada offre aux entreprises comme la vôtre Promocarte MC, une solution publicitaire unique, «un arrêt» qui allie à la commodité la puissance du publipostage. Avec Promocarte, Postes Canada s occupe de l impression, de la préparation du courrier, de sa mise à la poste et de la livraison finale, pour que vous puissiez transmettre votre message rapidement et avec le moins de tracas possible. Pour obtenir de plus amples renseignements sur Promocarte, visitez 3

6 Un texte qui crée un impact Le publipostage vous offre l occasion de communiquer avec des clients éventuels ou habituels les caractéristiques et les avantages de votre produit ou service. C est un élément unique, car il vous permet de leur «parler» sur une base personnelle, approfondie et directe, afin de répondre à leurs besoins précis. Ce média puissant peut mettre en valeur ce que vous avez à offrir, ce qui se traduira éventuellement par des ventes. La rédaction d un texte de publipostage n est pas bien complexe, mais il s agit aussi d un art. Voici quelques méthodes éprouvées pour créer des envois de publipostage convaincants: Gardez le message simple Utilisez des phrases courtes et intelligibles Employez le «vous» et non le «je» Écrivez comme si vous étiez en train de parler Énoncez clairement votre offre et le prix Insistez sur les avantages de votre produit ou service Rendez le texte pertinent pour votre lecteur Utilisez des statistiques ou des témoignages pour appuyer vos affirmations Soutenez l intérêt de votre lecteur Incluez un appel à l action et une date limite Dites-leur comment faire Prévoyez du texte convaincant et éveillant la curiosité sur l enveloppe extérieure Des mises en pages qui créent de l impact Peu importe combien votre produit et votre offre sont convaincants, si la conception graphique de votre envoi de publipostage est faible, celui-ci risque de ne pas être ouvert. Voici certains principes de base de conception graphique qui ont fait leurs preuves : Gardez la conception simple et centrée sur votre message principal. Choisissez des couleurs, des graphiques et des images qui seront attirants pour votre cible et qui compléteront bien la marque de votre entreprise. Rendez les éléments de l envoi cohésifs. Rendez la conception graphique pertinente pour votre cible et votre produit ou service. Choisissez du papier d impression qui se marie bien avec votre conception graphique. L enveloppe Beaucoup diront que l enveloppe est la partie la plus importante de votre envoi de publipostage, l élément qui fait réussir ou échouer votre campagne. C est votre première occasion de communiquer avec votre cible, et c est votre chance de l inviter à ouvrir l envoi et à en poursuivre la lecture. C est l élément crucial pour susciter un grand intérêt. Voici comment faire pour y parvenir : Utilisez une «accroche» et des éléments graphiques qui suscitent la curiosité. Faites allusion aux avantages dont ils prendront connaissance. Faites participer les lecteurs immédiatement, en incluant un dispositif de réponse visible (un autocollant, un volet à décoller, un timbre, un jeton). Laissez entrevoir la satisfaction que les lecteurs éprouveront en ouvrant l enveloppe. Faites-leur savoir qu il y a quelque chose pour eux dans l enveloppe. Utilisez des mots d action puissants comme «nouveau», «maintenant», «comment», «spécial», «garanti», «offre» et «gratuit». Personnalisez l adresse. 4

7 Types d enveloppes Les enveloppes sont offertes en différentes formes et différents formats et poids. Si vous désirez économiser sur les coûts, choisissez un format standard au lieu d opter pour des enveloppes personnalisées. Voici quelques exemples de conceptions standards : Enveloppe à ouverture latérale et à joints diagonaux Enveloppe à fenêtre standard Enveloppe à ouverture latérale et à joints diagonaux Enveloppe à fenêtre standard Enveloppe à ouverture latérale et à joints latéraux Enveloppe à ouverture latérale et à joints latéraux Les enveloppes non standard entraîneront un supplément de temps et de coûts pour votre projet. Toutefois, vous pouvez les utiliser si vous avez déterminé qu elles ajouteront de la valeur à votre publipostage. Voici les formats d enveloppes les plus souvent utilisés pour les campagnes de publipostage : n 10 n 9 n 8 Format : 4 1/8 po x 9 1/2 po (104,7 mm x 241,3 mm) n 10 n 9 n 8 Autres grandeurs populaires : 5 7/8 po x 9 po (149,2 mm x 228,6 mm) 9 po x 12 po (228,6 mm x 304,8 mm) Format : 4 1/8 po x 9 1/2 po Format : 4 po x 9 po Format : 3 5/8 po x 6 1/2 po (104,7 mm x 241,3 mm) (101,6 mm x 228,6 mm) (92 mm x 165,1 mm) Dimensions et formats Autres grandeurs populaires : 5 7/8 po x 9 po (149,2 mm x 228,6 mm) Pour obtenir le traitement le plus efficace de votre publipostage, rappelez-vous que Postes Canada a des normes 9 po x 12 po (228,6 mm x 304,8 mm) applicables aux dimensions minimales et maximales. Si vous respectez ces normes, vous pourrez éviter des délais de livraison et des tarifs postaux plus élevés. Communiquez avec l entreprise chargée de la réalisation technique de votre envoi de publipostage, afin de vous assurer que vos enveloppes sont conformes aux exigences. Les cinq catégories de courrier Format : 4 po x 9 po (101,6 mm x 228,6 mm) Poste-lettres MC : Tout article ou élément de courrier qui répond aux exigences standards relatives aux formats et au poids Peut inclure les lettres, cartes, cartes postales et états financiers Médiaposte avec adresse MC : La catégorie de courrier utilisée le plus souvent pour le publipostage Envois expédiés à des adresses précises L envoi doit être conforme à l un ou à plusieurs des critères suivants : 1. Promouvoir la vente ou l utilisation de produits ou services 2. Faire état d un rendement financier, principalement à des fins promotionelles 3. Solliciter des dons ou des contributions Format : 3 5/8 po x 6 1/2 po (92 mm x 165,1 mm) 5

8 Médiaposte sans adresse MC : Matériel imprimé ou échantillons de produits non adressés à des adresses précises Cible des régions géographiques définies précises, à l échelle locale ou nationale Dirige le message dans des régions aussi restreintes qu un simple itinéraire postal, ou des résidences, appartements, fermes, entreprises ou toute combinaison de ces quatre derniers Peut inclure, mais sans s y limiter : des circulaires, cartes, feuillets, catalogues, dépliants, échantillons, journaux, journaux communautaires, coupons, enveloppes, magazines et publipostage coop Le moyen le plus économique de faire de la publicité par la poste Les dimensions s appliquent à la distribution résidentielle et commerciale. Dimensions maximales pour livraison par facteur d un envoi Médiaposte sans adresse : Dimensions maximales pour les articles pesant jusqu à 230 grammes (8,1 oz) : Articles standard: jusqu à 30.5 cm x cm x 1.91 cm (12 po x 6 po x 0.75 po) Articles surdimensionnés: jusqu à 30.5 cm x cm x 1.91 cm (12 po x 9 po x 0.75 po) Dimensions maximales pour livraison non effectuée par facteur d un envoi Médiaposte sans adresse : Dimensions maximales pour les articles pesant jusqu à 1000 grammes (35,3 oz) : Articles standard: jusqu à 30.5 cm x cm x 3.81 cm (12 po x 6 po x 1.5 po) Articles surdimensionnés: jusqu à cm x 28 cm x 3.81 cm (14 po x 11 po x 1.5 po) Correspondance-réponse d affaires MC : Ce véhicule de réponse éprouvé est utilisé par des milliers d entreprises canadiennes Utilisez une carte, ou une carte avec enveloppe Inclut les cartes et les enveloppes Il n y a aucun coût pour le consommateur Vous ne payez que pour les articles qui vous sont retournés Maintenant offerte en ligne, la maquette de Correspondance-réponse d affaires pour créer en ligne votre maquette de Correspondance-réponse d affaires rapidement et facilement. Pour tout renseignement, visitez Tailles et poids maximums et minimums pour la Correspondance-réponse d affaires : TYPE LONGUEUR LARGEUR ÉPAISSEUR POIDS Enveloppes mécanisables Max. 245 mm 9 5/8 po 156 mm 6 1/8 po 5 mm 0,2 po 50 g 1,77 oz Min. 140 mm 5 1/2 po 90 mm 3 9/16 po,18 mm,007 po 3 g 0,11 oz Cartes mécanisables Max. 235 mm 9 1/4 po 120 mm 4 3/4 po 5 mm 0,2 po 50 g 1,77 oz Min. 140 mm 5 1/2 po 90 mm 3 9/16 po,18 mm,007 po 3 g 0,11 oz 6

9 Voici des éléments qui ne sont pas admissibles à titre d envoi Médiaposte avec adresse : Émission de produits ou de services (à l exception de catalogues et d échantillons promotionnels) Factures Mise à jour d un manuel professionnel Émission d un abonnement payé Avis de rappel Avis de renouvellement (à l exception des abonnements à des publications) Émission, remplacement ou renouvellement de cartes (ex. cartes de crédit ou d adhésion) Avis aux électeurs Sondages d opinion et de recherches de marchés Avis de modification de prix Cartes d identification gouvernementales Reçus Cartes d identification médicales Relevés de transactions Formulaires fiscaux Procurations Marchandises prohibées ou dangereuses Il s agit d une liste partielle. Pour tout renseignement, veuillez visiter Délais de livraison moyens pour Poste-lettres : À L ÉCHELLE LOCALE À L INTÉRIEUR D UNE PROVINCE À L ÉCHELLE NATIONALE 2 jours ouvrables 3 jours ouvrables 4 jours ouvrables Délais de livraison moyens pour Médiaposte avec adresse : jusqu à concurrence de 3 jours ouvrables de 4 à 5 jours ouvrables de 4 à 15 jours ouvrables Délais de transport moyens pour Médiaposte sans adresse : 2 jours ouvrables de 3 à 4 jours ouvrables de 3 à 14 jours ouvrables Délais de livraison moyens pour la Correspondance-réponse d affaires : 3 jours ouvrables 4 jours ouvrables Au moins 5 jours ouvrables Nota : Les délais de transport pour Médiaposte sans adresse représentent les délais moyens nécessaires pour transférer des articles entre un comptoir de Postes Canada où le dépôt a été effectué et le comptoir de livraison où la livraison finale a été effectuée. La livraison réelle peut nécessiter jusqu à cinq jours ouvrables, selon l option que vous choisissez. Toutes ces directives sur les délais s appliquent à la livraison entre des centres urbains. La livraison dans des régions rurales nécessite plus de temps. 7

10 Liste de vérification pour Poste-lettres Si vous utilisez Poste-lettres pour votre campagne de publipostage,il y a certaines exigences, spécifications et normes à garder à l esprit. Pour en savoir plus, visitez Liste de vérification de Médiaposte avec adresse Quelques points à surveiller pour s assurer que vos envois Médiaposte avec adresse sont effectués sans problème : Est-ce que les destinataires de tous ces éléments ont des adresses au Canada? Est-ce que tous les éléments comportent le bon code postal? Est-ce que tous les éléments communiquent un message uniforme? Est-ce que tous les éléments sont triés, enliassés et mis dans des sacs selon les exigences de Postes Canada? Est-ce que tous les éléments sont insérés et scellés? Si vous utilisez la fonction de tri préalable par le facteur, est-ce que tous les éléments comportent les codes de modes de livraison actuels? Si vous faites appel à une entreprise de réalisation technique du publipostage, est-elle équipée pour effectuer le tri préalable par le facteur ou le courrier mécanisable? Liste de vérification de Médiaposte sans adresse Voici quelques conseils pour vous assurer que l acheminement de votre envoi Médiaposte sans adresse s effectue aisément : Déterminez quel format ou type de publipostage vous voulez envoyer. Choisissez vos régions cibles. Établissez la quantité pour l impression. Suivez les directives de préparation d envois Médiaposte sans adresse lorsque vous procédez à l enliassage ou à l emballage de votre envoi dans des conteneurs. Au moment de la mise à la poste, remplissez et soumettez une Déclaration de dépôt avec un échantillon de l article à poster. Remplissez des bordereaux de livraison Médiaposte sans adresse et des étiquettes comportant votre adresse. Soyez prêt à payer votre publipostage au bureau de dépôt. Déposez les articles dans un établissement postal autorisé (incluant un détaillant avec comptoir postal). Pour les commandes soumises manuellement, le bureau de livraison tamponnera le verso de la première copie de votre feuille de dépôt Médiaposte sans adresse pour valider le paiement. Conseil Postes Canada offre des versions de saisie d une commande express de Médiaposte sans adresse à partir des Outils électroniques d expédition (OEE), directement en ligne. Pour trouver tout ce dont vous avez besoin pour démarrer, y compris les bordereaux de livraison, les étiquettes, visitez Les touches de finition Lorsque vous avez terminé de rassembler les éléments de votre campagne de publipostage, une entreprise de réalisation technique de publipostages peut procéder à l assemblage et à la préparation de votre envoi pour la mise à la poste. Habituellement, ces entreprises s occupent des étapes suivantes : Insertion des éléments de Médiaposte dans les enveloppes Adressage Mise en sac et codage des envois postaux Affranchissement Toutes les autres exigences de Postes Canada Certaines entreprises offrent: Services de publipostage complets Impression Sélection et maintien de listes Séparation des feuillets, rognage, pliage et services de création Pour obtenir de plus amples renseignements ou des directives postales, ou pour connaître les options de publipostage offertes par Postes Canada, visitez 8