Service aux bureaux coordonnateurs. Offre de service. Un service de :

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1 Service aux bureaux coordonnateurs Offre de service Un service de :

2 La mission de l AQCPE L Association québécoise des centres de la petite enfance (AQCPE) exerce, pour le réseau des centres de la petite enfance (CPE) et des bureaux coordonnateurs (BC), un leadership national sur l ensemble des enjeux liés aux services éducatifs et de garde à l enfance. En plus d exercer un leadership dans la représentation, la défense et la promotion du réseau des CPE, CPE-BC et BC dans les dossiers d incidence nationale, tels que les dossiers ayant un impact sur l ensemble des bureaux coordonnateurs et les conditions de travail des salariés du réseau des CPE, CPE BC et BC (cadres, syndiqués et non syndiqués), l AQCPE a le mandat de définir une offre de service au niveau des relations de travail au bénéfice des bureaux coordonnateurs, plus particulièrement en matière d affaires juridiques et de gestion pour les BC et CPE-BC. Notre philosophie : la façon humaine de conseiller Le Service aux bureaux coordonnateurs soutient les BC et CPE-BC dans la gestion de leurs dossiers avec les RSG ainsi que dans l interprétation et l application des différentes lois et règlements régissant les services de garde en milieu familial et leur association représentative. Notre rôle consiste aussi à accompagner les CPE, BC et CPE-BC dans la gestion de leurs ressources humaines, afin qu ils puissent faire les bons choix et régler de manière efficace les conflits de travail. 2 Offre de service BC

3 Table des matières Nos forces 4 Nos services 5 Soutien 5 Représentations devant les tribunaux 6 Formations 7 Négociations, médiation et conciliation 8 Publications 9 Modalités d intervention 10 Clientèle 11 3 Offre de service BC

4 Nos forces Il n y a pas de nombre limite d appels : nous sommes là pour vous aider Le nombre d appels est illimité. Vous pouvez joindre nos avocates autant de fois que vous le désirez lorsque vous adhérez au forfait. En moyenne, nos avocates discutent avec 50 personnes différentes pendant la journée et nous retournons les appels dans un délai d environ 48 heures, dans la mesure du possible. Nous vous garantissons une écoute attentionnée et participative afin de bien répondre à vos besoins. Nous tentons de cerner la situation dans laquelle vous êtes pour mieux vous conseiller. Nous possédons une expertise dans le milieu des BC et CPE-BC, ses particularités et ses enjeux Notre équipe est spécialisée dans le domaine de la petite enfance et œuvre dans le réseau des centres de la petite enfance depuis plusieurs années. Nous connaissons très bien les problématiques et le fonctionnement des bureaux coordonnateurs au niveau juridique. Nous pouvons vous apporter le soutien nécessaire pour vous aider à prendre des décisions dans la gestion de vos dossiers et de votre bureau coordonnateur, tout comme nous pouvons vous accompagner si un vos dossiers est susceptible de se retrouver devant le Tribunal administratif du Québec (TAQ) par exemple. Nous connaissons bien les particularités du réseau de même que le statut particulier de «travailleuse automne» des RSG. En plus de posséder une grande connaissance des enjeux politiques et sociaux du réseau, nos avocates sont régulièrement en communication avec le ministère de la Famille. De plus, afin de toujours vous offrir la meilleure offre de service, nous entretenons des relations très étroites avec les professionnels de la pratique privée, qui œuvrent aussi au sein de notre réseau. Nous répondons de façon personnalisée à vos demandes À votre demande, nous participons à vos réunions d équipe, à vos rencontres de conseil d administration ou encore, animons des ateliers sur mesure. Nous sommes là pour vous Nous vous accompagnons à chacune des étapes entourant la gestion quotidienne de votre bureau coordonnateur et avec les RSG, soit : d accorder, de renouveler, de suspendre ou de révoquer, a reconnaissance à titre de personne responsable d un service de garde en milieu familial; d assurer le respect des normes déterminées par la loi applicable; d administrer les rétributions, les ententes de service ainsi que les documents et informations nécessaires à l administration des rétributions; de traiter les plaintes; d appliquer et d interpréter l entente collective entre le ministère de la Famille et les associations représentatives; de gérer des ressources humaines et relations de travail du BC ou de votre installation, s il y a lieu. Nous sommes partout Nous vous assurons le déploiement d une offre de service équivalente dans toutes les régions du Québec, en travaillant entre autres, avec différents professionnels répartis sur tout le territoire. 4 Offre de service BC

5 nos SERVICES Soutien En tant que membre du forfait du Service aux bureaux coordonnateurs, vous recevrez du support, tant au niveau de votre bureau coordonnateur, dans vos relations avec les RSG, le ministère ou le syndicat, que dans la gestion interne de votre équipe de travail, dans les relations de travail, les ressources humaines et encore plus. Vous bénéficiez, via ce forfait, d un soutien adapté à ces deux volets. Nous offrons un service personnalisé dans le but de répondre à vos besoins. Que ce soit pour l interprétation d une loi, d un règlement, d une mesure à donner à une RSG; de l aide dans la rédaction d un avis d intention de suspension ou de révocation; dans le traitement d une plainte, dans l application de l entente collective, l analyse des instructions et directives du ministère ou encore lors de visites de conformité, nous assurons un soutien dans la gestion quotidienne de vos dossiers. Si vous recevez une requête du TAQ, une lettre de l association représentative ou encore, si vous décidez de ne pas renouveler une RSG ou de restructurer un poste au sein de votre organisation, nous vous accompagnons dans vos démarches. Louise clarifie les normes lors d un renouvellement d une RSG Lors du renouvellement d une reconnaissance, le personnel du bureau coordonnateur s interroge à savoir s il y a assez d éléments pour ne pas accorder le renouvellement. Louise a téléphoné au Service aux bureaux coordonnateurs pour discuter avec une avocate, afin d avoir une vue d ensemble des normes applicables, obtenir de la jurisprudence pertinente ainsi que pour échanger sur la vision des associations représentatives et du ministère. Nancy se prépare à remettre un avis de contravention Le bureau coordonnateur a reçu une plainte d un parent. Suite à la procédure de traitements des plaintes, Nancy a besoin de soutien afin de savoir quelle mesure prendre. Elle a besoin d être mieux informée en ce qui a trait aux lois applicables, puisque la Loi sur les services de garde et les instructions et directives du ministère ne sont pas les seuls barèmes à analyser lors d un traitement de plainte : la jurisprudence pourrait être un élément essentiel dans l application de celle-ci. Faire appel au Service aux bureaux coordonnateurs de l AQCPE l a rassurée sur la démarche à suivre. Aussi... Nous pouvons vous apporter un soutien pour la rédaction d avis d intention de suspension, de révocation ou de non-renouvellement; dans l analyse d un traitement de plainte; lors de communications avec les RSG; représentations lors d une requête au TAQ ou à la Commission des relations du travail (CRT); dans l analyse de litiges, de mésententes et de recommandations; dans la recherche et la transmission de jurisprudence dans les cas de litiges; pour la rédaction d opinions juridiques et pour l application ou l interprétation des différentes lois applicables, instructions et directives ministérielles. Nous pouvons également vous aider dans vos dossiers avec vos employées, litiges ou interprétation de politiques de ressources humaines, contrats de travail ou même la convention collective de votre organisation, s il y a lieu. 5 Offre de service BC

6 nos SERVICES Représentations devant les tribunaux Dans le cas d une impasse, si telle est votre décision, nous vous représentons lors d audience devant les différentes instances pour faire valoir vos droits. Nous entreprendrons les démarches nécessaires (comparution, requête) afin de vous préparer adéquatement à l audience. Si des témoins vous accompagnent, nous précisions le rôle de chacun. De plus, nous assurerons un suivi après l audience, notamment en vous transmettant la décision rendue par le tribunal et en prenant soin de répondre à vos questions. Ce qui signifie en moyenne près de 100 dossiers ouverts en une seule année, autant de dossiers fermés et plus d une cinquantaine de dossiers encore actifs seulement pour les dossiers relatifs aux RSG, tant devant le TAQ que la CRT. La présence rassurante d une avocate du Service aux bureaux coordonnateurs à vos côtés devant les tribunaux et/ou en conciliation ou médiation pourra vous aider à faire valoir vos droits. Notre équipe va prendre en charge la gestion du dossier de A à Z et accompagnera la gestionnaire et la représentera pour les étapes à venir. La direction ne sera pas laissée à elle-même devant le Tribunal en présence de la RSG et de l association représentative. Josée reçoit un document de la Commission des droits de la personne Le BC vient de terminer le processus de reconnaissance et l agente de conformité a recommandé au conseil d administration de ne pas reconnaître une candidate en raison de ses problèmes personnels. La candidate n étant pas satisfaite de la décision, a déposé une plainte à la Commission des droits de la personne en mentionnant que l agente de conformité a refusé sa candidature en raison de sa religion. Antoine reçoit un grief pour harcèlement Le syndicat remet à Antoine un grief par lequel il accuse la direction, dont il fait partie, de harcèlement psychologique à l endroit d une salariée. Il est convaincu qu il n a rien à se reprocher et qu il n a fait que rappeler à la salariée de ne pas faire de blagues déplacées en présence des enfants. Quelles avenues peut-il prendre? Encore plus... Nous vous représentons notamment, devant le Tribunal administratif du Québec (TAQ), la Commission des relations du travail (CRT). Nous avons aussi des dossiers d envergures nationales qui ont des impacts pour l ensemble des bureaux coordonnateurs par exemple, l instruction #7. De plus, nous représentant les bureaux coordonnateurs des groupes de travail et différents comité tant avec le ministère qu avec les associations représentative tant CSQ que CSN. 6 Offre de service BC

7 nos SERVICES Formations Par la tenue de tournées thématiques régionales ou nationales, nous offrons aux membres des journées complètes d information et de conseils des plus utiles pour faciliter la gestion quotidienne de leur bureau coordonnateur, mais aussi dans leurs relations avec les tiers. Lors de ces journées, vous êtes invitées à poser des questions et à nous faire part de vos observations sur des dossiers d actualité qui vous préoccupent. De plus, ces formations permettent aux gestionnaires de plusieurs régions du Québec de se rencontrer et d échanger sur divers sujets, le tout à des tarifs préférentiels. Tournée de formation sur le traitement des plaintes- BC Cette formation comprend un survol du Guide sur le traitement des plaintes, du point de vue juridique. De plus, un modèle de politique de traitement des plaintes, une procédure en 12 étapes et une série d outils en lien avec ces étapes sont compris dans ladite formation. Tournée de formation sur la relation entre le BC, les RSG et l association représentative : mise à jour d une nouvelle dynamique à gérer Suite à la signature des ententes collectives et à la mise en place d un processus de règlement de mésententes, une formation a été développée, en collaboration avec les regroupements et l AQCPE, pour faire le point sur les situations vécues et les balises à se donner. Rencontre nationale des bureaux coordonnateurs Les directions des bureaux coordonnateurs et les professionnelles des services de garde à l enfance en milieu familial sont invitées à participer à notre Rencontre nationale des bureaux coordonnateurs. Durant cette journée, plusieurs conférencières et conférenciers de renom sont disponibles pour répondre à vos interrogations et vous offrent des conférences thématiques en lien avec vos préoccupations et vos besoins. Cette rencontre est une belle opportunité de se rencontrer, de discuter et d apprendre en compagnie des autres gestionnaires du réseau. Aussi des formations sur mesure Si vous en sentez le besoin, nous pouvons nous déplacer pour donner une formation sur mesure à vos employés ou CA sur des sujets précis ou une problématique particulière de votre BC et CPE-BC. Il est possible pour nous de vous aider et vous accompagner. 7 Offre de service BC

8 nos SERVICES Négociations, médiation et conciliation Négociations En plus d exercer un leadership national sur le dossier des conditions de travail des salariés du réseau des CPE, CPE- BC et BC (cadres, syndiqués et non syndiqués), nous vous offrons des services personnalisés et adaptés à vos besoins en matière de négociations pour votre organisation. Une négociation peut prendre différentes formes et avoir divers motifs. D emblée, on associe généralement la négociation aux employées syndiquées, mais nous pouvons aussi vous aider et vous soutenir dans la révision des conditions de travail des employées non syndiquées. Par exemple, lors de changement dans votre politique de ressources humaines, lors d une discussion concernant les conditions de travail ou encore lors de la négociation du contrat de travail d une directrice générale. Nous pouvons aussi vous appuyer lorsque vient le temps de guider les membres du conseil d administration dans leurs relations avec la direction. Des parents qui interviennent dans les conditions de travail Dans un BC, la direction n est pas la seule intéressée dans la prise de décisions dans un dossier de RSG. Il faut savoir trouver des compromis entre les besoins des parents, l accessibilité et la qualité des services, la santé et la sécurité des enfants, les contraintes budgétaires du CPE, les exigences ministérielles, la Loi, les règlements et les droits des salariées pour que chacun puisse en sortir gagnant. Médiation et conciliation La médiation et la conciliation sont des modes alternatifs de résolution de conflits. L utilisation de ces voies permet d éviter les coûts et les délais d attente des instances traditionnelles ; ils consistent en des moyens efficaces pour mettre fin aux conflits dans un climat de compréhension, d échanges et de communication. Le processus est moins intimidant et favorise la discussion afin de pouvoir convenir d un commun accord sur l issue du conflit. Ces modes de résolution de conflits permettent généralement de régler une situation avant qu elle ne s aggrave. Geneviève reçoit une demande de médiation du TAQ Le tribunal administratif vient de proposer à Geneviève une conciliation dans le dossier d une RSG, suite à une suspension en vertu de l article 75 du règlement. En appelant au Service aux bureaux coordonnateurs, l avocate lui a expliqué en quoi consiste une conciliation, le déroulement et lui a même proposé de l accompagner, si elle le désirait. Kate doit trouver des accommodements raisonnables Dans son BC, Kate a deux employées dont le mode de vie ou la condition physique requiert une adaptation particulière du travail. Trouver un compromis juste pour tous est un défi et elle fait appel à son service aux bureaux coordonnateurs pour analyser la situation et l aider à proposer des solutions pertinentes qui sauront convenir aux conditions des salariées et à ses propres exigences comme employeur. 8 Offre de service BC

9 centres de la petite enfance et les bureaux coordonnateurs portes coordonnateur 15 renseignements personnels dans un bureau coordonnateur 77 nos SERVICES Publications Au cours de l année, nous publions des bulletins qui s adressent aux bureaux coordonnateurs ayant, entre autres, pour objet des sujets d actualité qui vous touchent et vous préoccupent. Ces bulletins ont pour objectif de vous renseigner sur vos obligations légales, les instructions et directives du ministère, de vous informer sur des décisions récemment rendues par les tribunaux (la jurisprudence), de faire un suivi sur des dossiers politiques ou tout simplement de répondre à vos questions. De plus, nous mettons à votre disposition plusieurs guides pratiques portant sur différents sujets, facilitant la compréhension des démarches à suivre dans votre gestion quotidienne. À titre d exemple, le traitement des plaintes. De plus, ces guides vous aideront à assurer le respect de différentes normes applicables en relations de travail et en gestion des ressources humaines en BC et CPE-BC. Guide administratif sur le respect des normes VOLET 1 Guide sur les principaux éléments à connaître concernant le respect des normes, l environnement juridique et pratique, les incontournables pour réaliser cette fonction avec rigueur, en plus de vous proposer des outils. Guide sur la suspension, la révocation et le non-renouvellement de la reconnaissance Ce guide a pour objectif d aider les administrateurs des BC et CPE- BC, à exercer leur mandat de suspension, de révocation et de nonrenouvellement en regard des reconnaissances accordées aux responsables de service de garde en milieu familial. La préparation d un dossier, l application de techniques d enquêtes appropriées et le respect des étapes essentielles font l objet de différentes sections dans le but de déjouer les embûches du processus judiciaire et de se conformer à la législation. L utilisation de capsules de jurisprudence permet au lecteur d établir des liens entre la théorie et la pratique. Guide sur le harcèlement psychologique Ce guide est un outil qui permet aux gestionnaires d intervenir correctement lorsqu un cas de harcèlement se présente sur les lieux du travail. Il permet une bonne compréhension des diverses formes de harcèlement et la marche à suivre pour éviter d être tenu responsable. Ce qu ils comprennent : GUIDE ADMINISTRATIF Guide d'intervention sur les moyens de pression excercés dans le milieu de travail des CPE Tableaux et formulaires Schémas et modèles pour communiquer des renseignements personnels à autrui. Le devoir de confidentialité des renseignements personnels au sein d un bureau coordonnateur existe non seulement envers les personnes de l extérieur, mais aussi celles œuvrant à l intérieur. Dans les deux cas, le critère de la nécessité doit encore guider les règles d accès aux renseignements dans une entreprise. Par exemple, il n est pas nécessaire pour une personne au soutien pédagogique et technique d avoir accès aux informations financières d une RSG. Une séparation physique des renseignements personnels peut être envisagée lorsque plusieurs personnes au sein d un bureau coordonnateur peuvent avoir accès au dossier de la RSG. Encore une fois, la nécessité de compartimenter l information ou de la séparer découle de la nature des renseignements consignés Notion de sécurité de l information Sous réserve des autres dispositions de la Loi, la notion de «sécurité de l information» peut être envisagée sous trois angles. MESURES MATÉRIELLES DE SÉCURITÉ - Verrouillage des - Cartes d identification - Portes et classeurs - Emplacements réservés aux renseignements personnels MESURES DE CONTRÔLE STRUCTURELLES - Engagement de confidentialité par les employés - Adoption d une politique des renseignements personnels - Accès aux renseignements personnels selon les fonctions MESURES DE PROTECTION INFORMATIQUES - Protection des fichiers informatiques par mot de passe individuel - Fonctionnalités d écran de veille verrouillé - Registres d accès Toutes ces mesures visent à créer un environnement de sécurité approprié à la nature des renseignements. renseignements personnels dans un bureau Association québécoise des CPE GUIDE ADMINISTRATIF- La protection des Modèles de lettre Onglet 5 Modèle de code de conduite pour un bureau coordonnateur (à compléter) CODE DE CONDUITE DU (CPE-BC ) EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE Présentation Le présent document présente les principes que le (CPE-BC ), ses membres, son conseil d'administration et son personnel s'engagent à respecter en matière de protection des renseignements personnels et de respect de la vie privée vis-à-vis des membres, du personnel et de la clientèle. Tous les principes énoncés sont interdépendants. Ensemble, ils constituent les exigences minimales que le centre s'engage à respecter et à atteindre. 1. Responsabilité Le (CPE-BC ) est responsable d assurer la confidentialité des renseignements personnels et des informations personnelles qu'elle détient dans le cours de ses opérations par les membres de son personnel, de son conseil d'administration et de ses autres comités. La directrice générale du (CPE-BC ) est responsable de la mise en œuvre et du respect des principes énoncés ci-dessous. Chacun des membres du centre, de son conseil d'administration, de ses comités et de son personnel s'engage personnellement à respecter le présent code de conduite ainsi que les politiques et pratiques du centre en cette matière. 2. Détermination des finalités Les finalités pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par le (CPE- BC ), et ce, au plus tard au moment de la collecte. 3. Consentement Toute personne doit être informée et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels ou de connaissances de nature personnelle par le centre. 4. Limitation de la collecte Le (CPE-BC ) ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et procède à cette collecte par des moyens autorisés par la loi. 5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation Les renseignements personnels et les informations personnelles ne peuvent être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou obtenus à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne le permette. Association québécoise des CPE GUIDE ADMINISTRATIF- La protection des Association québécoise des CPE GUIDE ADMINISTRATIF relatif à l équité salariale dans les 9 Offre de service BC

10 Modalités d intervention Soutien téléphonique Le téléphone est un moyen rapide et efficace de nous joindre. Il permet de parler à une avocate en peu de temps. Il est l outil par excellence pour la gestion des urgences. Courriel Vous avez des questions précises à poser? Le courriel est l outil idéal pour nous transmettre des ébauches de lettres, contrats ou politiques internes de gestion pour commentaire. Rencontres Il est possible de prévoir des rencontres individuelles ou de groupe, en installation. Notamment pour présenter des ateliers conçus sur mesure pour répondre à vos besoins ou pour parler d un dossier précis que vous souhaitez approfondir. Représentations Nous vous accompagnons lors d audience devant les tribunaux pour faire valoir vos droits et entreprenons les démarches nécessaires afin de vous y préparer adéquatement. Assistance lors de rencontres Nous pouvons vous accompagner lors d une réunion du conseil d administration, une rencontre avec une salariée, un cadre ou une responsable de service de garde, par exemple. 10 Offre de service BC

11 Clientèle Nous accompagnons les BC et CPE-BC dans leurs relations avec les responsables de service de garde en milieu familial et avec leur association représentative. Nous les accompagnons aussi dans leurs relations de travail et dans la gestion de leurs ressources humaines, qu ils soient syndiqués, et donc dont les relations de travail sont régies par une convention collective ou encore non syndiqués, soit dont les relations de travail sont régies par des politiques ou des règlements internes. Nous accompagnons de même les conseils d administration dans leurs relations avec les cadres.! N attendez pas d être aux prises avec un problème pour nous téléphoner! Il est souvent inconcevable, quand tout va bien, de penser que la pire des situations pourrait survenir. Mais quand aucun moyen de prévention n a été mis en place et qu aucune mesure d intervention n a été préparée, les conflits qui peuvent surgir seront potentiellement plus longs et pénibles à régler. Il faut prévenir l imprévisible. De cette manière, vous serez prêtes à faire face à toutes les situations possibles. 11 Offre de service BC

12 N attendez plus! Adhérez au Forfait Soutien-conseil et profitez dès maintenant de nos services personnalisés Une formule d accès à un coût abordable a été mise sur pied et est constituée de deux volets : le Forfait Soutien-conseil, moyennant des frais annuels (sans facturation à l heure ni limite de temps) et des Services Extra, offerts sur demande exclusivement aux adhérents du Forfait Soutien-conseil et tarifés à l heure également, les formations du Service aux bureaux coordonnateurs sont offertes à un taux préférentiel aux BC ayant souscrit au Forfait Soutien-conseil. Si vous êtes intéressées à nos services, n hésitez pas à communiquer avec nous pour obtenir une fiche d inscription. Vous serez admissible à nos services dès la réception de ce formulaire. Pour toute autre information, vous pouvez nous contacter au ou , poste 300 Service aux bureaux coordonnateurs 7245, rue Clark, bureau 401, Montréal (Québec) H2R 2Y4 Tél. : poste 300 Sans frais : Téléc. : facebook.com/aqcpe twitter.com/aqcpe