ALFA-PERSONNEL DADS U 2007 EVOLUTIONS

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1 ALFA-PERSONNEL DADS U 2007 EVOLUTIONS SOMMAIRE 1 Travaux préparatoires Contrôles appliqués sur les adresses Contrôles appliqués aux identités : Menu Fichiers / Salariés Mise à jour du paramétrage Définition des SIRET Paramétrage plan de paie Organismes Affiliation aux organismes Calcul préparation de la DADSU Informations périodes d activités / périodes d absence Calcul préparation de la DADSU Après calcul de la DADSU Modification S30 (Salariés) : informations prud homales Modifications S41 (Périodes d activités) Les éditions Transfert du fichier DADSU Pré-Contrôle de votre fichier DADSU : DADSU-CTL Cas particuliers et informations diverses...15 ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 1 sur 18

2 0. Généralités Vous venez de recevoir et de mettre à jour la version 7.50 de votre progiciel de Paie. Cette nouvelle version vous permet d établir votre fichier DADSU 2007 selon la dernière norme en vigueur : V08R06. Vous pouvez la consulter sur le site de Net-entreprise (netentreprises.fr). Vous devez installer cette version AVANT de lancer le calcul de votre DADSU. Si ce n est pas le cas, vous devez faire une remise à zéro de votre fichier et relancer un calcul afin que soit intégré le nouveau format de la norme Ce document vous présente les nouveautés et les principaux points à revoir pour réaliser votre fichier de Si vous effectuez la DADSU pour la première fois avec le progiciel de paie, vous pouvez vous reporter à la documentation complète pour la mise en œuvre de votre fichier DADSU intitulée ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Procedure_complete.pdf. N.B. : Ces deux documents sont présents sur le répertoire ALFA-PERSONNEL de votre support de mise à jour. Nous vous rappelons que pour les salariés relevant de la MSA, vous devez effectuer une DADS à partir de l ancienne norme, la MSA n ayant toujours pas adhéré au nouveau format de fichier. Dans le menu Périodique choisissez Déclaration annuelle des salaires (DADS-1). Nouveautés réglementaires 2007 o o Heures supplémentaires (Loi TEPA) Intégration automatique de la nouvelle mesure d exonération sur les heures supplémentaires à partir du paramétrage mis en place avec la version Aucune modification n est à apporter dans le paramétrage de votre fichier DADSU si la procédure décrite dans la fiche annexe n 24 a été scrupuleusement appliquée. Suivi des mesures de réduction ou d exonération de cotisations - Epargne salariale (participation, intéressement, participation au plan Epargne, dividende du travail) - Financement titre restaurant - Financement du chèque transport - Indemnité de licenciement - Indemnité de mise à la retraite - Indemnité versée dans le cadre du volontariat associatif - Gratification de stage. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 2 sur 18

3 o o Section prud homale dérogatoire Nouvelle rubrique portant sur la section prud homale de l établissement, cette section prud homale dérogatoire prime sur la section principale. Taxes annexes assises sur les salaires - Taxe d apprentissage et contribution au développement de l apprentissage - Formation professionnelle continue. N.B.: Le mode de remplissage de ces nouvelles rubriques est décrit dans la suite de ce document. o Elections prud homales Une édition des listes pour les élections prud homales à partir des éléments du fichier DADSU a été créée spécifiquement dans le menu Périodiques \ module DADSU \ Editions. Par ce sigle, nous vous indiquons les points nouveaux de cette version, qu ils aient été apportés pour répondre au nouveau cahier des charges, ou pour améliorer le confort du produit. Nous vous rappelons qu un guide de l utilisateur est également à votre disposition sur le site n hésitez pas à vous référer à ce site pour toute information complémentaire. NB : dans ce document, ne sont pas traités les problèmes liés directement au site de net-entreprises (problèmes de connexions, d inscriptions, de transferts etc ). Pour toute information à ce sujet, vous pouvez les contacter directement soit par téléphone au , soit par télécopie au ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 3 sur 18

4 1 Travaux préparatoires Ce sont des préparations que vous pouvez réaliser dès que la version 7.50 est installée et avant de lancer le premier calcul de la DADSU. 1.1 Contrôles appliqués sur les adresses A partir de cette année, net-entreprises applique des contrôles plus stricts au niveau du format des adresses, nous vous invitons donc à contrôler les différentes adresses intervenant dans les menus : Paramètres généraux et fiches salariés. Vous devez porter une attention particulière aux codes postaux : aucun code BP ou code CEDEX n est admis, le code postal doit figurer dans la liste des codes postaux de la poste. 1.2 Contrôles appliqués aux identités : Menu Fichiers / Salariés Identité du salarié : Dans les zones Nom, Nom Marital ou Prénom, vous devez respecter les règles suivantes : o Le premier caractère doit être différent de l espace ou du trait d union o Le premier caractère ne doit pas être un caractère rappelant le code civilité, M, MR, MME, MLLE. Exemple : M MARTIN sera refusé Ou M CHRISTINE (Pour Marie Christine) sera refusé. o Pas de double espace ou double apostrophe, ou de double trait d union consécutifs dans la même rubrique Numéro de sécurité sociale : si vous ne connaissez pas le n de sécurité sociale de votre salarié, indiquer un 7 (pour le sexe masculin) ou un 8 (pour le sexe féminin) sur le premier caractère suivi des informations connues (année de naissance, mois de naissance, département de naissance, ). Au moment du calcul, il sera automatiquement traduit en format DADSU. Emploi : cette zone est une information obligatoire pour la DADSU Horaire de référence : obligatoire pour tous les salariés dont la rémunération se base sur un nombre d heures Date de sortie et motif de sortie : ces zones doivent être renseignées pour les salariés sortis, elles conditionnent les rubriques de type prud homales. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 4 sur 18

5 2 Mise à jour du paramétrage Menu Paramètres/Paramétrage DADSU 2.1 Définition des SIRET Le programme effectue une reprise automatique des paramétrages de la DADSU Nouveautés Adresse Attention cette information devient obligatoire, et fait l objet de contrôles de forme spécifiques par net-entreprises. Nouvelles zones Section prud homale dérogatoire : facultatif Taxe d apprentissage : La taxe d apprentissage (TA) et la contribution au développement de l apprentissage (CDA) sont déclarées chaque année à la DGI sur une déclaration n Par mesure de simplification, les données relatives à ces déclarations sont intégrées à la DADS. Indiquer le total de la base d imposition pour chaque SIRET si vous êtes concernés. Participation formation professionnelle continue : La participation des employeurs de moins de 10 salariés à la formation professionnelle continue (FPC) est déclarée chaque année à la DGI sur une déclaration n Par mesure de simplification, les données relatives à ces déclarations sont intégrées à la DADS. Indiquer le total de la base d imposition (CDD inclus) pour chaque SIRET si vous êtes concernés. Dont CDD : indiquer la base d imposition CDD uniquement. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 5 sur 18

6 2.2 Paramétrage plan de paie La validation du mois de Décembre a effectué une reprise automatique des paramétrages DADSU de l année précédente. Il vous suffit de mettre à jour les événements nouveaux apparus durant cette année de déclaration (nouveaux postes de calcul du brut ou de charges, nouvelles catégories salariales exonérées ) EXONERATIONS Un nouveau code exonération est proposé : 52 ZRR 1-50 (Zones de revitalisations rurales) Si vous êtes concernés, indiquer toutes les catégories salariales concernées ainsi que les postes de calcul de charges salariales correspondant à la partie exonérée. 2.3 Organismes Certains organismes de retraite et de prévoyance ont modifié leur code DADSU. Nous vous demandons de vous rapprocher de vos organismes afin de vous en assurer. Si vous êtes concernés par ces modifications, vous devez mettre à jour vos fiches organismes avant de lancer le premier calcul de votre fichier. Exemple : le code A270 CPM a été supprimé et remplacé par le code A536 CIPS et CPM. Pour procéder à la modification d une fiche existante, une nouvelle touche de fonction F2ChgCod a été créée. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 6 sur 18

7 Cette touche de fonction permet d accéder au code organisme pour le modifier. Rappel Nous vous rappelons qu il est obligatoire d indiquer en début de libellé la mention DADSU pour que l organisme soit pris en compte au moment du calcul. Code organisme gestionnaire Nouvelle zone utilisée pour les IP (institutions de prévoyance) uniquement. Cette zone est facultative, elle ne doit être remplie que sur demande spécifique de votre IP. 2.4 Affiliation aux organismes Si un code DADSU a été modifié par la touche de fonction F2ChgCod, il sera affecté automatiquement aux numéros d affiliations déjà définis. Par contre, si le numéro d affiliation pour chaque salarié change, il faut le redéfinir. Pour faciliter la saisie des numéros d affiliations, il est désormais possible d affecter un numéro d affiliation pour l ensemble des salariés appartenant à une catégorie salariale. Voici la méthode à suivre : Appeler un salarié de chaque catégorie salariale Saisir le numéro d affiliation commun à la catégorie, valider par F1. Le message suivant apparaît : En faisant F2, le numéro d affiliation sera affecté à tous les salariés de la même catégorie salariale. Répétez l opération en appelant un salarié de chacune des catégories salariales. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 7 sur 18

8 3 Calcul préparation de la DADSU 2007 Menu Périodiques / Module DADSU 3.1 Informations périodes d activités / périodes d absence Avant de procéder au premier calcul de la DADSU, vous pouvez effectuer les contrôles et les modifications éventuelles sur les périodes d activités de vos salariés ainsi que les périodes d absences. Rappel pour les motifs d absence : Nous vous rappelons que les codes motifs d absence font l objet de contrôles plus stricts sur net-entreprises, aussi, veuillez vérifier que les codes 30 à 63 n ont pas été utilisés pour vos salariés AGIRCC ARCCO. Si c est le cas, avant de lancer le premier calcul, modifiez-les en utilisant uniquement des codes de 04 à 14 (seuls codes autorisés pour les salariés AGIRCC-ARCCO) ou, si aucun de ces codes ne correspond à la situation de votre salarié, supprimez simplement l absence correspondante. Une fois ces différents contrôles réalisés, vous pouvez lancer le calcul de votre DADSU Calcul préparation de la DADSU Pour démarrer la DADSU de 2007, il n est pas nécessaire de remettre à zéro l année Indiquer simplement la nouvelle année de déclaration 2007 et la date du dernier vendredi de l année correspondant (important pour les élections prud homales). Lorsque vous lancez pour la première fois le calcul des données, ou lorsque le calcul est lancé après une remise à zéro totale du fichier, un état d anomalies est imprimé. Il fait état de trois niveaux de blocages différents : 1- Anomalie bloquante : précédée du signe!, aucun fichier n est généré, il faut corriger et relancer le calcul. 2- Anomalie bloquante pour le salarié : précédée du signe?, le fichier est généré, mais le salarié mentionné sur l état n est pas calculé. 3- Anomalie non bloquante : le problème est signalé pour le salarié, mais celui ci n a pas empêché son calcul, il est fortement conseillé de le corriger car, une anomalie non bloquante en calcul peut devenir bloquante au moment du transfert du fichier DADSU. Si des anomalies de niveau 1 ou 2 ont été détectées, vous devez corriger les anomalies et relancer le calcul du fichier ou des salariés concernés. Lorsque vous retournez dans le calcul, le programme vous indique combien de salariés n ont pas été calculés, vous pouvez les sélectionner directement par la touche F8 liste des salariés non calculés. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 8 sur 18

9 F8 Liste des salariés non calculés : elle permet de retrouver un salarié dont l anomalie est de niveau bloquante pour le salarié (2). F9 Liste de tous les salariés : elle permet de retrouver un salarié dont l anomalie est de niveau non bloquante (3), mais dont les données ont quand même été calculées. 3.3 Après calcul de la DADSU Modification S30 (Salariés) : informations prud homales Nous vous rappelons que sur cet écran vous pouvez visualiser et modifier les informations utilisées pour la liste des élections prud homales. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 9 sur 18

10 3.3.2 Modifications S41 (Périodes d activités) De nouvelles zones ont été intégrées. 2 ème page écran : Informations Loi TEPA Au moment du calcul, le programme reprend automatiquement les postes de calcul ayant la mention SUP ou CPL en poste clé *, à partir du mois d octobre Il reprend également, le montant de la réduction salariale ou patronale correspondant sur le bulletin grâce à la mention RT4 indiquée en poste clé * de ces postes de charges (Voir fiche annexe n 24). Attention : vous devez contrôler qu une réduction salariale apparaît bien pour chaque heure supplémentaire ou complémentaire notée sur cet écran. Si ce n est pas le cas, modifier les informations en conséquence. 3 ème page écran : Exo AGFF : (O/N) : Cette zone doit être renseignée à O (Oui) pour les bénéficiants d une exonération à l AGFF. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 10 sur 18

11 4 ème page écran : Nouvelle page Cette page permet de saisir manuellement les nouvelles rubriques de la DADSU 2007 sur les salariés concernés. La saisie des montants est entièrement manuelle, aucune recherche automatique n est effectuée au moment du calcul. Des informations complémentaires vous sont apportées au chapitre 4 Cas particulier des salariés sans bulletins Les éditions Les informations sur la loi TEPA ont été intégrées dans l édition S41 périodes d activités (informations secondaires). Election prud homale Une liste pour les élections prud homales doit être éditée à partir des éléments de votre Fichier DADSU. Cette nouvelle édition vous permet de sortir les informations demandées. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 11 sur 18

12 3.4 Transfert du fichier DADSU Une fois toutes les étapes précédentes effectuées, vous pouvez lancer le transfert de votre fichier à l emplacement souhaité. Rappel : Si vous souhaitez transférer votre fichier DADSU sur disquette, vous devez enlever la valeur par défaut X:\MEMDOS\PAIE et la remplacer par A: (ne rien ajouter après). Un état d anomalies peut s éditer : Si les anomalies sont non bloquantes, le fichier a été transféré. Si des anomalies bloquantes ont été détectées, c est à dire si des anomalies précédées du signe? apparaissent, alors, aucun fichier n a été généré. Vous devez corriger l anomalie et relancer le transfert. 3.5 Pré-Contrôle de votre fichier DADSU : DADSU-CTL Un outil de pré-contrôle des données (DADSU-CTL) est mis à disposition des entreprises sur le site Net-entreprises. Vous pouvez le télécharger à l adresse suivante : Il est indispensable d utiliser cet outil pour vérifier la validité de votre fichier avant de l envoyer sur le site de net-entreprises. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 12 sur 18

13 Après avoir procédé à son installation (double clique sur le fichier téléchargé), lancez le raccourci DADSU-CTL-V08R06 créé sur votre bureau, puis ouvrez votre fichier DADS-U précédemment généré. Permet de récupérer et d ouvrir le fichier DADSU 2007 Dès que le fichier est ouvert, l outil DADSU-CTL fait un contrôle et affiche dans le cadre Synthèse le nombre d anomalies bloquantes ainsi que le nombre d avertissements détectés sur votre fichier : Exemple : Exemple d une anomalie bloquante que vous pouvez rencontrer : Code postal : valeur incorrecte ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 13 sur 18

14 Vous devez corriger l anomalie en Modification S30 Salariés, relancer un transfert, et relancer l outil de pré-contrôle de votre fichier. Répétez l opération jusqu à ce que TOUTES LES ANOMALIES BLOQUANTES SOIENT CORRIGEES. Lorsque toutes les anomalies bloquantes sont corrigées, le message suivant s affiche : Répondre Oui pour insérer un certificat de contrôle dans votre fichier. Vous pouvez alors envoyer ce fichier par le site de net-entreprises, il sera traité plus rapidement. ATTENTION Pour tout problème lié au fonctionnement ou à l installation de l outil DADSU-CTL, merci de contacter directement le site de net-entreprises. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 14 sur 18

15 4 Cas particuliers et informations diverses Nouveaux Codes IRC IP ALFA-PERSONNEL Nous vous informons que la liste des codes IRC et IP est disponible dans la notice d utilisation de l outil de contrôle DADSU-CTL. N hésitez pas à vous y référer pour consulter les dernières modifications. Choisir : ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 15 sur 18

16 Volontariat / Gratifications de stages / Participation, Intéressement A partir de cette année, des informations ne figurant pas sur un bulletin de salaires doivent être intégrées dans votre fichier DADSU. Cela peut concerner des personnes ayant bénéficié de sommes exonérées de charges, et particulièrement de charges sociales patronales comme par exemple des stagiaires ou des actes de volontariat indemnisés dans la limite des montants exonérés de charges ou encore des bénéficiaires d un intéressement versé l année suivant leur départ. Procédure à suivre Fichiers / Fiches Salarié : o Créer une fiche salarié o Sur la 1ére page, appuyer sur la touche F9info L écran suivant apparaît : Année à déclarer : 2007 A remplir obligatoirement et uniquement dans le cas de salarié sans bulletin : o Périodiques / Module DADSU / Informations périodes d activités Créer une période d activité. o Lancer le calcul pour ce salarié en le sélectionnant par la touche F8 liste des salariés non calculés. o Modifications S41- périodes d activités Une fois le salarié calculé, saisir les sommes exonérées concernées sur la 4éme page écran. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 16 sur 18

17 Comment gérer les bulletins de rappels? Un bulletin de rappel effectué en dehors des périodes de présence du salarié (salarié sorti en cours d année ou sur l année précédente), doit respecter les informations suivantes : Code motif Début : 095 (Somme isolée) Date début : premier jour du mois sur lequel est effectué le rappel Code motif Fin : 096 (Somme isolée) Date fin : dernier jour du mois sur lequel est effectué le rappel Les autres informations doivent correspondre à l activité pour laquelle est effectué le rappel. Il est notamment obligatoire de remplir l horaire de référence correspondant au contrat initial du salarié. Comment gérer les montants négatifs? Au moment du transfert du fichier DADSU, le message d anomalie suivant peut apparaître : SIREN xxxxxxxxx Salarié xxxxxx Somme des montants fiscaux négative pour l établissement dont le NIC est xxxx (origine taxe sur salaire ou périodes d activité) Il ne peut y avoir de sommes fiscales négatives sur le fichier DADSU, pour le salarié concerné, vous devez mettre à zéro toutes les rubriques fiscales qui ont un montant négatif : Modifications S41 (Taxe sur les salaires) Mettre Zéro sur les rubriques négatives du salarié Modifications S41 (Périodes d activités) Mettre zéro sur les rubriques négatives de la catégorie IMPOTS Une fois les modifications apportées, il ne faut surtout pas relancer le calcul du salarié, les modifications seraient annulées, vous devez refaire directement le transfert du fichier DADSU. Salarié avec plusieurs contrats sur le même mois Si un salarié possède plusieurs contrats sur le même mois, la seule méthode reconnue par le programme de calcul de la DADSU est l utilisation des bulletins intermédiaires. Si vous n avez pas utilisé cette option et que vous n avez saisi qu un bulletin mensuel pour l ensemble des contrats du mois, vous ne pourrez pas décomposer les périodes dans le module Informations / période activité. Le calcul obéit à des correspondances entre les périodes et les bulletins historiques, si vous découpez une période mensuelle en plusieurs périodes, cette règle n est plus respectée et une anomalie apparaît. Vous n avez d autre choix que de laisser la période mensuelle. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 17 sur 18

18 Base brute et base plafonnée exceptionnelle Nous vous rappelons que ces bases sont à indiquer manuellement en modification S41(périodes d activité) pour les cotisations retraites se calculant sur une base différente de la base sécurité sociale. Veuillez consulter le cahier des charges, pages 79 et 80 pour choisir le code type correspondant, il indiquera si le montant saisi doit : - Remplacer la base sécurité sociale (=) - S ajouter à la base sécurité sociale (+) - Ou se retrancher de la base sécurité sociale (-) Comment ne pas déclarer un salarié sur le fichier DADSU? Si, pour une raison particulière, vous ne souhaitez pas faire apparaître un salarié sur votre fichier DADSU, vous devez indiquer sur sa fiche salarié un code régime D (pour Divers). Le fichier ne prend en compte que les salariés en régime S (Sécurité Sociale), il ne sera donc pas pris en compte au moment du calcul. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2007_Evolutions.doc Page 18 sur 18