Sage Reports Guide d installation et d utilisation

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1 Sage Reports Guide d installation et d utilisation

2 Tables des matières Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Tables des matières Avant-propos Prérequis, installation et procédure de connexion Prérequis et Installation Prérequis Procédure d installation Connexion à Sage Reports Utilisation Présentation du menu Sage Reports Avant connexion de l utilisateur Après connexion de l utilisateur Création d un tableau Modification d un tableau Insérer un segment Insérer un champ calculé Structurer le tableau dans la liste des champs Modifier l ordre des colonnes du tableau Dupliquer un tableau Création d un graphique Création d une valeur (mono cellule) Enregistrer un état Consulter un état Mode non connecté à Sage Reports Mode connecté à Sage Reports Partager un état 32 Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 2 sur 32

3 1.0 Avant-propos Sage Reports est le moyen le plus simple de créer des rapports Excel à partir des données de votre logiciel ERP Sage Comptabilité ou Gestion commerciale. Grâce à une interface intuitive, vous sélectionnez simplement les données et les périodes qui vous intéressent. Les données sont alors insérées dans votre rapport Excel et utilisables pour la création de tous types de tableaux et d analyses. Une fois le rapport créé, il est très simple de le mettre à jour lorsque les données ont changé. Ceci peut s effectuer à distance, même hors de votre entreprise, grâce à une connexion sécurisée. Un puissant moteur de BI agrège en temps réel les données et restitue instantanément les résultats des requêtes exprimées par l'utilisateur. L'utilisation de Sage Reports repose sur un modèle hybride : un pont permanent est créé entre la solution Sage ERP déployée sur site chez l utilisateur et une copie des données hébergées dans le Cloud. Sage Reports est une application différente de Sage Reports pour Office 365 : Sage Reports se présente sous la forme d un add-in installé dans Microsoft Excel. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 3 sur 32

4 2.0 Prérequis, installation et procédure de connexion 2.1 Prérequis et Installation Ce chapitre s adresse aux administrateurs serveur et aux utilisateurs avancés qui ont accès aux bases de données. L application Sage Reports nécessite une remontée des données de votre logiciel Sage ERP Comptabilité et/ou Gestion commerciale dans le cloud. La remontée des données comptables et commerciales se paramètre et se réalise à partir de l application Sage Business Sync. L installation, les paramètres et la remontée des données sur le cloud vous sont expliqués dans l aide en ligne. 2.2 Prérequis Sage Reports s installe sur les postes équipés au minimum de : Windows Seven Windows Server 2008 R2 Internet Explorer version 9 Microsoft Excel 2010 ou 2013 Microsoft Excel Office 365 (installée en local sur le poste) Microsoft.NET Framework 3.5 Microsoft.NET Framework 3.5 Service Pack 1 Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime Microsoft Excel doit avoir été ouvert et fermé 1 fois avant l installation de Sage Reports Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 4 sur 32

5 2.3 Procédure d installation Au démarrage de l installation, une fenêtre InstallShield Wizard s affiche. Si Microsoft Excel est lancé, la fenêtre ci-dessous apparaît : Cliquer sur [Suivant>]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 5 sur 32

6 Accepter le contrat de licence puis cliquer sur [Suivant>]. Lire attentivement les recommandations puis cliquer sur [Suivant>]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 6 sur 32

7 Cliquer sur [Suivant >]. Cliquer sur [Installer] L installation de Sage Reports se lance. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 7 sur 32

8 Cliquer sur [Terminer]. Sage Reports est installé. Vous pouvez maintenant ouvrir Microsoft Excel. L onglet Sage Reports est désormais présent. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 8 sur 32

9 3.0 Connexion à Sage Reports Cliquer sur l icône [Se connecter] La fenêtre Sage Reports s ouvre. Entrer votre compte utilisateur [ ] et votre mot de passe. Cliquer sur [Se connecter]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 9 sur 32

10 Vous êtes maintenant connecté à Sage Reports. L icône [Se connecter] devient [Se déconnecter]. Vous avez accès à la création d un tableau croisé dynamique et à la saisie d une valeur. Si l icône reste sur [Se connecter] après validation du compte utilisateur. Cela signifie que l application Sage Reports n est pas associée à votre compte utilisateur. Dans ce cas, veuillez contacter votre Administrateur. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 10 sur 32

11 4.0 Utilisation 4.1 Présentation du menu Sage Reports Après l installation de l add-in, un nouveau menu Sage Report apparaît parmi les fonctionnalités de Microsoft Excel. A partir de ce menu, vous pouvez accéder aux fonctions suivantes : Avant connexion de l utilisateur Se connecter : Permet à l utilisateur de s identifier et de se connecter aux données de ses bases comptables et/ou commerciales dans le cloud. Vider les données : Permet de supprimer les résultats de requête avant enregistrement d un état. Réseau : Permet de configurer votre connexion (Proxy). A propos : Fait apparaître la version de l application. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 11 sur 32

12 4.1.2 Après connexion de l utilisateur Se déconnecter : Permet à l utilisateur de se déconnecter du cloud. Tableau : Permet de créer un nouveau tableau croisé dynamique dans une feuille Excel. Valeur : Permet de créer une valeur dans une cellule Excel (monocellulle). Rafraîchir tout : Permet de rafraîchir le résultat des requêtes en fonction des dernières données comptables et/ou commerciales remontées dans le cloud. D autres fonctionnalités seront visibles dès qu un tableau ou une valeur seront insérés dans une feuille Excel, avec entre autres, les fonctions Modifier, Dupliquer, Supprimer, Déplacer, Créer un graphique, Segment, Champ calculé, Liste des champs, Sous totaux Plier et Déplier. Ces nouvelles fonctionnalités vous seront décrites dans les chapitres suivants. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 12 sur 32

13 4.2 Création d un tableau Dans ce chapitre, nous allons vous présenter comment créer un tableau croisé dynamique de manière simple. Le tableau que nous allons créer représentera l activité commerciale par représentant. Cliquer sur [Tableau]. La page Sage Reports s ouvre : Dans la zone Que souhaitez-vous analyser?, insérer les indicateurs suivants : NOM REPRESENTANT CLIENT NUMERO COMPTE INTITULE CLIENT CHIFFRE D AFFAIRES HT Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 13 sur 32

14 La saisie des indicateurs peut se faire : Soit en saisissant le début du nom de l indicateur ou du mot clé : ex : REPR pour Nom représentant client. Soit en saisissant un synonyme ou abrégé : ex : CA HT pour chiffres d affaires HT. Soit en saisissant le nom complet de l indicateur. Soit en cliquant sur [Explorer] puis sélectionner, par exemple : NUMERO COMPTE INTI- TULE CLIENT dans la catégorie Gestion Commerciale / les plus utilisés. Pour revenir à la fenêtre initiale, cliquer sur [Fermer]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 14 sur 32

15 Dans la zone Sur quelle(s) période(s)?, cliquer sur la période P1 puis sélectionner l exercice Dans la zone Ajouter un filtre, cliquer Ajouter un filtre puis sélectionner l indicateur Type document dans la liste : cocher Tout sélectionner puis décocher Devis. Valider le filtre en cliquant sur Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 15 sur 32

16 Cliquer sur [Valider]. Pour insérer le résultat de la requête, cliquer sur [Insérer dans Excel]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 16 sur 32

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18 4.3 Modification d un tableau Vous pouvez modifier votre requête à tout instant : ajouter, modifier ou supprimer un indicateur, une période ou un filtre. Cliquer sur [Modifier] dans la barre du menu Sage Reports. Ajouter une seconde période P2 en cliquant sur Comparer à une autre période puis sélectionner l exercice Dans la zone Que souhaitez-vous analyser?, rajouter les indicateurs Raison sociale et Exercice Social vente. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 18 sur 32

19 Puis cliquer sur Insérer dans Excel. Au niveau du header, nous retrouvons la 2ème période correspondant à l exercice Mais également, les colonnes Raison Sociale et Exercice social vente se sont insérées dans le tableau. Ainsi que le Chiffre d affaires HT de la période 1 et de la période 2. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 19 sur 32

20 4.3.1 Insérer un segment Les segments permettent d'afficher la liste des éléments appartenant à un champ et d'appliquer des filtres sur les rapports suivant les sélections effectuées. Cliquer sur le tableau. Dans le menu Sage Reports, Fonctions de tableaux, sélectionner Segment. Cocher l indicateur Nom Représentant client puis valider par [OK]. Le segment apparaît sous forme de slicer. Sélectionner le segment puis dans le menu Options, renseigner 3 colonnes. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 20 sur 32

21 Cliquer sur le représentant Gendron, le tableau ne fera apparaître que les données liées à ce représentant. Le segment peut être positionné n importe où dans la feuille Excel. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 21 sur 32

22 4.3.2 Insérer un champ calculé Un champ calculé est une formule créée à partir des indicateurs présents dans le tableau croisé dynamique. Il permet ainsi d obtenir des valeurs encore plus pertinentes suivant vos besoins métiers. Cliquer sur [Champs calculé]. Dans la zone Nom, saisir Evolution du CA HT. Dans la zone Formule, insérer les indicateurs Chiffre d affaires HT P1 et Chiffre d affaires P2 afin d obtenir la formule suivante : = 'Chiffre d''affaires HT P1'- 'Chiffre d''affaires HT P2' Cliquer sur [Ajouter]. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 22 sur 32

23 Valider par [OK]. La colonne Evolution du CA HT est ajoutée au tableau croisé dynamique. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 23 sur 32

24 4.3.3 Structurer le tableau dans la liste des champs Pour afficher les données dans votre tableau, vous allez organiser et positionner les différents champs selon vos besoins dans les zones : Découpages verticaux pour filtrer les données par les valeurs de ce champ. Cette zone est placée le long du côté supérieur du tableau croisé dynamique. Découpages horizontaux pour filtrer les données par les valeurs de ce champ. Cette zone est placée le long du bord supérieur du tableau croisé dynamique. Filtre de rapport pour filtrer tout le rapport en fonction de l élément sélectionné dans le filtre du rapport. Étiquettes de colonnes pour afficher des champs sous forme de colonnes en haut du rapport. Une colonne de position inférieure est imbriquée dans la colonne affichée immédiatement au-dessus d elle. Étiquettes de lignes pour afficher des champs sous forme de lignes sur le côté du rapport. Une ligne de position inférieure est imbriquée dans la ligne affichée immédiatement au-dessus d elle. Somme de valeurs pour afficher des données de synthèse numériques. La liste des champs peut être appelée : soit par simple clic sur le tableau ou soit en cliquant sur Liste des champs dans le menu Sage Reports. La liste des champs s affiche à droite du tableau. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 24 sur 32

25 4.3.4 Modifier l ordre des colonnes du tableau Dans la zone Etiquettes de lignes, mettre en 1ère position l indicateur Raison sociale : Soit en glissant Raison sociale au-dessus de Nom représentant client Soit en cliquant sur Raison sociale puis sur Monter. Mettre l indicateur Exercice social vente en 2ème position. Mettre l indicateur Exercice social vente en 2ème position. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 25 sur 32

26 4.3.5 Dupliquer un tableau Si vous devez réaliser un 2ème tableau portant sur la même requête, vous pouvez dupliquer votre tableau. Sélectionner le tableau à dupliquer puis cliquer sur Cliquer droit sur la cellule à partir de laquelle le 2ème tableau viendra se positionner puis coller. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 26 sur 32

27 4.3.6 Création d un graphique Il est possible d insérer un graphique réalisé à partir d un tableau croisé dynamique. Sélectionner le 1er tableau puis cliquer sur Choisir un graphique de type Secteurs puis valider par OK. Afficher la liste des champs puis décocher les indicateurs Chiffres d affaires HT P2, Raison sociale et Evolution du CA HT. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 27 sur 32

28 4.3.7 Création d une valeur (mono cellule) La création d une valeur (ou mono-cellule) permet de construire et de dupliquer des rapports consolidés de façon automatisée. Se positionner dans la cellule C5 de la feuille Excel. Puis cliquer sur Dans la zone Que souhaitez-vous analyser?, insérer l indicateur Montant pour l exercice Ajouter un filtre sur l indicateur Numéro Compte Général, commençant par 7. Cliquer sur [Insérer dans Excel]. Le montant des comptes généraux commençant par 7 sur l exercice 2012 s affiche. On peut y lire égale- ment la formule suivante : =SAGEVAL("[Comptabilité Générale].[Montant]";"01/01/2012";"31/12/2012";"(";"[Société pour la comp- tabilité].[raison Sociale]";"dl";"(";"[BIJOU SA 3003]";")";")";"et";"(";"[Comptabilité Générale].[Numéro Compte Général]";"cp";"[7]";")") Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 28 sur 32

29 1. 1er exemple de modification de formule SAGEVAL Dans la cellule C4, je saisis Dans la formule SAGEVAL, remplacer l année 2012 des périodes par la cellule C4 a l aide de la syntaxe suivante : =SAGEVAL("[Comptabilité Générale].[Montant]";"01/01/"&C4;"31/12/"&C4;"(";"[Société pour la comp- tabilité].[raison Sociale]";"dl";"(";"[BIJOU SA 3003]";")";")";"et";"(";"[Comptabilité Générale].[Numéro Compte Général]";"cp";"[7]";")") Dans la cellule D4, je saisis Puis je glisse (copie) la formule de C5 vers D5. La formule SAGEVAL dans la cellule D5 est la suivante : =SAGEVAL("[Comptabilité Générale].[Montant]";"01/01/"&D4;"31/12/"&D4;"(";"[Société pour la comp- tabilité].[raison Sociale]";"dl";"(";"[BIJOU SA 3003]";")";")";"et";"(";"[Comptabilité Générale].[Numéro Compte Général]";"cp";"[7]";")") 2. 2ème exemple de modification de formule SAGEVAL Dans la cellule B5, je saisis 707. Puis dans la formule SAGEVAL, je supprime le filtre sur le numéro de compte commençant par 7 pour le remplacer par la colonne B5. La formule SAGEVAL devient la suivante : =SAGEVAL("[Comptabilité Générale].[Montant]";"01/01/"&C4;"31/12/"&C4;"(";"[Société pour la comp- tabilité].[raison Sociale]";"dl";"(";"[BIJOU SA 3003]";")";")";"et";"(";"[Comptabilité Générale].[Numéro Compte Général]";"cp";""&B5;")") Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 29 sur 32

30 Si l insertion d une valeur ne fonctionne pas, il faut supprimer l entrée SageReportUrl dans les propriétés de l état. Pour y accéder, cliquer sur le menu Fichier / Informations. Puis aller dans la liste déroulante des Propriétés et sélectionner Propriétés avancées. Dans l onglet Personnalisation des propriétés de l état, sélectionner l entrée SageReportUrl et la supprimer. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 30 sur 32

31 4.4 Enregistrer un état Une fois votre état terminé, cliquer sur le menu Fichier / Enregistrer sous. Donner un nom à votre état. A l ouverture de votre fichier dans Excel, après connexion de l utilisateur, votre fichier pourra être rafraîchi (voir Consulter un état). 4.5 Consulter un état Un état peut être consulté, connecté ou non connecté à Sage Reports Mode non connecté à Sage Reports Ouvrir l état dans Excel. Pour cela, cliquez sur Les rapports de données sont consultables à l identique lors du dernier enregistrement de l état. Le rafraîchissement des données n est pas possible dans ce cas de figure Mode connecté à Sage Reports Ouvrir l état dans Excel. Les rapports de données sont consultables à l identique lors du dernier enregistrement de l état. Le rafraîchissement des données est possible dans ce cas de figure. Pour cela, cliquer sur l icône Rafraîchir tout. Quatre états vous sont livrés : Ventes clients.xlsx Ventes représentants.xlsx Ventes articles.xlsx Tableau de bord des ventes.xlsx Recommandation 1 : enregistrer l état sous un nouveau nom. Recommandation 2 : après ouverture d un état, il est conseillé d actualiser les tableaux en cliquant sur Actualiser Tout à partir du menu Options. Puis, seulement après, cliquer sur Rafraichir tout. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 31 sur 32

32 4.6 Partager un état Vous pouvez transmettre votre analyse à vos collaborateurs de différentes manières : Partage de l état avec les données (voir Enregistrer un état) Partage de l état sans les données Avant d enregistrer votre état, cliquer sur Vider les données. A la réception de l état, votre collaborateur devra rafraîchir les données. Sage Reports - Guide d installation et d utilisation Sage Suisse SA Page 32 sur 32