Rapport spécial. relatif au contrôle du secrétariat de la médiateure

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1 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure

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5 Table des matières I. LES CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COUR DES COMPTES PRÉSENTATION DU CONTRÔLE DE LA COUR INTRODUCTION CHAMP DE CONTRÔLE ET OBJECTIFS DE CONTRÔLE CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS LES FAITS SOULEVÉS PAR LE PERSONNEL GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE Règlement financier et cmptable interne La cmptabilité La prcédure d rdnnancement et le cntrôle des dépenses Le paiement des dépenses Recmmandatins II. LA PRISE DE POSITION (PRÉSENTÉE LE 24 DÉCEMBRE 2013)... 15

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7 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 5 I. LES CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COUR DES COMPTES 1. Présentatin du cntrôle de la Cur 1.1. Intrductin L article 5, paragraphe (2) de la li mdifiée du 8 juin 1999 prtant rganisatin de la Cur des cmptes prévit que la Cur peut, à la demande de la Chambre des députés, présenter ses cnstatatins et recmmandatins prtant sur des dmaines spécifiques de gestin financière sus frme d un rapprt spécial. Par currier du 17 juillet 2013 et du 18 septembre 2013, le Président de la Chambre des députés a infrmé la Cur que le Bureau avait décidé «de faire appel à l expertise de la Cur des cmptes pur les questins d rdre financier» à prps de différends qui ppsaient la médiateure et sn persnnel Champ de cntrôle et bjectifs de cntrôle Les bjectifs pursuivis par la Cur snt définis par la li mdifiée du 8 juin 1999 prtant rganisatin de la Cur des cmptes. A l article 3 (1), il est précisé que «la Cur des cmptes examine la légalité et la régularité des recettes et des dépenses ainsi que la bnne gestin financière des deniers publics». Dans un premier currier, le Bureau de la Chambre des députés a demandé que sient examinées tutes les questins ayant trait à la gestin budgétaire et financière et que la Cur apprécie les faits sulevés par le persnnel. Le Bureau a également suhaité que la Cur apprte sn cnseil et sn expertise afin d épauler la médiateure en vue de mettre en place une gestin budgétaire cnfrmément à la li mdifiée du 8 juin 1999 sur le budget, la cmptabilité et la trésrerie de l Etat. Dans un deuxième currier, le Bureau de la Chambre des députés a demandé à la Cur de prcéder à un audit financier qui cuvre tus les aspects de la gestin cmptable et financière du secrétariat de la médiateure. Dès lrs, le cntrôle de la Cur prte dans une première partie sur les faits sulevés par le persnnel ayant trait à la gestin budgétaire et financière et cuvre la péride du 1 er février 2012 à aujurd hui. Dans une deuxième partie, la Cur examine la gestin cmptable et financière du secrétariat de la médiateure relative aux exercices cmptables 2010 à 2013 et frmule une série de

8 6 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure recmmandatins afin de mettre en place une gestin budgétaire cnfrmément à la li mdifiée du 8 juin 1999 sur le budget, la cmptabilité et la trésrerie de l Etat.

9 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 7 2. Cnstatatins et recmmandatins 2.1. Les faits sulevés par le persnnel Sur base du tableau synptique élabré par le service juridique de la Chambre des députés indiquant les différents pints sulevés par le persnnel ainsi que les explicatins crrespndantes de la médiateure, la Cur a identifié neuf pints ayant un caractère financier. Après examen, un certain nmbre de faits sulevés ne dnnent pas lieu à une cnstatatin u nt été réslus entretemps, à savir: les panneaux extérieurs initialement cmmandés avec l inscriptin «Médiature» nt été installés avec l inscriptin de «Ombudsman» sans que ce changement ait ccasinné des frais supplémentaires, dans le cadre de sa missin d expert pur la Cmmissin de Venise, des frais de rute et de séjur nt été avancés à la médiateure par le secrétariat. Ces frais nt été entretemps rembursés par celle-ci. La Cur est d avis que de tels frais de rute et de séjur ne divent pas être avancés par le secrétariat du médiateur alrs que la missin d expert pur la Cmmissin de Venise n a rien à vir avec la fnctin de médiateur, il a été prpsé, à l initiative du réviseur externe, d inscrire dans le budget pur l année 2014 un budget supplémentaire pur une éventuelle cmpensatin financière des cngés. Cette prpsitin, qui par ailleurs n a pas été retenue, témigne de la mécnnaissance du réviseur des dispsitins législatives et réglementaires en matière de cngés des fnctinnaires et emplyés de l Etat, à ce jur aucun engagement n a été pris par la médiateure quant à la mdernisatin du site internet du médiateur par un cnsultant externe, cncernant les frais d un billet d avin, la médiateure avait demandé et btenu leur rembursement par l institutin alrs qu elle invquait avir avancé le paiement. Il ressrtait tutefis d un rappel de l agence de vyage que tel n était pas le cas. La médiateure a réglé entretemps la facture auprès de l agence de vyage. l institutin a repris au 1 er mars 2012 l abnnement du prtable et les frais de cmmunicatin afférents. Le relevé de cmpte de l pérateur au 25 mars 2012 affichait un slde initial de 677,89 eurs. Sur base d une infrmatin de la Chambre des Députés, ce slde initial cncerne l achat d un téléphne mbile par et pur les besins de la Chambre des Députés. Cet achat a cependant été facturé par erreur à la médiateure.

10 8 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure Cncernant les pints restants, la Cur cnstate que : la médiateure a acheté une tablette électrnique et un bn d achat de 100 eurs destinés au 1 er et 2 e gagnant d un cncurs lancé dans un lycée pur la créatin d un nuveau lg pur l institutin. Ces dépenses lui nt été rembursées par le secrétariat malgré le fait qu aucun budget n était prévu pur le financement de cadeau par l institutin. La Cur demande qu à l avenir, les prcédures d engagement et de paiement à définir dans le prchain règlement financier et cmptable interne (v ) sient bservées, un rdinateur, une imprimante et l installatin intégrale d un réseau dmestique cnstitué d un ruteur et d une extensin de réseau Wifi nt été cmmandés par la médiateure auprès du furnisseur de services infrmatiques du secrétariat et nt été livrés au dmicile privé de la médiateure. Il s ensuit que la prcédure d engagement au sein de l institutin n a pas été respectée et que le secrétariat n est intervenu qu au mment du paiement de la facture. La Cur exige qu à l avenir, les prcédures d engagement et de paiement à définir dans le prchain règlement financier et cmptable interne (v ) sient bservées. Par ailleurs, l installatin à dmicile a fait l bjet d une maintenance de 2,75 heures, à savir 256,16 eurs, cmprenant entre autres le nettyage du PC d un membre du ménage privé de la médiateure. Cette interventin a été prise en charge par le secrétariat. Seln la Cur, le nettyage de ce PC aurait dû être facturé séparément et ce à charge de la médiateure, la médiateure dispse d un téléphne prtable et d une tablette électrnique dnt les abnnements et les frais de cmmunicatin snt pris en charge par l institutin. D après les calculs de la Cur, les frais mensuels afférents étaient de 157 eurs en myenne (dnt 70 eurs de frais d abnnement) entre février 2012 et aût La Cur recmmande que pur ces deux appareils mbiles, un mntant frfaitaire mensuel pur cuvrir les frais de cmmunicatin sit versé à la médiateure. Pur la fixatin de ce mntant, il devrait être tenu cmpte des frais encurus dans l exercice de sn mandat, l institutin prend en charge les frais de cmmunicatin par internet au dmicile privé de la médiateure. Ces frais incluent un abnnement relatif à une adresse IP fixe et, depuis nvembre 2012, un abnnement DSL pur prfessinnels. Ces abnnements cûtent 107,74 eurs par mis. La Cur cnstate que pendant la péride de février 2012 à aût 2013, la cnsmmatin internet mensuelle (exprimée en Mégabit) a été très élevée pur atteindre les MB en myenne. A titre de cmparaisn, la cnsmmatin myenne ttale du secrétariat du médiateur était de MB, sit de quelque 30% inférieur à celle de la médiateure. Les frais mensuels afférents se chiffraient à 180 eurs en myenne. Seln la Cur, une cnsmmatin internet si

11 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 9 élevée ne se justifie guère eu égard aux activités du médiateur. Dès lrs la Cur recmmande que si les frais de cmmunicatin par internet au dmicile privé snt pris en charge par l institutin, ils divent puvir être mis en relatin avec les activités du médiateur. Sur cette base, un mntant frfaitaire mensuel purrait être versé à la médiateure. Par ailleurs, la Cur ne vit pas l utilité d un abnnement relatif à une adresse IP fixe. Un tel abnnement se justifie en général pur l hébergement d un site Web u d un serveur FTP Gestin cmptable et financière Dans ce qui suit, la Cur présente la gestin financière et cmptable du secrétariat de la médiateure et frmule une série de recmmandatins Règlement financier et cmptable interne Les règles de la gestin financière et cmptable interne du secrétariat de la médiateure snt fixées dans un dcument intitulé «Règlement financier et cmptable intérieur» (ROI). Il se base sur les règles de la cmptabilité publique de l Etat. Ce dcument n est cependant ni signé ni daté. Le ROI définit : l établissement et l exécutin du budget, la prcédure d rdnnancement, d engagement et de paiement, l établissement des cmptes annuels. La Cur cnstate que : le ROI n établit pas de manière suffisamment claire le principe de la séparatin de l rdnnateur et du cmptable au niveau de l exécutin du budget telle que prévue au chapitre 8 de la li mdifiée du 8 juin 1999 sur le budget, la cmptabilité et la trésrerie de l Etat, la fnctin de cntrôleur financier n y est pas définie, le ROI ne traite pas des frais de rute et de séjur, le ROI ne prévit aucune mise à l inventaire des biens durables acquis par le secrétariat du médiateur, la fnctin de cmptable extrardinaire permettant d effectuer des menues dépenses n y est pas prévue,

12 10 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure la sécurisatin des actifs financiers sus frme de duble signature sur les cmptes bancaires n y est pas réglée, le ROI reste muet quant à l archivage des pièces justificatives, au placement des excédents de liquidités et au traitement éventuel de lignes de crédit La cmptabilité La cmptabilité au niveau du secrétariat de la médiateure se limite à l enregistrement caméraliste des recettes et des dépenses. Les extraits bancaires ne snt pas cmptabilisés. Il n existe pas de cmptabilité en partie duble. Afin d pérer les ttaux nécessaires, de subvenir à l bligatin de la tenue d un livre jurnal tel que prévu au pint 2 du ROI, mais aussi de représenter les pératins par furnisseur et article budgétaire, chaque transactin fait l bjet d un quintuple enregistrement : 1. enregistrement dans un fichier Excel permettant de tirer les ttaux nécessaires à la récnciliatin avec les extraits bancaires, 2. enregistrement dans un grand livre manuscrit, 3. enregistrement dans un fichier Excel par furnisseur, 4. enregistrement dans un fichier Excel par article budgétaire afin de vérifier la dispnibilité de crédits, 5. enregistrement manuel sur une page de cuverture accmpagnant les dssiers d archivage de factures par article budgétaire. Il cnvient de préciser que le cntrôle de la Cur n a révélé aucune erreur significative quant à l intégralité et l existence des pératins ainsi cmptabilisées La prcédure d rdnnancement et le cntrôle des dépenses La Cur cnstate qu au sein de l institutin, l engagement des dépenses se fait de différentes manières : le matériel de bureau est cmmandé par internet. Ces cmmandes snt effectuées par la secrétaire u le cmptable sans qu il n existe de délégatin de signature écrite, les menues dépenses telles que frais de représentatin u frais de restaurant snt avancées par le persnnel et rembursées par virement bancaire,

13 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 11 les experts tels que traducteurs, psychiatres u criminlgues snt cntactés par le cmptable, sans qu il n existe de délégatin de signature écrite, deux grands cntrats cncernant l achat et la maintenance du système infrmatique et le recurs à une sciété de nettyage nt été signés par le médiateur. Tute cmmande est classée dans un dssier prévu à cet effet. Les bns de livraisns y afférents snt en général signés par la persnne présente à la réceptin, en l ccurrence la secrétaire u le cmptable. De ce qui précède, il appert que le cmptable intervient dans la prcédure d engagement. Ensuite, tute facture est signée par la médiateure avant paiement. Cncernant le cntrôle des dépenses, la fnctin de cntrôleur financier n existe pas au sein de l institutin. Tutefis, le cmptable vérifie la dispnibilité de crédits, l exactitude de l imputatin budgétaire et cmptable, la régularité des pièces justificatives et s assure de la cnfrmité légale et règlementaire de la dépense. Les biens durables achetés par le secrétariat ne fnt l bjet d un inventaire régulièrement mis à jur Le paiement des dépenses L institutin dispse de tris cmptes BCEE et d un cmpte CCP dnt la médiateure a la signature bancaire. Le cmptable et la secrétaire pssèdent également une autrisatin de signature sur le cmpte CCP. Le cmptable pssède une autrisatin électrnique sur S-Net et une autrisatin sur CCP-Cnnect limitée à eurs par semaine et/u transactin. Une duble signature n est exigée pur aucun de ces cmptes. Sur base des extraits bancaires, seul le cmptable vérifie si l rdre de paiement crrespnd au mntant transféré.

14 12 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure Recmmandatins La Cur recmmande de mettre en place une gestin financière et cmptable qui est cnfrme à la li mdifiée du 8 juin 1999 sur le budget, la cmptabilité et la trésrerie de l Etat. Pur ce faire, le règlement financier et cmptable intérieur est à réviser et à cmpléter. Le ROI dit prévir que l rdnnateur est le seul respnsable de l engagement, de la liquidatin et de l rdnnancement des dépenses. Tute délégatin en matière d rdnnancement est réglée au ROI et se fait par écrit. La fnctin de cntrôle financier dit être intrduite. Sn cntrôle prte sur l engagement et l rdnnancement de chaque dépense. Le cmptable est habilité à effectuer les actes de paiements des dépenses et les pératins de recuvrement des recettes, à manier les fnds et à muvementer les cmptes du secrétariat. Les pératins de paiement en particulier divent être sécurisées par l intrductin d une duble signature sur les cmptes bancaires. En raisn de la taille réduite de l institutin, rien ne s ppse cependant à ce que la duble signature sur cmptes sit assurée par le cmptable u sn remplaçant et la persnne en charge du cntrôle financier u sn remplaçant. Par ailleurs, le ROI dit prévir: la mise en place d un inventaire des biens durables achetés u mis à dispsitin du secrétariat, le traitement des frais de rute et séjur, l intrductin d une fnctin de cmptable extrardinaire permettant d effectuer des menues dépenses se rapprtant à des frais de bureau, d explitatin u d entretien ainsi qu à des frais en relatin avec des actes et manifestatins à caractère représentatif u scial, les délégatins de signatures en matières administratives et financières, l archivage de pièces et de dssiers. La Cur recmmande également d intrduire une cmptabilité en partie duble. Cmpte tenu de la taille et des activités de l institutin (10 pératins par semaine, deux cntrats majeurs au ttal), une telle cmptabilité ne dit pas être cmplexe et purra se limiter à la saisie des muvements de caisse. A l aide d un lgiciel cmptable, la cmptabilité du secrétariat purrait inclure à chaque enregistrement les infrmatins relatives aux budgets et aux furnisseurs sans qu une saisie multiple ne sit nécessaire. Au besin seulement, certains

15 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 13 articles aux cnsmmatins fréquentes u imprtantes purraient faire l bjet d une liste d engagements en curs et nn encre facturés afin de déterminer avec plus de facilité le niveau du crédit dispnible. Ainsi délibéré et arrêté par la Cur des cmptes en sa séance du 23 janvier La Cur des cmptes, Le Secrétaire général, Le Président, s. Marc Stevenazzi s. Marc Gengler

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17 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 15 II. LA PRISE DE POSITION (présentée le 24 décembre 2013) Je regrette le léger retard de la présente et vus prie de m'en excuser. Je vus prie de nter par ailleurs que je ne peux pas prendre psitin cncernant mes factures d'internet à mn dmicile, faute de pièces afférentes qui m'auraient permis de faire une investigatin auprès de la pste. 1. Quant aux frais de rute, j'ai tujurs avancé persnnellement lesdits frais, mais lrs de mn premier déplacement à la médiature, le secrétariat m'a dit que c'était nrmalement lui qui avançait lesdits frais. Pur la première et seule fis n a prcédé ainsi, mais en raisn du décalage entre la date du payement et celle du rembursement, je n'ai pas pensé à remburser ledit mntant jusqu'au mment ù le secrétaire cmptable m'y a rendu attentive. Depuis lrs j'avance tus mes frais de vyage, en ce qui cncerne les déplacements à la Cmmissin de Venise et, sur recmmandatin de l'agence de vyage Luxvyage, également les frais de déplacement pur la médiature. L'agence m'a en effet rendue attentive au fait que si je payais mes factures avec MasterCard Luxair, j'aurais drit gratuitement à une assurance annulatin et rapatriement en cas de prblème. Pur des raisns qui échappent à ma cnnaissance, l'agence n'a pas pu encaisser le payement par la carte. Une investigatin sur les raisns de ce fait est en curs. 2. Quant au prix du MiniPad et au bn d'achat de 100 eurs (pur un mntant ttal de quelque 400 Eurs) pur les deux prix d'un cncurs pur un nuveau lg, lancé à l'écle des Arts et Métiers, il est vrai qu'aucun pste budgétaire pur les cadeaux de l'institutin n'était prévu pur l'année en curs. Je vudrais signaler cependant que l'année 2012 a été clôturée avec un surplus de quelque Eurs (y nn cmpris le mntant à recevir du Ministère de l'intérieur au titre d'un cngé plitique) et qu'il y avait de ce fait des pstes budgétaires sur lesquels il y avait myen de payer le mntant prémentinné de quelque 400 Eurs. Un des buts de ce cncurs était entre autres d'entrer en cntact avec les écles, ce qui a été réalisé, puisque j'ai fait plusieurs présentatins sur la médiature dans différents lycées, tant devant des élèves (quelques centaines) que devant les enseignants dans le cadre de leur frmatin cntinue. L'utilisatin du lg, elle, est fnctin de la décisin à intervenir sur la dénminatin définitive de l'institutin à fixer dans le cadre d'une réfrme de la médiature, annncée et cnfirmée par le prgramme guvernemental. A signaler encre que le prix de 400 Eurs pur un lg peut paraître dérisire par rapprt à celui qu'n aurait dû payer à une agence.

18 16 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure Actuellement le prjet de budget pur 2014 cmprend une rubrique «cadeau» de srte que le même prblème ne risque pas de se repser. 3. Quant à l'rdinateur installé à mn dmicile, je ne l'ai pas demandé, mais c'est le secrétariat qui m'a prpsé ladite installatin avant même mn assermentatin en tant que médiateure. De cette façn, l'installatin a pu se faire en même temps que l'enlèvement du matériel de la Chambre. Quant à la nature de l'installatin, je n'ai pas demandé le DSL prfessinnel, ni d'ip car l'rdinateur mis à ma dispsitin n'héberge pas de site. Les factures élevées du début s'expliquaient par le fait que la pste n'avait pas prévu d'abnnement de srte que chaque clique était facturé à part. Il est vrai que j'ai demandé l'extensin du réseau Wifi, alrs que le réseau existant ne me permettait pas l'accès à internet en dehrs du bureau. Pur faire cette extensin de Wifi, j'ai dû demander à une persnne de mn ménage de recevir le technicien. Pendant le temps de travail de ce dernier, le technicien aurait expliqué en quelques minutes cmment faire pur nettyer un PC. 4. Quant au GSM et aux factures y afférentes, j'ai refusé de prendre un deuxième téléphne prtable pur les appels prfessinnels qu'n m'a prpsé, alrs que l'abnnement de 75 Eurs par mis sur mn GSM persnnel me permet largement d'assurer mes appels prfessinnels aussi. Renseignement pris à la pste, le prix de mn abnnement n'est même pas utilisé pur mes appels téléphniques et SMS, mais le mntant de la facture dépasse régulièrement celui de l'abnnement en raisn de la cnnexin à Internet et aux frais de raming. J'ai appris récemment qu'en déplacement à l'étranger, il ne faut uvrir le 3G et l'accès aux dnnées à l'étranger que pendant le temps ù n travaille pur le refermer tut de suite après, ce que je fais depuis lrs. Je suis évidemment prête à prendre en charge l'utilisatin de mn prtable pur mes SMS et appels persnnels, mais nn pur mes frais de réseau pur le travail. J'attends qu'n me fasse une prpsitin à ce sujet. 5. Quant à l'ipad à ma dispsitin, il est vrai que je l'ai demandé pur puvir travailler pendant mes déplacements, ainsi que pendant mes cngés. Il va de si que tut cmme l'rdinateur, l Ipad est la prpriété de la médiature et lui sera restitué à mn départ. 6. Quant à la gestin cmptable et financière, je vudrais suggérer à ce sujet que la médiature s'assure les services pnctuels d'un cmptable, spécialiste de la cmptabilité publique pur cmpléter le règlement financier et cmptable de la médiature, cmme le prpse la Cur des Cmptes aux pages 9 et 13 de sn rapprt spécial.

19 Rapprt spécial relatif au cntrôle du secrétariat de la médiateure 17 Je vudrais finir en suggérant qu'à l'instar du Guvernement et de la Chambre des députés, la médiateure suhaite se munir d'un crps de règles, déntlgies et de bnnes pratiques. Dès que le guide de bnnes pratiques pur la fnctin publique aura été appruvé, je ne manquerai pas de discuter le texte que j'ai préparé à cet effet avec qui de drit.

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