PROGRAMME de FORMATION DISPENSÉ EN MAURITANIE FONDS DES NATIONS UNIES POUR LA POPULATION (FNUAP) RAPPORT SYNTHÈSE D ÉVALUATION

Transcription

1 PROGRAMME de FORMATION EN PLANIFICATION OPÉRATIONNELLE ET CONTRÔLE DE PROJET DISPENSÉ EN MAURITANIE POUR LE COMPTE DU FONDS DES NATIONS UNIES POUR LA POPULATION (FNUAP) DU 16 FEVRIER AU 20 MARS avril 2003 RAPPORT SYNTHÈSE D ÉVALUATION Le Fonds des Nations Unies pour la Population (FNUAP) a décidé, dans le but de former les cadres parties prenantes du 5 ème programme d appui du FNUAP à la Mauritanie, de confier à la conception, l organisation et l animation de trois (3) sessions de formation d une durée de deux (2) semaines chacune à l intention de trois (3) groupes de cadres en Planification opérationnelle et Contrôle de Projet à Nouakchott, Kiffa (Assaba) et Kaédi (Gorgol) SETYM a exécuté le mandat de formation sur une période de cinq (5) semaines consécutives à l intention de quarante-cinq (45) cadres œuvrant principalement au sein d organisations partenaires du FNUAP ou de départements ministériels de mauritaniens. Le présent document présente la synthèse des évaluations réalisées au terme de chacun des trois (3) séminaires constituant le programme de formation. Nous relevons ci-après, les aspects les plus significatifs de ces évaluations. 1. Objectif général du programme de formation L objectif général du programme de formation consistait à renforcer les compétences des cadres en matière de planification, exécution, suivi et contrôle de projet ainsi qu en matière d indicateurs de performance. De façon plus concrète, il s agissait pour les cadres et responsables de projets de s approprier les outils de planification et de suivi-évaluation des composantes-projets constituant le 5 ème programme pays du FNUAP. Les partenaires du FNUAP devaient aussi s approprier les techniques nécessaire au montage de projets.

2 2. Objectifs spécifiques du programme de formation Développer chez le participant une aptitude à l exécution de projets de développement ; Perfectionner la sélection des outils de collecte et de traitement de données ; Sensibiliser le participant aux bases de données d indicateurs ; Appliquer les connaissances aux composantes projets en cours d exécution et aux composantes projets formant le 5 ème programme d appui du FNUAP à la Mauritanie sur la période Le programme de formation : Tout au long de la réalisation des activités prévues au programme de formation relatif à la Planification opérationnelle et au Contrôle de Projet, les objectifs pédagogiques suivants ont été poursuivis par les deux formateurs de SETYM, à savoir : Répondre aux besoins de formation des participants en étant à l écoute de leurs attentes et en adaptant les contenus des sessions en conséquence ; Développer une démarche logique de planification opérationnelle de projet ; Exercer un meilleur contrôle sur la réalisation des composantes et activités des projets ; Organiser les séances de formation de manière à favoriser l échange d expérience et le travail en équipe en fonction des intérêts poursuivis et des actions de développement mis de l avant par les organisations locales et les départements ministériels ; Situer les actions entreprises sur le terrain par les composantes du 5 ème programme d appui du FNUAP à la Mauritanie. Ces objectifs ont guidé la démarche des animateurs tout au long des exposés et travaux relatifs au programme de formation ci-après : DOMAINES 1. Introduction à la Gestion de Projet : 2. Définition et Analyse des besoins : CONTENU! caractéristiques, environnement, cycle de vie, processus et règles de l'art de la gestion de projet,! clarification du besoin, définition des objectifs, inventaire des interventions, 3. Identification de projet :! analyses des parties prenantes, de l environnement, des risques 4. Méthode du Cadre Logique :! paramètres constitutifs du cadre logique, hiérarchie des objectifs, logiques verticale et horizontale, les indicateurs de risque, l utilisation du cadre logique dans l évaluation de projet, 5. Planification :! processus général et bases de la planification ; étapes et démarche (stratégique, structurelle, organisationnelle, opérationnelle et budgétaire), 6. Planification opérationnelle :! la structure de découpage des travaux, des composantes, des produits, des lots de travail et des activités ; ordonnancement des travaux (Gantt) ; affectation des ressources et budgétisation des activités

3 7. Indicateurs de Performance : Suivi contrôle : 8. Exercices d application : 10. Film «Au pied du mur» et la Gestion des Équipes de Projet : 11. Les présentations des participants :! notions de base, typologie des indicateurs (de résultats, d'efficacité, de risques)! Suivi et avancement des travaux : contrôle des activités, des coûts, de l échéancier, définitions de rapports, présentation des résultats, analyse de la valeur acquise, etc.! Travaux d application relatifs aux notions abordées! Notions relatives à la formation et au développement d une équipe de projet sur la base d une fiction de 45 minutes! Travaux pratiques réalisés à partir des projets ou composantes de projets des participants ; application des notions apprises et utilisation de l instrumentation appropriée! Apports complémentaires :! Manuel de formation, applications et travaux des équipes sur disquette pour chaque participant, photos numérisées sur disquette. 4. Contexte de la formation et déroulement des activités Session : KIFFA Date : du 16 au 27/02/03 Session : KAÉDI Formateur : A. Legros Date : du 02 au 13/03/03 Inscrits : 19 Formateur : A. Legros Participants :15 (H:11, F: 4) Inscrits : 18 Provenance : 9 Min. & Dir.-Ville Participants :15 (H:11, F: 4) 6 ONG- Associations Provenance : 7 Min.& Dir.- Ville Tauxsatisfaction générale : 81,9 % 8 ONG- Associations Tauxsatisfaction générale : 85,6 % Taux de satisfaction générale des 3 groupes : 87,7 % Session : NOUAKCHOTT Date : du 09 au 20/03/03 Formateur : C. Drapeau Inscrits : 15 Participants :15 15 (H) (H:14, F: 1) Provenance : 7 Min.& Dir.-Ville 8 ONG- Associations Tauxsatisfaction générale : 92,7 % En considérant les trois (3) séances du programme de formation et les quarante-cinq (45) participants des trois (3) groupes, nous établissons un taux moyen de participation oscillant entre 70 et 80%. Étant donné le contexte de relative perturbation causée principalement par la proximité des lieux des formations avec ceux des services participants, le niveau de participation reste élevé. Les animateurs ont adopté une stratégie de formation similaire, qui consistait en l exposé sous forme de présentations animées des notions et concepts théoriques. En fonction des thèmes abordés, des échanges variés ont permis aux participants de faire le point sur leurs méthodes et pratiques de gestion pour les uns et sur la définition et le montage des projets pour les autres. Au cours des exercices d application et travaux pratiques, les formateurs ont exploité le contexte de travail des participants et les activités qu ils exercent afin de répondre à leurs besoins professionnels propres.

4 L organisation matérielle et logistique des trois (3) séminaires relevait du Cabinet de conseil mauritanien SINERGIE. Il était également convenu que les formateurs de SETYM apportent à la demande du FNUAP leur soutien aux collaborateurs de SINERGIE mandatés pour la poursuite d activités ultérieures de formation. Les personnes suivantes du Cabinet ont participé aux séances dispensées et contribuées au bon déroulement des séances de formation: M. N Diath Thierno, M. Alamasso Traoré et M. Ben Chekroun Abdel Wahab. Ceux-ci ont veillé à l organisation, la logistique des formations et à la préparation des lieu ainsi qu au suivi des activités, à l administration des fonds alloués aux activités, à l encadrement des participants dans la réalisation des travaux d équipe et aux travaux de récapitulation sur le séminaire. 5. Évaluation du programme de formation par les participants Les trois (3) sessions dispensées ont fait l objet d une évaluation à l aide d un questionnaire identique. Le graphique qui suit donne un aperçu des résultats des appréciations exprimées par les participants pour chacune des catégories de critères d évaluation retenus. On y retrouve également les moyennes générales d évaluation de chaque séminaire et celle de l ensemble du programme. Résultats moyens des catégories évaluées, Taux de satisfaction pour chaque session et Taux de satisfaction générale PERFORMANCE DES FORMATEURS VALEUR DU PROGRAMME ORGANISATION MATÉRIELLE ORGANISATION ET LOGISTIQUE 65,9% 81,8% 87,6% 85,7% 1. Session KIFFA 2. Session KAÉDI 3. Session NOUAKCHOTT 81,9% 85,6% 92,7% SATISFACTION GÉNÉRALE 87,7%

5 Nous relevons ci-après les observations et commentaires les plus significatifs qui se dégagent de l évaluation de l une ou l autre des activités du programme de formation. En plus de l'expression de quelques commentaires spécifiques et/ou généraux, une note d'appréciation variant entre 6 et 1 (d'excellent à très faible) a été attribuée aux différents énoncés du questionnaire. La compilation et l'analyse des résultats de l'évaluation permettent de dégager les constats généraux suivants : La majorité des préférences des participants relatives à l appréciation globale du séminaire se concentre dans la plage d évaluation comprise entre Bien et Excellente (87,7 %) ; Une analyse sommaire des domaines évalués tout comme les observations exprimées par les participants nous permettent de souligner les éléments de grande satisfaction qui suivent : - la qualité et compétence des formateurs (93 %) ainsi que leur approche pédagogique respective (88 %) ; - la valeur des exposés et de l ensemble de la matière au programme recueille 88% de satisfaction ; - les exercices pratiques, travaux d équipe et études de cas sont appréciés à hauteur de 84 % ; - l utilité et la valeur du matériel didactique fourni (principalement le cahier du participant) a recueilli 82% de satisfaction ; L organisation et la logistique relative à la mise en place et à l encadrement des séminaires (66 %) semble satisfaisante pour la session de Nouakchott (73 %) et passable pour celles de Kaédi (62 %) et Kiffa (60 %) ; Les stagiaires se déclarent également satisfaits de la formation reçue considérant que pour 78 % d entre eux, le programme a répondu adéquatement à leurs attentes. 5.1 Résultats et commentaires en fonction des catégories évaluées Performance des formateurs (88 %) : - La compétence et l approche pédagogique des formateurs apparaissent comme des facteurs qualitatifs déterminants et fortement appréciés ; - Des participants soulignent la qualité de l ambiance des séminaires dans l ensemble et les excellentes relations engagées avec les formateurs et entre les participants. Valeur du programme (86 %) : - Les activités et travaux réalisés et considérés les plus utiles dans le cadre de la formation sont : Les notions et concepts véhiculés, la planification opérationnelle et les fiches de travail correspondantes, l application de la démarche enseignée au cadre de travail et de gestion des projets de chacun ; - L exposé du programme FNUAP en développant la hiérarchie des objectifs, résultats et indicateurs.

6 Organisation matérielle (82 %) : - L'utilité et la valeur du matériel pédagogique fourni (cahier du participant, ensemble des outils de planification sur disquette et travaux informatisés des équipes) reçoivent plus de 82 % d appréciation. Le fait que chacun ait reçu son propre manuel de formation a été fort apprécié par plusieurs. Organisation et logistique (66 %) : - Malgré le fait que SINERGIE ait réservé les meilleures salles disponibles à Kiffa et à Kaédi, les participants considèrent qu ils n ont pas bénéficié de salles de travail idéales ; - À Nouakchott, les salles de travail ont été perçues comme étant adéquates et les repas quotidiens ont été bien appréciés ; - L intervention des membres du Cabinet SINERGIE pour assurer un contrôle des inscrits s est avéré essentielle ; - Le travail préparatoire et l encadrement déployé par le Cabinet SINERGIE en cours de séminaire apparaissent satisfaisants. Mesure de la satisfaction (77 %) : - L adéquation du programme aux besoins propres des ONG, Associations et Directions représentées aux sessions de formation ainsi que l atteinte des objectifs personnels de formation sont considérées comme satisfaisante. Cependant, un écart significatif est observable entre les satisfactions exprimées à la session de Kiffa (68 %) et les sessions de Kaédi (82 %) et Nouakchott (80 %). Nous expliquons une bonne part de cet écart par le fait que plusieurs inscrits au séminaire de Kiffa ont exprimé leurs frustrations de ne pouvoir participer plus assidûment aux séances à cause des exigences de leur travail ou de leur hiérarchie. 5.2 Les principaux commentaires des participants Aspects les plus appréciés dans le cadre du programme de formation : - L approche pédagogique des formateurs, leur disponibilité, leur convivialité et la courtoisie exprimée envers les participants ; - L ambiance générale des sessions ajoutée au caractère participatif, utile et pratique des séances ; - La méthodologie du Cadre logique apparaît fort utile pour la représentation hiérarchique du développement des projets ; - L élaboration des interventions sur la base d une démarche structurée et intégrée, de même que toute l instrumentation fournie permettant de mieux définir ces dernières ; - Le contenu du programme de formation est qualifié d approprié par rapport aux fonctions exercées par les participants et par rapport aux activités développées avec le FNUAP.

7 Améliorations suggérées dans le cadre de la formation : - Ajouter un volet de gestion informatisée à ce type de programme ; - Augmenter la durée de ce type de séminaire et ainsi permettre de mieux assimiler la matière ; - Que les exemples utilisés reflètent davantage les domaines de travail des participants ; - Regrouper les participants dans des endroits propices à la formation et non à proximité des lieux de travail. Aspects qui trouveront une application dans le travail du participant à la formation : - Tous les concepts abordés dans la planification opérationnelle et principalement la méthode du Cadre logique et l utilisation du fractionnement des interventions ou activités sous forme hiérarchique ; - L ensemble des modules ainsi que la plupart des outils de travail utilisés pour définir des projets plus appropriés aux besoins des populations et du programme du FNUAP ; - Le suivi et l évaluation des activités de façon plus méthodiques. Recommandation du programme de formation par les participants : - Formation très utile, intéressante et très vivement recommandée par tous. 6. Conclusion et recommandations Au terme de ce rapport, nous souhaitons remercier tous les intervenants locaux qui ont participé à l un ou l autre des séminaires dispensés ainsi que les organisateurs (les chefs de missions de Kaédi et Kiffa ainsi que les trois collaborateurs du Cabinet SINERGIE) pour l appui fourni et la collaboration démontrée tout au long du déroulement des activités au programme. En nous appuyant sur le succès de l ensemble des formations, nous croyons utile de proposer les recommandations suivantes : Orienter le choix des participants vers ceux et celles qui seront les plus à même d en profiter sur le plan personnel et d en faire profiter leur organisation ou direction. Dans la mesure du possible, privilégier l organisation de séminaires éloignés des lieux de service afin de permettre ainsi aux participants de mieux se concentrer sur l objet des séminaires et de profiter au maximum du temps consacré à la formation. Il nous semble que la disponibilité d un support informatique aurait permis pour bon nombre de participants d augmenter les résultats recherchés en terme d apprentissage. Afin de maintenir le niveau des compétences acquises d un tel programme de formation, il serait souhaitable d assurer un suivi ponctuel des participants en leur offrant l occasion d approfondir les volets du programme de formation.