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1 Informatique : présentation des outils informatiques. Ian RUSSELL 1 Lancement de l application DIALIN Aller dans Démarrer, Programmes, DIALIN, Dialin. La fenêtre de l application DIALIN apparaît avec ses 6 possibilités : Saisie du centre : saisie des données du centre Saisie du patient : saisie des données de la surveillance Contrôle des données: programme de contrôle des données de la surveillance Analyse : programme d analyse des données de la surveillance Extraction : Enregistrement des données Mise à jour : Première lancement seulement DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 1

2 2 Saisie des données 1/ Présentation du module de saisie Attention, ne sont présentées ici que les fonctionnalités dont vous aurez l utilité au cours de vos saisies. Première page Numéro de l enregistrement en cours Page suivante «Save» pour sauver vos données. «Options» pour changer l apparence de l écran «Exit» pour sortir du module de saisie «New» pour créer un nouvel enregistrement «Home» pour retourner à l écran «Back» pour retourner à l écran précédent «Find» pour rechercher un enregistrement «Delete» pour supprimer un enregistrement Précisions sur certaines commandes : - Options : dans le module de saisie, 2 présentations d écran sont possibles : «Standard screen» et «Full screen». Dans ce guide les écrans sont présentés sous la forme «Full screen». Pour passer d un mode à l autre cliquer sur «Options» puis sur «Full screen» ou sur «Standard screen» (les fonctionnalités restent les mêmes quelque soit le mode). DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 2

3 - Find : cette commande permet de rechercher un enregistrement par rapport à un ou plusieurs critères. Sélectionnez le ou les critères sur lesquels vous voulez effectuer une recherche dans la liste de gauche. Exemple : homme dont le nom commence par un P (référez-vous au dictionnaire de données pour savoir à quoi correspondent les noms des variables) Puis cliquez sur OK. La liste des patients correspondant aux critères demandés s affiche. Un double clic en début de ligne vous permet de vous rendre automatiquement sur le dossier du patient. Astuce : le signe * permet de remplacer toute une chaîne de caractère. Exemple : pour rechercher les patients dont le nom commence par la lettre P, taper P* - Delete : pour supprimer un enregistrement, cliquer sur la commande delete. Le mot «Deleted» apparaît à côté de numéro d enregistrement. Les données saisies pour l enregistrement supprimé sont toujours visibles mais elles ne sont plus prises en compte dans les programmes de contrôle et d analyse. Pour réintroduire un enregistrement supprimé il suffit de cliquer sur la commande «Undelete». DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 3

4 2/ Saisie du centre Pour entrer dans le module de saisie du centre cliquer sur le bouton Après l apparition d un message vous avertissant que le centre n est à saisir qu une fois, le masque de saisie apparaît. A noter que l application DIALIN ne permet de saisir que les patients d un même centre. Après la saisie de votre centre, cliquer sur exit. DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 4

5 3/ Saisie du patient Avant de passer à la saisie du patient, une petite explication sur l organisation des écrans s impose. Le module de saisie du patient se divise en 5 vues pouvant elles-mêmes être divisées en pages pour des soucis de présentation : La vue o La page Administration o La page Facteurs de risques La vue Suivi du patient La vue Site d accès La vue Suivi du site La vue Infection o La page Type et date o La page Caractéristiques Le schéma relationnel des vues se présentant ainsi : Vue Page Administration / Page Facteurs de risques Vue Suivi du patient Site d accès Infection Page Type et date / Page Caractéristiques Suivi du site Explications : - à un peut correspondre plusieurs «Suivi de patient», plusieurs «Site d accès» ou plusieurs «Infections». - à un «Site d accès» peut correspondre plusieurs «Suivi de site» DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 5

6 Pour entrer dans le module de saisie du patient cliquer sur le bouton La vue s ouvre sur la première page administration. Après le passage du dernier item (motif de sortie), la deuxième page (facteurs de risque) apparaît automatiquement. Pour passer à la saisie des autres vues, il suffit de cliquer sur l un des trois boutons (Suivi du patient, Site d accès, Infection). DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 6

7 La vue Suivi du patient : Cette vue correspond au suivi du patient sur lequel vous étiez dans la vue ATTENTION : Après le passage du dernier item (Nb total de transfusions), le module de saisie passe automatiquement à l enregistrement suivant. Pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue cliquer sur le bouton Home ou Back. La vue Site d accès : Cette vue correspond aux sites d accès du patient sur lequel vous étiez dans la vue DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 7

8 Après le passage du dernier item, cliquer sur le bouton pour passer à la vue Suivi du site. Pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue cliquer sur le bouton Home ou Back. La vue Suivi du site : Cette vue correspond au suivi du site sur lequel vous étiez dans la vue Site d accès qui luimême correspond à un site du patient sur lequel voue étiez dans la vue. ATTENTION : Après le passage du dernier item, le module de saisie passe automatiquement à l enregistrement suivant. Pour retourner à la vue Site d accès cliquer sur le bouton Back. Pour retourner directement à la page Facteurs de risque de la vue cliquer sur le bouton Home. DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 8

9 La vue Infection : Cette vue correspond aux infections du patient sur lequel vous étiez dans la vue Après la saisie du type d infection, le module de saisie passe directement à la page Caractéristiques. ATTENTION : Après le passage du dernier item pour l infection considérée, cliquer sur le bouton Home ou sur le bouton Back pour retourner à la page Facteurs de risque de la vue. DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 9

10 3 Contrôle des données : Pour lancer le programme de contrôle des données il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. En cas d erreurs, un message vous prévient et le fichier rapport.htm contenant le listing des erreurs est créé sur votre disque dur dans le répertoire dialin. Le rapport d erreurs est consultable en cliquant dans la barre de menu sur : Visualisation des rapports puis Controle. Pour consulter le rapport d erreurs, on peut aussi l ouvrir avec le programme Internet Explorer. Pour cela, cliquer avec le bouton droit sur le fichier, choisir l option Ouvrir avec puis l option Internet Explorer. Présentation du listing des erreurs : Il comporte plusieurs colonnes : - Code patient, contenant le code du patient - Nom, contenant le nom du patient - Prénom, contenant le prénom du patient - Vue, contenant le nom de la vue dans laquelle se situe l erreur - Codes, contenant le code de la période, du site, pour lequel il y a une erreur - No erreur, contenant le code de l erreur - Libelle erreur, définissant l erreur - Niveau, contenant le niveau de l erreur (F pour erreur fatale, W pour warning) Après chaque correction d erreurs, il est indispensable de relancer le programme de contrôle. En effet, certaines erreurs étant bloquantes pour le programme de contrôle (erreurs de type F), il est impératif de les corriger avant de pouvoir corriger les autres. Attention : Le programme d analyse et l envoi de vos données au C.CLIN ne peuvent être réalisés que : - si vous n avez plus d erreurs (un message vous en avertira le cas échéant en fin de programme de contrôle) DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 10

11 - si dans votre listing il ne vous reste plus que des erreurs de type Warning (Niveau :W) Dans le cas contraire : - le programme d analyse ne fonctionnerait pas correctement - les résultats, s il y en a, seraient erronés et donc inexploitables - vos données ne seraient pas acceptées par le C.CLIN. Conseil : un contrôle de vos données après chaque saisies ainsi qu avant l extraction des données pour envoi parait indispensable DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 11

12 4 Analyse des données : Pour lancer le programme d analyse des données il suffit de cliquer sur le bouton du menu principal. Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant quelle période vous voulez analyser. Entrer la période qui vous intéresse (exemple : 051 pour le 1 er quadrimestre de l année 2005, ou 05 pour l année 2005). Une fois le programme d analyse terminé, les rapports d analyse sont consultables en ouvrant les fichiers c:\dialin\patients.htm, c:\dialin\sites.htm et c:\dialin\infections.htm avec le programme Internet Explorer ou en passant directement sur le menu Visualisation des rapports. Cliquer avec le bouton droit sur le fichier, choisir l option ouvrir avec, puis Internet Explorer. DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 12

13 5 Sauvegarde et envoi des données : 1/ Sauvegarde des données Il est impératif de sauvegarder régulièrement vos données afin de ne pas perdre tout le travail accompli. Pour ce faire, il vous suffit de faire une copie du fichier DIALIN.MDB situé à l endroit suivant : C:\DIALIN\dialin.mdb, sur un disque amovible (disque dur externe ou clé USB) ou sur un CD. Fichier à sauvegarder 2/ Envoi des données Une fois la période de surveillance achevée et l ensemble de vos fiches saisies et validées, procéder à l envoi de vos données au C.CLIN Sud Est en les copiant sur une disquette ou sur votre disque dur pour un envoi par mail. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Apparaît alors une boite de dialogue vous demandant quelle période vous voulez extraire (exemple : 051 pour le 1 er quadrimestre de l année 2005, 062 pour le 2 nd quadrimestre de l année 2006).. DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 13

14 En fin de programme, une fenêtre permettant le cryptage des données apparaît. Saisir le mot de passe qui vous a été fourni Confirmer le mot de passe qui vous a été fourni Puis cliquer sur OK. Un fichier contenant vos données cryptées est alors crée à l emplacement suivant : C:\dialin\extraction\extraction.mdb. Pour en envoi par mail, il vous suffit de nous envoyer le fichier extraction.mdb.elh en pièce jointe aux adresses suivantes : DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 14

15 Vue : Contrôle de données DIALIN : Les erreurs (1/3) Code Libellé Niveau e11 Le centre n'a pas de code F e12 Un centre à plusieurs codes F e13 Le patient n'a pas de code F e14 Plusieurs patients ont le même code F e15 Date d'entrée dans la surveillance manquante F e16 Date de naissance manquante F e17 Sexe manquant F e18 Date de 1ère suppléance manquante W e19 Nom manquant W e110 Prénom manquant W e113 Diabète traité manquant W e114 Immunodépression manquant W e115 Niveau d'hygiène corporelle manquant W e116 Antécédents d'infection à SAMR ou SAMS de moins de 1an manquant W e117 Toxicomanie active manquante W e118 Antécédents de bactériémie manquant W e119 Sérologie VIH positive manquant W e120 Le code du centre ne correspond pas à celui de la saisie du centre F e121 Age du patient < 18 ans. Vérifier la date de naissance. F Vue : Suivi du patient e21 Code de la période vide F e22 Existence de doublons du code de la période F e23 Férritinémie < 10 ou > 4000 ou manquante W e24 Coefficient de saturation < 5 ou > 60 ou manquant W e25 Taux d'hémoglobine < 40 ou > 170 ou manquant W e26 Albuminémie < 8 ou > 50 ou manquante W e27 Nombre de séances de dialyse pendant la période > 123 ou manquant F e28 Ni la sérologie VHC ni la PCR VHC n'ont été faites F e29 La PCR VHC est manquante F e210 La sérologie VHC est manquante F e211 Immunodépression en début de période manquante W e212 Hémodiafiltration on line en début de période manquante W e213 Pb cardio-vasculaires pendant la période manquant W e214 Acte chirurgical pendant la période manquant W e215 Nb total de transfusions pendant la période manquant W e216 Il manque un suivi de patient par rapport à la date de sortie saisie F e217 Le suivi du patient est manquant pour la période considérée F DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 15

16 Vue : Site d accès Contrôle de données DIALIN : Les erreurs (2/3) Code Libellé Niveau e31 Code identification du site vide F e32 Existence de doublons du code identification site F e33 Le type d'accès est manquant F e34 La date de 1ère utilisation est manquante F e35 La date d'ablation est vide alors que le patient est sorti de la surveillance F Vue : Suivi du site e41 Code de la période vide F e42 Existence de doublons du code de la période F e43 Nbre de séances d'utilisation < nbre de séances d'utilisation avec incident ou manipulation du site d'accès F e44 Le nbre de séances d'utilisation est vide alors que le nbre de séances d'utilisation avec incident ne l'est pas F e45 Date de fin de période antérieure à la date de 1ère utilisation du site F e46 Nbre de séances avec incidents >123 F e47 Date d'ablation antérieure à la date de début de période F e48 Nombre d'utilisations pour une séance manquant F e49 Nb de séances avec incidents manquant W e410 Présence d'au moins 1 manipulation du site sans rapport avec une séance manquant W e411 Il manque un suivi de site par rapport à la date d'ablation saisie F e412 Le suivi du site est manquant pour la période considérée F Vue : Infection e51 Date de l'infection vide F e52 Type de l'infection vide F e54 Variables concernant la bactériémie et l'hépatite C non vides (pour une infection de site) F e55 Variables concernant l'infection du site d'accès et l'hépatite C non vides (pour une bactériémie) F e56 Variables concernant l'infection du site d'accès et la bactériémie non vide (pour une hépatite C) F e57 Pour l'infection du site d'accès, le 1er germe est vide alors que le 2e ne l'est pas F e58 Pour la bactériémie, le 1er germe est vide alors que le 2e ne l'est pas F e59 La PCR est négative alors que le patient a une hépatite C F e510 Pour l'infection du site d'accès, le code du site infecté est manquant F e511 Pour l'infection du site d'accès, le 1er germe isolé est manquant F e512 Pour la bactériémie, le 1er germe isolé est manquant F e513 Pour la bactériémie, la porte d'entrée est manquante F e514 Pour la bactériémie, la porte d'entrée est codée 4 et le code du site est manquant F e515 Infection du site d'accès et traitement antibiotique par voie générale manquant F e516 Hépatite C et sérologie positive manquante F e517 Hépatite C et PCR positive manquante F e518 Hépatite C et génotype manquant F e519 Hépatite C et porte d'entrée suspectée manquante F e520 Hépatite C et traitement de l'hépatite manquant F e521 Un code site est saisi alors que la porte d'entrée de la béctériémie n'est pas un site d'accès F esite Le site d'accès ne correspond pas à un code de site existant F DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 16

17 Validation des dates Contrôle de données DIALIN : Les erreurs (3/3) Code Libellé Vue Niveau ed1 Date d'entrée dans la surveillance < date de naissance F ed2 Date d'entrée dans la surveillance < date de 1ère suppléance W ed3 Date d'entree dans la surveillance > date de sortie de surveillance F ed4 Date de naissance > Date de 1ère suppléance F ed5 Date de naissance > date de sortie de surveillance F ed6 Date de 1ère suppléance > date de sortie de surveillance F ed7 Date de 1ère utilisation > date d'ablation Site d'accès F ed8 Date d entrée dans la surveillance > date d'ablation Site d'accès F ed9 Date de naissance > date de 1ère utilisation Site d'accès F ed10 Date de naissance > date d'ablation Site d'accès F ed11 Date de 1ère suppléance > date de 1ère utilisation Site d'accès F ed12 Date de 1ère suppléance > date d'ablation Site d'accès F ed13 Date de sortie de surveillance < date de 1ère utilisation Site d'accès F ed14 Date de sortie de surveillance < date d'ablation Site d'accès F ed15 Date d'entrée dans la surveillance > date d'infection Infection F ed16 Date de naissance > date d'infection Infection F ed17 Date de 1ère suppléance > date d'infection Infection F ed18 Date de sortie de surveillance < date d'infection Infection F ed19 Date de 1ère utilisation > date d'infection Site accès Infection F ed20 Date de sortie du patient antérieure à la date du début de la période de surveillance Suivi F ed21 Date de fin de la période de surveillance antérieure à la date d'entrée du patient Suivi F DIALIN Sud Est VII éme journée d échange 17

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